De meeste discussies over fees in recruitment beginnen niet bij de factuur. Ze beginnen weken eerder, wanneer een recruiter een veelbelovend profiel naar een nieuw contact stuurt voordat iemand heeft afgesproken hoe het werk wordt betaald. De klant voert gesprekken, neemt aan en stelt daarna de fee, de garantieperiode of de vraag of de kandidaat echt via u is voorgesteld ter discussie. Vaak zijn de voorwaarden telefonisch besproken of is er een document gemaild, maar niets op het klantdossier laat zien wat er is afgesproken en wanneer. Dit artikel legt uit waarom elke klant in uw Applicant Tracking System afgesproken voorwaarden nodig heeft vóór de eerste kandidaatpresentatie, wat u vastlegt en hoe u de controle onderdeel maakt van de normale werkwijze in plaats van een nagedachte.
De details verschillen per segment. Recruitmentbureaus spreken af hoe en wanneer een plaatsingsfee verschuldigd is en wat er gebeurt als een kandidaat vroegtijdig vertrekt. Uitzendbureaus hebben een getekende raamovereenkomst nodig vóór de eerste dienst, inclusief de voorwaarden voor het overnemen van een uitzendkracht in vaste dienst. Detacheerders spreken per professional de opdrachtvoorwaarden af, los van het algemene raamwerk. In executive search heeft een retained opdracht een eigen opdrachtbevestiging, met fasen en exclusiviteit. Interne recruitmentteams hebben dezelfde vraag andersom: met welke externe bureaus zijn voorwaarden afgesproken, zodat een ongevraagd profiel niet uitmondt in een onverwachte factuur.
Wat er misgaat zonder vastgelegde voorwaarden
- Een recruiter stelt een kandidaat voor aan een nieuw contact in de veronderstelling dat een collega al voorwaarden met dat bedrijf heeft afgesproken
- De voorwaarden zijn afgesproken met één afdeling of vestiging, maar de presentatie gaat naar een andere die nooit heeft getekend
- De getekende versie staat in iemands mailbox, waardoor niemand die kan vinden wanneer de klant de fee ter discussie stelt
- De klant neemt de kandidaat maanden later aan, direct of via een andere partij, en nergens staat wanneer de introductie plaatsvond
- Voor een klant die vorig jaar nieuwe voorwaarden heeft getekend worden nog de oude gebruikt, of andersom
Wat u op het klantdossier vastlegt
- Status van de voorwaarden — niet verstuurd, verstuurd, akkoord of verlopen, als vast veld en niet als notitie
- Welke versie en welk document — het getekende bestand gekoppeld aan de klant, geen verwijzing naar een e-mail
- Wie akkoord gaf en voor welke entiteit — de contactpersoon en de juridische entiteit of vestiging waarvoor de voorwaarden gelden
- Datums — wanneer de voorwaarden zijn afgesproken, vanaf wanneer ze gelden en wanneer ze opnieuw bekeken moeten worden
- De afspraken die er in de praktijk toe doen — het soort feeafspraak, de garantie- of vervangingsperiode, hoe lang een introductie geldig blijft en eventuele exclusiviteit, in uw eigen woorden vastgelegd zonder het hele contract over te nemen
Commerciële details zoals tarieven en marges blijven achter beperkte toegang. Recruiters moeten kunnen zien dát er voorwaarden zijn en wat de garantieperiode is; zij hoeven niet allemaal de feeafspraak te zien.
Maak het een instapcriterium voor de presentatiefase
De controle werkt het best als die niet van het geheugen afhangt. Neem haar op in de geschreven instapcriteria voor de presentatiefase: een kandidaat gaat pas naar „voorgesteld aan klant” als het klantdossier voorwaarden met de status akkoord toont, geldig voor de entiteit die het profiel ontvangt. Ontbreken de voorwaarden, dan laat het Applicant Tracking System dat zien voordat het profiel de deur uitgaat, en regelt de recruiter of de eigenaar van de vacature ze eerst. Hetzelfde geldt bij een nieuwe vacaturebriefing van een klant met wie u nog niet hebt gewerkt: het versturen van de voorwaarden hoort bij de intake, niet bij de periode na het eerste gesprek.
Leg elke introductie vast met een datum
Afgesproken voorwaarden helpen alleen als u kunt laten zien wat u hebt voorgesteld en wanneer. Elke presentatie wordt vastgelegd bij zowel de kandidaat als de klant, met de datum, de vacature en de recruiter die haar verstuurde, samen met de toestemming van de kandidaat voor die presentatie. Neemt een klant later iemand aan die u hebt voorgesteld, dan toont het dossier de introductiedatum en de voorwaarden die op dat moment golden. Dat is een feitelijke tijdlijn, geen discussie over wie zich wat herinnert. Dat kan omdat u kandidaat- en klantgegevens naast de pipeline in één systeem bijhoudt.
Uitzenden en detachering: raamwerk en opdracht
Bij uitzenden en detachering zijn er meestal twee lagen: een raamovereenkomst met de klant en de voorwaarden per opdracht. Leg beide vast. Het raamwerk staat op het klantdossier; de opdrachtvoorwaarden, inclusief de einddatum van de opdracht, staan bij de opdracht zelf. Een professional begint niet op locatie voordat beide geregeld zijn, net zoals een plaatsing een bevestigde startdatum nodig heeft voordat de vacature sluit.
Houd de voorwaarden actueel
Voorwaarden verouderen. Contactpersonen wisselen van baan, bedrijven fuseren en uw eigen standaardvoorwaarden worden bijgewerkt. Geef elke afspraak een herzieningsdatum en laat het Applicant Tracking System de klanten tonen van wie de voorwaarden verlopen of op een oudere versie zijn afgesproken. Een korte jaarlijkse controle met actieve klanten voorkomt dat een fee wordt gefactureerd op voorwaarden die niemand bij de klant nog herkent.
Meet het met uw eigen gegevens
Gebruik werkelijke aantallen uit uw eigen dossiers: hoeveel presentaties naar klanten zonder afgesproken voorwaarden gingen, hoeveel klanten voorwaarden hebben waarvan de herzieningsdatum is verstreken en hoe vaak een fee is betwist of verlaagd, met de vastgelegde reden. Vermeld het aantal dossiers achter elk cijfer en gebruik elke keer dezelfde filters. Vertrouw niet op algemene cijfers die u niet kunt controleren; het patroon in uw eigen klantenbestand laat zien waar u moet ingrijpen.
Waar kunstmatige intelligentie kan helpen — en waar niet
Kunstmatige intelligentie kan signaleren dat een presentatie wordt voorbereid voor een klant zonder afgesproken voorwaarden, of dat een getekend document een andere garantieperiode noemt dan het veld op het klantdossier, zodat een mens het kan nagaan. Ze kan een korte samenvatting van een geüpload contract opstellen, die iemand leest en corrigeert. Ze blijft een hulpmiddel. Kunstmatige intelligentie vervangt geen recruiters, interpreteert geen contracten namens u en onderhandelt niet over voorwaarden met klanten. Die gesprekken voeren mensen; het Applicant Tracking System zorgt dat de uitkomst wordt vastgelegd waar iedereen die kan vinden.
Een praktische start
- Voeg op elk klantdossier een statusveld voor leveringsvoorwaarden toe, met het getekende document gekoppeld
- Leg vast voor welke entiteit of vestiging de voorwaarden gelden
- Maak afgesproken voorwaarden een instapcriterium voor de presentatiefase
- Leg elke presentatie vast met datum, vacature en recruiter, bij zowel de kandidaat als de klant
- Bekijk elk kwartaal welke actieve klanten ontbrekende of verouderde voorwaarden hebben
Eerst afspreken, dan voorstellen
Afgesproken voorwaarden op het klantdossier zijn een kleine stap die de lastigste gesprekken in recruitment voorkomt: over fees, over wie wie heeft voorgesteld en over wat er gebeurt als een plaatsing niet uitpakt. Bekijk het product of plan een demo — we laten u zien hoe klantdossiers, fasecriteria en kandidaatpresentaties in BoldATS samenwerken voor uw segment.