Nummer-twee-kandidaten, ook wel runner-ups genoemd, zijn de mensen die de laatste fase van een vacature bereikten maar niet werden aangenomen. Ze zijn later alleen iets waard als uw Applicant Tracking System vastlegt waarom ze als tweede eindigden, wat ze hierna zoeken, of ze hebben ingestemd met opname in uw talentpool en tot wanneer, en wie hen op welke datum opnieuw benadert. Met die velden kan het Applicant Tracking System bij elke vergelijkbare vacature eerst de talentpool tonen, nog voordat iemand een nieuwe zoektocht start. Zonder die velden verdwijnt een sterke kandidaat in een gesloten vacature en wordt die alleen bij toeval teruggevonden.
De aanpak is in elk segment gelijk, maar de aanleiding verschilt. Recruitmentbureaus zien vergelijkbare opdrachten van klanten vaak binnen enkele maanden terugkomen. Desks voor uitzend hebben mensen nodig die snel beschikbaar zijn en al bekend zijn. Teams voor detachering zoeken professionals van wie de volgende opdracht kan aansluiten op een eerder traject. Bureaus voor executive search bouwen langdurige relaties op met een klein aantal senior kandidaten. Teams voor interne recruitment kunnen een nummer twee een andere functie binnen dezelfde organisatie aanbieden.
Waarom sterke nummer-twee-kandidaten uit beeld raken
Op veel desks zijn dezelfde patronen te zien:
- De kandidaat krijgt een nette afwijzing en het dossier wordt samen met de vacature gesloten, zonder notitie dat het een nipte tweede was
- Gespreksnotities die uitleggen waarom de kandidaat sterk was, staan in een e-mail of een notitieboek, niet in het kandidaatdossier
- Niemand vraagt of de kandidaat opnieuw benaderd wil worden, waardoor later contact achterwege blijft of zonder grondslag plaatsvindt
- Bij de volgende vacature begint de desk bij vacaturesites, omdat handmatig zoeken in oude vacatures langer duurt
- Dezelfde persoon wordt door twee recruiters tegelijk benaderd, of door niemand, omdat niemand eigenaar is van de opvolging
Een grotere database lost dit niet op. Een paar vastgelegde gegevens per nummer-twee-kandidaat wel.
Wat u vastlegt wanneer een nummer-twee-kandidaat de vacature verlaat
- Uitkomst en reden — sluit de kandidaat op de vacature af met een gestandaardiseerde afwijsreden, zoals nummer twee, sterke match, zodat u de pool later kunt filteren; trok de kandidaat zich zelf terug, gebruik dan de vastgelegde reden van terugtrekking
- Bereikte fase — laatste gesprek, gesprek bij de klant of aanbodfase, vastgelegd door het Applicant Tracking System op het moment dat de kandidaat werd verplaatst, niet achteraf ingetypt
- Waarom de kandidaat sterk was — een korte samenvatting op basis van de schriftelijke uitkomsten van de gesprekken, in woorden die een collega kan gebruiken zonder de kandidaat te hebben ontmoet
- Wat de kandidaat hierna zoekt — soorten functies, locatie, werkpatroon en beschikbaarheid zoals de kandidaat die zelf noemde, met de datum waarop dat werd gezegd
- Toestemming en bewaartermijn — of de kandidaat heeft ingestemd met opname in de talentpool, voor welk doel, en de bewaartermijn die voor het dossier geldt
- Eigenaar en contactdatum — één benoemde persoon en een volgende actiedatum, zodat de opvolging in iemands takenlijst staat in plaats van in iemands geheugen
Toestemming en bewaartermijn gaan voor
Een talentpool is alleen bruikbaar als u hem mag gebruiken. Vraag de kandidaat op het moment dat u de uitkomst deelt of hij of zij wil worden meegenomen bij toekomstige vacatures, en leg het antwoord, de datum en de manier waarop het werd gegeven vast in het Applicant Tracking System. Houd die toestemming gescheiden van de toestemming voor een specifieke kandidaatpresentatie: instemmen met opname in uw pool is geen instemming om aan willekeurige klanten te worden voorgesteld. Nadert de bewaartermijn, dan vraagt u de kandidaat de toestemming te verlengen of wordt het dossier behandeld zoals uw privacybeleid beschrijft. Privacywetgeving zoals de Algemene verordening gegevensbescherming bepaalt het kader; uw eigen beleid bepaalt de termijnen, en het Applicant Tracking System zorgt dat ze op elk dossier op dezelfde manier worden toegepast.
Raadpleeg de pool voordat u een nieuwe zoektocht start
Wanneer een nieuwe vacature wordt geopend met een gestructureerde briefing, filtert de eigenaar van de vacature eerst de talentpool op soort functie, locatie, bereikte fase en beschikbaarheid, en leest de samenvattingen van de beste matches. Die controle kost minuten als de velden hierboven zijn ingevuld, en het Applicant Tracking System kan er automatisch om vragen wanneer een vacature wordt aangemaakt, zoals beschreven in welke recruitmentstappen u automatiseert. Alleen de keuze wie u benadert blijft een menselijke beslissing. Controleer vóór elk contact of het dossier geen dubbel record is van een nieuwer profiel met recentere gegevens.
Opnieuw contact opnemen zonder vertrouwen te verliezen
- Schrijf een persoonlijk bericht dat verwijst naar het eerdere traject en de nieuwe vacature, geen massamailing aan de hele pool
- Laat één persoon de kandidaat benaderen, zodat de kandidaat niet van twee collega's over dezelfde functie hoort
- Leg de reactie vast in het kandidaatdossier: geïnteresseerd, nu niet met een nieuwe contactdatum, of niet langer geïnteresseerd
- Vraagt een kandidaat om verwijdering, haal hem of haar dan uit de pool en behandel het dossier zoals uw beleid beschrijft
- Houd het gesprek met de contactpersoon bij de klant bij in de kandidaat- en klantrelaties naast de pipeline, zodat duidelijk is wie wat wanneer wist
Eerlijk rapporteren over de pool
Wilt u weten of de talentpool werkt, leg dan talentpool vast als bron wanneer een nummer-twee-kandidaat aan een nieuwe vacature wordt gekoppeld, op dezelfde manier als u de bron bij de eerste sollicitatie vastlegt. Dan kunt u tellen hoeveel vacatures uit de pool zijn ingevuld en hoe lang dat duurde, met dezelfde definities als bij het betrouwbaar meten van de doorlooptijd tot invulling. Rapporteer de werkelijke aantallen uit uw eigen dossiers, laat zien hoeveel vacatures achter elk getal zitten, en citeer geen algemene benchmarks die u niet kunt controleren. Een klein, eerlijk getal zegt meer dan een groot, geschat getal.
Waar kunstmatige intelligentie kan helpen — en waar niet
Kunstmatige intelligentie mag nummer-twee-kandidaten voorstellen van wie de vastgelegde samenvatting en voorkeuren lijken op een nieuwe briefing, een eerste versie van een persoonlijk bericht opstellen, of dossiers in de pool aanwijzen waarvan de bewaartermijn bijna verloopt. Ze blijft secundair. Kunstmatige intelligentie vervangt geen recruiters, beslist niet wie wordt benaderd, verstuurt niet zelfstandig berichten en voegt geen kandidaten aan de pool toe zonder vastgelegde toestemming. Het Applicant Tracking System bewaart de feiten; de eigenaar van de vacature beslist en legt het contact.
Een praktische week om te beginnen
- Voeg nummer twee, sterke match toe als afwijsreden en spreek af welke fase een kandidaat moet hebben bereikt om in aanmerking te komen
- Neem de vraag om toestemming voor de talentpool op in het bericht of gesprek waarin u de uitkomst deelt
- Kijk terug naar vacatures die de afgelopen maanden zijn gesloten en markeer de nummer-twee-kandidaten die u nog kunt herkennen, met een notitie dat dit achteraf is toegevoegd en zonder toestemming aan te nemen die nooit is gegeven
- Geef elke gemarkeerde kandidaat een eigenaar, een bewaartermijn en, waar toestemming is, een datum voor hernieuwd contact
- Spreek af dat elke nieuwe vacature begint met een controle van de talentpool, voordat de eerste vacaturetekst online gaat
De eerste pool zal klein zijn. Dat is prima: er staan mensen in die u kent en die hebben aangegeven van u te willen horen.
Houd uw beste tweede keuzes binnen bereik
Een nummer-twee-kandidaat is het dichtst bij een kant-en-klare shortlist dat een recruitmentdesk heeft. Leg vast waarom de kandidaat sterk was, wat hij of zij zoekt, de toestemming en bewaartermijn, en wie wanneer opvolgt, en raadpleeg de pool vóór elke nieuwe zoektocht. Verken daarna het product of plan een demo — we lopen talentpools en de opvolging van nummer-twee-kandidaten in BoldATS voor uw segment door.