Eine Shortlist beantwortet zwei Fragen: Wer passt zur Position, und wer kann tatsächlich beginnen, wenn die Position besetzt sein muss. Die zweite Frage bleibt oft bis zum Angebot liegen, wenn es zu spät ist, noch umzusteuern. Ihr Applicant Tracking System sollte für jeden Kandidaten, bevor er in die Shortlist-Phase wechselt, festhalten, welche Kündigungsfrist der Kandidat genannt hat, welcher frühestmögliche realistische Starttermin daraus folgt und wann und von wem das bestätigt wurde. Sind diese Felder gepflegt, vergleicht der Kunde oder Hiring Manager Kandidaten auf derselben Grundlage, und niemand stellt erst beim Angebot fest, dass der bevorzugte Kandidat noch drei Monate nicht anfangen kann.
Der Anlass unterscheidet sich je Segment. Recruitment-Agenturen stellen Kandidaten gegen einen Starttermin vor, den der Kunde oft bereits intern zugesagt hat. Desks in der Zeitarbeit arbeiten mit kurzen Vorlaufzeiten, bei denen eine Woche Kündigungsfrist entscheiden kann, ob ein Kandidat überhaupt eingesetzt wird. Teams in der Entsendung müssen wissen, wann eine Fachkraft von ihrem aktuellen Einsatz oder Arbeitgeber frei ist, bevor sie einen neuen Einsatz zusagen. Firmen im Executive Search haben mit langen Kündigungsfristen und ausgehandelten Austrittsterminen bei Senior-Kandidaten zu tun. Teams in der internen Rekrutierung müssen den Starttermin mit Budget, Onboarding und dem wartenden Team abstimmen.
Warum fehlende Kündigungsfristen Shortlists untergraben
An vielen Desks zeigen sich dieselben Muster:
- Die Kündigungsfrist wurde im ersten Gespräch genannt, steht aber in einer persönlichen Notiz oder E-Mail statt im Kandidatenprofil
- Zwei Kandidaten auf derselben Shortlist wirken gleichwertig, doch der eine kann nächsten Monat beginnen und der andere erst in einem Quartal, und der Kunde erfährt das erst nach seiner Wahl
- Der Recruiter geht von einer üblichen Kündigungsfrist aus, statt nachzufragen, während der Arbeitsvertrag etwas anderes vorsieht
- Ein Prozess dauert länger als geplant, und der früheste Starttermin, der beim ersten Gespräch stimmte, stimmt beim Angebot nicht mehr
- Die Stelle hat ein Ziel-Besetzungsdatum, aber niemand prüft, ob die Kandidaten auf der Shortlist es erreichen können
Dafür braucht es kein neues Werkzeug. Es braucht einige erfasste Angaben zum richtigen Zeitpunkt in der Pipeline.
Was Sie erfassen, bevor ein Kandidat auf die Shortlist kommt
- Kündigungsfrist wie genannt — die Dauer in Wochen oder Monaten, wie der Kandidat sie angegeben hat, und ob sie zu einem festen Tag endet, etwa zum Monatsende oder Quartalsende
- Aktuelle Situation — unbefristete Anstellung, befristeter Vertrag, selbstständige Tätigkeit oder ein laufender Entsendungseinsatz mit eigenem Enddatum; jede Situation führt zu einem anderen frühesten Start
- Frühestmöglicher realistischer Starttermin — das Datum, das sich aus der Kündigungsfrist ergibt, wenn der Kandidat nach einem Angebot kündigt, erfasst als Datum und nicht als vage Formulierung
- Bekannte Einschränkungen — geplanter Urlaub, ein Projekt, das der Kandidat abschließen möchte, oder eine mögliche vorzeitige Freistellung, nur so erfasst, wie der Kandidat sie beschrieben hat, und nie angenommen
- Bestätigt am und von wem — das Datum der Nachfrage und der Recruiter, der gefragt hat, damit eine Kollegin oder ein Kollege sieht, wie aktuell die Angabe ist
- Status — unbekannt, vom Kandidaten genannt oder später im Prozess erneut bestätigt
Das Applicant Tracking System erfasst, was der Kandidat angibt. Es legt keinen Arbeitsvertrag aus und ersetzt keine Rechtsberatung; ist der Kandidat unsicher, ist der richtige nächste Schritt, ihn zu bitten, seinen Vertrag zu prüfen, statt zu raten.
Machen Sie es zur Voraussetzung für die Shortlist-Phase
Richten Sie das Applicant Tracking System so ein, dass ein Kandidat nur in die Shortlist-Phase wechseln kann, wenn Kündigungsfrist und frühester Starttermin gepflegt sind. Der Phasenwechsel hält dann fest, wer den Kandidaten verschoben hat und wann. Fehlt die Angabe, wird der Wechsel blockiert, und der Verantwortliche der Stelle erhält ein nächstes Aktionsdatum, um nachzufragen. Vergleichen Sie jeden frühesten Starttermin mit dem Ziel-Besetzungsdatum und dem gewünschten Start im strukturierten Briefing: Ein Kandidat, der diesen Termin nicht erreicht, kann trotzdem auf die Shortlist, aber die Abweichung ist auf der Shortlist sichtbar statt in einer Notiz versteckt. Ob die Abweichung ins Gewicht fällt, bleibt eine Entscheidung von Recruiter und Kunde.
Teilen Sie den Starttermin richtig mit dem Kunden
Nehmen Sie bei der Vorstellung eines Kandidaten von der Shortlist den frühestmöglichen realistischen Starttermin auf, damit der Kunde Kandidaten nach Verfügbarkeit und Eignung vergleicht. Teilen Sie nur, was der Kunde braucht: das Datum und vereinbarte Einschränkungen, keine Details zum aktuellen Arbeitgeber, die der Kandidat nicht teilen wollte. Die Vorstellung selbst folgt den üblichen Regeln: zuerst die Zustimmung des Kandidaten und eine Antwortfrist für den Kunden. Erfassen Sie den Starttermin, den der Kunde tatsächlich benötigt, auf der Kundenseite in den Kandidaten- und Kundenbeziehungen neben der Pipeline, damit die nächste Stelle für denselben Kunden mit einer realistischen Erwartung beginnt.
Halten Sie es bis zum Starttermin aktuell
- Bestätigen Sie Kündigungsfrist und frühesten Starttermin erneut, wenn der Kandidat die Angebotsphase erreicht, und nochmals, wenn der Prozess länger gedauert hat als geplant
- Nehmen Sie den frühesten Starttermin in das Angebotsgespräch auf, neben der Annahmefrist, damit beide Termine gemeinsam vereinbart werden
- Erfassen Sie bei der Kündigung durch den Kandidaten das Kündigungsdatum, damit der Starttermin aus Fakten folgt statt aus der ersten Schätzung
- Erwähnt der Kandidat ein Gegenangebot oder eine ausgehandelte vorzeitige Freistellung, erfassen Sie das als genannte Tatsache mit Datum
- Schließen Sie mit einem bestätigten Startdatum vor dem Schließen der Stelle ab
Ehrlich über Verfügbarkeit berichten
Sind die Felder gepflegt, kann das Applicant Tracking System zeigen, wie viele Kandidaten auf der Shortlist zum Zeitpunkt der Vorstellung eine erfasste Kündigungsfrist hatten und wie viele Angebote sich verschoben haben, weil der Starttermin nicht zu den Erwartungen des Kunden passte. Messen Sie die Zeit von der Annahme des Angebots bis zum ersten Arbeitstag getrennt von der Besetzungsdauer, mit denselben Definitionen wie beim verlässlichen Messen der Besetzungsdauer, denn Kündigungsfristen liegen außerhalb des Einflusses des Recruiters. Berichten Sie die tatsächlichen Zahlen aus Ihren eigenen Profilen, zeigen Sie, wie viele Stellen hinter jedem Wert stehen, und zitieren Sie keine allgemeinen Benchmarks zu Kündigungsfristen, die Sie nicht prüfen können.
Wo künstliche Intelligenz helfen darf — und wo nicht
Künstliche Intelligenz darf Kandidaten auf der Shortlist aufzeigen, bei denen die Kündigungsfrist fehlt oder älter als eine vereinbarte Zahl von Wochen ist, aus der erfassten Kündigungsfrist einen ersten Vorschlag für den frühesten Starttermin berechnen oder eine kurze Nachfrage an den Kandidaten entwerfen, um ihn bestätigen zu lassen. Sie bleibt sekundär. Künstliche Intelligenz ersetzt keine Recruiter, trägt keine Kündigungsfrist ein, die der Kandidat nie genannt hat, legt keine Arbeitsverträge aus und nimmt keinen Kandidaten wegen seiner Verfügbarkeit von der Shortlist. Das Applicant Tracking System speichert die genannten Fakten; der Verantwortliche der Stelle entscheidet.
Eine praktische Woche für den Einstieg
- Ergänzen Sie im Kandidatenprofil Felder für Kündigungsfrist, aktuelle Situation, frühestmöglichen realistischen Starttermin und Datum der Bestätigung
- Nehmen Sie die Frage nach der Kündigungsfrist in den Leitfaden für das erste Vorauswahlgespräch auf
- Machen Sie die Felder zur Pflicht für den Wechsel in die Shortlist-Phase und vereinbaren Sie, was passiert, wenn ein Kandidat die Antwort noch nicht kennt
- Gehen Sie heute die Shortlists offener Stellen durch und ergänzen Sie fehlende Kündigungsfristen, indem Sie die Kandidaten fragen, mit dem Datum der Antwort
- Ergänzen Sie den frühesten Starttermin in der Vorlage, die Sie für Kandidatenvorstellungen beim Kunden verwenden
Die erste Woche bringt einige unbequeme Lücken ans Licht. Genau darum geht es: An der Shortlist sind sie günstiger zu finden als beim Angebot.
Wissen, wer beginnen kann, bevor Sie vorstellen
Eine Shortlist ist nur so nützlich wie die Starttermine dahinter. Erfassen Sie für jeden Kandidaten vor der Shortlist-Phase Kündigungsfrist, aktuelle Situation, frühestmöglichen realistischen Starttermin und Datum der Bestätigung, teilen Sie das mit dem Kunden und halten Sie es bis zum ersten Arbeitstag aktuell. Erkunden Sie danach das Produkt oder vereinbaren Sie eine Demo — wir gehen die Voraussetzungen für die Shortlist und die Verfolgung der Verfügbarkeit in BoldATS für Ihr Segment durch.