Interne Bewerber im Applicant Tracking System sorgfältig behandeln

Eine Mitarbeiterin aus dem Kundenservice bewirbt sich auf eine Stelle im Planungsteam. Sie schickt ihren Lebenslauf per E-Mail an eine Recruiterin, die ihn an den Hiring Manager weiterleitet. Eine Woche später erfährt ihr eigener Teamleiter am Kaffeeautomaten davon, bevor sie es ihm selbst sagen konnte. Das Planungsteam entscheidet sich für einen externen Kandidaten, und sie erfährt das in einem kurzen Telefonat ohne Begründung. Ein halbes Jahr später verlässt sie das Unternehmen. Niemand hatte böse Absichten; die interne Bewerbung ist nur nie in denselben Prozess gelangt wie jede andere Bewerbung. Dieser Artikel erklärt, wie Sie interne Bewerber in Ihrem Applicant Tracking System sorgfältig behandeln: warum interne Bewerbungen schiefgehen, was sie anders macht, was Sie erfassen, wer sie sehen darf, wie Sie sie fair neben externen Kandidaten bewerten, wie Sie Feedback geben und einen Wechsel regeln, was Agenturen erfassen, wenn ein Kunde einen internen Kandidaten hat, und wie Sie mit Ihren eigenen Daten prüfen, wie interne Bewerbungen tatsächlich verlaufen.

Interne Bewerber sind für jedes Segment wichtig. Interne Recruiting-Teams erleben, dass sich Mitarbeiter auf andere Funktionen, auf Beförderungen und auf Stellen bewerben, die zuerst intern ausgeschrieben werden. Entsendungsunternehmen erleben, dass sich ihre eigenen Berater auf eine feste Stelle im Büro oder auf einen anderen Weg im Unternehmen bewerben. Zeitarbeitsunternehmen und Recruitment-Agenturen besetzen ihre eigenen Disponenten-, Berater- und Recruiter-Stellen, auf die sich oft auch Kollegen bewerben, und arbeiten regelmäßig an Stellen, für die der Kunde auch einen internen Kandidaten in Betracht zieht. Executive-Search-Beratungen bewerten oft einen internen Nachfolger neben der externen Shortlist. Immer lautet die Frage: Erhält der interne Bewerber denselben sorgfältigen Prozess wie ein externer, ohne dass die ganze Organisation davon weiß?

Warum interne Bewerbungen schiefgehen

Die Bewerbung kommt per E-Mail, Chat oder im Gespräch auf dem Flur und wird nie zu einem Datensatz im System
Zu viele Personen können sehen, dass sich ein Kollege beworben hat, oder die aktuelle Führungskraft erfährt es von Dritten
Interne Bewerber werden lockerer oder strenger bewertet als externe Kandidaten, weil keine gemeinsamen Kriterien verwendet werden
Eine Absage wird in einer kurzen Nachricht übermittelt, während die Person in derselben Organisation bleibt und weiter nach dem Grund fragt
Im Nachhinein kann niemand sagen, wie viele Stellen intern besetzt wurden, weil die Quelle nie erfasst wurde

Das ist keine böse Absicht. Interne Bewerbungen wirken informell, weil sich alle bereits kennen, und brauchen gerade deshalb mehr Sorgfalt: Der Bewerber bleibt in der Organisation, wie auch immer das Ergebnis ausfällt.

Was einen internen Bewerber anders macht

Ein interner Bewerber bewirbt sich auf dieselbe Stelle, kommt in dieselbe Pipeline und wird an denselben Anforderungen gemessen wie ein externer Kandidat. Drei Dinge sind anders. Vertraulichkeit wiegt schwerer, weil Kollegen, die aktuelle Führungskraft und manchmal das aktuelle Team in der Nähe sind. Die aktuelle Führungskraft hat eine Rolle: Irgendwann muss sie Bescheid wissen, und ein Wechseldatum muss vereinbart werden. Und der Bewerber bleibt nach einer Absage, also wirkt sich die Art der Absage auf Bindung und Verbleib aus, nicht nur auf Ihre Arbeitgebermarke. Ein interner Bewerber ist auch keine Mitarbeiterempfehlung: Wenn ein Mitarbeiter jemand anderen empfiehlt, ist das eine Quelle für einen externen Kandidaten, erfasst als Kandidatenquelle, und keine interne Bewerbung.

Was Sie erfassen

Halten Sie die Struktur so einfach, dass das ganze Team sie auf dieselbe Weise ausfüllt:

Quelle intern — bei der ersten Bewerbung erfasst, damit interne und externe Bewerber in jeder Übersicht getrennt werden können
Aktuelle Funktion und Abteilung — nur was die Auswahl braucht; die Personalakte bleibt im HR-System und wird nicht in das Kandidatenprofil kopiert
Sichtbarkeit — wer diese Bewerbung sehen darf, festgelegt beim Anlegen und nicht im Nachhinein
Aktuelle Führungskraft informiert — das Datum, durch wen, und dass der Bewerber vorher zugestimmt hat
Bewertung — derselbe Bewertungsbogen und dieselben Gesprächsergebnisse wie bei externen Kandidaten
Ergebnis und Feedbackgespräch — die Entscheidung, der Grund, das Datum des Feedbackgesprächs und wer es geführt hat
Weiteres Vorgehen — ob der Bewerber bei künftigen internen Stellen berücksichtigt werden möchte, und ein gegebenenfalls vereinbarter Entwicklungsschritt

Schränken Sie ein, wer die Bewerbung sehen kann

Legen Sie die Sichtbarkeit einer internen Bewerbung fest, sobald sie angelegt wird: die Recruiterin, der Verantwortliche der Stelle und der Hiring Manager des neuen Teams, und standardmäßig sonst niemand. Nutzen Sie dafür die Benutzerrollen und Zugriffsrechte Ihres Systems statt einer informellen Absprache; ein Kollege aus derselben Abteilung, der zufällig Interviewer bei einer anderen Stelle ist, sollte den Namen nicht in einer gemeinsamen Übersicht sehen. Vereinbaren Sie zu Beginn mit dem Bewerber, wann und durch wen die aktuelle Führungskraft informiert wird, meist vor dem zweiten Gespräch oder bevor Referenzen besprochen werden, und erfassen Sie dieses Datum. Interne Bewerbungen folgen derselben Aufbewahrungsfrist wie andere Kandidatenprofile, und ein Mitarbeiter, der wissen möchte, was über seine Bewerbung erfasst wurde, erhält dieselbe Antwort wie ein externer Kandidat bei einem Auskunftsersuchen.

Dieselbe Pipeline und dieselben Kriterien

Führen Sie interne Bewerber in derselben Pipeline wie externe Kandidaten, mit denselben Eintrittskriterien je Phase und demselben gemeinsamen Bewertungsbogen. Das schützt beide Seiten: Der interne Bewerber wird nicht durchgewunken, weil man ihn kennt, und nicht strenger bewertet, weil man seine Schwächen kennt. Erfassen Sie nach jedem Gespräch ein schriftliches Ergebnis, auch wenn das Gespräch informell war oder der Hiring Manager den Bewerber bereits kennt. Wenn Ihre Regel lautet, zuerst intern auszuschreiben, erfassen Sie den internen Veröffentlichungszeitraum in der Veröffentlichungshistorie der Stellenanzeige, damit klar ist, wann die Stelle für externe Kandidaten geöffnet wurde und warum. Stützen Sie die Anforderungen auf das strukturierte Briefing, nicht auf das, was das aktuelle Team von einem Kollegen erwartet, den es bereits kennt.

Wenn der Kunde einen internen Kandidaten hat

Agenturen und Search-Beratungen begegnen internen Bewerbern von der anderen Seite: Der Kunde zieht auch einen eigenen Mitarbeiter für die Stelle in Betracht. Erfassen Sie das an der Stelle, sobald Sie davon hören, mit dem Datum und dem Ansprechpartner, der es Ihnen gesagt hat, ohne Namen oder personenbezogene Daten dieses Mitarbeiters, es sei denn, der Kunde teilt sie und sie sind für den Auftrag nötig. Es verändert Ihr Vorgehen: Ihre Shortlist wird mit jemandem verglichen, den der Kunde bereits kennt, die Entscheidung kann länger dauern, und die Stelle wird eher pausiert oder geschlossen, wenn der interne Kandidat gewählt wird. Prüfen Sie in den vereinbarten Konditionen, was für diese Situation vereinbart wurde, und lassen Sie den Verantwortlichen der Stelle die Kandidaten mit einem nächsten Aktionsdatum über den erwarteten Zeitplan informieren.

Absage und Feedback

Ein interner Bewerber, der nicht ausgewählt wird, verdient ein Gespräch, keine Nachricht. Erfassen Sie die Absage mit einem Grund aus Ihren standardisierten Absagegründen, planen Sie das Feedbackgespräch mit Datum und Namen, und erfassen Sie, dass es stattgefunden hat. Stützen Sie das Feedback auf die Bewertungsbögen und Gesprächsergebnisse, damit es konkret ist und mit der Entscheidung übereinstimmt. Vereinbaren Sie mit dem Bewerber, ob und von wem die aktuelle Führungskraft das Ergebnis erfährt. Fragen Sie, ob der Bewerber bei künftigen internen Stellen berücksichtigt werden möchte, und erfassen Sie die Antwort, damit der Talentpool auch für Kollegen funktioniert und nicht nur für Zweitplatzierte. Ein interner Bewerber, der sich zurückzieht, erhält wie jeder andere einen Rückzugsgrund.

Angebot und Wechsel

Wird ein interner Bewerber ausgewählt, erhält das Angebot wie jedes andere eine Annahmefrist, und das Wechseldatum braucht eine Einigung zwischen der neuen und der aktuellen Führungskraft. Erfassen Sie die vereinbarte Übergabezeit, die dieselbe Rolle spielt wie eine Kündigungsfrist bei einem externen Kandidaten, und das bestätigte Startdatum in der neuen Funktion, bevor die Stelle geschlossen wird. Erfassen Sie, wer auf beiden Seiten dem Wechseldatum zugestimmt hat, damit es im Nachhinein keine Diskussion darüber gibt, wann der Mitarbeiter beginnen sollte.

Lassen Sie das System helfen

Mehrere Schritte rund um interne Bewerbungen wiederholen sich jedes Mal und eignen sich für Automatisierung: die Quelle bei Bewerbungen über eine interne Karriereseite automatisch auf intern setzen, eingeschränkte Sichtbarkeit automatisch anwenden, nach dem Datum fragen, an dem die aktuelle Führungskraft informiert wurde, eine Aufgabe für das Feedbackgespräch anlegen, wenn ein interner Bewerber abgesagt wird, und eine Erinnerung, wenn dieses Gespräch nicht erfasst wurde. Ein Hilfsmittel mit künstlicher Intelligenz kann aus den erfassten Bewertungsbögen und Gesprächsergebnissen eine Zusammenfassung für das Feedbackgespräch entwerfen. Die Recruiterin oder der Hiring Manager prüft sie, entscheidet, was gesagt wird, und führt das Gespräch; künstliche Intelligenz ersetzt keine Recruiter und wählt interne Bewerber nicht selbstständig aus oder sagt ihnen ab.

Häufige Fehler

Bewerbungen außerhalb des Systems — eine E-Mail an eine Führungskraft ist keine Bewerbung; ohne Datensatz gibt es keinen Prozess, keine Vertraulichkeit und kein Feedback
Offene Sichtbarkeit — wenn jeder die Pipeline sehen kann, ist die Bewerbung eines Kollegen nicht mehr vertraulich
Andere Kriterien — interne Bewerber, die nach Ruf statt nach Bewertungsbogen beurteilt werden, empfinden den Prozess als unfair, wie auch immer das Ergebnis ausfällt
Absage per Nachricht — ein Kollege, der keinen Grund erfährt, fragt weiter, oder hört auf zu fragen und geht
Aktuelle Führungskraft durch Dritte informiert — die Beziehung zum aktuellen Team leidet, bevor überhaupt etwas entschieden ist

Fragen, die Teams stellen

Erhalten interne Bewerber standardmäßig ein Gespräch? — Vereinbaren Sie eine Regel und wenden Sie sie auf alle an; wenn interne Bewerber, die die Eintrittskriterien erfüllen, immer ein Gespräch erhalten, erfassen Sie das als Regel, statt im Einzelfall zu entscheiden
Wann informieren Sie die aktuelle Führungskraft? — Zu einem mit dem Bewerber vereinbarten Zeitpunkt, meist vor dem zweiten Gespräch oder vor Referenzen; erfassen Sie das Datum und wer die Führungskraft informiert hat
Zählen interne Bewerbungen bei der Besetzungsdauer mit? — Ja, auf dieselbe Weise gemessen; berichten Sie interne und externe Besetzungen getrennt, damit die Zahlen vergleichbar bleiben
Ist ein Mitarbeiter, der jemanden empfiehlt, ein interner Bewerber? — Nein, das ist eine Empfehlung und eine Quelle für einen externen Kandidaten

Prüfen Sie es mit Ihren eigenen Daten

Zählen Sie aus Ihren eigenen Daten, je Abteilung und je Segment: wie viele interne Bewerbungen eingegangen sind, wie viele davon keine Quelle intern oder keine Sichtbarkeitseinstellung haben, wie viele interne Bewerber jede Phase erreicht haben, wie viele Stellen intern besetzt wurden, wie viele abgesagte interne Bewerber ein erfasstes Feedbackgespräch hatten, und wie lange interne und externe Besetzungen in Ihrer Besetzungsdauer gedauert haben. Besprechen Sie offene interne Bewerbungen in Ihrem wöchentlichen Pipeline-Review, beginnend mit Absagen ohne Feedbackgespräch. Nennen Sie zu jeder Zahl die Anzahl der Bewerbungen, auf der sie beruht. Vergleichen Sie nicht mit Branchendurchschnitten; wie Ihre eigenen internen Bewerber behandelt werden, ist die Zahl, die zählt.

Ein praktischer Start

Vereinbaren Sie, dass jede interne Bewerbung ins System kommt, egal über welchen Kanal sie eingegangen ist
Erfassen Sie Quelle intern und eingeschränkte Sichtbarkeit in dem Moment, in dem die Bewerbung angelegt wird
Vereinbaren Sie mit jedem Bewerber, wann die aktuelle Führungskraft informiert wird, und erfassen Sie es
Verwenden Sie dieselben Eintrittskriterien und denselben Bewertungsbogen für interne und externe Kandidaten
Machen Sie ein erfasstes Feedbackgespräch für jeden abgesagten internen Bewerber zur Pflicht

Ein Kollege bleibt ein Kollege

Ein interner Bewerber ist heute Kandidat und morgen wieder Kollege, wie auch immer das Ergebnis ausfällt. Erfassen Sie die Bewerbung im selben Prozess, schränken Sie ein, wer sie sehen kann, vereinbaren Sie, wann die aktuelle Führungskraft informiert wird, bewerten Sie nach denselben Kriterien, geben Sie Feedback in einem Gespräch und erfassen Sie das Wechseldatum, wenn der Wechsel zustande kommt. Sehen Sie sich das Produkt an oder buchen Sie eine Demo — wir zeigen Ihnen, wie interne Bewerbungen, Sichtbarkeit und Feedback in BoldATS für Ihr Segment eingerichtet werden.