Een intern recruitmentteam geeft een hiring manager een login, zodat hij zijn vacature kan volgen. Omdat niemand rollen heeft ingericht, krijgt hij hetzelfde account als de recruiters. Een week later vertelt hij, iets te terloops, dat hij zag dat een van zijn eigen teamleden had gesolliciteerd op een functie bij een andere afdeling, inclusief de gespreksnotities. Er is niets gehackt en niemand heeft een regel overtreden; het systeem liet simpelweg alles aan iedereen zien. Dit artikel legt uit hoe u gebruikersrollen en toegangsrechten inricht in uw Applicant Tracking System: waarom toegang ongemerkt uitdijt, welke kleine set rollen de meeste teams nodig hebben, welke velden en handelingen extra aandacht verdienen, hoe u omgaat met nieuwe medewerkers, interne overstappers en vertrekkers, en hoe u met uw eigen gegevens controleert of de inrichting nog past.
De juiste inrichting verschilt per segment. Recruitmentbureaus willen dat recruiters vrij over vacatures heen kunnen werken, terwijl tariefafspraken en sommige klantnotities bij de accountmanager blijven. Uitzendorganisaties hebben vaak planners, backoffice en vestigingsteams die elk een ander deel van hetzelfde kandidaatdossier nodig hebben. Detacheerders delen profielen met eindklanten en willen precies bepalen wat het pand verlaat. Executive search-bureaus voeren vertrouwelijke opdrachten uit die alleen het opdrachtteam mag zien. Interne recruitmentteams werken met hiring managers en interne sollicitanten, waarbij vertrouwelijkheid richting collega’s het zwaarst weegt.
Waarom toegangsrechten uitdijen
- Iedereen kreeg in de eerste week een beheerdersaccount, omdat dat het snelst was, en niemand heeft dat daarna aangepast
- Nieuwe gebruikers worden aangemaakt door het account van een collega te kopiëren, inclusief rechten die die collega alleen voor één project nodig had
- Hiring managers en externe sourcers krijgen een volledig account, omdat een beperkte weergave nooit is vastgesteld
- Mensen die uit dienst zijn of van team zijn gewisseld, hebben maanden later nog een actieve login
- Exporteren en bulkacties staan open voor elke gebruiker, dus een volledige download van de kandidatendatabase is één klik verwijderd
Niets hiervan is kwade opzet. Toegang wordt meestal één keer ingericht, onder tijdsdruk, en daarna niet meer bekeken, terwijl het team, de klanten en het soort gegevens blijven veranderen.
Wat rollen en toegangsrechten zijn, en wat niet
Een rol is een benoemde set bevoegdheden die beschrijft wat een type gebruiker in het Applicant Tracking System mag zien en doen. Toegangsrechten zijn de regels daarachter: welke records, welke velden en welke handelingen. Het uitgangspunt is eenvoudig: mensen zien wat zij voor hun eigen werk nodig hebben, en niets wat alleen voor een ander van belang is.
Rollen zijn geen teken van wantrouwen. Een recruiter die de tariefafspraak met een klant niet ziet, wordt niet buitengesloten; die informatie helpt gewoon niet bij het bellen van kandidaten. Rollen vervangen ook geen afspraken met uw team of uw klanten over vertrouwelijkheid. Privacyregels zoals de AVG vragen om passende maatregelen, zodat persoonsgegevens beperkt blijven tot de mensen die ze nodig hebben, en verstandige rollen horen daarbij. Dit artikel is geen juridisch advies; wat geldt, is wat uw eigen beleid en contracten zeggen.
Een kleine set rollen die de meeste teams nodig hebben
Begin met zo weinig mogelijk rollen. Vijf of zes zijn meestal genoeg:
- Beheerder — beheert gebruikers, rollen, pipelinefases en gedeelde lijsten; beperkt tot twee benoemde personen, zodat er altijd een vervanger is maar nooit een menigte
- Recruiter of consultant — werkt aan kandidaten en vacatures, verplaatst kandidaten door de pipeline en legt notities, uitkomsten en presentaties vast
- Accountmanager of teamleider — alles wat een recruiter doet, plus klantrecords, afgesproken voorwaarden en het goedkeuren van uitzonderingen voor de eigen klanten of het eigen team
- Sourcer of researcher — voegt kandidaatdossiers en longlists toe en vult ze aan, zonder toegang tot klantvoorwaarden of details van een aanbod
- Hiring manager of contactpersoon bij de klant — ziet alleen de eigen vacatures en de kandidaten die daarvoor zijn gepresenteerd, geeft feedback en scores, en bladert niet door de bredere database
- Backoffice of management — plaatsingen, startdata en rapportages, zonder gespreksnotities of assessmentdetails
Noem rollen naar het werk, niet naar personen. ‘Accountmanager’ klopt volgend jaar nog steeds; ‘zoals Sanne’ niet.
Velden en records die extra aandacht verdienen
Het grootste deel van een kandidaatdossier mag zichtbaar zijn voor het hele team. Een paar onderdelen horen bij een kleinere kring:
- Salarisgegevens — de vastgelegde salarisverwachting en details van het aanbod, zichtbaar voor wie de vacature behandelt
- Gespreksnotities en scoreformulieren — het gedeelde scoreformulier is voor het gesprekspanel en de recruiter, niet voor elke gebruiker
- Identiteits- en werkbevoegdheidsdocumenten — de controle van identiteit en werkbevoegdheid voor de start vraagt om een vastlegging dat de controle is gedaan, terwijl kopieën van documenten bij de paar mensen blijven die ze moeten behandelen
- Klantvoorwaarden — tarieven en afgesproken voorwaarden horen bij accountmanagement en backoffice
- Vertrouwelijke vacatures en interne sollicitanten — een vervangingsopdracht of een medewerker die intern solliciteert, is alleen zichtbaar voor het benoemde team op die vacature
Houd de rest waar mogelijk open. Het kandidaat- en klantrelatiebeheer naast de pipeline werkt alleen als recruiters eerder contact, presentaties en off-limitsafspraken kunnen zien voordat zij de telefoon pakken.
Handelingen tellen net zo zwaar als zichtbaarheid
Wat iemand kan doen, is vaak riskanter dan wat iemand kan zien. Bepaal per rol wie mag:
- Kandidatenlijsten exporteren of bestanden in bulk downloaden
- Bulkmails versturen vanuit het systeem
- Records verwijderen, of dubbele kandidaten samenvoegen
- Pipelinefases, instapcriteria of de gedeelde lijst met vaardigheden en tags wijzigen
- Geautomatiseerde stappen zoals herinneringen en statusmails wijzigen of uitzetten
Voor de meeste hiervan is een korte lijst met benoemde personen genoeg. Een recruiter die eenmalig een export nodig heeft, kan het vragen; het verzoek en de goedkeuring zijn dan vastgelegd.
Nieuwe medewerkers, interne overstappers en vertrekkers
De meeste problemen met toegang ontstaan wanneer mensen wisselen. Spreek een eenvoudige routine af. Een nieuwe medewerker krijgt op de eerste dag een rol, geen kopie van het account van een collega. Wie naar een ander team of andere vestiging gaat, krijgt op de dag van de overstap een andere rol, en de openstaande kandidaten en vacatures worden overgedragen aan een benoemde collega. Het account van een vertrekker wordt op de laatste werkdag gedeactiveerd in plaats van verwijderd, zodat de geschiedenis en de vastlegging van wie welke kandidaat verplaatste intact blijven. Externe sourcers en tijdelijke krachten krijgen vanaf het begin een einddatum op hun account.
Leg vast wie wat heeft gedaan
Rollen verkleinen het risico, maar laten niet zien wat er is gebeurd. Het Applicant Tracking System hoort vast te leggen wie gevoelige velden heeft bekeken, wie gegevens heeft geëxporteerd en wie rollen of instellingen heeft gewijzigd. Die vastlegging helpt als een klant vraagt hoe met zijn gegevens wordt omgegaan, en als een kandidaat een inzageverzoek doet en wil weten wie zijn gegevens heeft verwerkt. Bewaar deze vastlegging voor een afgesproken periode, in lijn met de bewaartermijnen die u voor kandidaatdossiers hanteert.
Veelgemaakte fouten om te vermijden
- Een rol per persoon — twintig net iets verschillende rollen zijn niet te controleren; groepeer mensen naar het werk dat zij doen
- Alles dichtzetten — recruiters die de contacthistorie niet kunnen zien, gaan hun eigen lijsten in spreadsheets bijhouden, en dat is erger
- Gedeelde logins — één account voor ‘de vestiging’ of ‘de klant’ maakt het onmogelijk om te weten wie wat heeft gedaan
- Volledige accounts voor hiring managers — geef hen een weergave van hun eigen vacatures en gepresenteerde kandidaten, meer niet
- Geen controle — rollen die één keer zijn ingericht en nooit worden nagelopen, leiden langzaam weer tot iedereen die alles mag
Vragen die teams stellen
- We zijn met vier mensen. Hebben we rollen nodig? — Minder, maar ja: scheid in elk geval beheerders van gebruikers, sluit accounts van vertrekkers en bepaal wie mag exporteren
- Moeten recruiters elkaars kandidaten zien? — Meestal wel; gedeelde zichtbaarheid voorkomt dubbel werk en dubbele presentaties, terwijl vertrouwelijke vacatures beperkt blijven tot hun team
- Kunnen klanten inloggen? — Alleen met een beperkte rol voor hun eigen vacatures en de kandidaten die aan hen zijn gepresenteerd, en pas nadat de kandidaat heeft ingestemd met de presentatie
- Wie beslist over uitzonderingen? — Benoem één eigenaar, vaak de teamleider of beheerder, en leg elk tijdelijk extra recht vast met een einddatum
Controleer het met uw eigen gegevens
Tel in uw eigen gegevens: hoeveel gebruikers beheerdersrechten hebben, hoeveel actieve accounts horen bij mensen die zijn vertrokken of al negentig dagen niet hebben ingelogd, hoeveel gebruikers mogen exporteren, hoeveel exports er vorige maand zijn gemaakt en door wie, hoeveel hiring managers of contactpersonen bij klanten meer dan een beperkte rol hebben, en hoeveel vertrouwelijke vacatures zichtbaar zijn voor gebruikers buiten het eigen team. Vermeld bij elk cijfer het aantal gebruikers waarop het is gebaseerd. Vergelijk uzelf niet met branchegemiddelden; uw eigen tellingen laten zien waar toegang is afgedreven van het werk dat mensen doen.
Zo begint u
- Maak een lijst van alle actieve gebruikers en de rol die ieder vandaag heeft
- Stel vijf of zes rollen vast op basis van het werk en wijs elke gebruiker aan één daarvan toe
- Breng het aantal beheerders terug naar twee benoemde personen en beperk export- en verwijderrechten
- Deactiveer accounts van vertrekkers en stel einddata in voor externe en tijdelijke gebruikers
- Loop de gebruikerslijst eens per kwartaal na, bijvoorbeeld als onderdeel van uw wekelijkse pipelinereview in de laatste week van het kwartaal
Toegang die het werk volgt
Goede rollen laten recruiters snel werken en houden gevoelige informatie bij de mensen die haar nodig hebben. Houd het aantal rollen klein, bescherm salaris, notities, documenten en klantvoorwaarden, beperk exports en verwijderingen, regel nieuwe medewerkers, overstappers en vertrekkers op de dag zelf en leg vast wie wat heeft gedaan. Bekijk het product of plan een demo — wij laten u zien hoe gebruikers, rollen, veldtoegang en vastlegging in BoldATS voor uw segment worden ingericht.