So übergeben Sie Stellen und Kandidaten zwischen Recruitern in Ihrem Applicant Tracking System

Früher oder später muss jedes Recruiting-Team Arbeit von einer Person auf eine andere übertragen. Ein Recruiter geht in Elternzeit, wechselt an einen anderen Desk, fällt einige Wochen aus oder verlässt das Unternehmen. Wie gut das gelingt, hängt fast vollständig davon ab, was in Ihrem Applicant Tracking System erfasst ist. Stehen die offenen Stellen, die Kandidaten in jeder Phase und die Absprachen mit Kunden und Hiring Managern im System, kann eine Kollegin oder ein Kollege an einem Nachmittag übernehmen. Liegt die Hälfte in einem persönlichen Postfach, auf einem Telefon und im Gedächtnis einer Person, bemerken Kandidaten und Kunden die Lücke früher als das Team. Dieser Beitrag beschreibt, wie Sie die Arbeit eines Recruiters im Applicant Tracking System so übergeben, dass es schnell, vollständig und für alle sichtbar geschieht.

Was auf dem Spiel steht, unterscheidet sich je Segment. Für Personalvermittlungen berührt eine Übergabe die Kundenbeziehung: Ein Kunde, der zwei Wochen nichts hört, beginnt einen Wettbewerber zu briefen. Zeitarbeits-Teams übergeben Kandidaten, die diese Woche im Einsatz sind und nächste Woche Schichten brauchen. Entsendungs-Teams übergeben Fachkräfte im Einsatz, einschließlich Enddaten und Anschlussplanung. In der Executive Search ist die Beziehung zum Kandidaten persönlich und vertraulich, daher braucht die Vorstellung der neuen Ansprechperson Sorgfalt. Interne Recruiting-Teams übergeben Stellen zusammen mit den Hiring Managern, die regelmäßige Updates erwarten.

Warum Übergaben scheitern

• Die Übergabe ist ein Gespräch oder eine E-Mail, keine Änderung im System, sodass die Stellen weiterhin den bisherigen Verantwortlichen zeigen
• Telefonisch gegebene Zusagen wie „Ich rufe Sie am Freitag zurück“ wurden nie erfasst und werden schlicht nicht eingehalten
• Kandidaten und Kunden erfahren nicht, wer ihre neue Ansprechperson ist, und schreiben weiter an ein Postfach, das niemand liest
• Die neue verantwortliche Person muss die Vorgeschichte jedes Kandidaten aus verstreuten Notizen rekonstruieren und stellt dieselben Fragen erneut
• Während einer Vertretung ist unklar, wer entscheidet, also warten Entscheidungen, bis der ursprüngliche Recruiter zurück ist

Jeder dieser Punkte ist ein Erfassungsproblem, kein Personalproblem. Die Lösung besteht darin, die Übergabe selbst zu einer Reihe erfasster Schritte im Applicant Tracking System zu machen.

Was mit der Arbeit übergehen muss

• Je Stelle — der Verantwortliche, das strukturierte Briefing, das Ziel-Besetzungsdatum und der Stand der Kandidatenvorstellungen beim Kunden, die auf eine Antwort warten
• Je Kandidat — die aktuelle Phase, das nächste Aktionsdatum, der letzte Kontakt und alles, was zugesagt wurde, etwa Feedback nach einem Gespräch oder eine Entscheidung zu einem Angebot
• Je Kunde oder Hiring Manager — die Ansprechpersonen, die letzten Gespräche und Absprachen, geführt in den Kunden- und Kandidatendaten neben der Pipeline statt in einem persönlichen Adressbuch
• Je Einsatz — in Zeitarbeit und Entsendung die laufenden Einsätze mit ihren Enddaten und der geplanten Anschlussplanung

Lässt sich ein Punkt dieser Liste nicht im Applicant Tracking System finden, erfassen Sie ihn dort vor der Übergabe, nicht in einem separaten Übergabedokument. Ein Dokument ist am Tag nach dem Schreiben veraltet; der Datensatz wird weiter gepflegt.

Geplante und ungeplante Übergaben

Eine geplante Übergabe, etwa bei Elternzeit oder Weggang, verschafft Ihnen Zeit: Der scheidende Recruiter geht seine offenen Stellen und aktiven Kandidaten anhand der Listen im System mit der neuen verantwortlichen Person durch und ergänzt fehlende Angaben sofort. Eine ungeplante Übergabe, zum Beispiel nach plötzlicher Krankheit, verschafft Ihnen diese Zeit nicht. Dann ist der Datensatz alles, was Sie haben. Damit ist die ungeplante Übergabe der eigentliche Test Ihrer Pipeline-Disziplin: Kann eine Kollegin oder ein Kollege morgen früh nicht mit dem weitermachen, was im Applicant Tracking System steht, liegt die Lücke in der täglichen Erfassung, nicht in der Übergabe.

Eine Übergabe in sechs erfassten Schritten

• Erfassen Sie alles, wofür der Recruiter verantwortlich ist — filtern Sie offene Stellen, aktive Kandidaten und laufende Einsätze nach Verantwortlichem, damit der Umfang vollständig ist und nicht auf dem Gedächtnis beruht
• Ändern Sie den Verantwortlichen im System — weisen Sie jede Stelle und jeden Kandidaten ausdrücklich neu zu, sodass die Änderung mit Person und Zeitpunkt erfasst wird, genau wie bei jedem Phasenwechsel
• Prüfen Sie die offenen Folgeaktionen — die neue verantwortliche Person prüft jedes nächste Aktionsdatum, übernimmt, was noch stimmt, und plant Überfälliges neu
• Stellen Sie die neue Ansprechperson vor — Kandidaten, Kunden und Hiring Manager erhalten eine kurze Nachricht mit ihrer neuen Ansprechperson; eine Vorlage aus dem System spart Zeit, sofern die neue verantwortliche Person sie vorher prüft
• Schließen Sie ab, was enden soll — eine Stelle, die nicht besetzt wird, schließen Sie mit einem dokumentierten Grund, statt sie als Altlast zu übergeben
• Prüfen Sie nach einer Woche — kontrollieren Sie, ob alle übergebenen Datensätze einen Verantwortlichen und eine nicht überfällige nächste Aktion haben

Eine Vertretung ist keine Übergabe

Bei einem Urlaub von ein oder zwei Wochen stiftet es mehr Verwirrung als Nutzen, jeden Datensatz einer anderen Person zuzuweisen und danach wieder zurück. Vereinbaren Sie stattdessen eine feste Vertretung, die die in diesem Zeitraum fälligen Folgeaktionen übernimmt und innerhalb klarer Grenzen entscheiden darf, zum Beispiel Gespräche planen, aber keine Finalisten absagen. Halten Sie diese Absprache an der Stelle fest, damit Team und Kunde sehen, an wen sie sich wenden können. Bei längerer Abwesenheit oder einem Weggang übertragen Sie die Verantwortung selbst. Vermeiden sollten Sie in beiden Fällen Datensätze ohne Verantwortlichen: Eine Stelle oder ein Kandidat, der einer abwesenden Person gehört, hat faktisch niemanden, der sich kümmert.

Zugänge und Kandidatendaten beim Weggang

Verlässt ein Recruiter das Unternehmen, wird sein Zugang zum Applicant Tracking System am letzten Arbeitstag entzogen, nachdem die Übergabe abgeschlossen ist. Kandidatendaten und Korrespondenz sollten bereits im System liegen und nicht in einem persönlichen Postfach oder auf einem Telefon, sodass nichts exportiert oder weitergeleitet werden muss. Die Aufbewahrungsfrist an jedem Kandidatenprofil bleibt unverändert; ein neuer Verantwortlicher ist kein Grund, Daten länger aufzubewahren oder früher zu löschen.

Prüfen Sie, ob Übergaben funktionieren

Das Applicant Tracking System beantwortet das aus seinen eigenen Daten: wie viele offene Stellen und aktive Kandidaten Nutzern zugewiesen sind, die abwesend oder nicht mehr aktiv sind, wie viele übergebene Kandidaten ein und zwei Wochen nach der Übergabe eine überfällige nächste Aktion haben und ob Kandidaten in übergebenen Stellen länger in einer Phase verweilen als zuvor. Berichten Sie dies als tatsächliche Zahlen aus Ihren eigenen Daten, mit der Zahl der Datensätze hinter jedem Wert und jedes Mal denselben Filtern. Vermeiden Sie allgemeine Benchmarks, die Sie nicht prüfen können.

Wo künstliche Intelligenz helfen kann — und wo nicht

Künstliche Intelligenz kann für die neue verantwortliche Person eine kurze Zusammenfassung der Vorgeschichte jedes Kandidaten entwerfen, auf Basis der erfassten Notizen und Phasenwechsel, oder einen Entwurf für die Vorstellungsnachricht an einen Kunden erstellen. Die neue verantwortliche Person liest und korrigiert beides, bevor sie sich darauf verlässt. Sie bleibt ein Hilfsmittel. Künstliche Intelligenz ersetzt keine Recruiter, entscheidet nicht, wer welche Stellen übernimmt, und trifft keine Entscheidungen über Kandidaten im Namen einer abwesenden Kollegin oder eines abwesenden Kollegen. Die Beziehung zu Kandidaten und Kunden tragen Menschen; das Applicant Tracking System sorgt dafür, dass sie das vollständige Bild haben.

Ein praktischer Einstieg

• Richten Sie je Recruiter eine gespeicherte Ansicht mit offenen Stellen, aktiven Kandidaten und laufenden Einsätzen ein
• Vereinbaren Sie im Team, wer wen im Urlaub vertritt und was die Vertretung entscheiden darf
• Schreiben Sie eine kurze Vorstellungsvorlage für Kandidaten und eine für Kunden, in jeder Sprache, in der Sie arbeiten
• Machen Sie einen Probelauf: Wählen Sie einen Recruiter und fragen Sie eine Kollegin oder einen Kollegen, ob sie oder er morgen allein anhand des Datensatzes weitermachen könnte, und notieren Sie, was fehlt
• Schließen Sie diese Lücken in der täglichen Routine, nicht in einem Übergabedokument

Das wöchentliche Pipeline-Review ist ein guter Ort, um zu prüfen, ob übergebene Stellen und Kandidaten nachverfolgt werden.

Übergeben Sie den Datensatz, nicht eine Geschichte

Eine gute Übergabe besteht vor allem darin, Verantwortliche im System zu ändern und die Folgeaktionen zu prüfen. Wird die Arbeit jeden Tag erfasst, dauert das einen Nachmittag statt einer Woche, und Kandidaten und Kunden bemerken den Wechsel kaum. Sehen Sie sich das Produkt an oder buchen Sie eine Demo — wir zeigen Ihnen, wie Verantwortung, Folgeaktionen und Übergaben in BoldATS für Ihr Segment funktionieren.