Ein Applicant Tracking System spart Recruitern die meiste Zeit, wenn es die Schritte übernimmt, die für jeden Kandidaten genau gleich ablaufen, und die Abwägungen bei Menschen lässt. Eine Eingangsbestätigung senden, nach einem Phasenwechsel die nächste Aufgabe anlegen und einen Kunden an eine ausstehende Antwort erinnern laufen jedes Mal gleich ab. Zu entscheiden, wer eine Absage erhält, wer einem Kunden vorgestellt wird und was in einem Angebot steht, läuft nicht jedes Mal gleich ab. Automatisieren Sie die erste Gruppe im Applicant Tracking System, belassen Sie die zweite Gruppe bei einem benannten Recruiter, und machen Sie jeden automatischen Schritt im Kandidatenprofil sichtbar. Ohne erfundene Zeitersparnis und ohne die Behauptung, dass künstliche Intelligenz Recruiter ersetzt.
Die Aufteilung unterscheidet sich je Segment ein wenig. Recruitment-Agenturen bearbeiten große Mengen an Bewerbungen und Kandidatenvorstellungen. Desks in der Zeitarbeit wiederholen dieselben Aufnahme- und Verfügbarkeitsprüfungen viele Male pro Woche. Teams in der Entsendung begleiten Fachkräfte über mehrere Einsätze. Firmen im Executive Search führen weniger, aber vertraulichere Prozesse, in denen persönlicher Kontakt stärker zählt. Teams in der internen Rekrutierung stimmen sich mit Hiring Managern ab, die selbst keine Recruiter sind. Das Prinzip bleibt gleich: Wiederholung automatisieren, Urteil behalten.
Warum Automatisierung im Recruiting oft enttäuscht
An vielen Desks zeigen sich dieselben Muster:
- Automatisierungen werden eingeschaltet, bevor der Prozess vereinbart ist, und beschleunigen so nur eine uneinheitliche Arbeitsweise
- Nachrichten erreichen Kandidaten in der falschen Sprache oder mit dem falschen Stellentitel, und niemand bemerkt es, bis ein Kandidat antwortet
- Eine Regel läuft im Hintergrund, und im Nachhinein kann niemand sehen, warum ein Kandidat eine E-Mail erhielt oder in eine andere Phase wechselte
- Jeder Recruiter baut eigene Vorlagen und Erinnerungen, sodass der Desk fünf Versionen desselben Schritts hat
- Entscheidungen, die ein Gespräch erfordern, etwa eine Absage nach einem Vorstellungsgespräch, werden einer automatischen Nachricht überlassen
Das Problem liegt selten am System. Es liegt daran, Schritte zu automatisieren, die nie klar definiert wurden, oder Schritte, die gar nicht automatisiert werden sollten.
Ein einfacher Test: Läuft der Schritt immer gleich ab, und erfordert er eine Abwägung?
Stellen Sie zwei Fragen, bevor Sie einen Schritt automatisieren. Läuft er für jeden Kandidaten oder jede Stelle gleich ab? Und kann er laufen, ohne dass jemand die Situation beurteilt? Läuft der Schritt immer gleich ab und erfordert er keine Abwägung, kann das Applicant Tracking System ihn übernehmen. Ist eine der beiden Bedingungen nicht erfüllt, darf das System den Schritt vorbereiten, aber ein Recruiter schließt ihn ab.
Schritte, die das Applicant Tracking System übernehmen kann
- Eingangsbestätigung — sofort eine Nachricht an jeden Bewerber in seiner Sprache, dazu eine Prüfaufgabe, verknüpft mit der ersten Prüffrist
- Aufgaben nach einem Phasenwechsel — wechselt ein Kandidat in die nächste Phase, legt das System die Folgeaufgabe mit einem nächsten Aktionsdatum für den Verantwortlichen an
- Terminplanung und Erinnerungen für Gespräche — verfügbare Zeitfenster anbieten, Bestätigungen senden und sowohl den Kandidaten als auch die interviewende Person erinnern
- Erinnerungen bei offenen Fristen — an den Kunden bei einer ausstehenden Kandidatenvorstellung, an den Hiring Manager bei offenem Feedback und an den Verantwortlichen, wenn ein Kandidat zu lange in einer Phase steht
- Datenqualität — einen möglichen doppelten Kandidaten melden, wenn eine bekannte E-Mail-Adresse oder Telefonnummer eingeht, die Kandidatenquelle bei der ersten Bewerbung abfragen und Profile, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, zur Prüfung vorlegen
Schritte, die beim Recruiter bleiben
- Absage nach einem Gespräch — das System kann einen Grund und einen Nachrichtenentwurf vorschlagen, aber der Recruiter entscheidet und versendet; standardisierte Absagegründe machen das schneller, nicht automatisch
- Einen Kandidaten einem Kunden vorstellen — erst nach erfasster Zustimmung des Kandidaten und einer bewussten Entscheidung, welches Profil Sie senden
- Angebot und Verhandlung — Gehalt, Startdatum und Bedingungen erfordern ein Gespräch, keine Regel
- Profile zusammenführen — das System meldet einen möglichen doppelten Kandidaten, ein Mensch bestätigt, welche Daten erhalten bleiben
- Eine Stelle schließen oder einen Kunden pausieren — das verändert die Beziehung und gehört zum Verantwortlichen der Stelle
Jeder dieser Schritte kann automatisch vorbereitet werden. Keiner davon sollte ohne einen Menschen abgeschlossen werden.
Automatisierungen so einrichten, dass das Team ihnen vertraut
- Geben Sie jeder Automatisierung einen benannten Verantwortlichen, im Einklang mit einem Verantwortlichen je Stelle
- Beschreiben Sie Auslöser, Aktion und Sprache jeder Automatisierung in einer gemeinsamen Übersicht, nicht in persönlichen Einstellungen
- Protokollieren Sie jede automatische Aktion im Kandidaten- oder Stellenprofil, genauso wie ein manueller Phasenwechsel festhält, wer den Kandidaten verschoben hat, mit dem System als Ausführendem
- Ermöglichen Sie es, eine Automatisierung für einen Kandidaten, eine Stelle oder einen Kunden zu pausieren, ohne sie für alle abzuschalten
- Gehen Sie die Übersicht je Desk zu festen Zeitpunkten durch: Entfernen Sie Regeln, die niemand nutzt, und überarbeiten Sie Nachrichten, die Kandidaten oder Kunden missverstehen
Automatisierung und die Kundenbeziehung
Viele wiederkehrende Schritte betreffen Kunden: Erinnerungen zu vorgestellten Kandidaten, Bestätigungen von Gesprächen, Neuigkeiten zu einer Stelle. Verknüpfen Sie sie mit den Kandidaten- und Kundenbeziehungen neben der Pipeline, damit jeder Ansprechpartner eine stimmige Nachricht erhält statt drei überlappender. Vereinbaren Sie je Kunde, welche automatischen Nachrichten erwünscht sind, und halten Sie diese Präferenz fest. Messen Sie nur, was Sie prüfen können, etwa welche Automatisierungen ausgeführt wurden und wie oft ein Recruiter sie übersteuert hat, statt eingesparte Stunden zu behaupten, die niemand gezählt hat.
Wo künstliche Intelligenz helfen darf — und wo nicht
Künstliche Intelligenz darf den Text einer Nachrichtenvorlage entwerfen, wiederkehrende Schritte in Ihrem bestehenden Prozess aufzeigen, die sich für eine Automatisierung eignen, oder ein Kandidatenprofil zusammenfassen, bevor ein Recruiter entscheidet. Sie bleibt sekundär. Künstliche Intelligenz ersetzt keine Recruiter, sagt Kandidaten nicht eigenständig ab, wählt nicht aus, wer einem Kunden vorgestellt wird, und versendet keine Nachrichten, die nie als Vorlage freigegeben wurden. Das Applicant Tracking System speichert die Regeln, die Verantwortlichen und das Protokoll dessen, was geschehen ist.
Eine praktische Woche für den Einstieg
- Listen Sie die Schritte auf, die Ihr Desk für jeden Kandidaten wiederholt, und markieren Sie, welche den Test mit zwei Fragen bestehen
- Wählen Sie eine kleine erste Auswahl zum Automatisieren, zum Beispiel die Eingangsbestätigung, Aufgaben nach einem Phasenwechsel und Erinnerungen für Gespräche
- Schreiben Sie die Nachrichtenvorlagen in jeder Sprache, in der Sie rekrutieren, und lassen Sie sie von einem zweiten Recruiter prüfen
- Schalten Sie die Automatisierungen zuerst für eine Stelle ein, und lesen Sie am Ende der Woche das Protokoll in den Kandidatenprofilen
- Halten Sie die Schritte fest, die manuell bleiben, mit ihrem Verantwortlichen, damit niemand annimmt, das System erledige sie
Einige klar definierte Automatisierungen bringen einem Desk mehr als eine lange Liste von Regeln, die niemand erklären kann.
Wiederholung automatisieren, Urteil behalten
Wenn Ihr Applicant Tracking System alles oder nichts automatisiert, verlieren Recruiter entweder die Kontrolle oder Zeit. Automatisieren Sie die Schritte, die immer gleich ablaufen und keine Abwägung erfordern, belassen Sie Entscheidungen bei einem benannten Recruiter, protokollieren Sie jede automatische Aktion, und halten Sie künstliche Intelligenz nur als Hilfsmittel. Erkunden Sie danach das Produkt oder vereinbaren Sie eine Demo — wir gehen BoldATS-Automatisierung in Ihrem Segment durch.