Ein Applicant Tracking System, in dem ein Recruiter einen Lebenslauf an einen Kunden senden kann, bevor der Kandidat dieser konkreten Vorstellung zugestimmt hat, lädt zu Problemen ein: Der Kandidat erfährt von einer Stelle, die er nie wollte, zwei Agenturen stellen dieselbe Person demselben Kunden vor, und im Nachhinein kann niemand zeigen, wer was freigegeben hat. Erfassen Sie die Zustimmung des Kandidaten je Kunde und je Stelle im Applicant Tracking System, und machen Sie diese Zustimmung zu einem verbindlichen Schritt, bevor eine Vorstellung das Haus verlässt. Ohne erfundene Kennzahlen und ohne die Behauptung, dass künstliche Intelligenz Recruiter ersetzt.
Das zählt vor allem für Recruitment-Agenturen, Zeitarbeit, Entsendung und Executive Search, wo Kandidaten externen Kunden vorgestellt werden. Teams in der internen Rekrutierung stehen vor derselben Frage, wenn sie ein Profil mit einem anderen Unternehmensbereich teilen. Ihre Vereinbarungen mit Kunden und Ihre Datenschutzerklärung legen die Regeln fest; das Applicant Tracking System muss sie bei jeder Vorstellung sichtbar und durchsetzbar machen.
Warum Vorstellungen ohne erfasste Zustimmung schiefgehen
Die Probleme kennt jeder Desk:
- Ein Recruiter sendet ein starkes Profil „auf gut Glück“, und der Kandidat sagt später, er habe diesem Kunden nie zugestimmt
- Der Kandidat hat sich bereits direkt oder über eine andere Agentur beworben, und der Kunde erhält denselben Lebenslauf zweimal
- Ein Kunde behauptet, den Kandidaten schon zu kennen, und niemand kann zeigen, wann und mit wessen Freigabe das Profil gesendet wurde
- Die Zustimmung wurde telefonisch gegeben, aber nur der Recruiter erinnert sich daran — und dieser Recruiter ist im Urlaub
- Der Kandidat hat einer Stelle zugestimmt, und das Profil wandert unbemerkt zu einer zweiten Stelle beim selben Kunden
Jeder dieser Fälle kostet Vertrauen beim Kandidaten, beim Kunden oder bei beiden. Eine erfasste Zustimmung macht aus einem mündlichen „Ja, legen Sie los“ eine Tatsache, die das ganze Team sehen kann.
Was die Zustimmung zu einer Kandidatenvorstellung bedeutet
Definieren Sie es klar im Applicant Tracking System:
- Umfang — Zustimmung für einen Kunden und eine Stelle, keine Generalvollmacht, das Profil überallhin zu senden
- Kanal und Zeitpunkt — wie und wann der Kandidat zugestimmt hat: per E-Mail, über einen Bestätigungslink oder telefonisch mit einer kurzen schriftlichen Bestätigung
- Prüfung auf früheren Kontakt — ob sich der Kandidat bereits direkt oder über eine andere Partei bei diesem Kunden beworben hat, erfragt vor der Vorstellung
- Benannter Recruiter — der angemeldete Nutzer, der die Zustimmung erfasst hat, im Einklang mit dem Festhalten, wer den Kandidaten verschoben hat, bei jedem Phasenwechsel
- Was es nicht ist — die Einwilligung für den Talentpool, das Profil zu speichern; sie gehört zur Aufbewahrungsfrist auf dem Kandidatenprofil
Wie Sie die Zustimmung im Applicant Tracking System zum verbindlichen Schritt machen
Eine Regel im Handbuch reicht nicht. Im Applicant Tracking System:
- Sperren Sie den Wechsel in die Phase „dem Kunden vorgestellt“, bis die Zustimmung für diesen Kunden und diese Stelle erfasst ist
- Senden Sie dem Kandidaten eine kurze Bestätigung mit Kundenname und Stelle, und speichern Sie die Antwort auf dem Kandidatenprofil
- Fragen Sie im selben Schritt nach früheren Bewerbungen beim selben Kunden, und halten Sie die Antwort neben der Zustimmung fest
- Führen Sie doppelte Kandidaten zuerst zusammen, damit ein zweites Profil nicht an einer Zustimmung vorbeirutscht, die auf dem ersten liegt
- Halten Sie die Kandidatenquelle bei der ersten Bewerbung erfasst, damit Zuständigkeitsfragen bei Fakten beginnen statt beim Gedächtnis
Zustimmung und das Gespräch mit dem Kunden
Sobald die Zustimmung erfasst ist, kann die Vorstellung selbst zügig erfolgen. Erfassen Sie die Vorstellung mit Datum, Ansprechpartner beim Kunden und der gesendeten Version des Lebenslaufs, und geben Sie ihr eine Antwortfrist, damit sie nicht in einem Postfach verschwindet. Zieht der Kandidat seine Zustimmung zurück, erfassen Sie auch das und informieren Sie den Kunden aus demselben Profil heraus. Erfinden Sie keine „Zustimmungsquoten“ oder ähnliche Scores; die nützliche Sicht ist schlicht, welche geplanten Vorstellungen je Desk noch auf die Bestätigung des Kandidaten warten.
Wo künstliche Intelligenz helfen darf — und wo nicht
Künstliche Intelligenz darf die Bestätigungsnachricht an den Kandidaten entwerfen, darauf hinweisen, dass ein Profil einem bestehenden Profil ähnelt, oder eine Telefonnotiz zur Prüfung durch den Recruiter zusammenfassen. Sie bleibt sekundär. Künstliche Intelligenz ersetzt keine Recruiter, entscheidet nicht, dass ein Kandidat zugestimmt hat, und sendet kein Profil an einen Kunden, ohne dass ein Mensch die erfasste Zustimmung bestätigt. Das Applicant Tracking System speichert Zustimmung, Umfang, wer sie erfasst hat und wann.
Wie das neben Kandidaten- und Kundenbeziehungen steht
- Die Kandidaten- und Kundenbeziehungen neben der Pipeline zeigen, welchen Kunden ein Kandidat bereits vorgestellt wurde und mit welcher Zustimmung
- Das Zusammenführen von Dubletten hält eine Zustimmungshistorie je Person statt zwei unvollständiger
- Antwortfristen für Kandidatenvorstellungen ergeben nur Sinn, wenn jede Vorstellung überhaupt erlaubt war
Eine praktische Woche zur Einführung der Zustimmung vor Vorstellungen
- Vereinbaren Sie mit Ihrem Team und bei Bedarf mit Ihrem Datenschutzbeauftragten oder Ihrer Rechtsberatung, was als gültige Zustimmung für eine Vorstellung gilt
- Richten Sie das Applicant Tracking System so ein, dass die Vorstellungsphase eine Zustimmung für diesen Kunden und diese Stelle verlangt
- Bereiten Sie je Sprache eine kurze Bestätigungsnachricht vor, in der Kundenname und Stelle automatisch aus der Stelle übernommen werden
- Prüfen Sie offene Vorstellungen ohne erfasste Zustimmung und bestätigen Sie sie diese Woche nachträglich mit den Kandidaten
- Ergänzen Sie je Desk eine wöchentliche Prüfung der geplanten Vorstellungen, die noch auf Bestätigung warten
Der zusätzliche Schritt kostet eine Minute pro Kandidat. Er erspart die unangenehmen Anrufe, wenn ein Kunde, ein Kandidat oder eine andere Agentur fragt, wer was wann gesendet hat.
Erst fragen, dann vorstellen
Wenn Ihr Applicant Tracking System Profile ohne erfasste Zustimmung zu Kunden gelangen lässt, trägt jede Vorstellung ein verborgenes Risiko. Erfassen Sie die Zustimmung je Kunde und Stelle, machen Sie sie zum verbindlichen Schritt vor der Vorstellungsphase, und halten Sie künstliche Intelligenz nur als Hilfsmittel. Erkunden Sie danach das Produkt oder vereinbaren Sie eine Demo — wir gehen BoldATS-Disziplin für Kandidatenvorstellungen in Ihrem Segment durch.