Waarom elke flexkandidaat in uw Applicant Tracking System een bevestigde beschikbaarheid nodig heeft

Een planner bij een uitzendvestiging krijgt op donderdagmiddag een telefoontje: een klant heeft vanaf maandag vier extra mensen nodig voor de avonddienst. De pool telt ruim tweehonderd namen, dus dat moet lukken. Twee uur en dertig telefoontjes later zijn er drie mensen bevestigd. Een aantal kandidaten is ergens anders aan de slag gegaan, enkelen werken inmiddels alleen nog ’s ochtends, één is naar een andere stad verhuisd en één zei maanden geleden dat zij ‘vanaf september’ beschikbaar was, waar niemand op is teruggekomen. De pool leek groot, maar niemand wist wie echt kon werken. Dit artikel legt uit waarom elke flexkandidaat in uw Applicant Tracking System een bevestigde beschikbaarheid nodig heeft: waarom beschikbaarheid veroudert, wat u vastlegt, wanneer u haar opnieuw bevestigt, hoe u haar gebruikt bij het plannen en hoe u met uw eigen gegevens controleert of uw pool zo groot is als hij lijkt.

Beschikbaarheid weegt het zwaarst voor uitzendorganisaties die diensten en korte opdrachten vanuit een pool invullen, maar zij zijn niet de enigen. Detacheerders moeten weten wanneer consultants tussen twee opdrachten weer kunnen starten. Recruitmentbureaus die zzp’ers en interim-professionals plaatsen, werken met dezelfde vraag. Executive search-bureaus die ook interim-bestuurders plaatsen, moeten weten wie vrij is voor een opdracht van een paar maanden. Interne recruitmentteams met een eigen flex- of oproeppool, bijvoorbeeld voor seizoenspieken, hebben precies hetzelfde planningsvraagstuk.

Waarom beschikbaarheid veroudert

Beschikbaarheid wordt één keer vastgelegd, bij de inschrijving, en daarna nooit meer gevraagd
Zij staat in een vrije notitie zoals ‘flexibel, liefst avonden’, waarop u niet kunt filteren of sorteren
Kandidaten melden een wijziging telefonisch bij één planner, en het dossier wordt niet bijgewerkt
Iemand begint via een ander bureau of rechtstreeks bij een werkgever, en de pool toont hem nog steeds als beschikbaar
Elke vestiging houdt een eigen lijst bij in een spreadsheet naast het systeem, zodat dezelfde persoon drie keer voorkomt met drie verschillende antwoorden

Niets hiervan komt door gebrek aan inzet. Beschikbaarheid verandert van week tot week, terwijl de meeste dossiers zijn ingericht op gegevens die nauwelijks veranderen, zoals een naam, een telefoonnummer en een werkverleden.

Wat bevestigde beschikbaarheid is, en wat niet

Bevestigde beschikbaarheid is een korte, gestructureerde vastlegging in het kandidaatdossier van wanneer en waar iemand kan werken, samen met de datum waarop dat voor het laatst is bevestigd en door wie. Het woord dat telt, is bevestigd: beschikbaarheid zonder datum is een gok, en een gok van vier maanden geleden is erger dan geen informatie, omdat hij betrouwbaar lijkt.

Het is geen belofte van werk en geen rooster. Vastleggen dat iemand op dinsdagavond beschikbaar is, betekent niet dat hij wordt ingepland, en verplicht de kandidaat niet om elke aangeboden dienst te accepteren. Het is ook niet de plek voor de redenen erachter. U moet weten dat iemand op woensdag niet beschikbaar is, niet waarom. Beschikbaarheid is een persoonsgegeven, dus leg alleen vast wat u voor de planning nodig hebt en behandel het onder dezelfde privacyregels, zoals de AVG, als de rest van het dossier. Dit artikel is geen juridisch advies; wat geldt, is wat uw eigen beleid, contracten en afspraken over arbeidstijden zeggen.

Wat u vastlegt

Beperk het tot een handvol velden waarop een planner kan filteren:

Status — beschikbaar, gedeeltelijk beschikbaar, niet beschikbaar tot een datum, of niet meer in de pool; één waarde, geen alinea
Dagen en diensten — welke dagen, en welke diensten zoals vroeg, laat, nacht of weekend, met dezelfde dienstnamen die het team met klanten gebruikt
Uren per week — een minimum en maximum, zodat u geen veertig uur aanbiedt aan iemand die er zestien wil
Beschikbaar vanaf en tot — bijvoorbeeld een student die in de vakanties vrij is, of een consultant van wie de einddatum van de detachering bekend is
Reisgebied — een thuisregio of maximale reistijd, en of de kandidaat eigen vervoer heeft
Bevestigd op en bevestigd door — de datum van de laatste bevestiging en de benoemde collega, of de kandidaat als die het zelf heeft bevestigd

Combineer dit met de gedeelde lijst met vaardigheden en tags, zodat een planner kan zoeken naar mensen met de juiste vaardigheden die deze maand late diensten in een bepaalde regio kunnen draaien, in plaats van door namen te scrollen.

Houd het actueel: wanneer u opnieuw bevestigt

Spreek een termijn voor herbevestiging af die bij het werk past. Voor een dienstenpool geldt beschikbaarheid ouder dan vier tot zes weken als onbevestigd. Voor consultants tussen twee opdrachten is een controle om de twee weken tijdens de periode zonder opdracht gebruikelijk. Bij zzp’ers en interim-professionals bevestigt u opnieuw wanneer een opdracht bijna afloopt. Gebruik de volgende actiedatum in het kandidaatdossier voor de volgende controle, zodat de herbevestiging in iemands lijst verschijnt in plaats van af te hangen van het geheugen.

Sommige gebeurtenissen vragen altijd om een herbevestiging: een plaatsing of inzet die afloopt, een kandidaat die meerdere diensten achter elkaar afslaat, een adreswijziging, of een kandidaat die laat weten dat hij ergens anders is begonnen. Zet in dat laatste geval de status op niet beschikbaar of niet meer in de pool, en leg een datum vast om later opnieuw te vragen als de kandidaat daarmee instemt.

Beschikbaarheid gebruiken bij het plannen

Zodra beschikbaarheid gestructureerd is, begint de planner bij de mensen die echt kunnen werken, in plaats van bij iedereen in de pool. Een paar regels houden dat eerlijk:

Filter eerst op bevestigde beschikbaarheid, en behandel alles wat ouder is dan de afgesproken termijn als reden om te bellen, niet als match
Controleer of de kandidaat niet al is ingepland of door een collega voor dezelfde periode aan dezelfde klant is voorgesteld
Vraag de kandidaat voordat u hem voorstelt, in lijn met de toestemming vóór presentatie, ook als de beschikbaarheid perfect past
Zorg dat vóór een eerste dienst de controle van identiteit en werkbevoegdheid is vastgelegd; beschikbaarheid vervangt die niet
Werk de beschikbaarheid bij op de dag dat een opdracht afloopt, zodat de kandidaat terug is in de pool voor de volgende aanvraag

Het kandidaat- en klantrelatiebeheer naast de pipeline laat dan niet alleen zien wie iemand is, maar ook of hij deze klant volgende week kan helpen.

Laat het systeem herinneren

Het herbevestigen van beschikbaarheid is een terugkerende stap die zich goed leent voor automatisering. Het Applicant Tracking System kan een kort bericht sturen wanneer de beschikbaarheid bijna verloopt, met een link waarmee de kandidaat zelf dagen, diensten en uren kan bevestigen of wijzigen. Een hulpmiddel met kunstmatige intelligentie kan voorstellen welke poolkandidaten u voor een aanvraag het eerst benadert, of het controlebericht opstellen. De planner beslist nog steeds wie een dienst krijgt aangeboden en spreekt de kandidaat als iets onduidelijk is; kunstmatige intelligentie vervangt geen recruiters of planners en plant niemand in.

Veelgemaakte fouten om te vermijden

Beschikbaarheid zonder datum — een status zonder bevestigingsdatum is niet te vertrouwen en hoort niet in een filter
Alleen vrije tekst — notities als ‘meestal avonden’ zijn niet doorzoekbaar; houd een gestructureerd veld aan en gebruik de notitie alleen voor uitzonderingen
Redenen vastleggen — ziekte, zorgtaken of andere persoonlijke redenen horen niet in het beschikbaarheidsveld
Een pool die alleen groeit — mensen die de pool hebben verlaten, blijven als beschikbaar staan; geef hen een duidelijke status en houd de bewaartermijn in hun dossier aan
Vestigingslijsten naast het systeem — een tweede lijst betekent twee waarheden; laat elke vestiging vanuit hetzelfde dossier werken, met de juiste gebruikersrollen en toegangsrechten

Vragen die teams stellen

Moeten kandidaten hun beschikbaarheid zelf bijwerken? — Ja, waar dat kan; dat is sneller en nauwkeuriger, zolang het dossier laat zien dat de kandidaat de wijziging heeft gedaan en wanneer
Hoe gedetailleerd moeten diensten zijn? — Zo gedetailleerd als de klanten die u bedient; gebruik de dienstnamen waarmee u echt plant, en niet meer
En kandidaten voor vaste functies? — Bij vaste functies hangt de startdatum meestal af van de opzegtermijn; beschikbaarheid per dienst telt vooral bij flexibel, tijdelijk en contractwerk
Wat als een kandidaat steeds diensten afslaat? — Vraag het na en bevestig opnieuw; vaak is de beschikbaarheid veranderd en is het dossier verouderd

Controleer het met uw eigen gegevens

Tel in uw eigen gegevens: hoeveel kandidaten in uw pool als beschikbaar staan, hoeveel daarvan een bevestigingsdatum binnen uw afgesproken termijn hebben, hoeveel helemaal geen bevestigingsdatum hebben, hoeveel aanvragen vorige maand zijn ingevuld met kandidaten met bevestigde beschikbaarheid, en hoe vaak een voorgestelde kandidaat toch niet beschikbaar bleek. Vermeld bij elk cijfer het aantal kandidaten en aanvragen waarop het is gebaseerd. Vergelijk uzelf niet met branchegemiddelden; het verschil tussen de pool die u denkt te hebben en de pool met bevestigde beschikbaarheid is het getal dat telt.

Zo begint u

Spreek met uw planners de statuswaarden, dienstnamen en de termijn voor herbevestiging af
Voeg gestructureerde beschikbaarheidsvelden toe aan het kandidaatdossier, inclusief bevestigd op en bevestigd door
Markeer elke poolkandidaat zonder recente bevestiging als onbevestigd, en benader de meest actieve kandidaten eerst
Zet voor elke herbevestiging een volgende actiedatum en schakel een herinnering in voordat de beschikbaarheid verloopt
Bespreek bevestigde en onbevestigde beschikbaarheid per vestiging in uw wekelijkse pipelinereview

Een pool waarmee u echt kunt plannen

Een grote pool helpt alleen als u weet wie kan werken, wanneer en waar. Leg beschikbaarheid vast in een paar gestructureerde velden, bevestig haar in een vast ritme, werk haar bij wanneer opdrachten aflopen, laat persoonlijke redenen weg en plan vanuit bevestigde beschikbaarheid in plaats van vanuit elke naam die u hebt. Bekijk het product of plan een demo — wij laten u zien hoe beschikbaarheid, herinneringen voor herbevestiging en poolfilters in BoldATS voor uw segment worden ingericht.