Kaum etwas schadet einer Kundenbeziehung so schnell wie derselbe Lebenslauf zum zweiten Mal. Ein Recruiter schickt am Montag ein Profil, eine Kollegin schickt am Donnerstag dieselbe Person für eine andere Stelle, oder der Kandidat wurde schon vor drei Monaten vorgestellt und niemand erinnert sich. Der Kunde fragt sich, ob Ihr Team miteinander spricht, und kommt es zur Einstellung, stellt sich die Frage, welche Vorstellung zählt. Dieser Beitrag erklärt, wie Sie eine doppelte Vorstellung desselben Kandidaten beim selben Kunden in Ihrem Applicant Tracking System verhindern: warum sie passiert, was Sie erfassen und wie Sie eine Prüfung in die Vorstellungsphase einbauen, damit es nicht mehr vom Gedächtnis abhängt.
Das Risiko sieht je Segment anders aus. In Personalvermittlungen arbeiten oft mehrere Recruiter für denselben Kunden an verschiedenen Stellen und sprechen dieselben Kandidaten über dieselben Kanäle an. Zeitarbeits-Teams verschicken schnell viele Profile, manchmal an mehrere Niederlassungen eines Kunden, wodurch dieselbe Person leicht zweimal angeboten wird. Entsendungs-Teams schlagen dieselbe Fachkraft erneut vor, wenn ein Einsatz endet, was in Ordnung ist, solange alle den früheren Vorschlag und sein Ergebnis kennen. In der Executive Search wird eine Longlist vertraulich geteilt, und ein Name, der beim selben Kunden in einem anderen Mandat wieder auftaucht, verlangt eine bewusste Entscheidung. Interne Recruiting-Teams sehen das Thema von der anderen Seite: Derselbe Kandidat kommt über zwei Agenturen herein oder über eine Agentur, nachdem er sich bereits direkt beworben hat, und Sie müssen wissen, wer zuerst da war.
Warum derselbe Kandidat zweimal vorgestellt wird
- Vorstellungen werden nur je Stelle geführt, sodass ein Recruiter, der an einer neuen Stelle arbeitet, nicht sieht, dass der Kandidat diesem Kunden schon für eine andere Stelle vorgestellt wurde
- Der Kandidat existiert zweimal im System, etwa mit einer privaten und einer beruflichen E-Mail-Adresse, sodass die Historie des einen Profils vom anderen aus unsichtbar ist
- Der Kunde hat mehrere Niederlassungen oder Gesellschaften, und Vorstellungen an eine davon sind nicht mit dem Kunden als Ganzem verknüpft
- Profile werden aus persönlichen Postfächern verschickt, sodass die Vorstellung nie im Kandidaten- oder Kundenprofil ankommt
- Eine frühere Vorstellung wurde abgelehnt oder ohne erfassten Grund zurückgezogen, sodass der nächste Recruiter das Profil ohne Kontext erneut verschickt
Was Sie bei jeder Vorstellung erfassen
- Kandidat und Kunde, nicht nur die Stelle — jede Vorstellung ist mit dem Kandidatenprofil und dem Kundenprofil verknüpft, einschließlich der Gesellschaft oder Niederlassung, die sie erhalten hat
- Datum und Recruiter — wann das Profil verschickt wurde und von wem, automatisch beim Phasenwechsel erfasst statt nachträglich eingetippt
- Stelle und Kanal — für welche Position es war und wie es verschickt wurde, damit die Vorstellung nachvollziehbar ist
- Zustimmung — die Zustimmung des Kandidaten zu genau dieser Vorstellung, eingeholt, bevor das Profil verschickt wird
- Ergebnis und Grund — eingeladen, abgelehnt, zurückgestellt, eingestellt oder zurückgezogen, mit dem Grund, den der Kunde oder der Kandidat genannt hat
So wird die Frage „Haben wir diese Person diesem Kunden schon einmal vorgestellt?“ zu einer Abfrage statt zu einer Runde Nachrichten im Team-Chat. Das funktioniert, weil Sie Kandidaten- und Kundendaten neben der Pipeline in einem System führen und nicht in getrennten Tabellen.
Bauen Sie die Prüfung in die Vorstellungsphase ein
Nehmen Sie eine Dublettenprüfung in die schriftlichen Eintrittskriterien der Vorstellungsphase auf. Bevor ein Kandidat zu „dem Kunden vorgestellt“ wechselt, zeigt das Applicant Tracking System jede frühere Vorstellung desselben Kandidaten beim selben Kunden, über alle Stellen und Gesellschaften hinweg, innerhalb des Zeitraums, in dem eine Vorstellung nach Ihren vereinbarten Bedingungen gilt. Gibt es einen Treffer, sieht der Recruiter, wann, von wem, für welche Stelle und mit welchem Ergebnis. Die Vorstellung muss nicht gesperrt werden; manchmal ist es richtig, jemanden erneut vorzustellen. Aber es wird eine bewusste Entscheidung, mit einer kurzen Begründung erfasst und, wo Ihr Ablauf es verlangt, vom Verantwortlichen der Stelle oder der Kundenbetreuung freigegeben.
Saubere Kandidatenprofile zuerst
Eine Dublettenprüfung ist nur so verlässlich wie die Datensätze dahinter. Existiert dieselbe Person zweimal, findet die Prüfung nichts. Führen Sie doppelte Kandidaten zusammen, statt ein zweites Profil anzulegen, gleichen Sie mehr als nur den Namen ab, etwa E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Profillink, und erfassen Sie die Quelle bei der ersten Bewerbung. Die Phasenhistorie vervollständigt das Bild: Wenn bei jedem Phasenwechsel festgehalten wird, wer den Kandidaten verschoben hat, gibt es keinen Zweifel, wer das Profil wann vorgestellt hat.
Vereinbaren Sie, wie lange eine Vorstellung zählt
Ob eine zweite Vorstellung ein Problem ist, hängt oft von der Zeit ab. Viele Agenturen vereinbaren mit ihren Kunden, dass eine Vorstellung für einen festen Zeitraum gültig bleibt. Erfassen Sie diesen Zeitraum bei den vereinbarten Bedingungen im Kundenprofil, damit die Prüfung die Frist verwendet, die für diesen Kunden gilt, und nicht eine allgemeine Regel. Interne Teams können dasselbe für Agenturen tun: Erfassen Sie, welche Agentur einen Kandidaten zuerst vorgestellt hat und wann, damit eine zweite Vorstellung derselben Person später nicht zu einer Diskussion über Honorare führt.
Wann eine zweite Vorstellung richtig ist
Manchmal ist sie das: Der Kandidat hat relevante Erfahrung gesammelt, die frühere Stelle war ganz anders, oder der Kunde fragt selbst erneut nach dem Profil. Erwähnen Sie die frühere Vorstellung dann offen in Ihrer Nachricht an den Kunden, nennen Sie Datum und Stelle und erfassen Sie, warum Sie erneut vorstellen. Kunden schätzen diese Offenheit in der Regel; was sie stört, ist der Eindruck, dass niemand den Überblick behält. Wartet die frühere Vorstellung noch auf eine Antwort, fassen Sie mit der Antwortfrist für Kandidatenvorstellungen nach, statt das Profil ein zweites Mal zu schicken.
Messen Sie es mit Ihren eigenen Daten
Zählen Sie in Ihren eigenen Datensätzen: wie viele Kombinationen aus Kandidat und Kunde mehr als eine Vorstellung haben, wie viele davon bewusst und mit erfasster Begründung erfolgten, wie oft die Prüfung einen Treffer meldete, bevor ein Profil verschickt wurde, und wie viele Diskussionen über eine Vorstellung es gab, mit dem erfassten Ergebnis. Nennen Sie die Zahl der Datensätze hinter jedem Wert und verwenden Sie jedes Mal dieselben Filter. Verlassen Sie sich nicht auf allgemeine Zahlen, die Sie nicht prüfen können; Ihre eigene Vorstellungshistorie zeigt, wo die Lücken liegen, etwa bei einem Kunden mit vielen Gesellschaften oder einem Team, das Profile noch am System vorbei verschickt.
Wo künstliche Intelligenz helfen kann — und wo nicht
Künstliche Intelligenz kann vorschlagen, dass zwei Kandidatenprofile wahrscheinlich zur selben Person gehören, oder darauf hinweisen, dass ein Profil, das gleich verschickt wird, einem Profil ähnelt, das diesem Kunden unter einer anderen E-Mail-Adresse bereits vorgestellt wurde, damit ein Mensch es prüfen und zusammenführen kann. Sie kann eine kurze Nachricht an den Kunden entwerfen, die die frühere Vorstellung erwähnt und die der Recruiter liest und anpasst. Sie bleibt ein Hilfsmittel. Künstliche Intelligenz ersetzt keine Recruiter, entscheidet nicht, ob ein Kandidat erneut vorgestellt wird, und führt keine Profile zusammen, ohne dass ein Mensch es bestätigt. Dieses Urteil bleibt bei den Menschen, die den Kandidaten und den Kunden kennen; das Applicant Tracking System sorgt dafür, dass die Historie sichtbar ist, wenn sie es fällen.
Ein praktischer Einstieg
- Verknüpfen Sie jede Vorstellung mit dem Kandidatenprofil und dem Kundenprofil, einschließlich Gesellschaft oder Niederlassung
- Erfassen Sie Datum, Recruiter, Stelle und Ergebnis als feste Felder beim Phasenwechsel
- Nehmen Sie eine Prüfung auf frühere Vorstellungen beim selben Kunden in die Eintrittskriterien der Vorstellungsphase auf
- Erfassen Sie die vereinbarte Gültigkeitsdauer einer Vorstellung bei den Bedingungen des Kunden
- Führen Sie doppelte Kandidatenprofile zusammen und prüfen Sie monatlich, welche Kombinationen aus Kandidat und Kunde mehr als eine Vorstellung haben
Ein Kandidat, eine Vorstellung
Doppelte Vorstellungen zu verhindern heißt nicht, mehr Regeln einzuführen. Es heißt, eine Historie zu haben, die alle sehen, bevor ein Profil verschickt wird, und die Ihre Beziehung zum Kunden, das Vertrauen des Kandidaten und Ihr Honorar schützt. Sehen Sie sich das Produkt an oder buchen Sie eine Demo — wir zeigen Ihnen, wie Kandidaten- und Kundenprofile, Phasenkriterien und Kandidatenvorstellungen in BoldATS für Ihr Segment zusammenwirken.