Zweitplatzierte Kandidaten, im Recruiting oft Silver Medallists genannt, sind die Personen, die die letzte Phase einer Stelle erreicht haben, aber nicht eingestellt wurden. Später sind sie nur dann etwas wert, wenn Ihr Applicant Tracking System festhält, warum sie Zweite wurden, was sie als Nächstes suchen, ob sie der Aufnahme in Ihren Talentpool zugestimmt haben und bis wann, und wer sie an welchem Datum erneut kontaktiert. Mit diesen Feldern kann das Applicant Tracking System bei jeder ähnlichen Stelle zuerst den Talentpool anzeigen, bevor jemand eine neue Suche beginnt. Ohne sie verschwindet ein starker Kandidat in einer geschlossenen Stelle und wird nur zufällig wiedergefunden.
Das Vorgehen ist in jedem Segment gleich, der Anlass unterscheidet sich jedoch. Recruitment-Agenturen sehen ähnliche Kundenaufträge oft innerhalb weniger Monate wiederkommen. Desks in der Zeitarbeit brauchen Menschen, die schnell verfügbar und bereits bekannt sind. Teams in der Entsendung suchen Fachkräfte, deren nächster Einsatz an einen früheren Prozess anschließen kann. Firmen im Executive Search pflegen langfristige Beziehungen zu wenigen Senior-Kandidaten. Teams in der internen Rekrutierung können zweitplatzierten Kandidaten eine andere Position in derselben Organisation anbieten.
Warum starke zweitplatzierte Kandidaten verloren gehen
An vielen Desks zeigen sich dieselben Muster:
- Der Kandidat erhält eine höfliche Absage, und das Profil wird mit der Stelle geschlossen, ohne Vermerk, dass er knapp Zweiter war
- Gesprächsnotizen, die erklären, warum der Kandidat stark war, liegen in einer E-Mail oder einem Notizbuch, nicht im Kandidatenprofil
- Niemand fragt, ob der Kandidat erneut kontaktiert werden möchte, sodass spätere Ansprache entweder unterbleibt oder ohne Grundlage erfolgt
- Bei der nächsten Stelle beginnt der Desk mit Jobbörsen, weil die manuelle Suche in alten Stellen länger dauert
- Dieselbe Person wird von zwei Recruitern gleichzeitig angesprochen oder von niemandem, weil niemand für die Nachverfolgung verantwortlich ist
Eine größere Datenbank löst das nicht. Einige erfasste Angaben je zweitplatziertem Kandidaten lösen es.
Was Sie erfassen, wenn ein zweitplatzierter Kandidat die Stelle verlässt
- Ergebnis und Grund — schließen Sie den Kandidaten auf der Stelle mit einem standardisierten Absagegrund wie zweitplatziert, starke Passung ab, damit sich der Pool später filtern lässt; hat der Kandidat selbst zurückgezogen, nutzen Sie den erfassten Rückzugsgrund
- Erreichte Phase — letztes Gespräch, Gespräch beim Kunden oder Angebotsphase, erfasst vom Applicant Tracking System in dem Moment, in dem der Kandidat verschoben wurde, nicht nachträglich eingetippt
- Warum der Kandidat stark war — eine kurze Zusammenfassung auf Basis der schriftlichen Gesprächsergebnisse, in Worten, die eine Kollegin oder ein Kollege nutzen kann, ohne den Kandidaten getroffen zu haben
- Was der Kandidat als Nächstes sucht — Funktionstypen, Ort, Arbeitsmodell und Verfügbarkeit, wie der Kandidat sie selbst genannt hat, mit dem Datum der Aussage
- Einwilligung und Aufbewahrung — ob der Kandidat der Aufnahme in den Talentpool zugestimmt hat, zu welchem Zweck, und die Aufbewahrungsfrist, die für das Profil gilt
- Verantwortlicher und Wiedervorlagedatum — eine benannte Person und ein nächstes Aktionsdatum, damit die Nachverfolgung in einer Aufgabenliste steht und nicht im Gedächtnis
Einwilligung und Aufbewahrung gehen vor
Ein Talentpool ist nur nützlich, wenn Sie ihn nutzen dürfen. Fragen Sie den Kandidaten in dem Moment, in dem Sie das Ergebnis mitteilen, ob er für künftige Stellen berücksichtigt werden möchte, und erfassen Sie die Antwort, das Datum und die Form im Applicant Tracking System. Halten Sie diese Einwilligung getrennt von der Zustimmung zu einer bestimmten Kandidatenvorstellung: Wer der Aufnahme in Ihren Pool zustimmt, stimmt nicht zu, beliebigen Kunden vorgestellt zu werden. Nähert sich die Aufbewahrungsfrist, bitten Sie den Kandidaten, die Einwilligung zu erneuern, oder das Profil wird so behandelt, wie Ihre Datenschutzerklärung es beschreibt. Datenschutzrecht wie die Datenschutz-Grundverordnung setzt den Rahmen; Ihre eigene Richtlinie legt die Fristen fest, und das Applicant Tracking System sorgt dafür, dass sie auf jedes Profil gleich angewendet werden.
Prüfen Sie den Pool, bevor Sie eine neue Suche beginnen
Wird eine neue Stelle mit einem strukturierten Briefing eröffnet, filtert der Verantwortliche der Stelle zuerst den Talentpool nach Funktionstyp, Ort, erreichter Phase und Verfügbarkeit und liest die Zusammenfassungen der besten Treffer. Diese Prüfung dauert Minuten, wenn die oben genannten Felder gepflegt sind, und das Applicant Tracking System kann sie beim Anlegen einer Stelle automatisch anstoßen, wie in welche Recruiting-Schritte Sie automatisieren sollten beschrieben. Nur die Auswahl, wer kontaktiert wird, bleibt eine menschliche Entscheidung. Prüfen Sie vor jedem Kontakt, ob das Profil kein Duplikat eines neueren Profils mit aktuelleren Angaben ist.
Erneut Kontakt aufnehmen, ohne Vertrauen zu verlieren
- Schreiben Sie eine persönliche Nachricht, die sich auf den früheren Prozess und die neue Stelle bezieht, keinen Serienversand an den ganzen Pool
- Lassen Sie eine Person den Kandidaten ansprechen, damit er nicht von zwei Kollegen zur selben Stelle hört
- Erfassen Sie die Reaktion im Kandidatenprofil: interessiert, derzeit nicht mit neuem Wiedervorlagedatum, oder nicht mehr interessiert
- Bittet ein Kandidat um Löschung, nehmen Sie ihn aus dem Pool und behandeln Sie das Profil so, wie Ihre Richtlinie es beschreibt
- Halten Sie das Gespräch mit dem Ansprechpartner beim Kunden in den Kandidaten- und Kundenbeziehungen neben der Pipeline fest, damit klar ist, wer was wann wusste
Ehrlich über den Pool berichten
Wenn Sie wissen wollen, ob der Talentpool funktioniert, erfassen Sie Talentpool als Quelle, sobald ein zweitplatzierter Kandidat mit einer neuen Stelle verknüpft wird, so wie Sie die Quelle bei der ersten Bewerbung erfassen. Dann können Sie zählen, wie viele Stellen aus dem Pool besetzt wurden und wie lange das gedauert hat, mit denselben Definitionen wie beim verlässlichen Messen der Besetzungsdauer. Berichten Sie die tatsächlichen Zahlen aus Ihren eigenen Profilen, zeigen Sie, wie viele Stellen hinter jedem Wert stehen, und zitieren Sie keine allgemeinen Benchmarks, die Sie nicht prüfen können. Eine kleine, ehrliche Zahl sagt mehr als eine große, geschätzte.
Wo künstliche Intelligenz helfen darf — und wo nicht
Künstliche Intelligenz darf zweitplatzierte Kandidaten vorschlagen, deren erfasste Zusammenfassung und Präferenzen einem neuen Briefing ähneln, einen ersten Entwurf einer persönlichen Nachricht erstellen oder Profile im Pool aufzeigen, deren Aufbewahrungsfrist bald abläuft. Sie bleibt sekundär. Künstliche Intelligenz ersetzt keine Recruiter, entscheidet nicht, wer kontaktiert wird, verschickt keine Nachrichten eigenständig und nimmt keine Kandidaten ohne erfasste Einwilligung in den Pool auf. Das Applicant Tracking System speichert die Fakten; der Verantwortliche der Stelle entscheidet und nimmt den Kontakt auf.
Eine praktische Woche für den Einstieg
- Ergänzen Sie zweitplatziert, starke Passung als Absagegrund und vereinbaren Sie, welche Phase ein Kandidat erreicht haben muss, um aufgenommen zu werden
- Nehmen Sie die Frage nach der Einwilligung für den Talentpool in die Nachricht oder das Gespräch auf, in dem Sie das Ergebnis mitteilen
- Gehen Sie die in den letzten Monaten geschlossenen Stellen durch und markieren Sie die zweitplatzierten Kandidaten, die Sie noch erkennen können, mit dem Vermerk, dass dies nachträglich ergänzt wurde, und ohne eine Einwilligung anzunehmen, die nie gegeben wurde
- Geben Sie jedem markierten Kandidaten einen Verantwortlichen, eine Aufbewahrungsfrist und, wo eine Einwilligung vorliegt, ein Wiedervorlagedatum
- Vereinbaren Sie, dass jede neue Stelle mit einer Prüfung des Talentpools beginnt, bevor die erste Stellenanzeige veröffentlicht wird
Der erste Pool wird klein sein. Das ist in Ordnung: Er enthält Menschen, die Sie kennen und die von Ihnen hören möchten.
Halten Sie Ihre beste zweite Wahl in Reichweite
Ein zweitplatzierter Kandidat ist das, was einer fertigen Shortlist an einem Recruiting-Desk am nächsten kommt. Erfassen Sie, warum er stark war, was er sucht, seine Einwilligung und Aufbewahrungsfrist und wer wann nachfasst, und prüfen Sie den Pool vor jeder neuen Suche. Erkunden Sie danach das Produkt oder vereinbaren Sie eine Demo — wir gehen Talentpools und die Nachverfolgung zweitplatzierter Kandidaten in BoldATS für Ihr Segment durch.