Waarom elke klant in uw Applicant Tracking System een vastgelegde off-limitsafspraak nodig heeft

Een recruiter vindt een sterke projectmanager op een vacaturesite, heeft een goed eerste gesprek en zet haar op de shortlist voor een logistieke klant. Twee dagen later ziet de accountmanager de naam: de kandidaat werkt bij een van de grootste klanten van het bureau, en in de voorwaarden die vorig jaar zijn getekend staat dat het bureau geen medewerkers van die klant benadert zolang het voor hen werft en tot twaalf maanden daarna. De afspraak bestaat, maar alleen als artikel in een pdf die de recruiter nooit heeft gezien. Dit artikel legt uit waarom elke klant in uw Applicant Tracking System een vastgelegde off-limitsafspraak nodig heeft: wat de afspraak is en wat niet, welke velden u bij de klant bijhoudt, hoe het systeem kan waarschuwen bij sourcing en presentatie, hoe u omgaat met kandidaten die zelf contact opnemen, en hoe u met uw eigen gegevens controleert of de afspraak wordt nageleefd.

Per segment ziet de afspraak er anders uit. Recruitmentbureaus beschermen de relatie met een klant door niet te werven in de eigen teams van die klant. Uitzendorganisaties spreken vaak af geen vaste medewerkers van de klant te werven en moeten weten welke flexkrachten zij daar hebben geplaatst. Detacheerders werken dagelijks binnen de organisatie van een eindklant, dus hun professionals ontmoeten voortdurend medewerkers van die klant. Executive search-bureaus hebben meestal de strengste off-limitsafspraken, soms voor een hele groep van bedrijven. Interne recruitmentteams hebben de omgekeerde vraag: bij welke partners, klanten of zusterbedrijven zij hebben afgesproken niet rechtstreeks te werven.

Waarom off-limitsafspraken worden geschonden

De afspraak staat in de getekende voorwaarden of in een e-mail, niet bij de klant die recruiters elke dag openen
Niemand weet precies wat eronder valt: de hele groep, één dochteronderneming, één vestiging of één afdeling
De einddatum is nooit vastgelegd, dus sommige klanten blijven jarenlang off-limits en andere worden na een maand vergeten
De huidige werkgever van een kandidaat is als vrije tekst ingevoerd, dus het systeem kan de kandidaat niet koppelen aan het klantbedrijf
Een nieuwe recruiter begint in het team en kan nergens zien welke bedrijven beschermd zijn

Een schending is zelden kwade opzet. Het is ontbrekende informatie op het moment dat een recruiter beslist wie hij of zij belt. Legt het Applicant Tracking System de afspraak vast als gegevens, dan krijgt dat moment een waarschuwing in plaats van een verrassing.

Wat een off-limitsafspraak is, en wat niet

Een off-limitsafspraak is een toezegging aan een klant dat uw team medewerkers van die klant niet actief benadert of werft, binnen een afgesproken reikwijdte en periode. Meestal geldt de afspraak ook voor kandidaten die u bij die klant hebt geplaatst: u probeert hen na de plaatsing niet weer weg te halen. De precieze formulering komt uit uw algemene voorwaarden of de opdrachtbevestiging.

Het is geen verbod op de loopbaan van de kandidaat. Mensen mogen vrij van baan wisselen, en een off-limitsafspraak bindt uw team, niet de kandidaat. Het is ook niet iets wat het Applicant Tracking System voor u beslist: het systeem laat zien wat is afgesproken, en mensen besluiten wat er met een uitzondering gebeurt. Dit artikel is geen juridisch advies; wat geldt, is wat u in uw contracten hebt afgesproken.

Waar het staat: velden bij de klant

Leg de afspraak vast bij de klant in het klantrelatiebeheer naast de pipeline, gekoppeld aan de getekende voorwaarden. Een paar velden zijn genoeg:

Reikwijdte — welke bedrijven, dochterondernemingen, vestigingen of afdelingen eronder vallen, elk gekoppeld aan een eigen bedrijfsrecord, zodat kandidaten eraan kunnen worden gekoppeld
Wat eronder valt — huidige medewerkers, kandidaten die u daar hebt geplaatst, of beide, en of oud-medewerkers een periode meetellen
Begin- en einddatum — bijvoorbeeld het begin van de samenwerking en een vast aantal maanden na de laatste vacature of plaatsing, met de einddatum zichtbaar als evaluatiedatum
Afgesproken uitzonderingen — wat er gebeurt als een medewerker van de klant op eigen initiatief solliciteert, zoals in het contract staat
Brondocument — een link naar het artikel in de afgesproken voorwaarden, zodat niemand op zijn geheugen hoeft te vertrouwen
Eigenaar — de accountmanager die vragen beantwoordt en uitzonderingen goedkeurt

Wilt u dat de waarschuwing werkt, dan moeten de huidige en recente werkgevers van een kandidaat gekoppeld zijn aan bedrijfsrecords in plaats van als vrije tekst ingevoerd. Dat is dezelfde discipline die een gedeelde lijst met vaardigheden en tags doorzoekbaar maakt.

Waar de waarschuwing moet verschijnen

Bij sourcing — voegt een recruiter een kandidaat toe van wie de huidige werkgever onder een afspraak valt, dan toont het kandidaatdossier de off-limitsklant en de einddatum
Bij toevoegen aan een pipeline — wie die kandidaat op een vacature van een andere klant zet, legt eerst een reden vast, zoals een eigen sollicitatie, voordat de stap wordt opgeslagen
Voor een presentatie — de controle loopt opnieuw, naast de controle op dubbele presentatie en de toestemming van de kandidaat, want een werkgever kan veranderen tussen eerste gesprek en presentatie
Voor geplaatste kandidaten — een kandidaat die bij een klant is geplaatst, wordt voor de afgesproken periode gemarkeerd, ook nadat de garantieperiode is afgelopen
Op de einddatum — de accountmanager krijgt een taak om te bevestigen of de afspraak wordt verlengd of afloopt, zodat die niet ongemerkt verloopt of blijft hangen

De waarschuwing informeert; blokkeren hoeft niet. Een vastgelegd besluit van een benoemde persoon werkt vaak beter dan een harde blokkade waar recruiters omheen leren werken.

Kandidaten die zelf contact opnemen

De meeste afspraken maken onderscheid tussen het actief benaderen van een medewerker van de klant en een medewerker die zelf solliciteert. Leg vast welke van de twee het was. De kandidaatbron die bij de eerste sollicitatie is vastgelegd, laat zien of de kandidaat via een vacaturetekst of de website binnenkwam, of door een recruiter is benaderd. Noteer de feiten en het besluit: wie de uitzondering goedkeurde, op welke datum, en of de klant is geïnformeerd als het contract dat vraagt. Houd de notitie feitelijk en kort; de kandidaat kan die later opvragen.

Veelgemaakte fouten om te vermijden

De lijst in een spreadsheet bijhouden — een losse lijst is een dag na het maken verouderd en onzichtbaar op het moment van sourcing
Geen einddatum — afspraken zonder einde maken de lijst langer dan de contracten toestaan en kosten u kandidaten die u wel mag benaderen
Matchen op bedrijfsnaam als tekst — ‘Acme’, ‘Acme Logistics’ en ‘Acme Groep’ lijken dan drie verschillende werkgevers
Dochterondernemingen vergeten — geldt de afspraak voor de groep, dan moet elk bedrijf dat eronder valt gekoppeld zijn
Blokkeren zonder uitleg — toon het artikel, de einddatum en de eigenaar, zodat een recruiter weet waarom en wie hij of zij kan vragen
Uitzonderingen in de chat — een uitzondering die in een chatbericht is goedgekeurd, is niet terug te vinden als de klant ernaar vraagt

Vragen die teams stellen

Is dit nodig als we maar een paar klanten hebben? — Ja; juist bij een paar grote klanten kost een schending het meest, en de velden zijn in een paar minuten ingevuld
En kandidaten die al in de database stonden? — De waarschuwing gaat over het nu benaderen; leg de eerdere geschiedenis vast en laat de accountmanager beslissen over contact zolang de afspraak loopt
Geldt dit ook bij uitzenden en detacheren? — Meestal wel; controleer of het contract de vaste medewerkers van de klant dekt, de krachten die u daar hebt geplaatst, of beide, en leg precies dat vast
Moeten recruiters het hele contract zien? — Niet altijd; reikwijdte, data, uitzonderingen en eigenaar bij de klant zijn genoeg voor het dagelijkse werk

Controleer het met uw eigen gegevens

Tel in uw eigen gegevens: hoeveel actieve klanten een off-limitsafspraak met reikwijdte en einddatum hebben vastgelegd, hoeveel kandidaten een waarschuwing kregen bij sourcing of presentatie, hoeveel uitzonderingen zijn goedgekeurd en door wie, hoeveel afspraken hun einddatum bereikten zonder evaluatie, en bij hoeveel kandidaten de huidige werkgever nog als vrije tekst staat. Vermeld bij elk cijfer het aantal klanten of kandidaten waarop het is gebaseerd en bekijk segmenten apart. Vergelijk uzelf niet met branchegemiddelden; uw eigen tellingen laten zien waar de afspraak wel op papier staat, maar niet in het dagelijkse werk.

Zo begint u

Loop uw getekende voorwaarden na en voeg reikwijdte, begin- en einddatum, uitzonderingen en eigenaar toe aan elke klant met een off-limitsartikel
Koppel de bedrijven en dochterondernemingen die eronder vallen aan hun eigen bedrijfsrecords
Zet huidige werkgevers in vrije tekst bij actieve kandidaten om naar gekoppelde bedrijfsrecords, te beginnen bij de klanten met een afspraak
Zet de waarschuwing aan bij sourcing en presentatie, met een vastgelegde reden voor elke uitzondering
Bespreek afspraken die dit kwartaal aflopen in uw wekelijkse pipelinereview

Respecteer de afspraak waar recruiters echt werken

Een off-limitsafspraak beschermt de relatie met een klant alleen als die zichtbaar is op het moment dat een recruiter beslist wie hij of zij benadert. Leg vast wat eronder valt en tot wanneer, koppel kandidaten aan hun werkgever, toon de waarschuwing bij sourcing en presentatie en leg elke uitzondering vast. Bekijk het product of plan een demo — wij laten u zien hoe klantrecords, bedrijfskoppelingen, waarschuwingen en uitzonderingen in BoldATS voor uw segment worden ingericht.