Interne sollicitanten zorgvuldig behandelen in uw Applicant Tracking System

Een medewerker van de klantenservice solliciteert op een functie in het planningsteam. Zij stuurt haar cv per e-mail naar een recruiter, die het doorstuurt naar de hiring manager. Een week later hoort haar eigen teamleider het bij de koffieautomaat, voordat zij het hem zelf heeft verteld. Het planningsteam kiest een externe kandidaat en zij hoort dat in een kort telefoontje, zonder toelichting. Een half jaar later vertrekt zij. Niemand had kwade bedoelingen; de interne sollicitatie is alleen nooit in hetzelfde proces terechtgekomen als elke andere sollicitatie. Dit artikel legt uit hoe u interne sollicitanten zorgvuldig behandelt in uw Applicant Tracking System: waarom interne sollicitaties misgaan, wat ze anders maakt, wat u vastlegt, wie ze mag zien, hoe u ze eerlijk naast externe kandidaten beoordeelt, hoe u feedback geeft en een overstap regelt, wat bureaus vastleggen als een klant een interne kandidaat heeft, en hoe u met uw eigen gegevens controleert hoe interne sollicitaties werkelijk verlopen.

Interne sollicitanten zijn voor elk segment van belang. Interne recruitmentteams zien medewerkers solliciteren op andere functies, op promoties en op vacatures die eerst intern worden opengesteld. Detacheerders zien hun eigen consultants solliciteren op een vaste functie op kantoor of op een ander traject binnen het bedrijf. Uitzendbureaus en recruitmentbureaus werven voor hun eigen functies als intercedent, consultant of recruiter, waarop collega’s vaak ook reageren, en zij werken regelmatig aan vacatures waarvoor de klant ook een interne kandidaat overweegt. Executive search-bureaus beoordelen vaak een interne opvolger naast de externe shortlist. Steeds is de vraag dezelfde: krijgt de interne sollicitant hetzelfde zorgvuldige proces als een externe, zonder dat de hele organisatie ervan weet?

Waarom interne sollicitaties misgaan

De sollicitatie komt binnen via e-mail, chat of een gesprek op de gang en wordt nooit een dossier in het systeem
Te veel mensen kunnen zien dat een collega heeft gesolliciteerd, of de huidige leidinggevende hoort het van een ander
Interne sollicitanten worden losser of strenger beoordeeld dan externe kandidaten, omdat er geen gedeelde criteria worden gebruikt
Een afwijzing wordt in een kort bericht doorgegeven, terwijl de persoon in dezelfde organisatie blijft en blijft vragen waarom
Achteraf kan niemand zeggen hoeveel vacatures intern zijn ingevuld, omdat de bron nooit is vastgelegd

Dat is geen kwade wil. Interne sollicitaties voelen informeel omdat iedereen elkaar al kent, terwijl ze juist daarom meer zorg nodig hebben: de sollicitant blijft in de organisatie, wat de uitkomst ook is.

Wat een interne sollicitant anders maakt

Een interne sollicitant solliciteert op dezelfde vacature, komt in dezelfde pipeline en wordt aan dezelfde eisen getoetst als een externe kandidaat. Drie dingen zijn anders. Vertrouwelijkheid weegt zwaarder, omdat collega’s, de huidige leidinggevende en soms het huidige team dichtbij zijn. De huidige leidinggevende heeft een rol: op enig moment moet hij of zij het weten en moet er een overstapdatum worden afgesproken. En de sollicitant blijft na een afwijzing, dus de manier waarop u afwijst raakt betrokkenheid en behoud, niet alleen uw werkgeversimago. Een interne sollicitant is ook geen interne aanbeveling: als een medewerker iemand anders aandraagt, is dat een bron voor een externe kandidaat, vastgelegd als kandidaatbron, en geen interne sollicitatie.

Wat u vastlegt

Houd de opzet zo eenvoudig dat het hele team het op dezelfde manier invult:

Bron intern — vastgelegd bij de eerste sollicitatie, zodat interne en externe sollicitanten in elk overzicht te scheiden zijn
Huidige functie en afdeling — alleen wat de selectie nodig heeft; het personeelsdossier blijft in het HR-systeem en wordt niet naar het kandidaatdossier gekopieerd
Zichtbaarheid — wie deze sollicitatie mag zien, ingesteld bij het aanmaken en niet achteraf
Huidige leidinggevende ingelicht — de datum, door wie, en dat de sollicitant daar vooraf mee heeft ingestemd
Beoordeling — hetzelfde scoreformulier en dezelfde gespreksuitkomsten als voor externe kandidaten
Uitkomst en feedbackgesprek — het besluit, de reden, de datum van het feedbackgesprek en wie het voerde
Vervolg — of de sollicitant wil worden meegenomen bij toekomstige interne vacatures, en een eventueel afgesproken ontwikkelstap

Beperk wie de sollicitatie kan zien

Stel de zichtbaarheid van een interne sollicitatie in zodra die wordt aangemaakt: de recruiter, de eigenaar van de vacature en de hiring manager van het nieuwe team, en standaard verder niemand. Gebruik daarvoor de gebruikersrollen en toegangsrechten van uw systeem in plaats van een informele afspraak; een collega op dezelfde afdeling die toevallig interviewer is bij een andere vacature, hoort de naam niet in een gedeeld overzicht te zien. Spreek aan het begin met de sollicitant af wanneer en door wie de huidige leidinggevende wordt ingelicht, meestal vóór het tweede gesprek of vóór het bespreken van referenties, en leg die datum vast. Interne sollicitaties volgen dezelfde bewaartermijn als andere kandidaatdossiers, en een medewerker die vraagt wat er over de sollicitatie is vastgelegd, krijgt hetzelfde antwoord als een externe kandidaat bij een inzageverzoek.

Dezelfde pipeline en dezelfde criteria

Zet interne sollicitanten in dezelfde pipeline als externe kandidaten, met dezelfde instapcriteria per fase en hetzelfde gedeelde scoreformulier. Dat beschermt beide kanten: de interne sollicitant wordt niet doorgewuifd omdat men hem kent, en niet strenger beoordeeld omdat men zijn zwakke punten kent. Leg na elk gesprek een schriftelijke uitkomst vast, ook als het gesprek informeel was of de hiring manager de sollicitant al kent. Als uw beleid is om eerst intern te werven, leg dan de interne publicatieperiode vast in de publicatiegeschiedenis, zodat duidelijk is wanneer de vacature voor externe kandidaten werd opengesteld en waarom. Baseer de eisen op de gestructureerde briefing, niet op wat het huidige team verwacht van een collega die het al kent.

Als de klant een interne kandidaat heeft

Bureaus en searchbureaus komen interne sollicitanten van de andere kant tegen: de klant overweegt ook een eigen medewerker voor de vacature. Leg dat vast bij de vacature zodra u het hoort, met de datum en de contactpersoon die het u vertelde, zonder naam of persoonsgegevens van die medewerker, tenzij de klant ze deelt en ze voor de opdracht nodig zijn. Het verandert uw aanpak: uw shortlist wordt vergeleken met iemand die de klant al kent, het besluit kan langer duren en de vacature wordt eerder gepauzeerd of gesloten als de interne kandidaat wordt gekozen. Kijk in de afgesproken voorwaarden wat er over die situatie is afgesproken, en laat de eigenaar van de vacature kandidaten op de hoogte houden van de verwachte planning, met een volgende actiedatum.

Afwijzing en feedback

Een interne sollicitant die niet wordt gekozen, verdient een gesprek, geen bericht. Leg de afwijzing vast met een reden uit uw standaard afwijsredenen, plan het feedbackgesprek met een datum en een naam, en leg vast dat het heeft plaatsgevonden. Baseer de feedback op de scoreformulieren en gespreksuitkomsten, zodat die concreet is en overeenkomt met wat er is besloten. Spreek met de sollicitant af of de huidige leidinggevende de uitkomst hoort, en van wie. Vraag of de sollicitant bij toekomstige interne vacatures wil worden meegenomen en leg het antwoord vast, zodat de talentpool ook voor collega’s werkt en niet alleen voor nummer-twee-kandidaten. Een interne sollicitant die zich terugtrekt, krijgt net als ieder ander een reden van terugtrekking.

Aanbod en overstap

Als een interne sollicitant wordt gekozen, krijgt het aanbod net als elk ander aanbod een acceptatietermijn, en de overstapdatum vraagt om overeenstemming tussen de nieuwe en de huidige leidinggevende. Leg de afgesproken overdrachtsperiode vast, die dezelfde rol speelt als een opzegtermijn bij een externe kandidaat, en de bevestigde startdatum in de nieuwe functie voordat de vacature wordt gesloten. Leg vast wie aan beide kanten met de overstapdatum heeft ingestemd, zodat er achteraf geen discussie is over wanneer de medewerker zou beginnen.

Laat het systeem helpen

Verschillende stappen rond interne sollicitaties herhalen zich steeds en lenen zich voor automatisering: de bron automatisch op intern zetten bij sollicitaties via een interne vacaturepagina, beperkte zichtbaarheid automatisch toepassen, vragen naar de datum waarop de huidige leidinggevende is ingelicht, een taak aanmaken voor het feedbackgesprek als een interne sollicitant wordt afgewezen, en een herinnering als dat gesprek niet is vastgelegd. Een hulpmiddel met kunstmatige intelligentie kan op basis van de vastgelegde scoreformulieren en gespreksuitkomsten een samenvatting voor het feedbackgesprek opstellen. De recruiter of hiring manager controleert die, bepaalt wat er gezegd wordt en voert het gesprek; kunstmatige intelligentie vervangt geen recruiters en selecteert of wijst interne sollicitanten niet zelfstandig af.

Veelgemaakte fouten

Sollicitaties buiten het systeem — een e-mail aan een leidinggevende is geen sollicitatie; zonder dossier is er geen proces, geen vertrouwelijkheid en geen feedback
Open zichtbaarheid — als iedereen de pipeline kan zien, is de sollicitatie van een collega niet langer vertrouwelijk
Andere criteria — interne sollicitanten die op reputatie worden beoordeeld in plaats van op het scoreformulier, ervaren het proces als oneerlijk, wat de uitkomst ook is
Afwijzing per bericht — een collega die geen reden hoort, blijft vragen, of stopt met vragen en vertrekt
Huidige leidinggevende via anderen ingelicht — de relatie met het huidige team lijdt al voordat er iets is besloten

Vragen die teams stellen

Krijgen interne sollicitanten standaard een gesprek? — Spreek een beleid af en pas het op iedereen toe; als interne sollicitanten die aan de instapcriteria voldoen altijd een gesprek krijgen, leg dat dan vast als regel in plaats van per geval te beslissen
Wanneer licht u de huidige leidinggevende in? — Op een moment dat u met de sollicitant afspreekt, meestal vóór het tweede gesprek of vóór referenties; leg de datum vast en wie de leidinggevende heeft ingelicht
Tellen interne sollicitaties mee in de doorlooptijd? — Ja, op dezelfde manier gemeten; rapporteer interne en externe invullingen apart, zodat de cijfers vergelijkbaar blijven
Is een medewerker die iemand aandraagt een interne sollicitant? — Nee, dat is een aanbeveling en een bron voor een externe kandidaat

Controleer het met uw eigen gegevens

Tel uit uw eigen dossiers, per afdeling en per segment: hoeveel interne sollicitaties er binnenkwamen, hoeveel daarvan geen bron intern of geen zichtbaarheidsinstelling hebben, hoeveel interne sollicitanten elke fase bereikten, hoeveel vacatures intern zijn ingevuld, hoeveel afgewezen interne sollicitanten een vastgelegd feedbackgesprek hadden, en hoe lang interne en externe invullingen duurden in uw doorlooptijd tot invulling. Bespreek openstaande interne sollicitaties in uw wekelijkse pipelinereview, te beginnen met afwijzingen zonder feedbackgesprek. Vermeld bij elk cijfer het aantal sollicitaties waarop het is gebaseerd. Vergelijk niet met branchegemiddelden; hoe uw eigen interne sollicitanten worden behandeld, is het cijfer dat telt.

Een praktische start

Spreek af dat elke interne sollicitatie in het systeem komt, via welk kanaal die ook binnenkwam
Leg bron intern en beperkte zichtbaarheid vast op het moment dat de sollicitatie wordt aangemaakt
Spreek met elke sollicitant af wanneer de huidige leidinggevende wordt ingelicht, en leg het vast
Gebruik dezelfde instapcriteria en hetzelfde scoreformulier voor interne en externe kandidaten
Maak een vastgelegd feedbackgesprek verplicht voor elke afgewezen interne sollicitant

Een collega blijft een collega

Een interne sollicitant is vandaag kandidaat en morgen weer collega, wat de uitkomst ook is. Leg de sollicitatie vast in hetzelfde proces, beperk wie die kan zien, spreek af wanneer de huidige leidinggevende wordt ingelicht, beoordeel op dezelfde criteria, geef feedback in een gesprek en leg de overstapdatum vast als de overstap doorgaat. Bekijk het product of plan een demo — wij laten zien hoe interne sollicitaties, zichtbaarheid en feedback in BoldATS voor uw segment worden ingericht.