Een kandidaat begint maandag. Ergens tussen het aanbod en de eerste dienst vraagt iemand: „Heeft iemand gecontroleerd of deze persoon hier mag werken?” Het antwoord is vaak „ik denk het wel”. De controle gebeurde telefonisch, een kopie van een document staat in de mailbox van een collega, of het was gepland en raakte zoek in de haast om de functie in te vullen. Dit artikel legt uit waarom elke plaatsing in uw Applicant Tracking System een vastgelegde controle van identiteit en werkbevoegdheid vóór de eerste werkdag nodig heeft: wat u vastlegt, waar de controle in de pipeline thuishoort en hoe u zo min mogelijk kandidaatgegevens bewaart. Dit is geen juridisch advies. De regels voor identiteit en werkbevoegdheid verschillen per land en per soort overeenkomst, dus ga na welke regels voor u gelden.
Het risico verschilt per segment. Uitzendbureaus werken met grote volumes en korte doorlooptijden; een kandidaat die donderdag wordt bevestigd, begint soms al vrijdag, en juist dan schiet de controle erbij in. Detacheerders plaatsen professionals voor maanden, soms met een vergunning waarvan de einddatum midden in de opdracht valt. Recruitmentbureaus die vaste plaatsingen doen, zijn meestal niet de werkgever, maar klanten verwachten wel dat het bureau de vraag heeft gesteld voordat de kandidaat wordt voorgesteld. In executive search verhuizen kandidaten regelmatig vanuit het buitenland, en het vergunningstraject bepaalt direct de startdatum. Interne recruitmentteams laten de formele controle vaak aan HR over, maar moeten de status kennen voordat een aanbod de deur uitgaat.
Waarom de controle erbij inschiet
- De controle wordt gezien als taak van HR of salarisadministratie, waardoor recruitment ervan uitgaat dat iemand anders het al heeft gedaan
- Starts worden op korte termijn geregeld, en de eerste werkdag is er eerder dan de documenten
- De uitkomst staat in een e-mail of zat in een telefoongesprek, niet in het kandidaatdossier, waardoor niemand kan zien of het is gebeurd
- Een vergunning met een einddatum wordt één keer gecontroleerd, en niemand merkt dat die tijdens de opdracht verloopt
- Kopieën van documenten worden in persoonlijke mailboxen verzameld en veel langer bewaard dan nodig
Wat u bij elke plaatsing vastlegt
- Wie controleerde en wanneer — de naam van degene die de controle uitvoerde en de datum, automatisch vastgelegd wanneer de status wordt gezet
- Wat er is gecontroleerd — identiteit en, waar van toepassing, werkbevoegdheid, beschreven naar soort in plaats van het document zelf op te slaan
- Uitkomst — bevestigd, in afwachting of mag niet starten, met een korte toelichting als iets onduidelijk is
- Geldig tot — als de bevoegdheid een einddatum heeft, vastgelegd als datumveld zodat er een herinnering op kan volgen
- Verantwoordelijkheid — of uw organisatie, de klant of een payrollpartner de controle uitvoert, zoals met deze klant afgesproken
Het gaat er niet om recruiters tot documentcontroleurs te maken. Het gaat erom dat iedereen in het team, voordat iemand begint, kan zien of de controle heeft plaatsgevonden, wie die deed en wat de uitkomst was.
Maak het een instapcriterium voor de plaatsingsfase
Neem de controle op in de geschreven instapcriteria van de fase waarin een plaatsing als startklaar wordt gemarkeerd. Een kandidaat kan een aanbod krijgen en accepteren, maar de plaatsing gaat pas verder als de controle een bevestigde uitkomst heeft. Combineer dit met de bevestigde startdatum: staat de startdatum vast en is de controle nog in afwachting, dan zet het Applicant Tracking System dat een paar dagen voor de start op de lijst van de eigenaar van de vacature, niet pas op de ochtend zelf. Vraag het ook vroeg. Al bij de eerste selectie kunt u vragen of de kandidaat een vergunning nodig heeft, zodat u daar niet pas achter komt nadat het aanbod is geaccepteerd.
Bewaak einddatums tijdens de opdracht
Bij uitzenden en detacheren telt een bevoegdheid met een einddatum ook na de eerste dag. Leg die datum vast als veld, zodat het systeem de eigenaar tijdig herinnert, naast de einddatum van de opdracht en de herplaatsingscheck. Zo voorkomt u dat een professional plotseling moet stoppen omdat een document is verlopen, wat voor de kandidaat net zo vervelend is als voor de klant.
Leg de controle vast, bewaar zo min mogelijk documenten
Identiteitsdocumenten zijn gevoelige persoonsgegevens. Leg vast dát de controle heeft plaatsgevonden en wat de uitkomst was; bewaar alleen een kopie als een regel dat werkelijk vereist, en dan met beperkte toegang en een bewaartermijn. Verzamel geen documenten via persoonlijke mailboxen of chatapps; gebruik het kandidaatdossier, zodat toegang en verwijdering onder controle blijven. Vertel de kandidaat vooraf wat u controleert en waarom, net zo open als u toestemming vraagt voor een kandidaatpresentatie.
Spreek per klant af wie wat doet
Bij vaste plaatsingen draagt meestal de werkgever de formele verantwoordelijkheid, maar klanten waarderen het om te weten wat het bureau al heeft gevraagd. Leg per klant vast wie de controle uitvoert, in het klantdossier naast de pipeline en bij de afgesproken voorwaarden, zodat de recruiter weet of hij of zij moet controleren, moet vragen of alleen hoeft te bevestigen. Bij uitzenden en detacheren, waar het bureau vaak de werkgever is, hoort de controle bij uw eigen proces en standaard in de plaatsingsfase.
Meet het met uw eigen gegevens
Tel in uw eigen dossiers: hoeveel plaatsingen begonnen met een bevestigde controle, bij hoeveel de controle pas op of na de eerste werkdag werd afgerond, hoeveel vastgelegde bevoegdheden binnen de komende zestig dagen verlopen en hoeveel starts werden uitgesteld omdat de controle niet rond was. Vermeld het aantal dossiers achter elk cijfer en gebruik elke keer dezelfde filters. Vertrouw niet op algemene cijfers die u niet kunt controleren; uw eigen plaatsingshistorie laat zien waar de gaten zitten, bijvoorbeeld bij een team dat starts op zeer korte termijn regelt.
Waar kunstmatige intelligentie kan helpen — en waar niet
Kunstmatige intelligentie kan de eigenaar herinneren aan een plaatsing die bijna start zonder afgeronde controle, een bericht opstellen dat de kandidaat vertelt welke documenten hij of zij moet meenemen en waarom, of vastgelegde bevoegdheden opsommen die binnenkort verlopen. Ze blijft een hulpmiddel. Kunstmatige intelligentie vervangt geen recruiters, beoordeelt niet of een document echt is en beslist niet of iemand mag werken. Dat oordeel blijft bij degene die de controle uitvoerde, volgens de regels die gelden; het Applicant Tracking System zorgt dat de uitkomst vóór de eerste werkdag is vastgelegd en zichtbaar is.
Een praktische start
- Voeg velden toe voor de controle van identiteit en werkbevoegdheid: wie, wanneer, uitkomst en, waar van toepassing, geldig tot
- Maak een bevestigde controle onderdeel van de instapcriteria van de plaatsingsfase
- Vraag al bij de eerste selectie of de kandidaat een vergunning nodig heeft om te werken
- Leg per klant vast wie de controle uitvoert
- Bewaar kopieën alleen als een regel dat vereist, met beperkte toegang en een bewaartermijn
Geen start zonder vastgelegde controle
Een vastgelegde controle van identiteit en werkbevoegdheid is een kleine stap in de pipeline die de kandidaat, de klant en uw eigen organisatie beschermt. Ze werkt het best als ze onderdeel is van de plaatsingsfase zelf, en niet een taak die iemand zich op de vrijdag ervoor herinnert. Bekijk het product of plan een demo — we laten u zien hoe fasecriteria, kandidaatdossiers en plaatsingen in BoldATS samenwerken voor uw segment.