Er komt een nieuwe vacature binnen voor een monteur met een heftruckcertificaat en goed Duits. U weet dat zulke mensen in de database staan, want u sprak er afgelopen voorjaar nog twee. Toch levert de zoekopdracht niets bruikbaars op: de ene recruiter typte “heftruck”, de andere “reachtruckcertificaat”, een derde zette het alleen in een notitie en de Duitstalige kandidaat kreeg de tag “DE”. Dus begint het team opnieuw met sourcen. Dit artikel legt uit hoe u een gedeelde lijst met vaardigheden en tags inricht in uw Applicant Tracking System: wat erop hoort, wie hem beheert, hoe u consequent tagt en hoe een schone lijst u eerst laat zoeken tussen de kandidaten die u al kent.
Het voordeel is in elk segment zichtbaar. Recruitmentbureaus bouwen jarenlang aan een database, en de waarde daarvan hangt af van de vraag of een recruiter op een drukke maandag de juiste mensen terugvindt. Uitzendbureaus hebben vaak op korte termijn meerdere mensen met hetzelfde certificaat nodig. Detacheerders zoeken professionals van wie de opdracht bijna afloopt en die passen bij de volgende aanvraag. Executive search-consultants willen sector- en bestuurservaring in één oogopslag zien. Interne recruitmentteams willen eerdere sollicitanten opnieuw bekijken voor nieuwe functies in plaats van opnieuw te adverteren.
Waarom taggen in vrije tekst niet meer werkt
- Elke recruiter bedenkt eigen woorden, waardoor één vaardigheid onder vijf spellingen, afkortingen en talen terechtkomt
- Belangrijke kwalificaties staan alleen in het cv of in een gespreksnotitie, waar een filter ze niet vindt
- De lijst groeit met tags die één keer zijn gebruikt en daarna nooit meer
- Niemand weet welke tags actueel zijn, dus vertrouwt men de zoekfunctie niet meer en stopt men met taggen
- Als een recruiter vertrekt, verdwijnen zijn of haar persoonlijke taggewoonten mee
Bepaal wat er op de lijst hoort
Houd de lijst kort en praktisch. Deel de tags in een paar vaste categorieën in, bijvoorbeeld vaardigheden en tools, certificaten en diploma’s, talen, sectorervaring en het soort werk dat een kandidaat zoekt, zoals vast, tijdelijk of interim. Schrijf elke tag één keer, in één afgesproken vorm, en zet de gangbare synoniemen erachter, zodat een zoekopdracht op “reachtruck” toch de heftrucktag vindt. Baseer de categorieën op de velden die u al gebruikt in een gestructureerde vacaturebriefing, zodat de eisen van een functie en de tags op een kandidaat dezelfde taal spreken.
Geef de lijst één beheerder
Een gedeelde lijst heeft iemand nodig die hem netjes houdt, zoals elke openstaande vacature één eigenaar nodig heeft. Recruiters mogen een nieuwe tag aanvragen, maar de beheerder beslist of die wordt toegevoegd, samengevoegd met een bestaande tag of afgewezen. Loop de lijst elk kwartaal door: voeg synoniemen samen, schrap tags die niemand gebruikt en controleer of elke categorie nog past bij het werk dat u doet. Een kleine lijst die men vertrouwt, is meer waard dan een grote lijst die niemand gelooft.
Tag op vaste momenten in de pipeline
- Bij de eerste screening — voeg de kernvaardigheden, certificaten en talen toe die de recruiter echt heeft gecontroleerd
- Na een gesprek — bevestig of corrigeer de tags op basis van wat het gesprek liet zien
- Bij plaatsing of terugtrekking — werk de beschikbaarheid bij en het soort werk dat de kandidaat hierna zoekt
- Als een certificaat een vervaldatum heeft — leg die datum bij de tag vast, zodat een verlopen certificaat niet geldig lijkt
Maak taggen onderdeel van de stap zelf in plaats van een losse taak voor later. Een tag die wordt toegevoegd terwijl de informatie vers is, is veel betrouwbaarder dan een tag die weken later uit het geheugen wordt ingevuld.
Ruim op wat u al heeft
De meeste teams beginnen met jaren aan vrije tekst. Probeer niet alles tegelijk op te lossen. Begin bij de kandidaten die u het meest waarschijnlijk opnieuw benadert: recente sollicitanten, nummers twee en mensen in uw actieve talentpool. Koppel de meest voorkomende oude spellingen aan de nieuwe tags en ruim de rest op zodra een dossier wordt geopend. Samenvoegen van tags werkt het best op schone dossiers, dus combineer het met de gewoonte om dubbele kandidaten samen te voegen in plaats van twee versies van dezelfde persoon te bewaren.
Zoek eerst in uw eigen database
Met consequente tags kan elke nieuwe vacature beginnen met een zoekopdracht onder de mensen die u al kent. Filter op de harde eisen uit de briefing, sorteer op recent contact en beschikbaarheid en bekijk de nummer-twee-kandidaten in uw talentpool voordat u adverteert of elders gaat sourcen. Omdat de oorspronkelijke kandidaatbron in elk dossier is vastgelegd, ziet u ook welke kanalen de profielen opleveren die u het vaakst nodig heeft. Maak deze zoekopdracht een vaste eerste stap en een vast punt in de wekelijkse pipelinereview.
Tag alleen wat relevant is voor het werk
Tags beschrijven vaardigheden en voorkeuren die voor een functie van belang zijn, meer niet. Maak geen tags voor gezondheid, religie, afkomst, leeftijd of andere persoonlijke kenmerken, en gebruik tags niet als verkorte mening over een persoon. Tags vallen onder dezelfde regels als de rest van het dossier, inclusief de bewaartermijn, dus verwijder ze samen met de kandidaatgegevens wanneer die termijn verloopt.
Meet het met uw eigen gegevens
Tel uit uw eigen gegevens: welk deel van de actieve kandidaten minimaal de kerntags heeft, hoeveel kandidaten op de shortlist per vacature uit uw bestaande database kwamen in plaats van uit nieuwe sourcing, hoeveel tags het afgelopen kwartaal niet zijn gebruikt en hoeveel synoniemen u heeft samengevoegd. Vermeld bij elk cijfer het aantal dossiers waarop het is gebaseerd en gebruik steeds dezelfde filters. Vertrouw niet op algemene cijfers die u niet kunt controleren; uw eigen historie laat zien of de lijst uw recruiters helpt sneller de juiste mensen te vinden.
Waar kunstmatige intelligentie mag helpen — en waar niet
Kunstmatige intelligentie mag tags voorstellen op basis van een cv of gespreksnotities, waarschijnlijke synoniemen aanwijzen die samengevoegd moeten worden, of dossiers tonen die nog helemaal geen tags hebben. Ze blijft een hulpmiddel. Kunstmatige intelligentie vervangt geen recruiters, beslist niet of een kandidaat geschikt is en voegt geen tags toe zonder dat een recruiter ze bevestigt. Het oordeel blijft bij de recruiter; het Applicant Tracking System zorgt ervoor dat de lijst gedeeld, consequent en doorzoekbaar is.
Een praktische start
- Kies vier of vijf vaste tagcategorieën die aansluiten op uw vacaturebriefing
- Spreek één vorm per tag af en leg de gangbare synoniemen erachter vast
- Wijs één beheerder aan die nieuwe tags goedkeurt en de lijst elk kwartaal doorloopt
- Voeg taggen toe aan de eerste screening en aan het vastleggen van de gespreksuitkomst
- Begin elke nieuwe vacature met een zoekopdracht in uw eigen database
Een database is zo goed als de zoekfunctie
Een gedeelde lijst met vaardigheden en tags maakt van jaren aan gesprekken kandidaten die u echt terugvindt. Het bespaart sourcingtijd, geeft nummers twee een tweede kans en houdt kennis in het team wanneer mensen vertrekken. Bekijk het product of plan een demo — wij laten zien hoe kandidaatdossiers, zoeken en de pipeline in BoldATS samenwerken voor uw segment.