Ein Applicant Tracking System, das Kandidaten bis zur Besetzung begleitet und sie danach vergisst, lässt Desks für Entsendung und Zeitarbeit genau in dem Moment im Dunkeln, der am meisten zählt: am Ende des Einsatzes. Der Vertrag läuft aus, die Fachkraft ist plötzlich verfügbar, der Kunde hat über eine Verlängerung noch nicht entschieden, und niemand hat den nächsten Schritt geplant. Erfassen Sie das vereinbarte Enddatum jedes Einsatzes im Applicant Tracking System, und verknüpfen Sie damit eine Prüfung des Anschlusseinsatzes, die rechtzeitig vor diesem Datum beginnt. Ohne erfundene Kennzahlen und ohne die Behauptung, dass künstliche Intelligenz Recruiter ersetzt.
Das zählt vor allem für Entsendung und Zeitarbeit, wo Fachkräfte und Zeitarbeitskräfte von Einsatz zu Einsatz wechseln. Recruitment-Agenturen mit einem Interim- oder Contracting-Desk stehen vor derselben Frage, ebenso Firmen im Executive Search, die Interim-Manager vermitteln. Teams in der internen Rekrutierung kennen sie von befristeten Verträgen und interner Mobilität. Ihre Verträge legen die Daten fest; das Applicant Tracking System muss sie sichtbar machen, bevor sie eintreten.
Warum Einsätze ohne erfasstes Enddatum schiefgehen
Die Muster wiederholen sich an jedem Desk:
- Das Enddatum steht in einer Vertragsakte oder einer Tabelle, und der Recruiter erfährt davon, wenn die Fachkraft anruft
- Der Kunde geht von einer Verlängerung aus, die Fachkraft vom Gegenteil, und niemand hat einen von beiden gefragt
- Eine Fachkraft wird an einem Freitag verfügbar, und die Suche nach einem neuen Einsatz beginnt erst in der Woche darauf
- Zwei Recruiter glauben jeweils, der andere spreche mit dem Kunden über die Verlängerung
- Eine starke Fachkraft nimmt anderswo eine Stelle an, weil ihr niemand gezeigt hat, was als Nächstes kommen könnte
Jeder dieser Fälle kostet Umsatz, Vertrauen oder beides. Ein erfasstes Enddatum mit einer geplanten Prüfung macht aus einer Überraschung ein terminiertes Gespräch.
Was Enddatum und Prüfung des Anschlusseinsatzes enthalten
Definieren Sie es klar im Applicant Tracking System:
- Vereinbartes Enddatum — das Datum aus dem unterzeichneten Einsatzvertrag, keine Schätzung, erfasst bei der Bestätigung der Besetzung, genau wie das bestätigte Startdatum
- Kündigungs- und Verlängerungsbedingungen — die Kündigungsfrist und eine etwaige Verlängerungsoption, damit das Team weiß, wann eine Entscheidung fällig ist
- Zeitpunkt der Prüfung — ein fester Zeitpunkt vor dem Enddatum, je Desk vereinbart, an dem die Prüfung des Anschlusseinsatzes beginnt
- Benannter Verantwortlicher — ein Recruiter, der für das Gespräch mit dem Kunden und mit der Fachkraft zuständig ist, im Einklang mit einem Verantwortlichen je Stelle
- Erfasstes Ergebnis — Verlängerung, neuer Einsatz beim selben Kunden, neuer Einsatz anderswo oder eine geplante Pause, festgehalten mit Datum
Wie Sie die Prüfung des Anschlusseinsatzes im Applicant Tracking System durchführen
Eine Erinnerung im Kalender einer einzelnen Person reicht nicht. Im Applicant Tracking System:
- Legen Sie die Prüfung automatisch aus dem Enddatum an, sobald die Besetzung bestätigt ist, mit einem nächsten Aktionsdatum auf dem Profil der Fachkraft
- Fragen Sie in derselben Woche den Kunden nach einer Verlängerung und die Fachkraft nach ihren Wünschen, und erfassen Sie beide Antworten
- Gibt es keine Verlängerung, öffnen Sie die Fachkraft vor dem Enddatum für das Matching auf andere Stellen, nicht danach
- Wünscht der Kunde einen Nachfolger oder ein neues Profil, starten Sie eine neue Stelle mit einem strukturierten Briefing statt einer losen Notiz
- Schließen Sie die Prüfung erst, wenn das Ergebnis erfasst ist, damit offene Prüfungen in der Desk-Übersicht sichtbar bleiben
Anschlusseinsatz und die Kundenbeziehung
Das Ende eines Einsatzes ist auch ein Kundenmoment. Die Kandidaten- und Kundenbeziehungen neben der Pipeline zeigen, welche Fachkräfte bei welchem Kunden arbeiten, welche Einsätze bald enden und was in früheren Gesprächen vereinbart wurde. Nutzen Sie diese Sicht für eine schlichte Liste je Desk: Einsätze, die in den kommenden Wochen enden, mit Status der Prüfung und Verantwortlichem. Erfinden Sie keine „Bench-Scores“ oder Auslastungsquoten, die niemand prüfen kann; die nützliche Frage ist schlicht, welche Fachkräfte bald verfügbar werden und wer mit ihnen spricht.
Wo künstliche Intelligenz helfen darf — und wo nicht
Künstliche Intelligenz darf offene Stellen vorschlagen, die zu den erfassten Fähigkeiten einer Fachkraft passen, eine kurze Nachricht an die Fachkraft zum nächsten Schritt entwerfen oder die Notizen aus dem Kundengespräch zur Prüfung durch den Recruiter zusammenfassen. Sie bleibt sekundär. Künstliche Intelligenz ersetzt keine Recruiter, entscheidet nicht, ob ein Einsatz verlängert wird, und bietet keine Fachkraft einem neuen Kunden an, ohne dass ein Mensch dies bestätigt. Das Applicant Tracking System speichert Enddatum, Prüfung, Verantwortlichen und Ergebnis.
Wie das neben dem Rest der Pipeline steht
- Ein bestätigtes Startdatum eröffnet den Einsatz; ein erfasstes Enddatum und die Prüfung des Anschlusseinsatzes schließen ihn sauber ab
- Ein nächstes Aktionsdatum hält das Profil der Fachkraft auch nach der Besetzung in Bewegung, nicht nur davor
- Ein Verantwortlicher verhindert, dass zwei Recruiter denselben Kunden wegen derselben Verlängerung anrufen
Eine praktische Woche zur Einführung von Enddaten und Anschlussprüfungen
- Vereinbaren Sie je Desk, wie lange vor dem Enddatum die Prüfung des Anschlusseinsatzes beginnt, unter Berücksichtigung der Kündigungsfristen
- Richten Sie das Applicant Tracking System so ein, dass eine Besetzung nicht ohne vereinbartes Enddatum oder einen ausdrücklichen unbefristeten Status bestätigt werden kann
- Erfassen Sie diese Woche die Enddaten aller laufenden Einsätze, beginnend mit denen, die zuerst enden
- Bereiten Sie je Sprache eine kurze Nachricht für die Fachkraft und eine für den Ansprechpartner beim Kunden zum nächsten Schritt vor
- Ergänzen Sie je Desk eine wöchentliche Prüfung der bald endenden Einsätze und der Prüfungen ohne erfasstes Ergebnis
Das zusätzliche Feld kostet einen Moment pro Besetzung. Es erspart die Wochen ohne Einsatz, die hastigen Suchen und die verpassten Verlängerungen, die einem Enddatum folgen, das niemand kommen sah.
Den nächsten Schritt vor dem letzten Tag planen
Wenn sich Ihr Applicant Tracking System nicht mehr um Fachkräfte kümmert, sobald sie besetzt sind, endet jeder Einsatz als Überraschung. Erfassen Sie das vereinbarte Enddatum, beginnen Sie rechtzeitig vorher mit einem benannten Verantwortlichen die Prüfung des Anschlusseinsatzes, und halten Sie künstliche Intelligenz nur als Hilfsmittel. Erkunden Sie danach das Produkt oder vereinbaren Sie eine Demo — wir gehen BoldATS-Disziplin für Einsätze und Anschlusseinsätze in Ihrem Segment durch.