Drie mensen spreken dezelfde kandidaat. De een schrijft “sterk, goede energie”, de tweede geeft een 7 uit 10 zonder te zeggen waarvoor, en de derde schrijft een halve pagina over een project dat de kandidaat ooit deed. Twee dagen later moet het team kiezen tussen deze kandidaat en twee anderen, en de notities zijn eenvoudigweg niet te vergelijken. Niemand deed iets verkeerd; ze scoorden alleen niet op dezelfde punten. Dit artikel legt uit waarom elk gesprek in een Applicant Tracking System een gedeeld scoreformulier nodig heeft voordat het gesprek begint: wat een scoreformulier is, waar het staat, wie het invult en hoe het de schriftelijke uitkomst en het besluit over de volgende fase vergelijkbaar maakt.
Per segment ziet het probleem er net iets anders uit. Recruitmentbureaus moeten een klant kunnen uitleggen waarom de ene kandidaat wel wordt voorgesteld en de andere niet. Uitzendorganisaties voeren veel gesprekken en hebben snelle, consistente intakebesluiten nodig. Detacheerders beoordelen mensen voor opdrachten bij klanten met zeer specifieke eisen. Executive search-consultants voeren meerdere gespreksrondes met een panel van de klant. Interne recruitmentteams zijn afhankelijk van hiring managers die elk op hun eigen manier een gesprek voeren.
Waarom ongestructureerde gespreksnotities niet te vergelijken zijn
- Elke interviewer bepaalt tijdens het gesprek wat belangrijk is, dus elke kandidaat wordt op andere punten beoordeeld
- De een scoort uit 10, de ander uit 5, een derde gebruikt woorden als “prima” of “twijfel”
- Notities beschrijven indrukken in plaats van onderbouwing: wat de kandidaat werkelijk zei of liet zien
- De luidste mening in het nagesprek wint, omdat er niets op papier staat om die mee te vergelijken
- Maanden later kan niemand meer uitleggen waarom de kandidaat werd afgewezen of doorging
Wat een gedeeld scoreformulier is
Een scoreformulier is een korte, vaste lijst criteria die elke interviewer voor een vacature op dezelfde manier scoort. Het bestaat uit drie delen:
- Criteria uit de briefing — vier tot zes punten die echt bepalen of iemand slaagt in de functie, rechtstreeks overgenomen uit de gestructureerde vacaturebriefing, zoals een specifieke vaardigheid, relevante ervaring, beschikbaarheid of de manier waarop iemand met klanten omgaat
- Eén gezamenlijke schaal — bijvoorbeeld 1 tot en met 4, met per criterium een korte omschrijving van wat elke score betekent, zodat een 3 voor iedereen hetzelfde is
- Ruimte voor onderbouwing — per criterium een kort veld voor wat de kandidaat zei of liet zien dat de score onderbouwt, geen algemene indruk
Houd het kort. Een scoreformulier met vijftien criteria wordt snel en slordig ingevuld; een scoreformulier met vijf wordt zorgvuldig ingevuld.
Waar het scoreformulier staat: op de vacature, vóór de eerste uitnodiging
Het scoreformulier hoort op de vacature of op het gesprekssjabloon van die vacature in het Applicant Tracking System te staan, en het moet er zijn voordat de eerste kandidaat wordt uitgenodigd. Zo opent elke interviewer bij de voorbereiding dezelfde criteria, en wordt elke kandidaat vanaf het eerste gesprek op dezelfde lijst beoordeeld. Een scoreformulier dat pas na het derde gesprek wordt samengesteld, is geen scoreformulier; het is een manier om een keuze te verantwoorden die al gemaakt is.
Spreek de criteria af met de hiring manager of klant wanneer de vacature wordt geopend. Blijkt halverwege een criterium niet te kloppen, pas het dan aan voor alle kandidaten die nog in het proces zitten en leg vast waarom, in plaats van de overige kandidaten ongemerkt op iets nieuws te scoren.
Wie het invult: elke interviewer, zelfstandig
Iedereen die de kandidaat spreekt, vult een eigen scoreformulier in, zo snel mogelijk na het gesprek en voordat het team de kandidaat bespreekt. Eerst zelfstandig scoren voorkomt dat iedereen de eerste mening volgt die hij hoort. Een recruiter, een hiring manager en een toekomstige collega kunnen elk naar andere criteria kijken, maar ze gebruiken allemaal dezelfde schaal en hetzelfde dossier. Moet een hiring manager zijn scores aanleveren, dan voorkomt een antwoordtermijn voor feedback van de hiring manager dat het proces stilvalt.
Hoe het scoreformulier de schriftelijke uitkomst en de volgende fase voedt
Het scoreformulier wordt vóór en tijdens de beoordeling ingevuld; de schriftelijke uitkomst van het gesprek is de conclusie die eruit volgt. Omdat elke interviewer dezelfde criteria op dezelfde schaal heeft gescoord, kan de uitkomst duidelijk zeggen waar de kandidaat sterk is, waar twijfels zijn en wat nog moet worden nagegaan. Die conclusie kunt u vervolgens naast de geschreven instapcriteria van de volgende pipelinefase leggen: voldoet deze kandidaat eraan, ja of nee, en op basis van welke onderbouwing.
Het maakt kandidaten ook onderling vergelijkbaar. Als drie kandidaten voor dezelfde vacature op dezelfde vijf criteria zijn gescoord, vergelijkt het team de onderbouwing per criterium in plaats van algemene gevoelens.
Veelgemaakte fouten om te vermijden
- Het scoreformulier wordt tijdens het gesprek bedacht — de interviewer bepaalt ter plekke waar hij op let, dus de eerste kandidaten zijn op andere punten beoordeeld dan de laatste
- Verschillende schalen — de ene vacature gebruikt 1 tot 5, een andere 1 tot 10 en een derde ja of nee, waardoor overzichten over vacatures heen niets zeggen
- Alleen een leeg vrij tekstveld — één open vak roept dezelfde indrukken op als voorheen, alleen op een andere plek
- Scores zonder onderbouwing — een cijfer zonder toelichting is niet te controleren of te bespreken
- Scoren na het nagesprek — als scores pas na de bespreking worden ingevuld, geven ze de groepsmening weer en niet die van elke interviewer
- Criteria die niets met de functie te maken hebben — vage punten als “klik” of “passend” zonder omschrijving zetten de deur open voor vooroordelen
Meet het met uw eigen gegevens
Tel in uw eigen gegevens: welk deel van de vacatures een scoreformulier had vóór het eerste gesprek, welk deel van de gesprekken een ingevuld scoreformulier van elke interviewer heeft, hoeveel scores een onderbouwing bevatten en hoeveel tijd er zit tussen het gesprek en het ingevulde scoreformulier. Vermeld bij elk cijfer het aantal gesprekken waarop het is gebaseerd. Vertrouw niet op algemene beweringen over betere aannames; uw eigen tellingen laten zien of gesprekken echt op dezelfde manier worden beoordeeld.
Zo begint u
- Kies samen met de hiring manager of klant vier tot zes criteria uit de vacaturebriefing
- Kies één schaal voor alle vacatures en omschrijf wat elke score betekent
- Voeg het scoreformulier toe aan de vacature of het gesprekssjabloon vóór de eerste uitnodiging
- Vraag elke interviewer om zelfstandig en met onderbouwing te scoren, vóór het nagesprek
- Schrijf de uitkomst van het gesprek op basis van de scoreformulieren en toets die aan de instapcriteria van de volgende fase
- Bekijk maandelijks welke criteria zelden worden gebruikt of altijd hetzelfde scoren, en pas ze aan
Vergelijkbare gesprekken beginnen vóór het gesprek
Een goed besluit na een gesprek wordt niet in het nagesprek genomen, maar in de voorbereiding: afspreken waar u naar zoekt en hoe u dat scoort. Met een gedeeld scoreformulier op de vacature voegt elk gesprek onderbouwing toe aan hetzelfde beeld. Bekijk het product of plan een demo — wij laten u zien hoe vacatures, gesprekken en de pipeline in BoldATS voor uw segment worden ingericht.