Ein Disponent in einer Zeitarbeitsniederlassung bekommt am Donnerstagnachmittag einen Anruf: Ein Kunde braucht ab Montag vier zusätzliche Personen für die Spätschicht. Der Pool umfasst mehr als zweihundert Namen, also sollte das einfach sein. Zwei Stunden und dreißig Telefonate später sind drei Personen bestätigt. Mehrere Kandidaten haben inzwischen anderswo angefangen, einige arbeiten nur noch vormittags, einer ist in eine andere Stadt gezogen, und eine Kandidatin sagte vor Monaten, sie sei „ab September“ verfügbar, ohne dass jemand nachgefasst hat. Der Pool wirkte groß, aber niemand wusste, wer tatsächlich arbeiten konnte. Dieser Artikel erklärt, warum jeder Flexkandidat in Ihrem Applicant Tracking System eine bestätigte Verfügbarkeit braucht: warum Verfügbarkeit veraltet, was Sie erfassen, wann Sie sie erneut bestätigen, wie Sie sie bei der Einsatzplanung nutzen und wie Sie mit Ihren eigenen Daten prüfen, ob Ihr Pool so groß ist, wie er aussieht.
Verfügbarkeit ist vor allem für Zeitarbeit-Unternehmen entscheidend, die Schichten und kurze Einsätze aus einem Pool besetzen, aber nicht nur für sie. Entsendungsunternehmen müssen wissen, wann Berater zwischen zwei Einsätzen wieder starten können. Recruitment-Agenturen, die Freiberufler und Interim-Fachkräfte vermitteln, arbeiten mit derselben Frage. Executive-Search-Beratungen, die auch Interim-Führungskräfte vermitteln, müssen wissen, wer für ein Mandat von einigen Monaten frei ist. Interne Recruiting-Teams mit einem eigenen Flex- oder Abrufpool, etwa für saisonale Spitzen, haben genau dasselbe Planungsproblem.
Warum Verfügbarkeit veraltet
- Die Verfügbarkeit wird einmal bei der Registrierung erfasst und danach nie wieder abgefragt
- Sie steht in einer Freitextnotiz wie „flexibel, am liebsten abends“, nach der sich weder filtern noch sortieren lässt
- Kandidaten melden eine Änderung telefonisch bei einem Disponenten, und das Profil wird nicht aktualisiert
- Jemand beginnt über eine andere Agentur oder direkt bei einem Arbeitgeber, und der Pool zeigt ihn weiterhin als verfügbar
- Jede Niederlassung führt eine eigene Liste in einer Tabellenkalkulation neben dem System, sodass dieselbe Person dreimal mit drei verschiedenen Antworten erscheint
Nichts davon liegt an mangelndem Einsatz. Verfügbarkeit ändert sich von Woche zu Woche, während die meisten Profile für Angaben gebaut sind, die sich kaum ändern, etwa Name, Telefonnummer und Werdegang.
Was eine bestätigte Verfügbarkeit ist, und was nicht
Eine bestätigte Verfügbarkeit ist eine kurze, strukturierte Angabe im Kandidatenprofil, wann und wo jemand arbeiten kann, zusammen mit dem Datum der letzten Bestätigung und der Person, die bestätigt hat. Entscheidend ist das Wort bestätigt: Verfügbarkeit ohne Datum ist eine Vermutung, und eine Vermutung von vor vier Monaten ist schlechter als gar keine Information, weil sie verlässlich wirkt.
Sie ist kein Arbeitsversprechen und kein Dienstplan. Zu erfassen, dass jemand dienstagabends verfügbar ist, bedeutet nicht, dass er eingeplant wird, und verpflichtet den Kandidaten nicht, jede angebotene Schicht anzunehmen. Sie ist auch nicht der Ort für die Gründe dahinter. Sie müssen wissen, dass jemand mittwochs nicht verfügbar ist, nicht warum. Verfügbarkeit ist ein personenbezogenes Datum; erfassen Sie daher nur, was Sie für die Planung brauchen, und behandeln Sie sie nach denselben Datenschutzregeln, etwa der DSGVO, wie den Rest des Profils. Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung; maßgeblich ist, was Ihre eigenen Richtlinien, Verträge und Arbeitszeitvereinbarungen festlegen.
Was Sie erfassen
Beschränken Sie sich auf eine Handvoll Felder, nach denen ein Disponent filtern kann:
- Status — verfügbar, teilweise verfügbar, nicht verfügbar bis zu einem Datum oder nicht mehr im Pool; ein Wert, kein Absatz
- Tage und Schichten — welche Tage und welche Schichten wie Früh-, Spät-, Nacht- oder Wochenendschicht, mit denselben Schichtbezeichnungen, die das Team mit Kunden verwendet
- Stunden pro Woche — ein Minimum und ein Maximum, damit Sie niemandem vierzig Stunden anbieten, der sechzehn möchte
- Verfügbar ab und bis — etwa eine Studentin, die in den Semesterferien frei ist, oder ein Berater, dessen Enddatum des Einsatzes bekannt ist
- Einsatzgebiet — eine Heimatregion oder maximale Fahrzeit und ob der Kandidat ein eigenes Fahrzeug hat
- Bestätigt am und bestätigt von — das Datum der letzten Bestätigung und der benannte Kollege, oder der Kandidat, wenn er selbst bestätigt hat
Verbinden Sie dies mit der gemeinsamen Liste mit Fähigkeiten und Schlagworten, damit ein Disponent nach Personen mit den passenden Fähigkeiten suchen kann, die diesen Monat Spätschichten in einer bestimmten Region übernehmen können, statt durch Namen zu blättern.
Aktuell halten: wann Sie erneut bestätigen
Vereinbaren Sie einen Rhythmus für die erneute Bestätigung, der zur Arbeit passt. Für einen Schichtpool gilt Verfügbarkeit, die älter als vier bis sechs Wochen ist, als unbestätigt. Für Berater zwischen zwei Einsätzen ist eine Prüfung alle zwei Wochen während der einsatzfreien Zeit üblich. Bei Freiberuflern und Interim-Fachkräften bestätigen Sie erneut, wenn ein Einsatz bald endet. Nutzen Sie das nächste Aktionsdatum im Kandidatenprofil für die nächste Prüfung, damit die erneute Bestätigung in jemandes Liste erscheint, statt vom Gedächtnis abzuhängen.
Manche Ereignisse sollten immer eine erneute Bestätigung auslösen: eine Besetzung oder ein Einsatz, der endet, ein Kandidat, der mehrere Schichten hintereinander ablehnt, ein Umzug oder ein Kandidat, der mitteilt, dass er anderswo angefangen hat. Setzen Sie im letzten Fall den Status auf nicht verfügbar oder nicht mehr im Pool, und erfassen Sie ein Datum für eine spätere Nachfrage, wenn der Kandidat damit einverstanden ist.
Verfügbarkeit bei der Einsatzplanung nutzen
Sobald die Verfügbarkeit strukturiert ist, beginnt der Disponent bei den Menschen, die wirklich arbeiten können, statt bei allen im Pool. Einige Regeln halten das ehrlich:
- Filtern Sie zuerst nach bestätigter Verfügbarkeit, und behandeln Sie alles, was älter als der vereinbarte Rhythmus ist, als Anlass für einen Anruf, nicht als Treffer
- Prüfen Sie, ob der Kandidat nicht bereits eingeplant ist oder von einem Kollegen für denselben Zeitraum demselben Kunden vorgestellt wurde
- Fragen Sie den Kandidaten, bevor Sie ihn vorschlagen, entsprechend der Zustimmung vor der Vorstellung, auch wenn die Verfügbarkeit perfekt passt
- Stellen Sie vor der ersten Schicht sicher, dass die Prüfung der Arbeitsberechtigung erfasst ist; die Verfügbarkeit ersetzt sie nicht
- Aktualisieren Sie die Verfügbarkeit am Tag, an dem ein Einsatz endet, damit der Kandidat für die nächste Anfrage wieder im Pool ist
Die Kandidaten- und Kundenbeziehungsansicht neben der Pipeline zeigt dann nicht nur, wer jemand ist, sondern auch, ob er diesem Kunden nächste Woche helfen kann.
Lassen Sie das System erinnern
Das erneute Bestätigen der Verfügbarkeit ist ein wiederkehrender Schritt, der sich gut für die Automatisierung eignet. Das Applicant Tracking System kann eine kurze Nachricht senden, wenn die Verfügbarkeit bald abläuft, mit einem Link, über den der Kandidat Tage, Schichten und Stunden selbst bestätigen oder ändern kann. Ein Hilfsmittel mit künstlicher Intelligenz kann vorschlagen, welche Poolkandidaten Sie für eine Anfrage zuerst ansprechen, oder die Nachfrage formulieren. Der Disponent entscheidet weiterhin, wem eine Schicht angeboten wird, und spricht mit dem Kandidaten, wenn etwas unklar ist; künstliche Intelligenz ersetzt weder Recruiter noch Disponenten und plant niemanden ein.
Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten
- Verfügbarkeit ohne Datum — ein Status ohne Bestätigungsdatum ist nicht verlässlich und gehört nicht in einen Filter
- Nur Freitext — Notizen wie „meistens abends“ sind nicht durchsuchbar; führen Sie ein strukturiertes Feld und nutzen Sie die Notiz nur für Ausnahmen
- Gründe erfassen — Krankheit, Betreuungspflichten oder andere persönliche Gründe gehören nicht in das Verfügbarkeitsfeld
- Ein Pool, der nur wächst — Personen, die den Pool verlassen haben, bleiben als verfügbar gelistet; geben Sie ihnen einen klaren Status und behalten Sie die Aufbewahrungsfrist im Profil bei
- Niederlassungslisten neben dem System — eine zweite Liste bedeutet zwei Wahrheiten; lassen Sie jede Niederlassung mit demselben Profil arbeiten, mit den passenden Benutzerrollen und Zugriffsrechten
Fragen, die Teams stellen
- Sollen Kandidaten ihre Verfügbarkeit selbst aktualisieren? — Ja, wo möglich; das ist schneller und genauer, solange das Profil zeigt, dass der Kandidat die Änderung vorgenommen hat und wann
- Wie detailliert sollen Schichten sein? — So detailliert wie die Kunden, die Sie betreuen; verwenden Sie die Schichtbezeichnungen, mit denen Sie tatsächlich planen, und nicht mehr
- Und Kandidaten für Festanstellungen? — Bei Festanstellungen hängt der Starttermin meist von der Kündigungsfrist ab; Verfügbarkeit pro Schicht zählt vor allem bei flexibler, befristeter und projektbezogener Arbeit
- Was, wenn ein Kandidat immer wieder Schichten ablehnt? — Fragen Sie nach und bestätigen Sie erneut; oft hat sich die Verfügbarkeit geändert und das Profil ist veraltet
Prüfen Sie es mit Ihren eigenen Daten
Zählen Sie in Ihren eigenen Daten: wie viele Kandidaten in Ihrem Pool als verfügbar markiert sind, wie viele davon ein Bestätigungsdatum innerhalb Ihres vereinbarten Rhythmus haben, wie viele gar kein Bestätigungsdatum haben, wie viele Anfragen im letzten Monat mit Kandidaten mit bestätigter Verfügbarkeit besetzt wurden und wie oft ein vorgeschlagener Kandidat sich doch als nicht verfügbar herausstellte. Nennen Sie bei jeder Zahl die Anzahl der Kandidaten und Anfragen, auf der sie beruht. Vergleichen Sie sich nicht mit Branchendurchschnitten; die Lücke zwischen dem Pool, den Sie zu haben glauben, und dem Pool mit bestätigter Verfügbarkeit ist die Zahl, die zählt.
Ein praktischer Einstieg
- Vereinbaren Sie mit Ihren Disponenten die Statuswerte, Schichtbezeichnungen und den Rhythmus für die erneute Bestätigung
- Ergänzen Sie das Kandidatenprofil um strukturierte Verfügbarkeitsfelder, einschließlich bestätigt am und bestätigt von
- Markieren Sie jeden Poolkandidaten ohne aktuelle Bestätigung als unbestätigt, und sprechen Sie die aktivsten zuerst an
- Setzen Sie für jede erneute Bestätigung ein nächstes Aktionsdatum und aktivieren Sie eine Erinnerung, bevor die Verfügbarkeit abläuft
- Besprechen Sie bestätigte und unbestätigte Verfügbarkeit pro Niederlassung in Ihrem wöchentlichen Pipeline-Review
Ein Pool, mit dem Sie wirklich planen können
Ein großer Pool hilft nur, wenn Sie wissen, wer arbeiten kann, wann und wo. Erfassen Sie die Verfügbarkeit in wenigen strukturierten Feldern, bestätigen Sie sie in einem festen Rhythmus, aktualisieren Sie sie, wenn Einsätze enden, lassen Sie persönliche Gründe weg und planen Sie auf Basis bestätigter Verfügbarkeit statt mit jedem Namen, den Sie haben. Sehen Sie sich das Produkt an oder buchen Sie eine Demo — wir zeigen Ihnen, wie Verfügbarkeit, Erinnerungen zur erneuten Bestätigung und Poolfilter in BoldATS für Ihr Segment eingerichtet werden.