Drei Wochen nach Beginn einer Suche nach einem Finanzdirektor stellt der Kunde im Statusgespräch eine einfache Frage: „Haben Sie mit jemandem bei unseren zwei wichtigsten Wettbewerbern gesprochen?“ Der Berater glaubt schon, aber die Recherche liegt in einer Tabellenkalkulation auf dem Laptop einer Researcherin, die diese Woche Urlaub hat. Niemand kann sagen, wer angesprochen wurde, wer abgesagt hat oder warum. Eine Woche später erweitert der Kunde das Profil, und das Team spricht zwei Personen erneut an, die nur vierzehn Tage zuvor höflich abgelehnt hatten. Die Suche war ordentlich gemacht; sie war nur nicht dort festgehalten, wo alle sie sehen konnten. Dieser Artikel erklärt, warum jedes Suchmandat in Ihrem Applicant Tracking System eine dokumentierte Longlist braucht: warum Longlists verloren gehen, was eine Longlist ist und was nicht, was Sie erfassen, wie Sie die Zielliste mit dem Kunden vereinbaren, wie Sie von der Longlist zur Shortlist kommen und wie Sie mit Ihren eigenen Daten prüfen, ob Ihre Recherche wirklich sichtbar ist.
Eine dokumentierte Longlist ist vor allem für Executive-Search-Beratungen entscheidend, bei denen die Recherche einen großen Teil dessen ausmacht, wofür der Kunde bezahlt. Recruitment-Agenturen, die für Spezialisten- oder Führungspositionen direkt ansprechen, arbeiten genauso. Entsendungsunternehmen, die den Markt nach knappen Beratern durchsuchen, und interne Recruiting-Teams, die für Führungs- oder schwer zu besetzende Positionen selbst aktiv suchen, stehen vor derselben Frage: Wen haben wir uns angesehen, und was ist passiert?
Warum Longlists verloren gehen
- Die Recherche läuft in einer Tabelle oder einem Dokument neben dem System, eine Datei pro Mandat, gespeichert auf dem eigenen Laufwerk
- Namen werden als Lesezeichen oder private Notizen festgehalten, sodass nur die Researcherin weiß, wer gemeint ist
- Zielunternehmen werden im Gespräch mit dem Kunden vereinbart, aber die vereinbarte Liste wird nie schriftlich festgehalten
- Es gibt keinen Status pro Name, sodass „angesprochen“, „kein Interesse“ und „noch nicht kontaktiert“ gleich aussehen
- Wenn das Mandat endet, wird die Datei archiviert, und das Wissen darüber, wer interessiert war, verschwindet mit ihr
Nichts davon ist nachlässige Arbeit. Recherche wird oft als Vorbereitung auf den eigentlichen Prozess gesehen, während sie bei einem Suchmandat der Prozess ist.
Was eine dokumentierte Longlist ist, und was nicht
Eine dokumentierte Longlist ist die Liste der Zielunternehmen und benannten potenziellen Kandidaten für ein Suchmandat, geführt im selben System wie die Stelle, mit einem Status, einem Datum und einem Verantwortlichen für jeden Namen. Sie zeigt jederzeit, welcher Teil des Marktes abgedeckt ist und mit welchem Ergebnis.
Sie ist keine Shortlist und keine Erlaubnis, jemanden vorzustellen. Personen auf einer Longlist haben sich meist nicht beworben; viele wissen noch nicht, dass sie in Betracht gezogen werden. Niemand wird dem Kunden namentlich genannt, bevor der Kandidat zugestimmt hat. Eine Longlist enthält außerdem personenbezogene Daten, die Sie meist nicht von der Person selbst erhalten haben. Erfassen Sie daher nur berufliche Angaben, die Sie für die Suche brauchen, und behandeln Sie sie nach denselben Datenschutzregeln, etwa der DSGVO, wie Ihre übrigen Daten, einschließlich der Information der Betroffenen in der Form, die Ihre Datenschutzerklärung beschreibt. Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung; maßgeblich ist, was Ihre eigenen Richtlinien, Verträge und Datenschutzregeln festlegen.
Was Sie erfassen
Halten Sie den Aufbau so einfach, dass das ganze Team ihn gleich ausfüllt:
- Zielunternehmen — die Unternehmen oder Branchen, in denen Sie suchen, jeweils vor der ersten Ansprache gegen die Off-limits-Vereinbarungen mit Ihren anderen Kunden geprüft
- Benannte potenzielle Kandidaten — eine Person mit aktueller Position und aktuellem Arbeitgeber, verknüpft mit einem einzigen Kandidatenprofil statt einer Kopie pro Mandat, damit keine Dubletten entstehen
- Wie Sie sie gefunden haben — Recherche, Empfehlung, Ihre eigene Datenbank oder eine Bewerbung, erfasst als Kandidatenquelle
- Ansprachestatus — noch nicht angesprochen, angesprochen, im Gespräch, kein Interesse, nicht passend oder auf Shortlist; immer genau ein Wert
- Angesprochen am und von — das Datum des ersten Kontakts und der benannte Kollege, der ihn hergestellt hat
- Grund für das Ergebnis — ein kurzer Standardgrund, wenn jemand absagt oder nicht passt, gewählt aus einer festen Liste wie Ihren Absagegründen, ohne persönliche Details
- Nächster Schritt — ein nächstes Aktionsdatum für jeden Namen, der noch offen ist
Die Zielliste mit dem Kunden vereinbaren
Die Zielliste gehört zum strukturierten Briefing. Halten Sie fest, welche Unternehmen und Branchen der Kunde einbeziehen möchte, welche ausgeschlossen bleiben, wer das vereinbart hat und an welchem Datum. Fügt der Kunde später ein Unternehmen hinzu oder streicht eines, erfassen Sie die Änderung mit Datum, statt die alte Liste zu überschreiben. Das schützt beide Seiten: Der Kunde sieht, dass die Suche dem Vereinbarten folgt, und Ihr Team kann zeigen, warum ein bestimmtes Unternehmen angesprochen wurde oder nicht.
Die Longlist in Bewegung halten
Eine Longlist ist eine Arbeitsliste, kein Bericht, der einmal geschrieben wird. Besprechen Sie sie zu einem festen Zeitpunkt, etwa in Ihrem wöchentlichen Pipeline-Review: Welche Namen hatten keine Statusänderung, welche Ansprachen warten auf Antwort und welche Zielunternehmen sind noch nicht abgedeckt? Statusberichte an den Kunden kommen dann direkt aus der Longlist: wie viele Zielunternehmen abgedeckt sind, wie viele Personen angesprochen wurden und wie viele im Gespräch sind, auf Grundlage Ihrer eigenen Daten statt von Eindrücken.
Übernimmt ein Kollege ein Mandat, macht die Longlist die Übergabe erst möglich. Ohne sie fängt der neue Berater bei null an, und Kandidaten hören zweimal von derselben Beratung.
Von der Longlist zur Shortlist
Jemanden von der Longlist auf die Shortlist zu setzen, ist ein Phasenwechsel wie jeder andere; nutzen Sie daher für diese Phase dieselben schriftlichen Eintrittskriterien. Einige Regeln halten das ehrlich:
- Ihr Team hat mit dem Kandidaten gesprochen, und das Ergebnis ist erfasst
- Der Kandidat hat der Vorstellung zugestimmt, entsprechend der Zustimmung vor der Vorstellung
- Sie haben geprüft, dass der Kandidat nicht bereits von einem Kollegen demselben Kunden vorgestellt wurde
- Der Longlist-Status wird am selben Tag auf Shortlist gesetzt, damit Longlist und Pipeline dasselbe zeigen
Nach Abschluss des Mandats
Erfassen Sie einen Schließgrund für das Mandat, und werfen Sie die Longlist nicht weg. Personen, die interessiert waren, aber nicht ausgewählt wurden, sind wertvoll für die nächste Suche, und Sie können sie aus dem Talentpool erneut ansprechen, wenn sie einverstanden sind, in Kontakt zu bleiben. Personen, die kein Interesse hatten, sprechen Sie innerhalb eines im Team vereinbarten Zeitraums nicht erneut für dieselbe Art von Position an. Geben Sie jedem Namen auf der Longlist eine Aufbewahrungsfrist, damit Recherchedaten nicht länger im System bleiben, als Ihre Richtlinien erlauben.
Lassen Sie das System helfen
Mehrere Schritte rund um die Longlist wiederholen sich in jedem Mandat und eignen sich gut für die Automatisierung: eine Erinnerung, wenn ein Name eine festgelegte Zahl von Tagen keine Statusänderung hatte, eine Off-limits-Prüfung, sobald ein Zielunternehmen hinzukommt, und eine Fortschrittsübersicht für den Kunden auf Basis der Status. Ein Hilfsmittel mit künstlicher Intelligenz kann Unternehmen mit vergleichbaren Positionen vorschlagen, Gesprächsnotizen zusammenfassen oder eine erste Ansprache formulieren. Researcherin und Berater entscheiden weiterhin, wer angesprochen wird und wie; künstliche Intelligenz ersetzt weder Recruiter noch Researcher und nimmt von sich aus keinen Kontakt mit irgendjemandem auf.
Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten
- Eine Longlist außerhalb des Systems — eine Tabelle pro Mandat lässt sich weder durchsuchen noch besprechen noch übergeben
- Namen ohne Status — eine Liste ohne Status sagt Ihnen nicht, welcher Teil des Marktes abgedeckt ist
- Persönliche Meinungen in Notizen — erfassen Sie berufliche Fakten und Standardgründe, keine Bemerkungen, die der Kandidat bei einem Auskunftsersuchen nicht lesen sollte
- Namen zu früh teilen — teilen Sie Zielunternehmen und Fortschritt mit dem Kunden, keine Namen, bis der Kandidat zugestimmt hat
- Die Off-limits-Prüfung vergessen — jemanden bei einem Unternehmen anzusprechen, in dem Sie vereinbart haben, nicht zu suchen, kostet mehr als einen verpassten Kandidaten
Fragen, die Teams stellen
- Bekommt jeder Name auf einer Longlist ein vollständiges Kandidatenprofil? — Geben Sie jedem ein Profil mit den Angaben, die Sie für die Suche brauchen, verknüpft mit dem Mandat; ergänzen Sie es erst, wenn jemand mit Ihnen im Gespräch ist
- Darf der Kunde die Longlist sehen? — Teilen Sie die vereinbarten Zielunternehmen und den Fortschritt pro Status; teilen Sie Namen nur mit Zustimmung des Kandidaten
- Wie lang sollte eine Longlist sein? — So lang, wie der Markt für diese Position es erfordert; entscheidend ist nicht die Zahl der Namen, sondern dass jeder einen Status hat
- Gilt das auch für interne Kandidaten? — Ja, interne Teams können eigene Kollegen auf dieselbe Longlist setzen, mit derselben Sorgfalt, wer ihren Namen sieht
Prüfen Sie es mit Ihren eigenen Daten
Zählen Sie in Ihren eigenen Daten, pro Mandat: wie viele Namen auf der Longlist stehen, wie viele keinen Status oder kein nächstes Aktionsdatum haben, wie viele Personen mehr als einmal für dieselbe Art von Position angesprochen wurden, wie viele mit dem Kunden vereinbarte Zielunternehmen nicht abgedeckt sind und wie viele Shortlist-Kandidaten aus der Recherche kamen, verglichen mit Bewerbungen oder Ihrer eigenen Datenbank. Betrachten Sie die Zeit vom Mandatsbeginn bis zur ersten Shortlist zusammen mit Ihrer Besetzungsdauer. Nennen Sie bei jeder Zahl die Anzahl der Mandate und Namen, auf der sie beruht. Vergleichen Sie sich nicht mit Branchendurchschnitten; die Lücke zwischen der Recherche, die Sie gemacht haben, und der Recherche, die alle sehen können, ist die Zahl, die zählt.
Ein praktischer Einstieg
- Vereinbaren Sie mit Ihren Beratern und Researchern die Werte für den Ansprachestatus und eine kurze Liste von Gründen
- Verknüpfen Sie jedes neue Suchmandat mit einer Longlist im System, und beginnen Sie keine neuen Recherchetabellen mehr
- Erfassen Sie die Zielunternehmen und die Zustimmung des Kunden als Teil des Briefings
- Führen Sie die Off-limits-Prüfung jedes Mal durch, wenn ein Zielunternehmen hinzukommt
- Besprechen Sie offene Namen und nicht abgedeckte Zielunternehmen einmal pro Woche
Recherche, die Sie zeigen können
Eine Suche ist nur so gut wie die Recherche dahinter, und Recherche zählt erst, wenn Ihr Team und Ihr Kunde sie sehen können. Führen Sie die Longlist im selben System wie das Mandat, geben Sie jedem Namen einen Status, ein Datum und einen Verantwortlichen, vereinbaren Sie die Zielunternehmen mit dem Kunden, prüfen Sie Off-limits vor jeder Ansprache und bewahren Sie das Ergebnis für die nächste Suche auf. Sehen Sie sich das Produkt an oder buchen Sie eine Demo — wir zeigen Ihnen, wie Longlists, Ansprachestatus und Zielunternehmen in BoldATS für Ihr Segment eingerichtet werden.