Die meisten Honorarstreitigkeiten im Recruiting beginnen nicht bei der Rechnung. Sie beginnen Wochen früher, wenn ein Recruiter ein vielversprechendes Profil an einen neuen Kontakt schickt, bevor jemand vereinbart hat, wie die Arbeit vergütet wird. Der Kunde führt Gespräche, stellt ein und stellt danach das Honorar, die Garantiezeit oder die Frage infrage, ob der Kandidat wirklich von Ihnen vorgestellt wurde. Oft wurden die Konditionen am Telefon besprochen oder ein Dokument per E-Mail verschickt, aber nichts im Kundenprofil zeigt, was wann vereinbart wurde. Dieser Beitrag erklärt, warum jeder Kunde in Ihrem Applicant Tracking System vor der ersten Kandidatenvorstellung vereinbarte Konditionen braucht, was Sie erfassen und wie die Prüfung Teil des normalen Ablaufs wird statt eines nachträglichen Gedankens.
Die Details unterscheiden sich je Segment. Personalvermittlungen vereinbaren, wie und wann ein Vermittlungshonorar fällig wird und was gilt, wenn ein Kandidat früh wieder geht. Zeitarbeits-Teams brauchen vor der ersten Schicht einen unterzeichneten Rahmenvertrag, einschließlich der Bedingungen für die Übernahme eines Zeitarbeitnehmers in eine Festanstellung. Entsendungs-Teams vereinbaren die Einsatzbedingungen je Fachkraft, getrennt vom allgemeinen Rahmen. In der Executive Search hat ein Retained-Mandat ein eigenes Mandatsschreiben, mit Phasen und Exklusivität. Interne Recruiting-Teams stehen vor derselben Frage aus der anderen Richtung: Mit welchen externen Agenturen gibt es vereinbarte Konditionen, damit aus einem unaufgeforderten Profil keine unerwartete Rechnung wird.
Was ohne erfasste Konditionen schiefgeht
- Ein Recruiter stellt einem neuen Kontakt einen Kandidaten vor in der Annahme, dass eine Kollegin oder ein Kollege bereits Konditionen mit dem Unternehmen vereinbart hat
- Die Konditionen wurden mit einer Abteilung oder Niederlassung vereinbart, die Vorstellung geht aber an eine andere, die nie unterschrieben hat
- Die unterzeichnete Fassung liegt in einem Postfach, sodass niemand sie findet, wenn der Kunde das Honorar infrage stellt
- Der Kunde stellt den Kandidaten Monate später ein, direkt oder über einen Dritten, und nirgends ist erfasst, wann die Vorstellung stattfand
- Für einen Kunden, der im vergangenen Jahr neue Konditionen unterschrieben hat, werden noch die alten verwendet, oder umgekehrt
Was Sie im Kundenprofil erfassen
- Status der Konditionen — nicht versendet, versendet, vereinbart oder abgelaufen, als festes Feld statt als Notiz
- Welche Fassung und welches Dokument — die unterzeichnete Datei am Kunden hinterlegt, kein Verweis auf eine E-Mail
- Wer zugestimmt hat und für welche Gesellschaft — die Kontaktperson und die juristische Einheit oder Niederlassung, für die die Konditionen gelten
- Daten — wann die Konditionen vereinbart wurden, ab wann sie gelten und wann sie überprüft werden müssen
- Die Vereinbarungen, die in der Praxis zählen — die Art der Honorarvereinbarung, die Garantie- oder Ersatzfrist, wie lange eine Vorstellung gültig bleibt und eine etwaige Exklusivität, in eigenen Worten erfasst, ohne den ganzen Vertrag abzuschreiben
Kaufmännische Details wie Sätze und Margen bleiben hinter eingeschränkten Zugriffsrechten. Recruiter müssen sehen, dass Konditionen vorliegen und wie lang die Garantiezeit ist; sie müssen nicht alle die Honorarvereinbarung sehen.
Machen Sie es zum Eintrittskriterium der Vorstellungsphase
Die Prüfung funktioniert am besten, wenn sie nicht vom Gedächtnis abhängt. Nehmen Sie sie in die schriftlichen Eintrittskriterien der Vorstellungsphase auf: Ein Kandidat wechselt erst zu „dem Kunden vorgestellt“, wenn das Kundenprofil Konditionen mit dem Status vereinbart zeigt, gültig für die Einheit, die das Profil erhält. Fehlen die Konditionen, zeigt das Applicant Tracking System das, bevor das Profil verschickt wird, und der Recruiter oder der Verantwortliche der Stelle klärt sie zuerst. Dasselbe gilt für ein neues Stellenbriefing von einem Kunden, mit dem Sie noch nicht gearbeitet haben: Das Versenden der Konditionen gehört zur Auftragsaufnahme, nicht in die Zeit nach dem ersten Gespräch.
Erfassen Sie jede Vorstellung mit Datum
Vereinbarte Konditionen helfen nur, wenn Sie zeigen können, wen Sie wann vorgestellt haben. Jede Vorstellung wird sowohl beim Kandidaten als auch beim Kunden erfasst, mit Datum, Stelle und dem Recruiter, der sie verschickt hat, zusammen mit der Zustimmung des Kandidaten zu dieser Vorstellung. Stellt ein Kunde später jemanden ein, den Sie vorgestellt haben, zeigt das Profil das Vorstellungsdatum und die Konditionen, die zu diesem Zeitpunkt galten. Das ist eine sachliche Zeitleiste, keine Diskussion darüber, wer sich woran erinnert. Möglich wird das, weil Sie Kandidaten- und Kundendaten neben der Pipeline in einem System führen.
Zeitarbeit und Entsendung: Rahmen und Einsatz
In Zeitarbeit und Entsendung gibt es meist zwei Ebenen: einen Rahmenvertrag mit dem Kunden und die Bedingungen je Einsatz. Erfassen Sie beide. Der Rahmen gehört ins Kundenprofil; die Einsatzbedingungen, einschließlich des Enddatums des Einsatzes, gehören zum Einsatz selbst. Eine Fachkraft beginnt nicht vor Ort, bevor beides geregelt ist, so wie eine Besetzung ein bestätigtes Startdatum braucht, bevor die Stelle geschlossen wird.
Halten Sie die Konditionen aktuell
Konditionen altern. Kontaktpersonen wechseln die Stelle, Unternehmen fusionieren und Ihre eigenen Standardbedingungen werden überarbeitet. Geben Sie jeder Vereinbarung ein Prüfdatum und lassen Sie das Applicant Tracking System die Kunden anzeigen, deren Konditionen ablaufen oder auf einer älteren Fassung beruhen. Eine kurze jährliche Prüfung mit aktiven Kunden verhindert, dass ein Honorar auf Grundlage von Konditionen berechnet wird, die beim Kunden niemand mehr kennt.
Messen Sie es mit Ihren eigenen Daten
Nutzen Sie tatsächliche Zahlen aus Ihren eigenen Datensätzen: wie viele Vorstellungen an Kunden ohne vereinbarte Konditionen gingen, wie viele Kunden Konditionen mit überschrittenem Prüfdatum haben und wie oft ein Honorar bestritten oder gekürzt wurde, mit dem erfassten Grund. Nennen Sie die Zahl der Datensätze hinter jedem Wert und verwenden Sie jedes Mal dieselben Filter. Verlassen Sie sich nicht auf allgemeine Zahlen, die Sie nicht prüfen können; das Muster in Ihrem eigenen Kundenstamm zeigt, wo Sie ansetzen sollten.
Wo künstliche Intelligenz helfen kann — und wo nicht
Künstliche Intelligenz kann darauf hinweisen, dass eine Vorstellung für einen Kunden ohne vereinbarte Konditionen vorbereitet wird oder dass ein unterzeichnetes Dokument eine andere Garantiezeit nennt als das Feld im Kundenprofil, damit ein Mensch es prüfen kann. Sie kann eine kurze Zusammenfassung eines hochgeladenen Vertrags entwerfen, die jemand liest und korrigiert. Sie bleibt ein Hilfsmittel. Künstliche Intelligenz ersetzt keine Recruiter, legt keine Verträge für Sie aus und verhandelt keine Konditionen mit Kunden. Diese Gespräche führen Menschen; das Applicant Tracking System sorgt dafür, dass das Ergebnis dort erfasst wird, wo alle es finden.
Ein praktischer Einstieg
- Ergänzen Sie jedes Kundenprofil um ein Statusfeld für die Geschäftsbedingungen, mit dem unterzeichneten Dokument hinterlegt
- Erfassen Sie, für welche Gesellschaft oder Niederlassung die Konditionen gelten
- Machen Sie vereinbarte Konditionen zum Eintrittskriterium der Vorstellungsphase
- Erfassen Sie jede Vorstellung mit Datum, Stelle und Recruiter beim Kandidaten und beim Kunden
- Prüfen Sie quartalsweise, welche aktiven Kunden fehlende oder veraltete Konditionen haben
Erst vereinbaren, dann vorstellen
Vereinbarte Konditionen im Kundenprofil sind ein kleiner Schritt, der die unangenehmsten Gespräche im Recruiting verhindert: über Honorare, darüber, wer wen vorgestellt hat, und darüber, was gilt, wenn eine Besetzung nicht funktioniert. Sehen Sie sich das Produkt an oder buchen Sie eine Demo — wir zeigen Ihnen, wie Kundenprofile, Phasenkriterien und Kandidatenvorstellungen in BoldATS für Ihr Segment zusammenwirken.