Drie weken na de start van een search naar een financieel directeur stelt de klant in het voortgangsgesprek een eenvoudige vraag: ‘Heeft u iemand gesproken bij onze twee belangrijkste concurrenten?’ De consultant denkt van wel, maar het onderzoek staat in een spreadsheet op de laptop van een researcher die deze week vrij is. Niemand kan zeggen wie is benaderd, wie heeft afgezegd of waarom. Een week later verbreedt de klant de opdracht, en het team benadert opnieuw twee mensen die twee weken eerder vriendelijk nee hadden gezegd. Het zoekwerk was goed gedaan; het was alleen niet vastgelegd waar iedereen het kon zien. Dit artikel legt uit waarom elke searchopdracht in uw Applicant Tracking System een gedocumenteerde longlist nodig heeft: waarom longlists verloren gaan, wat een longlist is en wat niet, wat u vastlegt, hoe u de doellijst met de klant afspreekt, hoe u van longlist naar shortlist gaat en hoe u met uw eigen gegevens controleert of uw onderzoek echt zichtbaar is.
Een gedocumenteerde longlist weegt het zwaarst voor executive search-bureaus, waar het onderzoek een groot deel is van waarvoor de klant betaalt. Recruitmentbureaus die headhunten voor specialistische of senior functies werken op dezelfde manier. Detacheerders die de markt afzoeken naar schaarse consultants, en interne recruitmentteams die zelf actief zoeken voor leidinggevende of moeilijk invulbare functies, hebben dezelfde vraag: naar wie hebben we gekeken, en wat is er gebeurd?
Waarom longlists verloren gaan
- Het onderzoek gebeurt in een spreadsheet of document naast het systeem, één bestand per opdracht, opgeslagen op iemands eigen schijf
- Namen worden bewaard als bladwijzers of privénotities, zodat alleen de researcher weet wie het zijn
- Doelbedrijven worden in een overleg met de klant afgesproken, maar de afgesproken lijst wordt nooit vastgelegd
- Er is geen status per naam, zodat ‘benaderd’, ‘niet geïnteresseerd’ en ‘nog niet benaderd’ er hetzelfde uitzien
- Als de opdracht sluit, wordt het bestand gearchiveerd en verdwijnt de kennis over wie geïnteresseerd was
Niets hiervan is slordig werk. Onderzoek wordt vaak gezien als voorbereiding op het echte proces, terwijl het bij een searchopdracht het proces is.
Wat een gedocumenteerde longlist is, en wat niet
Een gedocumenteerde longlist is de lijst met doelbedrijven en benoemde potentiële kandidaten voor één searchopdracht, bijgehouden in hetzelfde systeem als de vacature, met voor elke naam een status, een datum en een eigenaar. Hij laat op elk moment zien welk deel van de markt is afgedekt en wat de uitkomst was.
Het is geen shortlist en geen toestemming om iemand voor te stellen. Mensen op een longlist hebben meestal niet gesolliciteerd; velen weten nog niet dat zij worden overwogen. Niemand wordt bij naam met de klant gedeeld voordat de kandidaat heeft ingestemd. Een longlist bevat ook persoonsgegevens die u meestal niet van de persoon zelf hebt gekregen. Leg daarom alleen zakelijke informatie vast die u voor de search nodig hebt, en behandel die onder dezelfde privacyregels, zoals de AVG, als de rest van uw gegevens, inclusief het informeren van mensen op de manier die uw privacybeleid beschrijft. Dit artikel is geen juridisch advies; wat geldt, is wat uw eigen beleid, contracten en privacyregels zeggen.
Wat u vastlegt
Houd de opbouw zo eenvoudig dat het hele team hem op dezelfde manier invult:
- Doelbedrijven — de bedrijven of sectoren waarin u zoekt, elk gecontroleerd tegen de off-limitsafspraken met uw andere klanten voordat iemand wordt benaderd
- Benoemde potentiële kandidaten — een persoon, met huidige functie en werkgever, gekoppeld aan één kandidaatdossier in plaats van een kopie per opdracht, zodat u geen dubbele dossiers maakt
- Hoe u hen vond — onderzoek, een aanbeveling, uw eigen database of een sollicitatie, vastgelegd als kandidaatbron
- Benaderstatus — nog niet benaderd, benaderd, in gesprek, niet geïnteresseerd, niet geschikt of naar shortlist; steeds één waarde
- Benaderd op en door — de datum van het eerste contact en de benoemde collega die het legde
- Reden van de uitkomst — een korte standaardreden als iemand afzegt of niet geschikt is, gekozen uit een vaste lijst zoals uw afwijsredenen, zonder persoonlijke details
- Volgende stap — een volgende actiedatum voor elke naam die nog openstaat
Spreek de doellijst af met de klant
De doellijst hoort bij de gestructureerde briefing. Leg vast welke bedrijven en sectoren de klant erin wil hebben, welke buiten beschouwing moeten blijven, wie dat heeft afgesproken en op welke datum. Voegt de klant later een bedrijf toe of haalt hij er een weg, leg die wijziging dan vast met de datum in plaats van de oude lijst te overschrijven. Dat beschermt beide partijen: de klant ziet dat de search volgt wat is afgesproken, en uw team kan laten zien waarom een bepaald bedrijf wel of niet is benaderd.
Houd de longlist in beweging
Een longlist is een werklijst, geen rapport dat één keer wordt geschreven. Bespreek hem op een vast moment, bijvoorbeeld in uw wekelijkse pipelinereview: welke namen hebben geen statuswijziging gehad, welke benaderingen wachten op antwoord en welke doelbedrijven zijn nog niet afgedekt. Voortgangsrapportages aan de klant komen dan rechtstreeks uit de longlist: hoeveel doelbedrijven zijn afgedekt, hoeveel mensen zijn benaderd en hoeveel zijn in gesprek, op basis van uw eigen gegevens in plaats van indrukken.
Neemt een collega een opdracht over, dan maakt de longlist de overdracht mogelijk. Zonder longlist begint de nieuwe consultant opnieuw bij nul, en horen kandidaten twee keer van hetzelfde bureau.
Van longlist naar shortlist
Iemand van de longlist naar de shortlist verplaatsen is een fasewijziging zoals elke andere, dus gebruik voor die fase dezelfde geschreven instapcriteria. Een paar regels houden dat eerlijk:
- De kandidaat is door uw team gesproken en de uitkomst is vastgelegd
- De kandidaat heeft ingestemd met een presentatie, in lijn met de toestemming vóór presentatie
- U hebt gecontroleerd dat de kandidaat niet al door een collega aan dezelfde klant is voorgesteld
- De longliststatus wordt dezelfde dag op naar shortlist gezet, zodat longlist en pipeline hetzelfde verhaal vertellen
Nadat de opdracht is gesloten
Leg een sluitreden voor de opdracht vast, en gooi de longlist niet weg. Mensen die geïnteresseerd waren maar niet zijn gekozen, zijn waardevol voor de volgende search, en u kunt hen opnieuw benaderen vanuit de talentpool als zij ermee instemmen dat u contact houdt. Mensen die aangaven niet geïnteresseerd te zijn, benadert u niet opnieuw voor hetzelfde soort functie binnen een termijn die u als team afspreekt. Geef elke naam op de longlist een bewaartermijn, zodat onderzoeksgegevens niet langer in het systeem blijven dan uw beleid toestaat.
Laat het systeem helpen
Verschillende stappen rond de longlist komen in elke opdracht terug en lenen zich goed voor automatisering: een herinnering als een naam een vast aantal dagen geen statuswijziging heeft gehad, een off-limitscontrole zodra een doelbedrijf wordt toegevoegd, en een voortgangsoverzicht voor de klant op basis van de statussen. Een hulpmiddel met kunstmatige intelligentie kan bedrijven met vergelijkbare functies voorstellen, gespreksnotities samenvatten of een eerste benaderingsbericht opstellen. De researcher en de consultant beslissen nog steeds wie wordt benaderd en hoe; kunstmatige intelligentie vervangt geen recruiters of researchers en neemt zelf geen contact op met wie dan ook.
Veelgemaakte fouten om te vermijden
- Een longlist buiten het systeem — een spreadsheet per opdracht is niet doorzoekbaar, niet te bespreken en niet over te dragen
- Namen zonder status — een lijst zonder status vertelt u niet welk deel van de markt is afgedekt
- Persoonlijke meningen in notities — leg zakelijke feiten en standaardredenen vast, geen opmerkingen die u de kandidaat niet zou willen laten lezen bij een inzageverzoek
- Namen te vroeg delen — deel doelbedrijven en voortgang met de klant, geen namen, totdat de kandidaat heeft ingestemd
- De off-limitscontrole vergeten — iemand benaderen bij een bedrijf waar u hebt afgesproken niet te zoeken, kost meer dan één gemiste kandidaat
Vragen die teams stellen
- Krijgt elke naam op een longlist een volledig kandidaatdossier? — Geef hen één dossier met de informatie die u voor de search nodig hebt, gekoppeld aan de opdracht; vul het pas verder aan als iemand met u in gesprek is
- Mag de klant de longlist zien? — Deel de afgesproken doelbedrijven en de voortgang per status; deel namen alleen met instemming van de kandidaat
- Hoe lang moet een longlist zijn? — Zo lang als de markt voor die functie vraagt; het gaat niet om het aantal namen, maar om een status bij elke naam
- Geldt dit ook voor interne kandidaten? — Ja, interne teams kunnen eigen collega’s op dezelfde longlist zetten, met dezelfde zorg over wie hun naam ziet
Controleer het met uw eigen gegevens
Tel in uw eigen gegevens, per opdracht: hoeveel namen op de longlist staan, hoeveel geen status of geen volgende actiedatum hebben, hoeveel mensen meer dan eens zijn benaderd voor hetzelfde soort functie, hoeveel met de klant afgesproken doelbedrijven niet zijn afgedekt, en hoeveel shortlistkandidaten uit onderzoek kwamen vergeleken met sollicitaties of uw eigen database. Bekijk de tijd van de start van de opdracht tot de eerste shortlist naast uw doorlooptijd tot invulling. Vermeld bij elk cijfer het aantal opdrachten en namen waarop het is gebaseerd. Vergelijk uzelf niet met branchegemiddelden; het verschil tussen het onderzoek dat u deed en het onderzoek dat iedereen kan zien, is het getal dat telt.
Zo begint u
- Spreek met uw consultants en researchers de waarden voor de benaderstatus en een korte lijst met redenen af
- Koppel elke nieuwe searchopdracht aan een longlist in het systeem, en begin geen nieuwe onderzoeksspreadsheets meer
- Leg de doelbedrijven en de instemming van de klant vast als onderdeel van de briefing
- Voer de off-limitscontrole uit telkens wanneer een doelbedrijf wordt toegevoegd
- Bespreek openstaande namen en niet-afgedekte doelbedrijven één keer per week
Onderzoek dat u kunt laten zien
Een search is zo goed als het onderzoek erachter, en onderzoek telt pas als uw team en uw klant het kunnen zien. Houd de longlist bij in hetzelfde systeem als de opdracht, geef elke naam een status, een datum en een eigenaar, spreek de doelbedrijven af met de klant, controleer off-limits vóór elke benadering en bewaar de uitkomst voor de volgende search. Bekijk het product of plan een demo — wij laten u zien hoe longlists, benaderstatussen en doelbedrijven in BoldATS voor uw segment worden ingericht.