Der Kandidat hat angefangen, die Rechnung ist verschickt und die Stelle ist geschlossen. Sechs Wochen später ruft der Kunde an: Die neue Mitarbeiterin hat gekündigt, und die Garantiezeit läuft noch. Im Nachhinein gab es Anzeichen. In der zweiten Woche wurde ein langer Arbeitsweg erwähnt, die Führungskraft war mit einer verpassten Schulung unzufrieden, aber niemand hat nachgefragt, also wusste es niemand. Dieser Beitrag erklärt, warum jede Besetzung in Ihrem Applicant Tracking System geplante Nachfassgespräche während der Garantiezeit braucht: wann Sie sie planen, was Sie erfassen und wie das Ergebnis hilft, zu handeln, bevor eine Besetzung scheitert. Derselbe Ansatz funktioniert für die Probezeit in der internen Rekrutierung.
Was auf dem Spiel steht, ist je nach Segment verschieden. Recruitment-Agenturen, die Festanstellungen vermitteln, vereinbaren mit dem Kunden meist eine Ersatz- oder Erstattungsregelung, ein früher Weggang kostet also Zeit und Vertrauen. Executive-Search-Beratungen besetzen wenige, aber leitende Positionen, und eine gescheiterte Besetzung belastet die Beziehung stark. In der Zeitarbeit hinterlässt eine Arbeitskraft, die stillschweigend nicht mehr erscheint, schon am nächsten Tag eine Lücke im Dienstplan des Kunden. Entsendungs-Teams müssen früh wissen, ob Fachkraft und Kunde für den gesamten Einsatz zusammenpassen. Interne Recruiting-Teams wollen erfahren, ob die Stelle in der Praxis so ist, wie sie bei der Einstellung beschrieben wurde.
Warum das Nachfassen untergeht
- Die Besetzung gilt als erledigt, sobald das Startdatum feststeht, und die Aufmerksamkeit wandert zur nächsten offenen Stelle
- Nachfassgespräche hängen vom Gedächtnis oder persönlichen Kalender eines Recruiters ab und verschwinden, wenn dieser ausgelastet, im Urlaub oder nicht mehr da ist
- Gespräche mit Kandidat und Kunde laufen telefonisch und werden nie festgehalten
- Niemand weiß, wann die Garantiezeit endet, und der letzte sinnvolle Zeitpunkt zum Handeln verstreicht unbemerkt
- Warnsignale bemerkt eine Person, aber sie sind für die Verantwortlichen der Kundenbeziehung nicht sichtbar
Planen Sie die Gespräche, sobald die Besetzung feststeht
Der beste Zeitpunkt, das Nachfassen zu planen, ist der Moment, in dem die Besetzung mit einem bestätigten Startdatum erfasst wird. Dann kann das Applicant Tracking System die Nachfassgespräche automatisch als terminierte Aufgaben für den Verantwortlichen der Stelle anlegen, so wie jeder Kandidat ein nächstes Aktionsdatum hat. Ein üblicher Rhythmus ist ein kurzes Gespräch nach der ersten Woche, eines gegen Ende des ersten Monats und eines kurz vor Ablauf der Garantiezeit. Wählen Sie die Zeitpunkte, die zu Ihren Kunden und Ihrem Segment passen, und machen Sie sie zum Standard, damit niemand bei jeder Besetzung daran denken muss. Das Planen dieser Gespräche ist ein gutes Beispiel für einen wiederkehrenden Schritt, der sich automatisieren lässt.
Was Sie bei jedem Gespräch erfassen
- Mit wem und wann — mit dem Kandidaten, der Führungskraft oder beiden, das Datum wird automatisch erfasst
- Status — im Plan, braucht Aufmerksamkeit oder gefährdet, aus einer kurzen festen Liste gewählt, damit die Antworten vergleichbar sind
- Was zur Sprache kam — ein paar Zeilen in klaren Worten, etwa zu Einarbeitung, Arbeitslast, Arbeitsweg oder Erwartungen
- Vereinbarte Maßnahme — was als Nächstes passiert, wer es tut und bis wann
- Ende der Garantiezeit — als Datumsfeld an der Besetzung erfasst, übernommen aus den mit dem Kunden vereinbarten Konditionen
Halten Sie die Notizen sachlich und auf das beschränkt, was zur Unterstützung der Besetzung nötig ist. Persönliches, das ein Kandidat im Vertrauen erzählt, gehört nicht wörtlich in das Profil; eine kurze neutrale Notiz wie „Arbeitsweg besprochen, in zwei Wochen nachfassen“ genügt.
Früh handeln, wenn eine Besetzung wackelt
Ein Nachfassgespräch hilft nur, wenn eine besorgniserregende Antwort zu einer Maßnahme führt. Wird der Status auf „gefährdet“ gesetzt, sollte das System auch die Verantwortlichen der Kundenbeziehung benachrichtigen, damit der Kunde nicht überrascht wird und die Agentur rechtzeitig eine Lösung vorschlagen kann. Prüfen Sie die Zweitplatzierten in Ihrem Talentpool für dieselbe Stelle, bevor die Garantiezeit abläuft, statt nach dem Weggang des Kandidaten bei null anzufangen. Endet die Besetzung dennoch vorzeitig, erfassen Sie den Grund ebenso sorgfältig wie bei einem Rückzug eines Kandidaten, damit die Ursache später sichtbar ist.
Teilen Sie das Gelernte mit dem Kundenprofil
Nachfassgespräche verraten viel über einen Kunden: wie neue Mitarbeitende eingearbeitet werden, ob die Stelle dem Briefing entsprach und bei welchen Führungskräften Menschen am längsten bleiben. Speichern Sie eine kurze Zusammenfassung im Kundenprofil neben der Pipeline, damit der nächste Recruiter auf diesem Kunden mit diesem Wissen startet. Verbinden Sie die Gespräche in der Entsendung mit dem Enddatum des Einsatzes und der Planung des Anschlusseinsatzes.
Messen Sie es mit Ihren eigenen Daten
Zählen Sie aus Ihren eigenen Daten: bei wie vielen Besetzungen alle geplanten Nachfassgespräche stattgefunden haben, wie viele als gefährdet markiert wurden und wie viele davon die Garantiezeit dennoch überstanden, wie viele Besetzungen vorzeitig endeten und in welcher Woche, und wie oft der Grund schon in einem früheren Gespräch genannt wurde. Nennen Sie bei jeder Zahl die Anzahl der zugrunde liegenden Besetzungen und verwenden Sie immer dieselben Filter. Verlassen Sie sich nicht auf allgemeine Zahlen, die Sie nicht prüfen können; Ihre eigene Besetzungshistorie zeigt, welche Kunden, Stellen oder Teams engeres Nachfassen brauchen.
Wo künstliche Intelligenz helfen darf — und wo nicht
Künstliche Intelligenz darf aus den Notizen des Recruiters eine kurze Zusammenfassung eines Gesprächs entwerfen, Fragen für das nächste Gespräch auf Basis früherer Themen vorschlagen oder Besetzungen auflisten, deren Nachfassgespräche überfällig sind. Sie bleibt ein Hilfsmittel. Künstliche Intelligenz ersetzt keine Recruiter, entscheidet nicht, ob eine Besetzung gefährdet ist, und nimmt nicht eigenständig Kontakt mit Kandidaten oder Kunden auf. Das Gespräch und die Einschätzung bleiben beim Recruiter; das Applicant Tracking System sorgt dafür, dass die Gespräche stattfinden und das Ergebnis erfasst wird.
Ein praktischer Einstieg
- Ergänzen Sie jede Besetzung um ein Datumsfeld für das Ende der Garantie- oder Probezeit
- Legen Sie Aufgaben für Nachfassgespräche automatisch an, sobald eine Besetzung feststeht
- Verwenden Sie eine kurze feste Statusliste: im Plan, braucht Aufmerksamkeit, gefährdet
- Benachrichtigen Sie die Verantwortlichen der Kundenbeziehung, wenn eine Besetzung als gefährdet markiert wird
- Besprechen Sie offene Nachfassgespräche und gefährdete Besetzungen in Ihrem wöchentlichen Pipeline-Review
Eine Besetzung endet erst mit der Garantiezeit
Geplante Nachfassgespräche machen die Wochen nach dem Start zu einem sichtbaren Teil der Pipeline statt zu der Hoffnung, dass alles gut läuft. Sie schützen den Kandidaten, die Kundenbeziehung und Ihre eigenen Ergebnisse und kosten nur wenige kurze Gespräche. Sehen Sie sich das Produkt an oder buchen Sie eine Demo — wir zeigen Ihnen, wie Besetzungen, Aufgaben und Kundenprofile in BoldATS für Ihr Segment zusammenwirken.