De meeste recruitmentteams houden wekelijks een of ander overleg over openstaande vacatures, en veel van die overleggen draaien op geheugen. Elke recruiter vertelt hoe het gaat, het levendigste verhaal krijgt de aandacht en de kandidaten die stilletjes zijn vastgelopen, komen helemaal niet ter sprake. Een wekelijkse pipelinereview werkt beter als u die rechtstreeks vanuit uw Applicant Tracking System voert: elke week dezelfde korte set lijsten, gebaseerd op vastgelegde gegevens, en elke afgesproken actie direct teruggeschreven op de vacature of de kandidaat voordat het overleg eindigt. Een half uur is meestal genoeg, en de pipeline staat er daarna beter voor dan ervoor.
Waar de review naar kijkt, verschilt per segment. Recruitmentbureaus willen zien welke kandidaatpresentaties op antwoord wachten en welke vacatures geen nieuwe kandidaten hebben. Uitzendbureaus moeten weten welke diensten of opdrachten voor de komende week nog niet zijn gedekt door beschikbare, gecontroleerde kandidaten. Detacheerders kijken naar opdrachten die binnenkort aflopen zonder vervolg. Executive-searchbureaus controleren of elke search het tempo houdt dat aan de klant is toegezegd. Interne recruitmentteams kijken welke hiring managers nog feedback verschuldigd zijn en welke vacatures achterlopen op hun streefdatum.
Waarom een review uit het hoofd tekortschiet
- Recruiters vertellen over de vacatures die goed lopen en slaan de vacatures over die vastzitten
- Kandidaten die wachten op een klant of hiring manager raken uit beeld, omdat niemand eigenaar is van de opvolging
- Afspraken uit het overleg belanden in iemands notitieboek en zijn aan het eind van de week verdwenen
- Teamleiders kunnen de ene week niet met de volgende vergelijken, omdat elk overleg naar andere informatie keek
Een bruikbare review kijkt elke week naar dezelfde lijsten, zodat vanzelf opvalt wat er is veranderd.
Vijf lijsten die u elke week bespreekt
- Vacatures die achterlopen op hun streefdatum — vacatures waarvan de voortgang niet past bij de streefdatum die op dag één is vastgelegd
- Kandidaten die te lang in een fase staan — dezelfde ouderdomslijst die het systeem voor zijn waarschuwingen gebruikt, oudste eerst
- Kandidaten zonder volgende actie — actieve kandidaten zonder volgende actiedatum, of met een datum die al is verstreken
- Verlopen antwoorden — kandidaatpresentaties aan klanten en feedbackverzoeken aan hiring managers waarvan de termijn is verstreken
- Vacatures zonder activiteit of eigenaar — openstaande vacatures zonder vastgelegde activiteit in de afgelopen week, of zonder één eigenaar
Sla elke lijst op als vaste weergave of rapport in het Applicant Tracking System, elke week op dezelfde manier gefilterd, zodat niemand slides of spreadsheets hoeft voor te bereiden. Is een lijst leeg, benoem dat dan en ga door.
Zo besteedt u het half uur
- Zet de gedeelde weergaven op het scherm; persoonlijke notities en losse spreadsheets blijven dicht
- Loop de lijsten een voor een door, oudste item eerst, en laat de eigenaar van elke vacature in één zin zeggen wat de volgende stap is
- Leg elke afgesproken actie direct vast in het Applicant Tracking System, als volgende actie met een datum en een persoon, in plaats van in aparte notulen
- Besluit wat stopt: een vacature die niet wordt ingevuld, sluit u met een gedocumenteerde sluitreden, en een kandidaat die niet meer in beeld is, wordt afgewezen of als teruggetrokken gemarkeerd met een reden
- Sluit af met de punten waarvoor hulp van de teamleider of een andere recruiter nodig is, en leg vast wie ze overneemt
Waar de review niet voor is
De wekelijkse review is geen ranglijst van recruiters. Wie mensen vergelijkt op hoeveel kandidaten ze deze week hebben doorgezet, nodigt hen uit kandidaten te vroeg door te zetten om druk te lijken, en dat bederft de pipelinegegevens voor iedereen. Het is ook niet de plek om één kandidaat uitgebreid te bespreken; dat hoort in het overleg rond die vacature. En houd de set lijsten minstens een kwartaal gelijk. Wie elke week een nieuwe lijst toevoegt, kan niet meer zien of het beter gaat.
Controleer of de review werkt
Het Applicant Tracking System kan het antwoord geven uit zijn eigen gegevens: hoeveel items er aan het begin van elke review op elke lijst stonden, hoeveel van de acties van vorige week op tijd zijn afgerond en hoe het aantal vacatures dat achterloopt op de streefdatum zich over de weken ontwikkelt. Hanteer dezelfde discipline als bij betrouwbaar gemeten doorlooptijd tot invulling: werkelijke aantallen uit uw eigen gegevens, het aantal vacatures of kandidaten achter elk cijfer, een notitie zodra een filter verandert en geen algemene benchmarks die u niet kunt controleren.
Waar kunstmatige intelligentie kan helpen — en waar niet
Kunstmatige intelligentie kan per vacature een korte samenvatting voorbereiden van wat er sinds vorige week is veranderd, items signaleren die meerdere weken achter elkaar op de lijsten staan, of wat een recruiter in het overleg zegt omzetten in een concept voor de volgende actie dat de recruiter controleert. Ze blijft ondersteunend. Kunstmatige intelligentie vervangt geen recruiters, beslist niet welke vacatures sluiten of welke kandidaten worden afgewezen en bepaalt niet de prioriteiten van het team. Het Applicant Tracking System bewaart de lijsten en de vastlegging; het team neemt de beslissingen.
Een praktische week om te beginnen
- Bouw de vijf opgeslagen weergaven in het Applicant Tracking System samen met de teamleider, met filters waarover iedereen het eens is
- Controleer of elke openstaande vacature een eigenaar en een streefdatum heeft en elke actieve kandidaat een volgende actiedatum, anders zijn de lijsten onvolledig
- Plan een vast half uur op dezelfde dag van de week
- Houd de eerste review en leg elke actie vast in het Applicant Tracking System voordat iemand vertrekt
- Begin de tweede review met de acties van vorige week en controleer welke zijn uitgevoerd
Reken erop dat de eerste review meer vastgelopen items laat zien dan iemand dacht. Daar gaat het juist om; na een paar weken worden de lijsten korter.
Eerst de pipeline bespreken, dan het besluit vastleggen
Een wekelijkse review helpt alleen als die naar vastgelegde gegevens kijkt en eindigt met vastgelegde acties. Gebruik elke week dezelfde lijsten, besluit per item wat de volgende stap is en schrijf dat terug waar het hele team het ziet. Bekijk daarna het product of plan een demo — we lopen opgeslagen pipelineweergaven en een wekelijkse review in BoldATS met u door voor uw segment.