Drei Personen führen ein Gespräch mit demselben Kandidaten. Die erste notiert „stark, gute Energie“, die zweite vergibt eine 7 von 10, ohne zu sagen wofür, und die dritte schreibt eine halbe Seite über ein Projekt, das der Kandidat einmal gemacht hat. Zwei Tage später muss das Team zwischen diesem Kandidaten und zwei anderen wählen, und die Notizen lassen sich schlicht nicht vergleichen. Niemand hat etwas falsch gemacht; es wurde nur nicht dasselbe bewertet. Dieser Artikel erklärt, warum jedes Gespräch im Applicant Tracking System einen gemeinsamen Bewertungsbogen braucht, bevor es beginnt: was ein Bewertungsbogen ist, wo er hinterlegt wird, wer ihn ausfüllt und wie er das schriftliche Ergebnis und die Entscheidung über die nächste Phase vergleichbar macht.
Je nach Segment sieht das Problem etwas anders aus. Recruitment-Agenturen müssen einem Kunden erklären können, warum ein Kandidat vorgestellt wird und ein anderer nicht. Zeitarbeit-Teams führen viele Gespräche und brauchen schnelle, einheitliche Entscheidungen beim Erstgespräch. Entsendungsunternehmen beurteilen Menschen für Einsätze bei Kunden mit sehr spezifischen Anforderungen. Executive-Search-Berater führen mehrere Gesprächsrunden mit einem Panel des Kunden. Interne Recruiting-Teams sind auf Hiring Manager angewiesen, die jeweils auf ihre eigene Weise Gespräche führen.
Warum unstrukturierte Gesprächsnotizen nicht vergleichbar sind
- Jeder Interviewer entscheidet während des Gesprächs, was wichtig ist, sodass jeder Kandidat nach anderen Punkten beurteilt wird
- Einer bewertet von 1 bis 10, ein anderer von 1 bis 5, ein dritter nutzt Wörter wie „passt“ oder „Zweifel“
- Notizen beschreiben Eindrücke statt Belege: was der Kandidat tatsächlich gesagt oder gezeigt hat
- In der Nachbesprechung setzt sich die lauteste Meinung durch, weil nichts Schriftliches zum Vergleich vorliegt
- Monate später kann niemand mehr erklären, warum der Kandidat abgelehnt wurde oder weiterkam
Was ein gemeinsamer Bewertungsbogen ist
Ein Bewertungsbogen ist eine kurze, feste Liste von Kriterien, die alle Interviewer für eine Stelle auf dieselbe Weise bewerten. Er besteht aus drei Teilen:
- Kriterien aus dem Briefing — vier bis sechs Punkte, die wirklich über den Erfolg in der Rolle entscheiden, direkt übernommen aus dem strukturierten Stellenbriefing, etwa eine bestimmte Fähigkeit, einschlägige Erfahrung, Verfügbarkeit oder die Art, wie jemand mit Kunden umgeht
- Eine gemeinsame Skala — zum Beispiel 1 bis 4, mit einer kurzen Beschreibung je Kriterium, was jede Stufe bedeutet, damit eine 3 für alle dasselbe heißt
- Platz für Belege — je Kriterium ein kurzes Feld für das, was der Kandidat gesagt oder gezeigt hat und die Bewertung stützt, kein allgemeiner Eindruck
Halten Sie ihn kurz. Ein Bewertungsbogen mit fünfzehn Kriterien wird schnell und nachlässig ausgefüllt; einer mit fünf wird sorgfältig ausgefüllt.
Wo der Bewertungsbogen hingehört: an die Stelle, vor der ersten Einladung
Der Bewertungsbogen gehört an die Stelle oder an die Gesprächsvorlage dieser Stelle im Applicant Tracking System, und er muss dort sein, bevor der erste Kandidat eingeladen wird. So öffnet jeder Interviewer bei der Vorbereitung dieselben Kriterien, und jeder Kandidat wird vom ersten Gespräch an nach derselben Liste beurteilt. Ein Bewertungsbogen, der erst nach dem dritten Gespräch zusammengestellt wird, ist kein Bewertungsbogen; er ist ein Weg, eine bereits getroffene Wahl zu rechtfertigen.
Stimmen Sie die Kriterien mit dem Hiring Manager oder Kunden ab, wenn die Stelle eröffnet wird. Stellt sich unterwegs heraus, dass ein Kriterium nicht stimmt, ändern Sie es für alle Kandidaten, die noch im Prozess sind, und halten Sie fest, warum, statt die übrigen Kandidaten stillschweigend nach etwas Neuem zu bewerten.
Wer ihn ausfüllt: jeder Interviewer, für sich
Jede Person, die mit dem Kandidaten spricht, füllt einen eigenen Bewertungsbogen aus, so bald wie möglich nach dem Gespräch und bevor das Team über den Kandidaten spricht. Zuerst unabhängig zu bewerten verhindert, dass alle einfach der ersten Meinung folgen, die sie hören. Recruiter, Hiring Manager und künftige Kollegen können jeweils andere Kriterien betrachten, aber sie nutzen alle dieselbe Skala und dasselbe Profil. Muss ein Hiring Manager seine Bewertung liefern, verhindert eine Antwortfrist für Feedback des Hiring Managers, dass der Prozess ins Stocken gerät.
Wie der Bewertungsbogen in das schriftliche Ergebnis und die nächste Phase einfließt
Der Bewertungsbogen wird vor und während der Beurteilung ausgefüllt; das schriftliche Gesprächsergebnis ist die Schlussfolgerung daraus. Weil alle Interviewer dieselben Kriterien auf derselben Skala bewertet haben, kann das Ergebnis klar sagen, wo der Kandidat stark ist, wo Zweifel bestehen und was noch geprüft werden muss. Diese Schlussfolgerung lässt sich anschließend mit den schriftlichen Eintrittskriterien der nächsten Pipeline-Phase abgleichen: Erfüllt dieser Kandidat sie, ja oder nein, und auf welcher Grundlage?
Außerdem werden Kandidaten untereinander vergleichbar. Wurden drei Kandidaten für dieselbe Stelle nach denselben fünf Kriterien bewertet, vergleicht das Team Belege je Kriterium statt allgemeiner Gefühle.
Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten
- Der Bewertungsbogen entsteht erst im Gespräch — der Interviewer entscheidet spontan, worauf er achtet, sodass die ersten Kandidaten nach anderen Punkten beurteilt wurden als die letzten
- Unterschiedliche Skalen — eine Stelle nutzt 1 bis 5, eine andere 1 bis 10 und eine dritte Ja oder Nein, sodass Auswertungen über Stellen hinweg nichts aussagen
- Nur ein leeres Freitextfeld — ein einziges offenes Feld lädt zu denselben Eindrücken ein wie vorher, nur an anderer Stelle
- Bewertungen ohne Belege — eine Zahl ohne Erläuterung lässt sich weder prüfen noch besprechen
- Bewerten nach der Nachbesprechung — wird erst nach der Besprechung bewertet, spiegelt das Ergebnis die Gruppenmeinung wider, nicht die jedes Interviewers
- Kriterien ohne Bezug zur Rolle — vage Punkte wie „Chemie“ oder „passt ins Team“ ohne Beschreibung öffnen Vorurteilen die Tür
Messen Sie es mit Ihren eigenen Daten
Zählen Sie aus Ihren eigenen Daten: welcher Anteil der Stellen vor dem ersten Gespräch einen Bewertungsbogen hatte, welcher Anteil der Gespräche einen ausgefüllten Bewertungsbogen von jedem Interviewer hat, wie viele Bewertungen Belege enthalten und wie viel Zeit zwischen Gespräch und ausgefülltem Bewertungsbogen vergeht. Nennen Sie bei jeder Zahl die Anzahl der zugrunde liegenden Gespräche. Verlassen Sie sich nicht auf allgemeine Aussagen über bessere Einstellungen; Ihre eigenen Zählungen zeigen, ob Gespräche wirklich auf dieselbe Weise beurteilt werden.
Ein praktischer Einstieg
- Wählen Sie gemeinsam mit dem Hiring Manager oder Kunden vier bis sechs Kriterien aus dem Stellenbriefing
- Legen Sie eine Skala für alle Stellen fest und beschreiben Sie, was jede Stufe bedeutet
- Hinterlegen Sie den Bewertungsbogen an der Stelle oder in der Gesprächsvorlage vor der ersten Einladung
- Bitten Sie jeden Interviewer, unabhängig und mit Belegen zu bewerten, vor der Nachbesprechung
- Formulieren Sie das Gesprächsergebnis aus den Bewertungsbögen und gleichen Sie es mit den Eintrittskriterien der nächsten Phase ab
- Prüfen Sie monatlich, welche Kriterien kaum genutzt werden oder immer gleich ausfallen, und passen Sie sie an
Vergleichbare Gespräche beginnen vor dem Gespräch
Eine gute Entscheidung nach einem Gespräch fällt nicht in der Nachbesprechung, sondern in der Vorbereitung: festzulegen, wonach Sie suchen und wie Sie es bewerten. Mit einem gemeinsamen Bewertungsbogen an der Stelle fügt jedes Gespräch dem gleichen Bild Belege hinzu. Sehen Sie sich das Produkt an oder buchen Sie eine Demo — wir zeigen Ihnen, wie Stellen, Gespräche und Pipeline in BoldATS für Ihr Segment eingerichtet werden.