Eine Recruiterin findet eine starke Projektleiterin in einer Jobbörse, führt ein gutes Erstgespräch und setzt sie auf die Shortlist für einen Logistikkunden. Zwei Tage später sieht der Account Manager den Namen: Die Kandidatin arbeitet bei einem der größten Kunden der Agentur, und in den im Vorjahr unterschriebenen Konditionen steht, dass die Agentur keine Mitarbeitenden dieses Kunden anspricht, solange sie für ihn sucht und zwölf Monate darüber hinaus. Die Vereinbarung existiert, aber nur als Klausel in einem PDF, das die Recruiterin nie gesehen hat. Dieser Artikel erklärt, warum jeder Kunde in Ihrem Applicant Tracking System eine erfasste Off-Limits-Vereinbarung braucht: was die Vereinbarung ist und was nicht, welche Felder Sie am Kundenprofil führen, wie das System bei Sourcing und Vorstellung warnen kann, wie Sie mit Kandidaten umgehen, die sich selbst melden, und wie Sie mit Ihren eigenen Daten prüfen, ob die Vereinbarung eingehalten wird.
Je nach Segment sieht die Vereinbarung anders aus. Recruitment-Agenturen schützen die Beziehung zu einem Kunden, indem sie nicht in dessen eigenen Teams rekrutieren. Zeitarbeit-Desks vereinbaren oft, keine Stammbelegschaft des Kunden abzuwerben, und müssen wissen, welche Zeitarbeitskräfte sie dort eingesetzt haben. Entsendungsunternehmen arbeiten täglich in der Organisation eines Endkunden, sodass ihre Fachkräfte ständig dessen Mitarbeitenden begegnen. Executive-Search-Beratungen haben meist die strengsten Off-Limits-Regelungen, manchmal für eine ganze Unternehmensgruppe. Interne Recruiting-Teams haben die umgekehrte Frage: bei welchen Partnern, Kunden oder Schwestergesellschaften sie vereinbart haben, nicht direkt zu rekrutieren.
Warum Off-Limits-Vereinbarungen verletzt werden
- Die Vereinbarung steht in den unterschriebenen Konditionen oder in einer E-Mail, nicht am Kundenprofil, das Recruiter täglich öffnen
- Niemand weiß genau, was sie umfasst: die ganze Gruppe, eine Tochtergesellschaft, einen Standort oder eine Abteilung
- Das Enddatum wurde nie festgehalten, sodass manche Kunden jahrelang als gesperrt gelten und andere nach einem Monat vergessen sind
- Der aktuelle Arbeitgeber eines Kandidaten ist als Freitext erfasst, sodass das System den Kandidaten nicht mit dem Kundenunternehmen verknüpfen kann
- Ein neuer Recruiter kommt ins Team und kann nirgends sehen, welche Unternehmen geschützt sind
Eine Verletzung ist selten böse Absicht. Es fehlt eine Information in dem Moment, in dem ein Recruiter entscheidet, wen er anruft. Erfasst das Applicant Tracking System die Vereinbarung als Daten, bekommt dieser Moment eine Warnung statt einer Überraschung.
Was eine Off-Limits-Vereinbarung ist und was nicht
Eine Off-Limits-Vereinbarung ist die Zusage an einen Kunden, dass Ihr Team dessen Mitarbeitende innerhalb eines vereinbarten Umfangs und Zeitraums nicht aktiv anspricht oder abwirbt. Meist gilt sie auch für Kandidaten, die Sie bei diesem Kunden vermittelt haben: Sie versuchen nicht, sie nach der Besetzung wieder abzuwerben. Der genaue Wortlaut stammt aus Ihren Geschäftsbedingungen oder dem Mandatsschreiben.
Sie ist kein Verbot für die Laufbahn des Kandidaten. Menschen dürfen frei den Arbeitgeber wechseln, und eine Off-Limits-Vereinbarung bindet Ihr Team, nicht den Kandidaten. Sie ist auch nichts, was das Applicant Tracking System für Sie entscheidet: Das System zeigt, was vereinbart ist, und Menschen entscheiden, was mit einer Ausnahme geschieht. Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung; maßgeblich ist, was Sie in Ihren Verträgen vereinbart haben.
Wo es hingehört: Felder am Kundenprofil
Führen Sie die Vereinbarung am Kundenprofil in der Kundenbeziehungsansicht neben der Pipeline, verknüpft mit den unterschriebenen Konditionen. Wenige Felder genügen:
- Umfang — welche Unternehmen, Tochtergesellschaften, Standorte oder Abteilungen erfasst sind, jeweils mit eigenem Unternehmensprofil, damit Kandidaten zugeordnet werden können
- Was erfasst ist — aktuelle Mitarbeitende, von Ihnen dort vermittelte Kandidaten oder beides, und ob ehemalige Mitarbeitende für einen Zeitraum mitzählen
- Beginn und Ende — etwa der Beginn der Zusammenarbeit und eine feste Anzahl Monate nach der letzten Stelle oder Besetzung, mit dem Enddatum als Prüftermin
- Vereinbarte Ausnahmen — was gilt, wenn sich ein Mitarbeitender des Kunden aus eigener Initiative bewirbt, so wie es im Vertrag steht
- Quelldokument — ein Link auf die Klausel in den vereinbarten Konditionen, damit sich niemand auf sein Gedächtnis verlassen muss
- Verantwortlicher — der Account Manager, der Fragen beantwortet und Ausnahmen freigibt
Damit die Warnung funktioniert, müssen aktuelle und frühere Arbeitgeber eines Kandidaten mit Unternehmensprofilen verknüpft sein, statt als Freitext erfasst zu werden. Das ist dieselbe Disziplin, die eine gemeinsame Liste mit Fähigkeiten und Schlagworten durchsuchbar macht.
Wo die Warnung erscheinen sollte
- Beim Sourcing — fügt ein Recruiter einen Kandidaten hinzu, dessen aktueller Arbeitgeber erfasst ist, zeigt das Kandidatenprofil den gesperrten Kunden und das Enddatum
- Beim Hinzufügen zu einer Pipeline — wer diesen Kandidaten auf die Stelle eines anderen Kunden setzt, erfasst zuerst einen Grund, etwa eine Eigenbewerbung, bevor der Schritt gespeichert wird
- Vor einer Vorstellung — die Prüfung läuft erneut, neben der Prüfung auf doppelte Vorstellung und der Zustimmung des Kandidaten, denn der Arbeitgeber kann sich zwischen Erstgespräch und Vorstellung ändern
- Bei vermittelten Kandidaten — ein bei einem Kunden vermittelter Kandidat wird für den vereinbarten Zeitraum markiert, auch nach Ablauf der Garantiezeit
- Am Enddatum — der Account Manager erhält eine Aufgabe, zu bestätigen, ob die Vereinbarung verlängert wird oder endet, damit sie nicht unbemerkt ausläuft oder bestehen bleibt
Die Warnung informiert; sie muss nicht blockieren. Eine erfasste Entscheidung einer benannten Person ist oft besser als eine harte Sperre, die Recruiter zu umgehen lernen.
Kandidaten, die sich selbst melden
Die meisten Vereinbarungen unterscheiden zwischen der aktiven Ansprache eines Mitarbeitenden des Kunden und einer Bewerbung aus eigener Initiative. Halten Sie fest, was davon zutraf. Die bei der ersten Bewerbung erfasste Kandidatenquelle zeigt, ob der Kandidat über eine Anzeige oder die Website kam oder von einem Recruiter angesprochen wurde. Notieren Sie Fakten und Entscheidung: wer die Ausnahme freigegeben hat, an welchem Datum und ob der Kunde informiert wurde, wenn der Vertrag das verlangt. Halten Sie die Notiz sachlich und kurz; der Kandidat kann sie später einsehen.
Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten
- Die Liste in einer Tabelle führen — eine separate Liste ist am Tag nach ihrer Erstellung veraltet und beim Sourcing unsichtbar
- Kein Enddatum — Einträge ohne Ende machen die Liste länger, als die Verträge erlauben, und kosten Sie Kandidaten, die Sie ansprechen dürften
- Abgleich über den Firmennamen als Text — „Acme“, „Acme Logistik“ und „Acme Gruppe“ wirken dann wie drei verschiedene Arbeitgeber
- Tochtergesellschaften vergessen — gilt die Vereinbarung für die Gruppe, muss jedes erfasste Unternehmen verknüpft sein
- Sperren ohne Erklärung — zeigen Sie Klausel, Enddatum und Verantwortlichen, damit ein Recruiter weiß, warum und wen er fragen kann
- Ausnahmen im Chat — eine per Chatnachricht freigegebene Ausnahme ist nicht auffindbar, wenn der Kunde danach fragt
Fragen, die Teams stellen
- Brauchen wir das bei nur wenigen Kunden? — Ja; gerade bei wenigen großen Kunden kostet eine Verletzung am meisten, und die Felder sind in Minuten ausgefüllt
- Was ist mit Kandidaten, die schon in der Datenbank waren? — Die Warnung betrifft die Ansprache jetzt; erfassen Sie die frühere Historie und lassen Sie den Account Manager über Kontakt entscheiden, solange die Vereinbarung läuft
- Gilt das auch für Zeitarbeit und Entsendung? — Meist ja; prüfen Sie, ob der Vertrag die Stammbelegschaft des Kunden, die dort eingesetzten Kräfte oder beides erfasst, und halten Sie genau das fest
- Sollen Recruiter den ganzen Vertrag sehen? — Nicht immer; Umfang, Daten, Ausnahmen und Verantwortlicher am Kundenprofil reichen für die tägliche Arbeit
Prüfen Sie es mit Ihren eigenen Daten
Zählen Sie aus Ihren eigenen Daten: wie viele aktive Kunden eine Off-Limits-Vereinbarung mit Umfang und Enddatum erfasst haben, wie viele Kandidaten beim Sourcing oder vor der Vorstellung eine Warnung erhielten, wie viele Ausnahmen freigegeben wurden und von wem, wie viele Vereinbarungen ihr Enddatum ohne Prüfung erreichten und bei wie vielen Kandidaten der aktuelle Arbeitgeber noch als Freitext steht. Nennen Sie bei jeder Zahl die Anzahl der zugrunde liegenden Kunden oder Kandidaten und betrachten Sie Segmente getrennt. Vergleichen Sie sich nicht mit Branchendurchschnitten; Ihre eigenen Zählungen zeigen, wo die Vereinbarung zwar auf Papier, aber nicht in der täglichen Arbeit existiert.
Ein praktischer Einstieg
- Gehen Sie Ihre unterschriebenen Konditionen durch und ergänzen Sie Umfang, Beginn und Ende, Ausnahmen und Verantwortlichen an jedem Kunden mit einer Off-Limits-Klausel
- Verknüpfen Sie die erfassten Unternehmen und Tochtergesellschaften mit eigenen Unternehmensprofilen
- Stellen Sie Freitext-Arbeitgeber bei aktiven Kandidaten auf verknüpfte Unternehmensprofile um, beginnend mit den Kunden mit Vereinbarung
- Aktivieren Sie die Warnung bei Sourcing und Vorstellung, mit einem erfassten Grund für jede Ausnahme
- Besprechen Sie Vereinbarungen, die in diesem Quartal enden, in Ihrem wöchentlichen Pipeline-Review
Die Vereinbarung dort einhalten, wo Recruiter wirklich arbeiten
Eine Off-Limits-Vereinbarung schützt die Beziehung zu einem Kunden nur, wenn sie in dem Moment sichtbar ist, in dem ein Recruiter entscheidet, wen er anspricht. Erfassen Sie, was sie umfasst und bis wann, verknüpfen Sie Kandidaten mit ihrem Arbeitgeber, zeigen Sie die Warnung bei Sourcing und Vorstellung und erfassen Sie jede Ausnahme. Sehen Sie sich das Produkt an oder buchen Sie eine Demo — wir zeigen Ihnen, wie Kundenprofile, Unternehmensverknüpfungen, Warnungen und Ausnahmen in BoldATS für Ihr Segment eingerichtet werden.