Ein Kandidat soll am Montag anfangen. Irgendwo zwischen Angebot und erster Schicht fragt jemand: „Hat jemand geprüft, ob diese Person hier arbeiten darf?“ Die Antwort lautet oft: „Ich glaube schon.“ Die Prüfung lief telefonisch, eine Kopie eines Dokuments liegt im Postfach einer Kollegin, oder sie war geplant und ging in der Eile unter, die Stelle zu besetzen. Dieser Beitrag erklärt, warum jede Besetzung in Ihrem Applicant Tracking System eine erfasste Prüfung der Arbeitsberechtigung vor dem ersten Arbeitstag braucht: was Sie erfassen, wo die Prüfung in die Pipeline gehört und wie Sie so wenig Kandidatendaten wie möglich speichern. Dies ist keine Rechtsberatung. Die Regeln zu Identität und Arbeitsberechtigung unterscheiden sich je Land und Vertragsart, prüfen Sie also, welche Regeln für Sie gelten.
Das Risiko sieht je Segment anders aus. Zeitarbeits-Teams arbeiten mit hohen Volumen und kurzen Vorlaufzeiten; ein Kandidat, der am Donnerstag bestätigt wird, beginnt manchmal schon am Freitag, und genau dann bleibt die Prüfung liegen. Entsendungs-Teams setzen Fachkräfte für Monate ein, manchmal mit einer Erlaubnis, deren Enddatum mitten in den Einsatz fällt. Personalvermittlungen, die Festanstellungen vermitteln, sind meist nicht der Arbeitgeber, doch Kunden erwarten, dass die Agentur die Frage gestellt hat, bevor sie den Kandidaten vorstellt. In der Executive Search ziehen Kandidaten regelmäßig aus dem Ausland um, und das Genehmigungsverfahren bestimmt direkt den Starttermin. Interne Recruiting-Teams überlassen die formale Prüfung oft der Personalabteilung, müssen ihren Stand aber kennen, bevor ein Angebot verschickt wird.
Warum die Prüfung liegen bleibt
- Die Prüfung gilt als Aufgabe der Personalabteilung oder Lohnabrechnung, also geht das Recruiting davon aus, dass jemand anderes sie erledigt hat
- Starts werden kurzfristig vereinbart, und der erste Arbeitstag kommt vor den Dokumenten
- Das Ergebnis steht in einer E-Mail oder war Teil eines Telefonats, nicht im Kandidatenprofil, sodass niemand sehen kann, ob sie stattgefunden hat
- Eine Erlaubnis mit Enddatum wird einmal geprüft, und niemand bemerkt, dass sie während des Einsatzes abläuft
- Kopien von Dokumenten werden in persönlichen Postfächern gesammelt und viel länger als nötig aufbewahrt
Was Sie bei jeder Besetzung erfassen
- Wer geprüft hat und wann — der Name der Person, die die Prüfung durchgeführt hat, und das Datum, automatisch erfasst, wenn der Status gesetzt wird
- Was geprüft wurde — Identität und, wo relevant, Arbeitsberechtigung, nach Art beschrieben, statt das Dokument selbst zu speichern
- Ergebnis — bestätigt, ausstehend oder darf nicht beginnen, mit einer kurzen Notiz, wenn etwas unklar ist
- Gültig bis — wenn die Berechtigung ein Enddatum hat, als Datumsfeld erfasst, damit eine Erinnerung folgen kann
- Zuständigkeit — ob Ihr Unternehmen, der Kunde oder ein Payroll-Partner die Prüfung durchführt, wie mit diesem Kunden vereinbart
Es geht nicht darum, Recruiter zu Dokumentenprüfern zu machen. Es geht darum, dass alle im Team vor dem Start sehen können, ob die Prüfung stattgefunden hat, wer sie durchgeführt hat und mit welchem Ergebnis.
Machen Sie sie zum Eintrittskriterium der Besetzungsphase
Nehmen Sie die Prüfung in die schriftlichen Eintrittskriterien der Phase auf, in der eine Besetzung als startbereit markiert wird. Ein Kandidat kann ein Angebot erhalten und annehmen, doch die Besetzung geht erst weiter, wenn die Prüfung ein bestätigtes Ergebnis hat. Verbinden Sie das mit dem bestätigten Starttermin: Steht der Starttermin fest und ist die Prüfung noch ausstehend, setzt das Applicant Tracking System sie einige Tage vor dem Start auf die Liste des Verantwortlichen der Stelle, nicht erst am Morgen selbst. Fragen Sie auch früh. Schon in der Vorauswahl können Sie klären, ob der Kandidat eine Erlaubnis benötigt, damit Sie es nicht erst nach der Annahme des Angebots erfahren.
Behalten Sie Enddaten während des Einsatzes im Blick
In Zeitarbeit und Entsendung zählt eine Berechtigung mit Enddatum auch nach dem ersten Tag. Erfassen Sie dieses Datum als Feld, damit das System den Verantwortlichen rechtzeitig erinnert, neben dem Enddatum des Einsatzes und der Planung des Anschlusseinsatzes. So vermeiden Sie, dass eine Fachkraft plötzlich aufhören muss, weil ein Dokument abgelaufen ist, was für den Kandidaten ebenso unangenehm ist wie für den Kunden.
Erfassen Sie die Prüfung, speichern Sie möglichst wenige Dokumente
Ausweisdokumente sind sensible personenbezogene Daten. Erfassen Sie, dass die Prüfung stattgefunden hat und mit welchem Ergebnis; speichern Sie eine Kopie nur, wenn eine Regel das tatsächlich verlangt, und dann mit eingeschränktem Zugriff und einer Aufbewahrungsfrist. Sammeln Sie keine Dokumente über persönliche Postfächer oder Chat-Apps; nutzen Sie das Kandidatenprofil, damit Zugriff und Löschung unter Kontrolle bleiben. Sagen Sie dem Kandidaten vorab, was Sie prüfen und warum, ebenso offen, wie Sie vor einer Kandidatenvorstellung um Zustimmung bitten.
Vereinbaren Sie je Kunde, wer was übernimmt
Bei Festanstellungen trägt meist der Arbeitgeber die formale Verantwortung, doch Kunden schätzen es zu wissen, was die Agentur bereits gefragt hat. Erfassen Sie je Kunde, wer die Prüfung durchführt, im Kundenprofil neben der Pipeline und bei den vereinbarten Konditionen, damit der Recruiter weiß, ob er prüfen, nachfragen oder nur bestätigen muss. In Zeitarbeit und Entsendung, wo die Agentur oft der Arbeitgeber ist, gehört die Prüfung zu Ihrem eigenen Ablauf und standardmäßig in die Besetzungsphase.
Messen Sie es mit Ihren eigenen Daten
Zählen Sie in Ihren eigenen Datensätzen: wie viele Besetzungen mit einer bestätigten Prüfung begonnen haben, bei wie vielen die Prüfung erst am oder nach dem ersten Arbeitstag abgeschlossen wurde, wie viele erfasste Berechtigungen in den nächsten sechzig Tagen ablaufen und wie viele Starts verschoben wurden, weil die Prüfung nicht abgeschlossen war. Nennen Sie die Zahl der Datensätze hinter jedem Wert und verwenden Sie jedes Mal dieselben Filter. Verlassen Sie sich nicht auf allgemeine Zahlen, die Sie nicht prüfen können; Ihre eigene Besetzungshistorie zeigt, wo die Lücken liegen, etwa bei einem Team, das Starts sehr kurzfristig vereinbart.
Wo künstliche Intelligenz helfen kann — und wo nicht
Künstliche Intelligenz kann den Verantwortlichen an eine Besetzung erinnern, die bald ohne abgeschlossene Prüfung beginnt, eine Nachricht entwerfen, die dem Kandidaten sagt, welche Dokumente er mitbringen soll und warum, oder erfasste Berechtigungen auflisten, die bald ablaufen. Sie bleibt ein Hilfsmittel. Künstliche Intelligenz ersetzt keine Recruiter, beurteilt nicht, ob ein Dokument echt ist, und entscheidet nicht, ob jemand arbeiten darf. Dieses Urteil bleibt bei der Person, die die Prüfung durchgeführt hat, nach den geltenden Regeln; das Applicant Tracking System sorgt dafür, dass das Ergebnis vor dem ersten Arbeitstag erfasst und sichtbar ist.
Ein praktischer Einstieg
- Legen Sie Felder für die Prüfung der Arbeitsberechtigung an: wer, wann, Ergebnis und, wo zutreffend, gültig bis
- Machen Sie eine bestätigte Prüfung zum Teil der Eintrittskriterien der Besetzungsphase
- Fragen Sie schon in der Vorauswahl, ob der Kandidat eine Arbeitserlaubnis benötigt
- Erfassen Sie je Kunde, wer die Prüfung durchführt
- Speichern Sie Kopien nur, wenn eine Regel es verlangt, mit eingeschränktem Zugriff und einer Aufbewahrungsfrist
Kein Start ohne erfasste Prüfung
Eine erfasste Prüfung der Arbeitsberechtigung ist ein kleiner Schritt in der Pipeline, der Kandidaten, Kunden und Ihr eigenes Unternehmen schützt. Sie wirkt am besten, wenn sie Teil der Besetzungsphase selbst ist und keine Aufgabe, an die sich jemand am Freitag davor erinnert. Sehen Sie sich das Produkt an oder buchen Sie eine Demo — wir zeigen Ihnen, wie Phasenkriterien, Kandidatenprofile und Besetzungen in BoldATS für Ihr Segment zusammenwirken.