De kandidaat is gestart, de factuur is verstuurd en de vacature is gesloten. Zes weken later belt de klant: de nieuwe medewerker heeft opgezegd, terwijl de garantieperiode nog loopt. Achteraf waren er signalen. De kandidaat noemde in de tweede week een lange reistijd, de leidinggevende was ontevreden over een gemiste training, maar niemand vroeg ernaar, dus niemand wist het. Dit artikel legt uit waarom elke plaatsing in uw Applicant Tracking System geplande contactmomenten tijdens de garantieperiode nodig heeft: wanneer u ze plant, wat u vastlegt en hoe de uitkomst u helpt in te grijpen voordat een plaatsing mislukt. Dezelfde aanpak werkt voor de proeftijd bij interne recruitment.
Wat er op het spel staat, verschilt per segment. Recruitmentbureaus die vaste plaatsingen doen, spreken met de klant meestal een vervangings- of restitutieregeling af, dus een vroeg vertrek kost tijd en goodwill. Executive search-bureaus plaatsen weinig, maar senior mensen, en één mislukte plaatsing weegt zwaar op de relatie. Bij uitzendbureaus laat een uitzendkracht die stilletjes niet meer komt opdagen de volgende dag al een gat in het rooster van de klant. Detacheerders willen vroeg weten of professional en klant voor de hele opdracht bij elkaar passen. Interne recruitmentteams willen weten of de functie in de praktijk is zoals die tijdens de werving werd beschreven.
Waarom de opvolging erbij inschiet
- De plaatsing telt als afgerond zodra de startdatum vaststaat, dus de aandacht gaat naar de volgende openstaande vacature
- Contactmomenten hangen af van het geheugen of de persoonlijke agenda van een recruiter, en verdwijnen als die recruiter druk is, met verlof gaat of vertrekt
- Gesprekken met kandidaat en klant gaan telefonisch en worden nooit vastgelegd
- Niemand weet wanneer de garantieperiode afloopt, dus het laatste nuttige moment om in te grijpen gaat ongemerkt voorbij
- Waarschuwingssignalen worden door één persoon opgemerkt, maar zijn niet zichtbaar voor degene die de klantrelatie beheert
Plan de contactmomenten zodra de plaatsing vaststaat
Het beste moment om de opvolging te plannen, is het moment waarop de plaatsing met een bevestigde startdatum wordt vastgelegd. Op dat moment kan het Applicant Tracking System de contactmomenten automatisch aanmaken, als taken met een datum voor de eigenaar van de vacature, op dezelfde manier waarop elke kandidaat een volgende actiedatum heeft. Een gangbaar ritme is een kort gesprek na de eerste week, een rond het einde van de eerste maand en een kort voordat de garantieperiode afloopt. Kies de momenten die bij uw klanten en uw segment passen, en maak ze standaard, zodat niemand er per plaatsing aan hoeft te denken. Het plannen van contactmomenten is een goed voorbeeld van een terugkerende stap die u kunt automatiseren.
Wat u bij elk contactmoment vastlegt
- Met wie en wanneer — de kandidaat, de leidinggevende of beiden, met de datum automatisch vastgelegd
- Status — op koers, aandacht nodig of risico, gekozen uit een korte vaste lijst zodat de antwoorden vergelijkbaar zijn
- Wat er speelde — een paar regels in gewone woorden, bijvoorbeeld over inwerken, werkdruk, reistijd of verwachtingen
- Afgesproken actie — wat er nu gebeurt, wie het doet en wanneer
- Einde van de garantieperiode — vastgelegd als datumveld op de plaatsing, overgenomen uit de met de klant afgesproken voorwaarden
Houd de notities feitelijk en beperkt tot wat nodig is om de plaatsing te ondersteunen. Persoonlijke zaken die een kandidaat in vertrouwen deelt, horen niet letterlijk in het dossier; een korte neutrale notitie zoals „reistijd besproken, over twee weken opvolgen” is voldoende.
Grijp vroeg in als een plaatsing wankelt
Een contactmoment helpt alleen als een zorgelijk antwoord tot actie leidt. Wanneer de status op „risico” wordt gezet, laat het systeem dan ook degene waarschuwen die de klantrelatie beheert, zodat de klant niet verrast wordt en het bureau op tijd een oplossing kan voorstellen. Bekijk de nummer-twee-kandidaten in uw talentpool voor dezelfde functie voordat de garantieperiode afloopt, in plaats van na het vertrek van de kandidaat helemaal opnieuw te beginnen. Eindigt de plaatsing toch voortijdig, leg de reden dan net zo zorgvuldig vast als bij een terugtrekking van een kandidaat, zodat de oorzaak later zichtbaar is.
Deel wat u leert met het klantdossier
Contactmomenten vertellen u veel over een klant: hoe nieuwe mensen worden ingewerkt, of de functie overeenkwam met de briefing en bij welke leidinggevenden mensen het langst blijven. Bewaar een korte samenvatting in het klantdossier naast de pipeline, zodat de volgende recruiter op dat account met die kennis begint. Combineer de contactmomenten bij detachering met de einddatum van de opdracht en de herplaatsingscheck.
Meet het met uw eigen gegevens
Tel uit uw eigen registraties: bij hoeveel plaatsingen alle geplande contactmomenten zijn uitgevoerd, hoeveel er als risico zijn gemarkeerd en hoeveel daarvan de garantieperiode toch hebben gehaald, hoeveel plaatsingen voortijdig eindigden en in welke week, en hoe vaak de reden al in een eerder contactmoment werd genoemd. Vermeld bij elk cijfer het aantal plaatsingen waarop het is gebaseerd en gebruik steeds dezelfde filters. Vertrouw niet op algemene cijfers die u niet kunt controleren; uw eigen plaatsingshistorie laat zien welke klanten, functies of teams nauwere opvolging nodig hebben.
Waar kunstmatige intelligentie mag helpen — en waar niet
Kunstmatige intelligentie mag op basis van de notities van de recruiter een korte samenvatting van een contactmoment opstellen, vragen voor het volgende gesprek voorstellen op basis van wat eerder speelde, of plaatsingen tonen waarvan de contactmomenten achterlopen. Het blijft een hulpmiddel. Kunstmatige intelligentie vervangt geen recruiters, beslist niet of een plaatsing een risico loopt en neemt niet zelfstandig contact op met een kandidaat of klant. Het gesprek en het oordeel blijven bij de recruiter; het Applicant Tracking System zorgt ervoor dat de contactmomenten plaatsvinden en de uitkomst wordt vastgelegd.
Zo begint u
- Voeg aan elke plaatsing een datumveld toe voor het einde van de garantie- of proeftijd
- Maak taken voor contactmomenten automatisch aan zodra een plaatsing vaststaat
- Gebruik een korte vaste lijst met statussen: op koers, aandacht nodig, risico
- Waarschuw de beheerder van de klantrelatie wanneer een plaatsing als risico wordt gemarkeerd
- Bespreek openstaande contactmomenten en risicoplaatsingen in uw wekelijkse pipelinereview
Een plaatsing eindigt pas als de garantieperiode eindigt
Geplande contactmomenten maken van de weken na de start een zichtbaar deel van de pipeline, in plaats van de hoop dat alles goed gaat. Ze beschermen de kandidaat, de klantrelatie en uw eigen resultaten, en kosten slechts een paar korte gesprekken. Bekijk het product of plan een demo — wij laten u zien hoe plaatsingen, taken en klantdossiers in BoldATS voor uw segment samenwerken.