Wie Sie ein Auskunftsersuchen eines Kandidaten aus dem Applicant Tracking System beantworten

Eine Kandidatin, die Sie im letzten Frühjahr zwei Kunden vorgestellt haben, schreibt an einem Freitagnachmittag: Nach der DSGVO möchte sie alle personenbezogenen Daten sehen, die Sie über sie gespeichert haben, mit wem Sie diese geteilt haben und wie lange Sie sie aufbewahren. Ihr Lebenslauf liegt im Applicant Tracking System, Gesprächsnotizen stehen im Notizbuch eines Beraters, Kundenfeedback steckt in drei E-Mail-Verläufen und ein Telefoninterview wurde im Chat zusammengefasst. Dieser Artikel erklärt, wie Sie ein Auskunftsersuchen eines Kandidaten aus dem Applicant Tracking System beantworten: worauf der Kandidat Anspruch hat, wie Sie das Ersuchen als Aufgabe mit Verantwortlichem und Frist erfassen, welche Felder die Antwort schnell machen, wie Sie mit Notizen umgehen, in denen andere Personen vorkommen, und wie Sie Ihre Antwortzeit mit Ihren eigenen Daten messen. Es handelt sich um praktische Hinweise für Recruiting-Teams, nicht um Rechtsberatung.

Je nach Segment kommt das Ersuchen anders an. Recruitment-Agenturen müssen zeigen, welche Kunden ein Profil erhalten haben. Zeitarbeit-Desks führen große Pools mit Kandidaten, die sich einmal registriert haben und mehrfach eingesetzt wurden. Entsendungsunternehmen bewahren Einsatzhistorie und Kundenbewertungen über Jahre auf. Executive-Search-Berater haben vertrauliche Notizen zu Personen, die sich nie beworben haben. Interne Recruiting-Teams erhalten Anfragen von abgelehnten Bewerbern, die wissen wollen, warum.

Warum Auskunftsersuchen scheitern, wenn Daten verstreut liegen

Niemand ist für das Ersuchen verantwortlich, also verstreicht die Monatsfrist, während die E-Mail in einem gemeinsamen Postfach liegt
Die Antwort enthält Lebenslauf und Profilfelder, aber keine Gesprächsnotizen, Bewertungsbögen und Kundenfeedback, die anderswo liegen
Das Team kann nicht sagen, welche Kunden das Profil erhalten haben, weil Vorstellungen aus persönlichen Postfächern verschickt wurden
Die Herkunft des Profils ist unbekannt, sodass eine Kandidatin, die sich nie beworben hat, nicht erfährt, woher Sie ihre Daten haben
Notizen über andere Kandidaten oder Kollegen landen ungeprüft in der Antwort

Ein Auskunftsersuchen ist ein Test Ihrer Dokumentation. Ist das Applicant Tracking System der Ort, an dem die Kandidatenarbeit stattfindet, ist die Antwort größtenteils ein Export. Ist es das nicht, wird die Antwort zur Suche durch jedes Werkzeug, das Ihr Team je verwendet hat.

Worauf der Kandidat Anspruch hat

Nach Art. 15 DSGVO kann ein Kandidat eine Bestätigung verlangen, ob Sie personenbezogene Daten über ihn verarbeiten, und wenn ja, eine Kopie davon samt weiterer Informationen:

Eine Kopie der personenbezogenen Daten — Profilfelder, Lebenslauf und Dokumente, Notizen, Gesprächsergebnisse, Bewertungsbögen, Assessment-Ergebnisse und Nachrichten, die den Kandidaten betreffen
Die Verarbeitungszwecke — zum Beispiel die Vorstellung für aktuelle Stellen oder die Aufbewahrung des Profils in einem Talentpool
Die Empfänger — die Kunden, Hiring Manager oder anderen Stellen, mit denen das Profil geteilt wurde
Die Speicherdauer — wie lange Sie die Daten aufbewahren oder nach welchen Kriterien Sie das festlegen
Die Herkunft — woher die Daten stammen, wenn der Kandidat sie nicht selbst angegeben hat, etwa aus einer Empfehlung, einer Jobbörse oder einem beruflichen Netzwerk
Automatisierte Entscheidungen — ob eine automatisierte Entscheidungsfindung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung stattfindet und, falls ja, aussagekräftige Informationen über die involvierte Logik; automatisierte Vorauswahl- oder Ranking-Vorschläge sollten Sie beschreiben, auch wenn eine Recruiterin die letzte Entscheidung trifft
Die Rechte des Kandidaten — Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch und das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Die Antwort ist unverzüglich zu geben, spätestens innerhalb eines Monats nach Eingang. Bei komplexen oder zahlreichen Anträgen kann die Frist um weitere zwei Monate verlängert werden; dann müssen Sie den Kandidaten innerhalb des ersten Monats informieren und die Gründe nennen. Die erste Kopie ist unentgeltlich.

Wo es hingehört: eine Aufgabe im Kandidatenprofil

Erfassen Sie jedes Auskunftsersuchen im Applicant Tracking System als Aufgabe im Kandidatenprofil, nicht als E-Mail, die jemand irgendwann beantworten will. Die Aufgabe braucht wenige Felder:

Eingangsdatum — der Tag, an dem das Ersuchen ankam; damit beginnt die Monatsfrist
Benannter Verantwortlicher — eine Person, die die Antwort zusammenstellt, prüft und versendet; meist die Datenschutzverantwortliche oder das Office-Management, nicht die Recruiterin, die es zufällig erhalten hat
Antwortfrist — ab Eingangsdatum berechnet und als nächstes Aktionsdatum sichtbar, damit das Ersuchen nicht untergeht
Identitätsprüfung — wie Sie festgestellt haben, dass die anfragende Person der Kandidat ist, erfasst, bevor Daten das Haus verlassen
Fristverlängerung — falls genutzt: der Grund und das Datum, an dem der Kandidat informiert wurde
Versanddatum und Inhalt — damit Sie später nachweisen können, was der Kandidat erhalten hat

Ersuchen kommen auch telefonisch, über einen Kunden oder im Postfach eines Kollegen an. Wer eines erhält, erfasst es am selben Tag, auch wenn er nicht verantwortlich ist. Die Frist begann, als der Kandidat fragte, nicht als die richtige Person es bemerkte.

Welche Felder die Antwort schnell machen

Das meiste, was Art. 15 verlangt, erfasst ein disziplinierter Desk bereits. Jedes Feld unten macht aus einer Suche ein Nachschlagen:

Quelle — eine bei der ersten Bewerbung erfasste Quelle beantwortet, woher die Daten stammen
Vorstellungen — jede Vorstellung bei einem Kunden, aus dem Applicant Tracking System versendet und durch die Zustimmung des Kandidaten vor der Vorstellung gedeckt, liefert Ihnen die Liste der Empfänger
Aufbewahrung — eine Aufbewahrungsfrist im Kandidatenprofil beantwortet, wie lange Sie die Daten speichern
Ergebnisse und Gründe — ein schriftliches Gesprächsergebnis, standardisierte Absagegründe und ein erfasster Rückzugsgrund zeigen, was entschieden wurde und warum, in Worten, die Sie teilen können
Ein Profil pro Person — zusammengeführte Dubletten bedeuten, dass der Export vollständig ist und Sie das zweite Profil eines Kollegen nicht übersehen

Dieselbe Disziplin hilft bei den Anträgen, die oft auf ein Auskunftsersuchen folgen: ein Feld berichtigen, die Nutzung einschränken oder das Profil löschen. Liegen die Daten in einem Profil, ist jeder davon eine Änderung statt einer Suche.

Notizen, in denen andere Personen vorkommen

Eine Kopie der Daten des Kandidaten darf die Rechte und Freiheiten anderer Personen nicht beeinträchtigen. Recruiting-Unterlagen tun das schnell: Ein Shortlist-Vergleich nennt andere Kandidaten, eine Kunden-E-Mail zitiert einen Hiring Manager, eine Gesprächsnotiz nennt eine Referenzperson namentlich. Vor dem Versand prüft der Verantwortliche den Export und entfernt oder schwärzt Angaben über andere Personen, während das, was den Kandidaten betrifft, erhalten bleibt. Kommentare von Interviewern über den Kandidaten gehören in der Regel zu dessen Daten, also schreiben Sie sie so, als würde der Kandidat sie eines Tages lesen. Das ist ohnehin eine gute Gewohnheit.

Halten Sie in der Aufgabe kurz intern fest, was geschwärzt wurde und warum. Hinterfragt der Kandidat die Antwort, zeigen Sie Ihre Abwägung, statt sie zu rekonstruieren.

Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten

Nur den Lebenslauf schicken — der Kandidat hat alle personenbezogenen Daten verlangt, einschließlich Notizen, Ergebnissen und Empfängern
Keine Identitätsprüfung — ein vollständiges Profil an eine nie gesehene E-Mail-Adresse zu senden, ist eine Datenpanne mit Ansage
Frist nur im Kopf — ohne Datum im Profil wird aus einem vollen Monat unbemerkt zwei
Notizen außerhalb des Applicant Tracking System — persönliche Dateien und Chat-Zusammenfassungen gehören ebenfalls dazu; sie machen Sie nur langsamer und unvollständiger
Nach einem Grund fragen — der Kandidat muss nicht erklären, warum er seine Daten sehen will
Während des Ersuchens löschen — Profile zu löschen, nachdem ein Ersuchen eingegangen ist und bevor Sie geantwortet haben, wirkt wie das Zurückhalten von Informationen; beantworten Sie zuerst das Ersuchen und wenden Sie danach die Aufbewahrungsfrist an

Fragen, die Teams stellen

Müssen interne Notizen dabei sein? — Notizen über den Kandidaten sind personenbezogene Daten und gehören dazu; entfernen Sie Angaben über andere Personen, nicht die Notizen über die anfragende Person
Der Kunde hat das Profil auch. Wer antwortet? — Sie antworten für die Daten, die Sie selbst speichern, nennen den Kunden als Empfänger und weisen den Kandidaten darauf hin, dass er auch beim Kunden Auskunft über dessen Daten verlangen kann
Dürfen wir einen Link statt einer Datei senden? — Ein sicherer Download oder ein Self-Service-Zugang ist in Ordnung, wenn der Kandidat die vollständige Antwort tatsächlich öffnen kann; erfassen Sie in der Aufgabe, was bereitgestellt wurde
Und ein Kandidat, der sich nie beworben hat? — Es gelten dieselben Regeln; genau deshalb zählt eine erfasste Quelle bei direkt angesprochenen Profilen

Messen Sie es mit Ihren eigenen Daten

Zählen Sie aus Ihren eigenen Daten: wie viele Auskunftsersuchen pro Quartal eingingen, wie viele Kalendertage zwischen Eingang und Antwort lagen, wie viele Antworten eine Fristverlängerung brauchten, wie oft Daten außerhalb des Applicant Tracking System zusammengesucht werden mussten und wie viele Ersuchen einen Antrag auf Berichtigung oder Löschung nach sich zogen. Nennen Sie bei jeder Zahl die Anzahl der zugrunde liegenden Ersuchen. Vergleichen Sie sich nicht mit Branchendurchschnitten; Ihre eigenen Zählungen zeigen, wo Ihre Dokumentation unvollständig ist.

Ein praktischer Einstieg

Legen Sie im Kandidatenprofil einen Aufgabentyp Auskunftsersuchen an, mit Eingangsdatum, Verantwortlichem, Frist, Identitätsprüfung, Verlängerung und Versanddatum
Benennen Sie eine verantwortliche Person für Datenschutzanfragen und eine Vertretung für Urlaubszeiten
Schreiben Sie eine kurze Checkliste: Identität bestätigen, Profil exportieren, Empfänger, Quelle und Aufbewahrungsfrist ergänzen, auf Daten anderer prüfen, versenden, erfassen
Übertragen Sie Notizen und Kundenfeedback, die noch in persönlichen Dateien liegen, ins Kandidatenprofil
Prüfen Sie jedes abgeschlossene Ersuchen einmal: Was war schwer zu finden, und welches Feld hätte es leicht gemacht

Ein Auskunftsersuchen ist eine Prüfung Ihrer Dokumentation, die Sie nicht geplant haben

Ein Kandidat, der seine Daten verlangt, fragt eigentlich, ob Ihr Team weiß, was es speichert. Erfassen Sie das Ersuchen im Profil, geben Sie ihm einen Verantwortlichen und eine Frist, antworten Sie aus dem Applicant Tracking System und bewahren Sie den Nachweis auf, was Sie versendet haben. Sehen Sie sich das Produkt an oder buchen Sie eine Demo — wir zeigen Ihnen, wie Kandidatenprofile, Quellen, Vorstellungen und Aufbewahrungsfristen in BoldATS für Ihr Segment eingerichtet werden. Wie BoldATS selbst mit personenbezogenen Daten umgeht, lesen Sie in unserer Datenschutzerklärung.