Vraag drie recruiters van hetzelfde team wat “shortlist” betekent en u krijgt vaak drie antwoorden. De een zet een kandidaat door na een goed telefoongesprek, de ander pas na een volledig gesprek, de derde zodra het cv er goed uitziet. Uw Applicant Tracking System hoort voor elke pipelinefase een korte, geschreven omschrijving te bevatten van wat waar en vastgelegd moet zijn voordat een kandidaat die fase in mag. Met die instapcriteria betekent een fase hetzelfde voor elke recruiter, elke vacature en elk rapport, en wordt de pipeline iets waarop u kunt plannen in plaats van een verzameling persoonlijke gewoontes.
De fases verschillen per segment, maar de behoefte is dezelfde. Recruitmentbureaus hebben een duidelijke grens nodig tussen een kandidaat die interessant is en een kandidaat die aan een klant mag worden voorgesteld. Uitzendbureaus moeten weten welke kandidaten werkelijk beschikbaar en gecontroleerd zijn voor een dienst of opdracht. Detacheerders moeten een professional die is voorgesteld onderscheiden van een professional die is bevestigd. Executive-searchbureaus hebben een longlist en shortlist nodig waarop de klant kan vertrouwen. Interne recruitmentteams willen dat hiring managers dezelfde fase op dezelfde manier lezen.
Wat er misgaat zonder instapcriteria
Bij veel teams ziet u dezelfde patronen:
- Kandidaten staan al op “voorgesteld” voordat de klant iets heeft ontvangen, omdat de recruiter het profiel later die dag wil sturen
- Op een shortlist staan kandidaten van wie nog niemand de beschikbaarheid, salarisverwachting of opzegtermijn heeft gecontroleerd
- De doorstroom tussen fases verschilt sterk per recruiter, alleen omdat iedereen de fases anders gebruikt
- Een collega neemt een vacature over en kan niet zien welke kandidaten in een fase echt klaar zijn voor de volgende stap
- Hiring managers vertrouwen het pipelineoverzicht niet meer en vragen om een aparte spreadsheet
Dat komt niet door slechte recruiters. Het komt door fases die wel een naam kregen, maar nooit een omschrijving.
Wat u per fase vastlegt
- Doel — één zin over waar de fase voor is, zoals “kandidaten die de recruiter heeft gesproken en geschikt vindt”
- Instapcriteria — de feiten die waar moeten zijn voordat een kandidaat de fase in gaat, bijvoorbeeld een vastgelegd screeningsgesprek, bevestigde interesse in deze vacature en een gecontroleerde beschikbaarheidsdatum
- Verplichte velden — de gegevens die op de kandidaat of de sollicitatie ingevuld moeten zijn, zoals de kandidaatbron, de opzegtermijn of een schriftelijke uitkomst van het gesprek
- Wie kandidaten mag doorzetten — elke recruiter op de vacature, of alleen de eigenaar van de vacature
- Verwachte duur in de fase — de periode waarna een kandidaat verder had moeten zijn; dat is de basis voor waarschuwingen bij kandidaten die te lang in een fase staan
- Uitgangen — de fases waar een kandidaat daarna naartoe kan, inclusief afwijzing of terugtrekking met een vastgelegde reden
Houd elke omschrijving zo kort dat u die in een halve minuut leest. Heeft een fase een pagina uitleg nodig, dan zijn het waarschijnlijk twee fases.
Laat het Applicant Tracking System de criteria controleren
Geschreven omschrijvingen helpen, maar ze werken het best als het Applicant Tracking System ze controleert op het moment van doorzetten. Zet een recruiter een kandidaat in een fase, dan vraagt het systeem om de verplichte velden die nog leeg zijn en rondt het de stap pas af als die zijn ingevuld. De stap zelf wordt vastgelegd zoals elke andere fasewijziging: wie de kandidaat verplaatste en wanneer. Bij fases waarin een klant betrokken is, zoals het voorstellen van een kandidaat, controleert het systeem eerst of de toestemming van de kandidaat is vastgelegd. Vraagt een fase om een oordeel in plaats van een veld, vraag dan om een korte schriftelijke toelichting in plaats van een vinkje, zodat de onderbouwing bij de kandidaat blijft.
Maak niet elk veld overal verplicht. Elke fase vraagt alleen om wat op dat moment echt nodig is. Te veel verplichte velden vroeg in de pipeline leiden tot opvulwaarden, en opvulwaarden zijn erger dan lege velden.
Houd het aantal fases klein
- Gebruik niet meer fases dan uw proces werkelijk heeft; de meeste teams hebben er vijf tot acht nodig
- Geef elke fase een naam die zegt wat er is gebeurd, niet wat de recruiter hoopt dat er gebeurt
- Maak geen fase voor wachten; gebruik in plaats daarvan een volgende actiedatum op de kandidaat
- Gebruik dezelfde fases voor vergelijkbare vacatures, zodat rapporten over recruiters en klanten heen vergelijkbaar zijn
- Bespreek de omschrijvingen eens per kwartaal met het team en leg vast wat er veranderde en vanaf welke datum
Rapporteer over fases waarop u kunt vertrouwen
Met instapcriteria kan het Applicant Tracking System tonen hoeveel kandidaten elke fase in gingen, hoeveel er doorstroomden en hoe lang ze bleven, per vacature, recruiter, klant of bron. Die cijfers betekenen alleen iets als een fase gedurende de hele periode hetzelfde betekende. Noteer dus de datum van elke wijziging in de omschrijvingen en vergelijk geen periodes met verschillende omschrijvingen alsof ze gelijk zijn. Hanteer dezelfde discipline als bij betrouwbaar gemeten doorlooptijd tot invulling: werkelijke aantallen uit uw eigen gegevens, het aantal kandidaten achter elk cijfer en geen algemene benchmarks die u niet kunt controleren.
Waar kunstmatige intelligentie kan helpen — en waar niet
Kunstmatige intelligentie kan kandidaten signaleren die in een fase staan terwijl een verplicht veld leeg is, kan vergelijken hoe recruiters dezelfde fase gebruiken en aangeven waar een omschrijving onduidelijk is, of gespreksnotities samenvatten zodat de recruiter de uitkomst sneller invult. Ze blijft ondersteunend. Kunstmatige intelligentie vervangt geen recruiters, beslist niet of een kandidaat aan de instapcriteria voldoet en zet kandidaten niet zelfstandig door. Het Applicant Tracking System bewaart de omschrijvingen en de vastlegging; de recruiter neemt de beslissing.
Een praktische week om te beginnen
- Zet de fases die u nu gebruikt op een rij en schrijf met het team per fase het doel en de instapcriteria op
- Voeg fases samen of schrap ze als ze hetzelfde blijken te betekenen of alleen voor wachten worden gebruikt
- Stel per fase de verplichte velden in het Applicant Tracking System in, te beginnen bij de fases waarin een klant betrokken is
- Loop de kandidaten in de huidige openstaande vacatures na en zet iedereen terug die niet voldoet aan de criteria van de fase waarin hij of zij staat
- Leg de datum vast vanaf wanneer de nieuwe omschrijvingen gelden, zodat latere rapporten vanaf een schone lijn starten
Reken erop dat de pipeline na de eerste week kleiner lijkt. Dat is hij niet; hij laat nu zien wat er echt is.
Eerst de fase omschrijven, dan de kandidaat doorzetten
Een pipeline is zo bruikbaar als de afspraak achter elke fase. Leg vast wat waar moet zijn voordat een kandidaat een fase in gaat, laat het systeem dat controleren op het moment van doorzetten en houd de omschrijvingen voor iedereen gelijk. Bekijk daarna het product of plan een demo — we lopen de pipelinefases en instapcriteria in BoldATS met u door voor uw segment.