Anonymisierte Kandidatenprofile aus dem Applicant Tracking System an Kunden senden

Ein Recruiter schickt einem neuen Kunden eine vielversprechende Kandidatin: ein PDF per E-Mail, auf dem Name, Telefonnummer, aktueller Arbeitgeber und ein Profillink noch stehen. Der Kunde meldet sich nicht. Drei Wochen später erzählt die Kandidatin, dass der Kunde sie direkt angerufen und ihr die Stelle angeboten hat. Die Agentur kann nicht zeigen, welche Version wann und zu welchen Konditionen versendet wurde. In einem anderen Büro entfernt eine Kollegin die Angaben von Hand in einem Textverarbeitungsprogramm, übersieht den Arbeitgebernamen in der Fußzeile auf Seite zwei, und dieser Arbeitgeber ist ausgerechnet ein Schwesterunternehmen des Kunden. Beides ist keine Ausnahme: Profile werden von Hand erstellt, außerhalb des Systems, jedes Mal etwas anders. Dieser Artikel erklärt, wie Sie anonymisierte Kandidatenprofile aus Ihrem Applicant Tracking System an Kunden senden: warum handgemachte Profile schiefgehen, was ein anonymisiertes Profil ist und was nicht, was Sie weglassen und was Sie behalten, was Sie bei jeder Vorstellung erfassen, wann Sie die Identität offenlegen, wie sich das Vorgehen je Segment unterscheidet und wie Sie mit Ihren eigenen Daten prüfen, wie Profile tatsächlich genutzt werden.

Anonymisierte Profile sind in jedem Segment wichtig, aus unterschiedlichen Gründen. Recruitment-Agenturen zeigen einem Kunden damit die Passung, bevor er weiß, wer der Kandidat ist. Executive-Search-Beratungen schützen Führungskräfte, die es sich nicht leisten können, dass ihr aktueller Arbeitgeber von einem Wechsel erfährt. Zeitarbeitsfirmen bieten einem Disponenten mehrere Poolkandidaten an, der Fähigkeiten und Verfügbarkeit auf einen Blick sehen will. Entsendungsfirmen senden Beraterprofile auf Projektanfragen. Teams in der internen Rekrutierung nutzen sie, damit Fachvorgesetzte eine erste Auswahl nach den Anforderungen beurteilen und nicht nach einem Namen oder einem Foto. Die Frage ist immer dieselbe: Sieht der Kunde oder die Führungskraft, was für die Beurteilung der Passung nötig ist, und nichts, was die Person erkennbar macht, bevor das vereinbart ist?

Warum handgemachte Profile schiefgehen

Angaben werden von Hand entfernt, sodass ein Name in einer Fußzeile, einem Dateinamen, den Dokumenteigenschaften oder als E-Mail-Adresse im Text stehen bleibt
Jeder Recruiter nutzt ein eigenes Layout, sodass Kunden Kandidaten nach Form statt nach Inhalt vergleichen
Das Profil entsteht außerhalb des Systems, sodass später niemand zeigen kann, welche Version an welchem Datum an welchen Kunden ging
Freitext verrät die Person trotzdem: eine einzigartige Funktionsbezeichnung bei einem bekannten Unternehmen in einer kleinen Region ist so eindeutig wie ein Name
Die Identität wird in einem Folgetelefonat oder einer E-Mail offengelegt, ohne dass der Kandidat dem für diesen Kunden zugestimmt hat

Nichts davon ist böse Absicht. Recruiter arbeiten unter Zeitdruck, und ein Dokument von Hand anzupassen geht schnell. Aber ein Profil, das die Identität preisgibt oder sich später nicht nachvollziehen lässt, kostet mehr Zeit, als es gespart hat.

Was ein anonymisiertes Profil ist und was nicht

Ein anonymisiertes Profil ist ein Standarddokument, das aus dem Kandidatendatensatz erzeugt wird. Es zeigt, was der Kunde für die Beurteilung der Passung braucht, und lässt weg, was die Person erkennbar macht oder direkten Kontakt ermöglicht. Es ist nicht anonym im rechtlichen Sinn: Sie wissen weiterhin, wer der Kandidat ist, und eine Kombination von Angaben kann auf eine Person verweisen, daher bleiben es personenbezogene Daten. Die Zustimmung des Kandidaten vor der Vorstellung ist für ein anonymisiertes Profil ebenso nötig wie für einen vollständigen Lebenslauf, die Aufbewahrungsfrist gilt auch für die versendeten Versionen, und ein Kandidat, der fragt, was mit welchem Kunden geteilt wurde, erhält diese Antwort bei einem Auskunftsersuchen. Ein anonymisiertes Profil ersetzt auch nicht Ihre vereinbarten Kundenkonditionen; es verringert die Wahrscheinlichkeit, dass ein Kunde Sie umgeht, während die Konditionen und Ihre Erfassung des Versendeten entscheiden, was geschieht, wenn es doch passiert.

Was Sie weglassen und was Sie behalten

Vereinbaren Sie eine Vorlage für das ganze Team und lassen Sie das System sie füllen, statt pro Dokument zu entscheiden:

Weglassen — Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Wohnadresse, Foto, Geburtsdatum, Profillinks, Namen von Referenzgebern und der Name des aktuellen Arbeitgebers
Verallgemeinern — den Arbeitgeber als Branche und Größe, die Wohnadresse als Region oder Fahrzeit, eine seltene Funktionsbezeichnung als gängige Beschreibung der Rolle
Behalten — eine Zusammenfassung der Rolle, relevante Erfahrung je Zeitraum, Fähigkeiten aus Ihrer gemeinsamen Liste der Fähigkeiten, Sprachen, Zertifikate, Verfügbarkeit und Kündigungsfrist sowie die Einschätzung des Recruiters aus dem Bewertungsbogen
Nur wenn vereinbart — die Gehaltsvorstellung, wenn der Kandidat zugestimmt hat, dass sie mit diesem Kunden geteilt werden darf
Kennzeichnen — eine Kandidatennummer statt eines Namens, dieselbe im Profil, in Ihren E-Mails und in der Antwort des Kunden

Prüfen Sie das erzeugte Dokument vor dem Versand als Ganzes: Dateiname, Dokumenteigenschaften und Freitext sind die Stellen, an denen Namen meistens stehen bleiben.

Was Sie bei jeder Vorstellung erfassen

Jedes Profil, das das System verlässt, wird Teil des Kandidatendatensatzes und der Stelle. Erfassen Sie die versendete Version, das Datum, den Kunden und den Ansprechpartner, die Stelle, die Kandidatennummer, das Datum der Zustimmung, wer versendet hat, und eine Antwortfrist für den Kunden. Prüfen Sie vor dem Versand die Off-Limits-Vereinbarung mit diesem Kunden und ob der Kandidat demselben Kunden bereits vorgestellt wurde, auch unter einer anderen Kandidatennummer oder durch einen Kollegen. Wenn der Kunde später sagt, er kenne den Kandidaten bereits, stützen Sie sich auf die erfasste Version und das Datum, nicht auf die Erinnerung an eine E-Mail.

Wann Sie die Identität offenlegen

Legen Sie die Identität erst offen, wenn der Kunde Interesse gezeigt und der Kandidat zugestimmt hat, gegenüber diesem bestimmten Kunden namentlich genannt zu werden. Erfassen Sie beide Zeitpunkte: das Datum des Kundeninteresses sowie Datum und Kanal der Zustimmung des Kandidaten. Senden Sie den vollständigen Lebenslauf als neue erfasste Version, sodass der Datensatz genau zeigt, wann der Kunde erfahren hat, wer der Kandidat ist. Lehnt der Kandidat ab, erfassen Sie das als Rückzugsgrund für diese Stelle, nicht als Absage durch den Kunden. Halten Sie das nächste Aktionsdatum am Kandidaten aktuell, solange Sie auf eine der beiden Seiten warten, damit ein gut aufgenommenes Profil nicht zwischen Interesse und Kennenlernen liegen bleibt.

Unterschiede je Segment

Agenturen legen die Identität meist offen, wenn der Kunde ein erstes Gespräch möchte. Executive-Search-Beratungen präsentieren oft zuerst eine vollständig anonymisierte Übersicht aus der dokumentierten Longlist und nennen Namen erst für die Shortlist, manchmal erst beim ersten Treffen. Zeitarbeitsfirmen brauchen Tempo: ein kurzes Profil mit Fähigkeiten, Zertifikaten und bestätigter Verfügbarkeit und einen Disponenten, der mit der Kandidatennummer antwortet. Entsendungsfirmen halten Beraterprofile nach jedem Einsatz aktuell, damit die nächste Anfrage nicht mit der Erfahrung vom Vorjahr beantwortet wird. Interne Rekrutierungsteams nutzen die anonymisierte Fassung nur für die erste Durchsicht durch die Fachvorgesetzten und nennen Namen vor dem Gespräch; die Eintrittskriterien je Phase entscheiden, wer weiterkommt, nicht das Layout des Profils.

Lassen Sie das System helfen

Der größte Teil der Arbeit rund um anonymisierte Profile wiederholt sich bei jeder Vorstellung und eignet sich für Automatisierung: das Profil aus der Vorlage erzeugen, die Kandidatennummer vergeben, Kontaktdaten und Dokumenteigenschaften automatisch entfernen, warnen, wenn Freitext etwas enthält, das wie ein Name, eine E-Mail-Adresse oder eine Telefonnummer aussieht, die versendete Version bei der Vorstellung speichern und eine Aufgabe anlegen, wenn die Antwortfrist des Kunden abläuft. Ein Hilfsmittel mit künstlicher Intelligenz kann die Zusammenfassung der Rolle aus der erfassten Erfahrung vorbereiten und Angaben im Freitext markieren, die den Kandidaten erkennbar machen könnten. Der Recruiter prüft den Entwurf, entscheidet, was hineinkommt, und entscheidet, wer vorgestellt wird; künstliche Intelligenz ersetzt keine Recruiter und wählt keine Kandidaten eigenständig aus. Der Zugriff auf den vollständigen Datensatz hinter einer Kandidatennummer folgt Ihren Benutzerrollen und Zugriffsrechten.

Häufige Fehler

Von Hand bearbeiten — jede manuelle Änderung ist eine Gelegenheit, einen Namen in einer Fußzeile oder im Dateinamen zu übersehen
Standardmäßig offenlegen — ein vollständiger Lebenslauf, der „sicherheitshalber“ mitgeschickt wird, macht das anonymisierte Profil und die Zustimmung des Kandidaten zunichte
Keine erfasste Version — ohne das versendete Dokument im Datensatz hat eine Diskussion darüber, wer den Kandidaten zuerst vorgestellt hat, keine Grundlage
Erkennbarer Freitext — eine einzigartige Kombination aus Funktion, Art des Arbeitgebers und Region verrät die Person so deutlich wie ein Name
Veraltete Profile — ein vor Monaten erzeugtes und erneut versendetes Profil enthält nicht die aktuelle Verfügbarkeit und Erfahrung

Fragen, die Teams stellen

Brauchen wir für ein anonymisiertes Profil trotzdem die Zustimmung des Kandidaten? — Ja; der Kandidat stimmt der Vorstellung bei einem Kunden zu, ob das Profil anonymisiert ist oder nicht
Verhindert ein anonymisiertes Profil, dass ein Kunde direkt einstellt? — Es verringert die Wahrscheinlichkeit, aber Ihre vereinbarten Kundenkonditionen und die erfasste Vorstellung entscheiden, was geschieht, wenn es doch vorkommt
Gehört die Gehaltsvorstellung ins Profil? — Nur wenn der Kandidat zugestimmt hat, dass sie mit diesem Kunden geteilt werden darf; erfassen Sie diese Zustimmung
Ist ein anonymisiertes Profil noch ein personenbezogenes Datum? — Meistens ja, weil Sie es der Person zuordnen können; Aufbewahrungsfristen und Auskunftsersuchen gelten
Können interne Rekrutierungsteams dasselbe Vorgehen nutzen? — Ja, für die erste Durchsicht durch Fachvorgesetzte, mit Offenlegung der Namen vor dem Gespräch

Prüfen Sie es mit Ihren eigenen Daten

Zählen Sie aus Ihren eigenen Datensätzen, je Kunde und je Segment: wie viele Vorstellungen versendet wurden, bei wie vielen ein erzeugtes Profil gespeichert ist und wie viele als Anhang von außerhalb des Systems verschickt wurden, bei wie vielen Offenlegungen der Identität keine erfasste Zustimmung des Kandidaten vorliegt, wie viele Profile versendet wurden, obwohl die Antwortfrist einer früheren Vorstellung bereits abgelaufen war, und wie lange es von der Vorstellung bis zur ersten Reaktion des Kunden dauerte. Sehen Sie sich an, wie viele Vorstellungen zu einem Gespräch führten und ob sich das je Kunde unterscheidet, und legen Sie diese Zahlen neben Ihre Besetzungsdauer. Besprechen Sie offene Vorstellungen, die auf eine Offenlegung warten, in Ihrem wöchentlichen Pipeline-Review. Nennen Sie bei jeder Zahl die Anzahl der Vorstellungen, auf der sie beruht. Vergleichen Sie nicht mit Branchendurchschnitten; wie Ihre eigenen Profile aufgenommen werden, ist die Zahl, die zählt.

Ein praktischer Start

Vereinbaren Sie eine Profilvorlage für das ganze Team, mit klaren Regeln zu Weglassen, Verallgemeinern und Behalten
Erzeugen Sie Profile aus dem Kandidatendatensatz, statt Dokumente von Hand anzupassen
Verwenden Sie eine Kandidatennummer in jedem Profil und in der gesamten Kommunikation mit dem Kunden bis zur Offenlegung
Erfassen Sie bei jeder Vorstellung die versendete Version, das Datum, den Kunden und die Antwortfrist
Legen Sie die Identität erst nach Interesse des Kunden und erfasster Zustimmung des Kandidaten offen

Die Passung zeigen, die Person schützen

Mit einem anonymisierten Profil beurteilt ein Kunde die Passung, während der Kandidat geschützt bleibt, bis beide Seiten weitergehen möchten. Erzeugen Sie es aus dem Datensatz, lassen Sie weg, was die Person erkennbar macht, verwenden Sie eine Kandidatennummer, erfassen Sie jede versendete Version und legen Sie die Identität nur mit Zustimmung des Kandidaten offen. Entdecken Sie das Produkt oder buchen Sie eine Demo — wir zeigen, wie Profile, Kandidatennummern und Vorstellungen in BoldATS für Ihr Segment eingerichtet werden.