Op een maandagochtend ontvangt een uitzendbureau drie sollicitaties op een functie als teamleider magazijn die drie weken geleden al is ingevuld. De vacaturetekst staat nog online op een vacaturesite waarvan niemand meer weet dat erop is geplaatst. Tegelijk wil een collega die een vergelijkbare vacature voor een andere klant voorbereidt weten via welk kanaal de goede sollicitanten de vorige keer binnenkwamen en welke versie van de tekst toen is gebruikt. De tekst is in een e-mail geschreven, geplaatst door een collega die inmiddels bij een andere vestiging werkt, en het enige spoor is een schermafbeelding. Niemand heeft iets fout gedaan; de vacaturetekst leefde alleen buiten de vacature. Dit artikel legt uit waarom elke vacature in uw Applicant Tracking System een vastgelegde publicatiegeschiedenis nodig heeft: waarom die geschiedenis verloren gaat, wat het is en wat niet, wat u vastlegt, hoe u de tekst goedkeurt voordat hij online gaat, hoe u lopende publicaties in lijn houdt met de vacature, hoe u sollicitaties koppelt aan de publicatie waarop is gereageerd en hoe u met uw eigen gegevens controleert of uw werving echt zichtbaar is.
Een vastgelegde publicatiegeschiedenis weegt het zwaarst voor uitzendbureaus, die veel vacatureteksten plaatsen, vaak voor dezelfde profielen, en op elk moment moeten weten wat er online staat. Recruitmentbureaus publiceren namens klanten en moeten kunnen laten zien wat er met of zonder de naam van de klant is gepubliceerd. Interne recruitmentteams plaatsen vacatures op hun eigen werkenbijpagina, intern en op externe kanalen, en detacheerders werven steeds opnieuw voor terugkerende consultantprofielen. Zelfs executive search-bureaus die af en toe een senior functie publiceren, hebben dezelfde vraag: wat hebben we publiek gezegd, waar, en wanneer?
Waarom de publicatiegeschiedenis verloren gaat
- De vacaturetekst wordt in een document of e-mail geschreven en direct op een vacaturesite geplakt, zodat het systeem hem nooit ziet
- Elk kanaal wordt in een eigen account beheerd, door wie de vacature toevallig plaatste
- Wijzigingen in de tekst worden op het kanaal zelf gedaan, waardoor de eerdere versie verdwijnt
- Als een vacature is ingevuld of gesloten, heeft niemand een overzicht van waar hij nog online staat
- Sollicitaties worden vastgelegd als ‘vacaturesite’ of ‘website’, zonder te vermelden op welke publicatie is gereageerd
Niets hiervan is slordig werk. Publiceren wordt vaak gezien als een snelle taak aan het begin van een vacature, terwijl de vacaturetekst in feite de eerste publieke belofte is die uw team over de functie doet.
Wat een publicatiegeschiedenis is, en wat niet
Een publicatiegeschiedenis is de lijst van alle publicaties van één vacature, bijgehouden in hetzelfde systeem als de vacature: op welk kanaal, met welke versie van de tekst, vanaf welke datum tot welke datum, en wie hem plaatste en beëindigde. Hij laat op elk moment zien welke publicaties lopen, wat erin staat en welke sollicitaties ze hebben opgeleverd.
Het is geen marketingrapport en het vervangt niet de statistieken die een vacaturesite in een eigen account biedt. Het is het eigen dossier van de vacature over wat er publiek is gezegd. Dat dossier telt, omdat kandidaten op de vacaturetekst reageren: de eisen, de standplaats, de uren en, als u die noemt, de salarisindicatie of voorwaarden. Regels over loontransparantie en gelijke behandeling in uw land kunnen eisen stellen aan wat een vacaturetekst vermeldt en wat u sollicitanten vertelt. Leg daarom precies vast wat er is gepubliceerd. Dit artikel is geen juridisch advies; wat geldt, is wat uw eigen beleid, contracten en de regels in uw land zeggen.
Wat u vastlegt
Houd de opbouw zo eenvoudig dat het hele team hem op dezelfde manier invult:
- Kanaal — werkenbijpagina, een benoemde vacaturesite, sociale media, een interne plaatsing, een opleiding of een vaknetwerk; één regel per kanaal, gekozen uit een vaste lijst
- Tekstversie — de precieze tekst die is gepubliceerd, opgeslagen als versie met een datum; een wijziging maakt een nieuwe versie in plaats van de oude te overschrijven
- Gepubliceerd op en door — de datum waarop de vacaturetekst online ging en de collega die hem plaatste
- Beëindigd op en waarom — de datum waarop de publicatie offline ging, met een korte standaardreden: ingevuld, gesloten, on hold, vervangen door een nieuwe versie of einde van de afgesproken periode
- Wat er stond — standplaats, uren, contractvorm en een eventuele salarisindicatie of voorwaarden zoals gepubliceerd, zodat wat u kandidaten later vertelt overeenkomt met wat zij lazen
- Referentie — de link of het referentienummer van de publicatie op het kanaal, zodat sollicitaties eraan gekoppeld kunnen worden
- Sollicitaties per publicatie — vastgelegd via de kandidaatbron bij de eerste sollicitatie, met het kanaal en de tekstversie
Keur de tekst goed voordat hij online gaat
De vacaturetekst hoort voort te komen uit de gestructureerde briefing, niet uit het geheugen. Controleer of de eisen in de tekst de harde eisen uit de briefing zijn, of de formulering neutraal is en niemand uitsluit om redenen die niets met het werk te maken hebben, en of standplaats, uren en een eventuele salarisindicatie overeenkomen met wat de klant of de hiring manager heeft afgesproken. Voor een intern team is de vacaturetekst onderdeel van de goedkeuring voor de start van de werving. Voor een bureau keurt de klant de tekst goed en beslist hij of zijn naam mag worden genoemd of dat de vacature anoniem blijft. Leg vast wie de tekst heeft goedgekeurd en op welke datum, samen met de goedgekeurde versie.
Houd lopende publicaties in lijn met de vacature
Een publicatie is een werkend onderdeel van de vacature, niet iets wat u eenmaal plaatst en vergeet. Verandert de briefing — andere uren, een andere standplaats, een andere salarisindicatie — werk dan elke lopende publicatie bij en leg de nieuwe versie met datum vast. Wordt de vacature on hold gezet, pauzeer dan de publicaties. Is de vacature ingevuld of gesloten, leg dan de sluitreden vast en beëindig elke lopende publicatie op dezelfde dag. Een eenvoudig overzicht van lopende publicaties bij vacatures die al zijn ingevuld of gesloten, hoort altijd leeg te zijn.
Sommige sollicitaties komen nog binnen nadat een publicatie is beëindigd, omdat vacaturesites en zoekmachines tijd nodig hebben om bij te werken. Geef die sollicitanten een eerlijk en tijdig antwoord binnen uw eerste beoordelingstermijn, en bekijk of zij passen bij een andere openstaande vacature voordat u hen afwijst.
Koppel sollicitaties aan de publicatie
Als bij elke sollicitatie het kanaal en de tekstversie zijn vastgelegd waarop is gereageerd, ziet u meer dan aantallen. U ziet welk kanaal kandidaten oplevert die de shortlist en een plaatsing halen, niet alleen wie solliciteert. Samen met uw gestandaardiseerde afwijsredenen laat de geschiedenis ook zien of een tekst het verkeerde profiel aantrekt: worden veel sollicitanten op één publicatie om dezelfde reden afgewezen, dan is de tekst op dat punt waarschijnlijk onduidelijk. Pas de tekst aan, leg de nieuwe versie vast en vergelijk.
Als een vacature heropent of terugkomt
Uitzendbureaus en detacheerders werven vaak steeds opnieuw voor hetzelfde profiel. Met een vastgelegde geschiedenis hergebruikt u de versie die werkte, ziet u waar en hoe lang die liep, en begint u niet met een leeg blad. Heropent een vacature omdat een plaatsing niet doorging, dan laat de geschiedenis zien wat al is gepubliceerd, en toont de talentpool de nummers twee die u kunt benaderen voordat u opnieuw publiceert. Leg een heropende vacature vast als een nieuwe publicatieperiode, zodat uw cijfers voor de doorlooptijd tot invulling eerlijk blijven.
Laat het systeem helpen
Verschillende stappen rond publicaties herhalen zich bij elke vacature en lenen zich voor automatisering: alle lopende publicaties beëindigen of markeren als de vacaturestatus verandert naar ingevuld, gesloten of on hold, een herinnering als een publicatie langer loopt dan de streefdatum voor invulling, en een waarschuwing als de briefing verandert terwijl de lopende tekst gelijk blijft. Een hulpmiddel op basis van kunstmatige intelligentie kan een eerste versie van de tekst opstellen vanuit de briefing, duidelijkere formuleringen voorstellen of een vertaling voorbereiden. De recruiter controleert, keurt goed en publiceert; kunstmatige intelligentie vervangt geen recruiters en plaatst of wijzigt niet zelfstandig een vacaturetekst.
Veelgemaakte fouten om te vermijden
- De tekst staat alleen op de vacaturesite — als de publicatie eindigt, verdwijnt de tekst mee en kan niemand laten zien wat er is beloofd
- Overschrijven in plaats van versies bewaren — zonder eerdere versies weet u niet op welke tekst een sollicitant reageerde
- Vergeten publicaties offline te halen — kandidaten die solliciteren op een ingevulde functie verliezen vertrouwen in uw organisatie en in uw klant
- Vage kanalen — ‘internet’ of ‘online’ als kanaal vertelt u niets over waar u de volgende keer publiceert
- Sollicitaties tellen, niet uitkomsten — het beste kanaal is het kanaal dat leidt tot shortlists en plaatsingen, niet het kanaal met de meeste kliks
Vragen die teams stellen
- Moeten we de volledige tekst van elke versie bewaren? — Bewaar elke versie die echt is gepubliceerd; die is meestal kort, en het is de tekst waarop kandidaten reageerden
- En publicaties die de klant zelf plaatst? — Leg die vast als kanaal met de klant als publicerende partij, met de data voor zover u die kent, zodat ook sollicitaties via die weg worden gekoppeld
- Hoe lang bewaren we de geschiedenis? — Volg uw eigen beleid; de vacaturetekst bevat zelden persoonsgegevens, maar de gekoppelde sollicitaties wel, en die houden hun eigen bewaartermijn
- Geldt dit ook voor interne plaatsingen? — Ja, leg een interne plaatsing vast als apart kanaal met eigen data, zodat u kunt laten zien wanneer collega’s de kans hadden om te solliciteren
Controleer het met uw eigen gegevens
Tel vanuit uw eigen gegevens, per vacature en per kanaal: hoeveel publicaties er waren, hoeveel publicaties nog lopen bij vacatures die zijn ingevuld of gesloten, hoeveel vacatures sollicitaties ontvingen zonder vastgelegde publicatie, hoeveel sollicitaties uit elk kanaal kwamen en hoeveel daarvan de shortlist en een plaatsing haalden, en de tijd van de eerste publicatie tot de eerste geschikte sollicitatie. Bekijk die cijfers naast uw doorlooptijd tot invulling, en bespreek lopende publicaties in uw wekelijkse pipelinereview. Vermeld bij elk cijfer het aantal vacatures en sollicitaties waarop het berust. Vergelijk niet met branchegemiddelden; het verschil tussen wat u hebt gepubliceerd en wat iedereen in uw team kan terugvinden, is het getal dat telt.
Zo begint u
- Spreek met uw recruiters een vaste lijst van kanalen en beëindigingsredenen af
- Leg elke nieuwe publicatie vast bij de vacature, met de tekstversie, de data en de collega die hem plaatste
- Voeg de goedkeuring van de vacaturetekst toe aan uw briefing of goedkeuringsstap
- Beëindig elke lopende publicatie op dezelfde dag dat een vacature is ingevuld of gesloten
- Controleer het overzicht van lopende publicaties eenmaal per week, te beginnen bij vacatures die on hold, ingevuld of gesloten zijn
Wat u publiceert, kunt u laten zien
Een vacaturetekst is het eerste wat een kandidaat van een vacature ziet, en vaak het enige wat hij leest voordat hij solliciteert. Houd elke publicatie bij in hetzelfde systeem als de vacature, geef haar een kanaal, een tekstversie, data en een eigenaar, keur de tekst goed voordat hij online gaat, beëindig hem als de functie is ingevuld en koppel elke sollicitatie aan de publicatie die haar opleverde. Bekijk het product of plan een demo — wij laten zien hoe vacatures, tekstversies en kandidaatbronnen in BoldATS voor uw segment worden ingericht.