Een shortlist beantwoordt twee vragen: wie past bij de functie, en wie kan daadwerkelijk beginnen op het moment dat de functie moet worden ingevuld. De tweede vraag blijft vaak liggen tot het aanbod, wanneer het te laat is om bij te sturen. Uw Applicant Tracking System hoort voor elke kandidaat, voordat die naar de shortlistfase gaat, vast te leggen welke opzegtermijn de kandidaat noemde, welke vroegst realistische startdatum daaruit volgt, en wanneer en door wie dat is bevestigd. Met die velden ingevuld vergelijkt de klant of hiring manager kandidaten op dezelfde basis, en ontdekt niemand pas bij het aanbod dat de voorkeurskandidaat nog drie maanden niet kan beginnen.
De aanleiding verschilt per segment. Recruitmentbureaus presenteren kandidaten tegen een startdatum die de klant vaak al met de eigen organisatie heeft afgesproken. Desks voor uitzend werken met korte doorlooptijden, waarbij een week opzegtermijn kan bepalen of een kandidaat überhaupt wordt geplaatst. Teams voor detachering moeten weten wanneer een professional vrij is van een huidige opdracht of werkgever, voordat zij een nieuwe opdracht toezeggen. Bureaus voor executive search hebben te maken met lange opzegtermijnen en uitonderhandelde vertrekdatums bij senior kandidaten. Teams voor interne recruitment moeten de startdatum afstemmen op budget, onboarding en het team dat wacht.
Waarom ontbrekende opzegtermijnen shortlists ondermijnen
Op veel desks zijn dezelfde patronen te zien:
- De opzegtermijn werd in het eerste gesprek genoemd, maar staat in een persoonlijke notitie of e-mail in plaats van in het kandidaatdossier
- Twee kandidaten op dezelfde shortlist lijken gelijkwaardig, maar de een kan volgende maand beginnen en de ander pas over een kwartaal, en de klant hoort dat pas na de keuze
- De recruiter gaat uit van een gebruikelijke opzegtermijn in plaats van ernaar te vragen, terwijl de arbeidsovereenkomst iets anders zegt
- Een traject duurt langer dan gepland, en de vroegste startdatum die bij het eerste gesprek klopte, klopt bij het aanbod niet meer
- De vacature heeft een streefdatum voor invulling, maar niemand controleert of de kandidaten op de shortlist die kunnen halen
Hiervoor is geen nieuw hulpmiddel nodig. Wel een paar vastgelegde gegevens op het juiste moment in de pipeline.
Wat u vastlegt voordat een kandidaat op de shortlist komt
- Opzegtermijn zoals genoemd — de lengte in weken of maanden zoals de kandidaat die gaf, en of die eindigt op een vaste dag, zoals het einde van een kalendermaand
- Huidige situatie — vast dienstverband, tijdelijk contract, werk als zelfstandige, of een lopende detachering met een eigen einddatum; elke situatie leidt tot een andere vroegste start
- Vroegst realistische startdatum — de datum die uit de opzegtermijn volgt als de kandidaat na een aanbod opzegt, vastgelegd als datum en niet als vage omschrijving
- Bekende beperkingen — gepland verlof, een project dat de kandidaat wil afronden of een mogelijke eerdere vrijgave, alleen vastgelegd zoals de kandidaat ze beschreef en nooit aangenomen
- Bevestigd op en door wie — de datum waarop het is gevraagd en de recruiter die het vroeg, zodat een collega ziet hoe actueel het gegeven is
- Status — onbekend, genoemd door de kandidaat, of later in het traject opnieuw bevestigd
Het Applicant Tracking System legt vast wat de kandidaat zegt. Het interpreteert geen arbeidsovereenkomst en geeft geen juridisch advies; twijfelt de kandidaat, dan is de juiste volgende stap de kandidaat te vragen het contract na te kijken, niet te gokken.
Maak het een voorwaarde voor de shortlistfase
Richt het Applicant Tracking System zo in dat een kandidaat alleen naar de shortlistfase kan als de opzegtermijn en de vroegste startdatum zijn ingevuld. De fasewijziging legt dan vast wie de kandidaat verplaatste en wanneer. Ontbreekt de informatie, dan wordt de verplaatsing tegengehouden en krijgt de eigenaar van de vacature een volgende actiedatum om ernaar te vragen. Vergelijk elke vroegste startdatum met de streefdatum voor invulling en de gewenste start in de gestructureerde briefing: een kandidaat die die datum niet haalt, kan nog steeds op de shortlist, maar het verschil is zichtbaar op de shortlist in plaats van verstopt in een notitie. Of dat verschil zwaar weegt, blijft een beslissing van de recruiter en de klant.
Deel de startdatum op de juiste manier met de klant
Neem bij de presentatie van een kandidaat op de shortlist de vroegst realistische startdatum op, zodat de klant kandidaten vergelijkt op beschikbaarheid en op geschiktheid. Deel alleen wat de klant nodig heeft: de datum en eventuele afgesproken beperkingen, geen details over de huidige werkgever die de kandidaat niet wilde delen. De presentatie zelf volgt de gebruikelijke regels: eerst toestemming van de kandidaat en een antwoordtermijn voor de klant. Leg de startdatum die de klant werkelijk nodig heeft vast aan de klantzijde, in de kandidaat- en klantrelaties naast de pipeline, zodat de volgende vacature voor dezelfde klant met een realistische verwachting begint.
Houd het actueel tot de startdatum
- Bevestig de opzegtermijn en de vroegste startdatum opnieuw wanneer de kandidaat de aanbodfase bereikt, en nogmaals als het traject langer heeft geduurd dan gepland
- Neem de vroegste startdatum mee in het gesprek over het aanbod, naast de acceptatietermijn, zodat beide datums samen worden afgesproken
- Leg bij opzegging door de kandidaat de datum van opzegging vast, zodat de startdatum volgt uit feiten in plaats van uit de eerste schatting
- Noemt de kandidaat een tegenbod of een uitonderhandelde eerdere vrijgave, leg dat dan vast als genoemd feit met een datum
- Sluit af met een bevestigde startdatum voordat de vacature sluit
Eerlijk rapporteren over beschikbaarheid
Zodra de velden zijn ingevuld, kan het Applicant Tracking System laten zien hoeveel kandidaten op de shortlist een vastgelegde opzegtermijn hadden op het moment van presentatie, en hoeveel aanbiedingen verschoven omdat de startdatum niet aansloot bij wat de klant verwachtte. Meet de tijd van geaccepteerd aanbod tot eerste werkdag apart van de doorlooptijd tot invulling, met dezelfde definities als bij het betrouwbaar meten van de doorlooptijd tot invulling, omdat opzegtermijnen buiten de invloed van de recruiter liggen. Rapporteer de werkelijke aantallen uit uw eigen dossiers, laat zien hoeveel vacatures achter elk getal zitten, en citeer geen algemene benchmarks voor opzegtermijnen die u niet kunt controleren.
Waar kunstmatige intelligentie kan helpen — en waar niet
Kunstmatige intelligentie mag kandidaten op de shortlist aanwijzen bij wie de opzegtermijn ontbreekt of ouder is dan een afgesproken aantal weken, een eerste voorstel voor de vroegste startdatum berekenen uit de vastgelegde opzegtermijn, of een korte vraag aan de kandidaat opstellen om die te bevestigen. Ze blijft secundair. Kunstmatige intelligentie vervangt geen recruiters, vult geen opzegtermijn in die de kandidaat nooit noemde, interpreteert geen arbeidsovereenkomsten en haalt geen kandidaat van een shortlist vanwege beschikbaarheid. Het Applicant Tracking System bewaart de genoemde feiten; de eigenaar van de vacature beslist.
Een praktische week om te beginnen
- Voeg velden toe voor opzegtermijn, huidige situatie, vroegst realistische startdatum en datum van bevestiging aan het kandidaatdossier
- Neem de vraag naar de opzegtermijn op in het script voor het eerste selectiegesprek
- Maak de velden verplicht voor de stap naar de shortlistfase, en spreek af wat er gebeurt als een kandidaat het antwoord nog niet weet
- Loop vandaag de shortlists van openstaande vacatures door en vul ontbrekende opzegtermijnen aan door het de kandidaten te vragen, met de datum van het antwoord
- Voeg de vroegste startdatum toe aan het format dat u voor kandidaatpresentaties aan klanten gebruikt
De eerste week brengt een paar ongemakkelijke gaten aan het licht. Daar gaat het om: ze zijn goedkoper te vinden bij de shortlist dan bij het aanbod.
Weet wie kan beginnen voordat u hen presenteert
Een shortlist is zo bruikbaar als de startdatums erachter. Leg voor elke kandidaat vóór de shortlistfase de opzegtermijn, de huidige situatie, de vroegst realistische startdatum en de datum van bevestiging vast, deel dat met de klant en houd het actueel tot de eerste werkdag. Verken daarna het product of plan een demo — we lopen de voorwaarden voor de shortlist en het bijhouden van beschikbaarheid in BoldATS voor uw segment door.