De doorlooptijd tot invulling, in recruitment vaak time-to-fill genoemd, wordt pas een getal waar u op kunt sturen als uw Applicant Tracking System voor elke vacature hetzelfde startmoment, hetzelfde eindmoment en elke pauze op dezelfde manier vastlegt. Start de klok wanneer de vacature is goedgekeurd en geopend in het Applicant Tracking System, stop hem wanneer de gekozen kandidaat het aanbod accepteert, en leg elke periode waarin de vacature stilstaat vast met een datum en een reden. Houd de tijd tot de kandidaat daadwerkelijk begint bij als apart getal. Rapporteer de mediaan per segment en type functie, laat zien hoeveel vacatures achter elk getal zitten, en vergelijk met uw eigen streefdatums in plaats van met benchmarks die niemand kan controleren.
De definitie is in elk segment gelijk, maar wat het zwaarst weegt verschilt. Recruitmentbureaus willen weten hoe lang het duurt voordat een opdracht van een klant een geaccepteerd aanbod wordt. Desks voor uitzend letten vaak meer op het aantal dagen tot iemand daadwerkelijk aan het werk is. Teams voor detachering meten naar de start van een opdracht toe. Bureaus voor executive search voeren minder en langere trajecten, waarbij één uitschieter het gemiddelde verschuift. Teams voor interne recruitment zijn afhankelijk van hiring managers van wie de reactietijd meetelt.
Waarom cijfers over de doorlooptijd vaak niet kloppen
Op veel desks zijn dezelfde problemen te zien:
- De ene recruiter start de klok wanneer de klant belt, de andere wanneer de vacature online staat, een derde wanneer de eerste kandidaat is toegevoegd
- Sommige vacatures eindigen bij het geaccepteerde aanbod, andere bij de startdatum, en een paar pas wanneer iemand eraan denkt ze te sluiten
- Vacatures die wekenlang stillagen tellen als traag, terwijl de echte vertraging een budgetstop bij de klant was
- Geannuleerde vacatures blijven openstaan of worden zonder reden gesloten, waardoor ze het gemiddelde in beide richtingen vertekenen
- Eén gemiddelde verbergt het verschil tussen een uitzendopdracht van twee weken en een executive search van vijf maanden
Een mooier dashboard lost dit niet op. Afspraken over definities, die het Applicant Tracking System vervolgens vastlegt, wel.
Spreek één startmoment af
Kies één gebeurtenis die voor elke vacature de klok start en maak er een verplichte datum van in het Applicant Tracking System. Voor de meeste desks is het beste startmoment de datum waarop de vacature is goedgekeurd en geopend: voor een bureau de datum waarop de opdracht van de klant is bevestigd, voor een intern team de datum waarop de vacature is goedgekeurd. Die datum hoort te worden vastgelegd bij het aanmaken van de vacature, samen met een gestructureerde briefing en een streefdatum voor invulling. Laat de startdatum later niet aanpassen zonder vastgelegde reden, anders kan het getal verbeteren door de start te verschuiven in plaats van sneller te werken.
Spreek één eindmoment af, en meet de startdatum apart
Beëindig de doorlooptijd tot invulling wanneer de gekozen kandidaat het aanbod accepteert en die acceptatie in het Applicant Tracking System is vastgelegd. Een acceptatietermijn bij elk aanbod houdt die datum precies. Meet daarna de periode van acceptatie tot de bevestigde startdatum als tweede getal, vaak time-to-start genoemd. Door die twee gescheiden te houden ziet u of de vertraging in uw eigen proces zit, of in opzegtermijnen, contracten en onboarding bij de klant.
Pauzes, annuleringen en heropende vacatures
- Gepauzeerd — zet een klant of hiring manager een vacature stil, leg dan begin en einde van de pauze vast met een reden; rapporteer de doorlooptijd met en zonder pauzes, zodat beide beelden eerlijk blijven
- Geannuleerd — een vacature die zonder aanname sluit, krijgt een gedocumenteerde sluitreden en wordt apart gerapporteerd, niet meegeteld in de doorlooptijd
- Heropend — haakt een geplaatste kandidaat vóór of kort na de start af, open dan een nieuwe periode die aan de oorspronkelijke vacature is gekoppeld, in plaats van de oude terug te draaien
- Meerdere aannames op één vacature — leg per positie een invuldatum vast, zodat de eerste aanname niet verbergt hoe lang de laatste duurde
Rapporteren zonder ijdele cijfers
- Rapporteer de mediaan, niet alleen het gemiddelde, en toon altijd het aantal vacatures achter elk getal
- Splits naar segment, type functie en klant, want een samengevoegd getal beantwoordt geen enkele praktische vraag
- Vergelijk elke vacature met haar eigen streefdatum: hoeveel zijn op tijd ingevuld, hoeveel te laat, en hoeveel te laat
- Deel het totaal op per fase, zodat u ziet of er tijd verloren gaat vóór de eerste beoordeling, terwijl een kandidaatpresentatie op antwoord wacht, terwijl feedback van de hiring manager openstaat, of terwijl kandidaten te lang in een fase staan
- Combineer de doorlooptijd alleen met de kandidaatbron bij de eerste sollicitatie als dat veld betrouwbaar is ingevuld
- Publiceer geen getal dat u niet kunt herleiden tot datums in afzonderlijke vacaturedossiers
Een eerlijke mediaan op basis van twaalf vacatures is bruikbaarder dan een precies ogend gemiddelde dat definities door elkaar haalt.
Wie de datums beheert
Elke datum heeft een eigenaar nodig. De eigenaar van de vacature bevestigt de startdatum, legt pauzes vast en sluit de vacature met de juiste uitkomst. Fasewijzigingen leggen al vast wie de kandidaat verplaatste, zodat de opdeling per fase zonder extra werk te herleiden is. Terugkerende stappen, zoals een herinnering bij een naderende streefdatum, kan het systeem afhandelen, zoals beschreven in welke recruitmentstappen u automatiseert, maar de datums zelf worden door mensen bevestigd. Houd de contactpersoon bij de klant en de afgesproken reactietijden bij in de kandidaat- en klantrelaties naast de pipeline, zodat vertraging aan de kant van de klant ook als zodanig zichtbaar is.
Waar kunstmatige intelligentie kan helpen — en waar niet
Kunstmatige intelligentie mag vacatures aanwijzen met ontbrekende of tegenstrijdige datums, samenvatten waar in een lang traject tijd verloren ging, of de toelichting bij een maandrapportage opstellen. Ze blijft secundair. Kunstmatige intelligentie vervangt geen recruiters, vult niet zelfstandig start- en einddatums in of past ze aan, en verzint geen marktbenchmarks om mee te vergelijken. Het Applicant Tracking System bewaart de vastgelegde datums; de eigenaren van de vacatures bevestigen ze.
Een praktische week om te beginnen
- Leg het startmoment, het eindmoment en de regels voor pauzes vast in één korte definitie waar de hele desk mee instemt
- Maak de startdatum, de streefdatum en de datum van acceptatie van het aanbod verplichte velden in het Applicant Tracking System
- Controleer de vacatures die vandaag openstaan en vul ontbrekende startdatums aan, met een notitie waar de datum is gereconstrueerd
- Leg lopende pauzes vast met een reden en een verwachte hervattingsdatum
- Maak een eerste rapportage per segment met de mediaan, het aantal vacatures en het aandeel dat op tijd is ingevuld, en spreek af wanneer u die opnieuw bekijkt
De eerste rapportage zal kleiner zijn dan verwacht. Dat is precies de bedoeling: er staan alleen getallen in die u kunt verdedigen.
Meet elke keer op dezelfde manier
Als elke recruiter de klok anders start en stopt, wordt de doorlooptijd tot invulling een mening. Spreek één startmoment en één eindmoment af, meet de tijd tot de start apart, leg pauzes en annuleringen vast met een reden, en rapporteer medianen per segment tegen uw eigen streefdatums. Verken daarna het product of plan een demo — we lopen de rapportage over doorlooptijden in BoldATS voor uw segment door.