De meeste vacatures beginnen met een gesprek: een manager die iemand nodig heeft, een klant die belt over een functie, een teamleider die vertelt dat een collega vertrekt. Dat gesprek is nog geen goedgekeurde vacature. Uw Applicant Tracking System hoort voor elke vacature, voordat de werving start, vast te leggen wie de vacature goedkeurde, op welke basis, voor welke omvang en op welke datum. Zolang die goedkeuring niet is vastgelegd, blijft de vacature een concept: er kunnen een briefing en een eigenaar aan hangen, maar er worden geen kandidaten benaderd. Die ene regel voorkomt het lastigste telefoontje in recruitment: een goede kandidaat vertellen dat de functie waarvoor hij of zij op gesprek kwam, nooit echt openstond.
Wat als goedkeuring geldt, verschilt per segment. Recruitmentbureaus hebben een bevestigde opdracht van de klant nodig, schriftelijk en van iemand die die opdracht mag geven. Desks voor uitzend werken vanuit een aanvraag van de klant met een bevestigd aantal posities, datums en locatie. Teams voor detachering hebben een bevestiging van de opdracht door de klant nodig voordat zij een professional voorstellen. Bureaus voor executive search starten de search pas als de opdracht is overeengekomen. Teams voor interne recruitment hebben de goedkeuring voor formatie of budget nodig van de mensen die daarover gaan, niet alleen de wens van de hiring manager.
Wat er misgaat als functies zonder goedkeuring opengaan
Op veel desks zijn dezelfde patronen te zien:
- Een recruiter begint te werven op een mondeling verzoek, en twee weken later blijkt er geen budget te zijn
- De functie werd goedgekeurd als één voltijdpositie, maar de vacature in de pipeline zoekt er twee, of op een ander niveau
- Een contactpersoon bij de klant vraagt om kandidaten zonder bevoegdheid om aan te nemen, en de beslisser heeft de aanvraag nooit gezien
- Kandidaten voeren gesprekken voor een functie die vervolgens wordt stilgezet, en niemand weet wie dat besloot of wanneer
- De rapportage over doorlooptijd tot invulling start op de dag dat de vacature werd aangemaakt, mogelijk weken voordat iemand haar daadwerkelijk goedkeurde
Sneller werken lost dit niet op. Eén besluit vastleggen voordat de pipeline in beweging komt, wel.
Wat u vastlegt als goedkeuring
- Status van goedkeuring — concept, wacht op goedkeuring, goedgekeurd, on hold of ingetrokken, als veld op de vacature in plaats van een opmerking in de omschrijving
- Goedgekeurd door — naam en rol van degene die goedkeurde; bij bureaus de contactpersoon van de klant die de opdracht bevestigde
- Basis — de schriftelijke bevestiging, getekende opdracht, aanvraag of budgetverwijzing, gekoppeld aan de vacature zodat een collega die kan terugvinden
- Goedgekeurde omvang — aantal posities, soort dienstverband, locatie en verwachte duur, in lijn met de gestructureerde briefing
- Datum van goedkeuring — de dag waarop het besluit viel, het vertrekpunt voor de streefdatum voor invulling
- Vastgelegd door — de recruiter die de goedkeuring invoerde, zodat het dossier laat zien wie het heeft gecontroleerd
Het Applicant Tracking System legt het besluit vast; het neemt het niet. Of een functie betaalbaar of nodig is, blijft aan de organisatie of de klant. Het systeem zorgt er alleen voor dat niemand begint te werven op basis van een aanname.
Maak goedkeuring de poort naar werving
Richt het Applicant Tracking System zo in dat een vacature pas kan worden gepubliceerd, aan kandidaten gekoppeld of voor benadering gebruikt als de status op goedgekeurd staat. Zolang de vacature een concept is, kan de eigenaar van de vacature de briefing afmaken en de streefdatum afstemmen, zodat het werk klaarstaat zodra de goedkeuring binnenkomt. De wijziging naar goedgekeurd wordt vastgelegd zoals elke andere fasewijziging: wie het deed en wanneer. Ontbreekt de goedkeuring na een paar dagen nog steeds, dan krijgt de eigenaar een volgende actiedatum om erachteraan te gaan, in plaats van stilletjes toch te beginnen. Terugkerende stappen zoals publiceren kunt u daarna veilig automatiseren, omdat de poort ervoor zorgt dat ze alleen lopen voor functies die echt openstaan.
Als de omvang verandert of de functie on hold gaat
- Leg elke wijziging van de goedgekeurde omvang vast als nieuwe goedkeuring met een eigen datum en goedkeurder, in plaats van de oude te overschrijven
- Gaat een functie on hold, leg dan vast wie dat besloot, de reden en de datum, en plan een datum om het opnieuw te bekijken
- Informeer de kandidaten die al in de pipeline zitten tijdig en eerlijk, en leg vast dat zij zijn geïnformeerd
- Wordt de functie ingetrokken, sluit haar dan met een gedocumenteerde sluitreden, zodat de historie laat zien dat ze werd geschrapt en niet ingevuld of verloren
- Houd kandidaten uit een ingetrokken functie alleen beschikbaar voor een latere vacature binnen de bewaartermijn van hun dossier
Voor bureaus: goedkeuring hoort ook bij de klant
Een bureau hoort per klant te weten wie een opdracht mag bevestigen en hoe dat meestal gebeurt. Leg dat vast bij de klant in de kandidaat- en klantrelaties naast de pipeline, samen met de historie van eerdere opdrachten en hoeveel daarvan werden ingetrokken nadat de search al was gestart. Vraagt een klant om ‘een paar profielen om te zien wat er op de markt is’, leg dat dan vast als verkennend werk met een eigen label, zodat het in planning of rapportage nooit wordt aangezien voor een bevestigde opdracht.
Eerlijk rapporteren over goedkeuringen
Zodra goedkeuringen zijn vastgelegd, kan het Applicant Tracking System laten zien hoeveel vacatures met een vastgelegde goedkeuring aan de werving begonnen, hoe lang het duurde van eerste verzoek tot goedkeuring, en hoeveel goedgekeurde functies on hold gingen of werden ingetrokken terwijl er al kandidaten in de pipeline zaten. Meet de doorlooptijd tot invulling vanaf de datum van goedkeuring, met dezelfde definities als bij het betrouwbaar meten van de doorlooptijd tot invulling, en toon de tijd vóór goedkeuring apart. Rapporteer de werkelijke aantallen uit uw eigen dossiers, laat zien hoeveel vacatures achter elk getal zitten, en citeer geen algemene benchmarks die u niet kunt controleren.
Waar kunstmatige intelligentie kan helpen — en waar niet
Kunstmatige intelligentie mag vacatures aanwijzen waaraan kandidaten zijn gekoppeld zonder vastgelegde goedkeuring, de omvang in een goedkeuringsmail vergelijken met de omvang in de vacature en verschillen signaleren, of een korte herinnering opstellen voor degene van wie de goedkeuring nog openstaat. Ze blijft secundair. Kunstmatige intelligentie vervangt geen recruiters, zet een vacature niet op goedgekeurd, beslist niet of een functie nodig is en vertelt kandidaten niet dat een functie on hold staat. Het Applicant Tracking System bewaart het vastgelegde besluit; mensen nemen het.
Een praktische week om te beginnen
- Voeg een status van goedkeuring, goedkeurder, basis, omvang en datum van goedkeuring toe aan het vacaturedossier
- Spreek per segment af wat als goedkeuring geldt, en per klant wie die mag geven
- Blokkeer publiceren, koppelen van kandidaten en benadering voor vacatures die niet zijn goedgekeurd
- Loop vandaag de openstaande vacatures door en leg voor elke vacature de goedkeuring vast, of zet haar terug naar concept als niemand die kan vinden
- Meet voor elke nieuwe vacature de doorlooptijd tot invulling vanaf de datum van goedkeuring
Reken erop dat een paar functies in de eerste week terug naar concept gaan. Dat is geen verloren werk; het is werk dat u niet langer voor niets doet.
Eerst goedkeuren, dan werven
Een vacature is zo echt als het besluit erachter. Leg vast wie haar goedkeurde, op welke basis, voor welke omvang en wanneer, voordat de eerste kandidaat wordt benaderd, en houd elke latere wijziging in het dossier bij. Verken daarna het product of plan een demo — we lopen de goedkeuring van vacatures en de poort naar werving in BoldATS voor uw segment door.