Eine neue Stelle kommt herein, und der erste Reflex ist, eine Anzeige zu schalten, eine Jobbörse zu öffnen oder eine neue Suche zu starten. Dabei enthält Ihr Applicant Tracking System meist bereits Hunderte oder Tausende Kandidaten, die sich früher beworben haben, Zweitplatzierte waren, schon einmal vermittelt wurden oder sich für künftige Positionen registriert haben. Bei vielen von ihnen sind die Historie erfasst, die Fähigkeiten bekannt und der bevorzugte Kontaktweg dokumentiert. Zuerst die eigene Datenbank zu durchsuchen ist oft der schnellste und günstigste Weg zu einer Shortlist, aber nur, wenn die Daten zuverlässig genug sind, um die richtigen Personen zu finden. Dieser Artikel erklärt, wie Sie Ihr eigenes Applicant Tracking System vor der externen Suche durchsuchen: welche Daten vorhanden sein müssen, wie Sie strukturiert suchen, was Sie vor einer Ansprache prüfen und wie Sie das Ergebnis erfassen, damit die nächste Suche besser wird.
Der Ansatz funktioniert in jedem Segment. Recruitment-Agenturen bauen über Jahre einen Kandidatenbestand auf, der mehr wert ist als jede einzelne Anzeige. Zeitarbeit-Teams brauchen schnell verfügbare Personen und finden sie oft unter Mitarbeitenden, deren früherer Einsatz beendet ist. Entsendungsunternehmen schauen zuerst auf eigene Fachkräfte, deren Einsatz ausläuft. Executive Search-Firmen nutzen frühere Longlists und Marktanalysen für ein neues Mandat. Teams der internen Rekrutierung haben frühere Bewerber und interne Kandidaten, die die Organisation bereits kennen. Die Frage ist immer dieselbe: Wen kennen wir bereits, der zu dieser Position passen könnte?
Warum die eigene Datenbank zuerst kommt
Kandidaten in Ihrem eigenen System hatten bereits Kontakt mit Ihnen. Sie wissen, wie frühere Gespräche verliefen, welches Feedback sie erhielten und wonach sie suchten. Sie anzusprechen geht meist schneller, als unbekannte Personen zu finden und zu qualifizieren, und ein Kandidat mit guter früherer Erfahrung reagiert eher. Zweitplatzierte aus einer früheren Stelle sind das naheliegendste Beispiel, doch dasselbe gilt für gute Bewerber, die nur aus zeitlichen Gründen abgesagt wurden, für frühere Vermittlungen und für Personen, die eine Initiativbewerbung ohne ausgeschriebene Stelle geschickt haben. Externe Suche bleibt für viele Positionen nötig; die eigene Datenbank zuerst zu durchsuchen sorgt lediglich dafür, dass Sie Personen, die Sie bereits kennen, nicht übersehen.
Daten, die vorhanden sein müssen
- Eine gemeinsame Liste von Fähigkeiten und Schlagworten, damit Recruiter dieselbe Fähigkeit gleich beschreiben
- Erfasster Arbeitsort und Pendelradius, Sprachen und Sprachniveaus und, wo relevant, Zertifikate mit Ablaufdaten
- Erfasste Präferenzen wie Vertragsart und Arbeitszeit und die Gehaltsvorstellung, mit dem Datum der letzten Bestätigung
- Ein erfasster Rückzugsgrund oder Absagegrund für jeden früheren Prozess, der beendet wurde
- Ein Profil pro Person: Dubletten zusammengeführt statt nebeneinander gespeichert
Ohne diese Felder liefert eine Suche entweder zu wenig oder zu viel. Freitextnotizen helfen, aber erst strukturierte Felder ermöglichen zuverlässiges Filtern.
Strukturiert suchen
Beginnen Sie beim strukturierten Stellenbriefing. Übersetzen Sie die Muss-Kriterien in Filter: Fähigkeiten aus der gemeinsamen Liste, Ort innerhalb des Pendelradius, Sprachniveau, erforderliche Zertifikate und Vertragsart. Suchen Sie zuerst nur nach den Muss-Kriterien und verfeinern Sie dann mit den Kann-Kriterien. Speichern Sie die Suche bei der Stelle, damit eine Kollegin oder ein Kollege sie wiederholen und Sie sie später im Prozess erneut ausführen können. Schauen Sie nicht nur auf Kandidaten, die sich auf ähnliche Positionen beworben haben, sondern auch auf frühere Vermittlungen und auf Personen in Talentpools für verwandte Funktionen. Verbinden Sie die Suche in der Zeitarbeit mit bestätigter Verfügbarkeit; beziehen Sie bei der Entsendung Fachkräfte ein, deren Einsatzende näher rückt.
Prüfungen vor der Ansprache
- Liegt das Profil noch innerhalb der Aufbewahrungsfrist, und dürfen Sie diese Person noch zu neuen Positionen ansprechen?
- Fällt der Kandidat unter eine Off-Limits-Vereinbarung mit einem Kunden?
- Ist der Kandidat bereits in einer anderen Stelle aktiv, sodass Sie beide Prozesse steuern, statt ihn zweimal zu überraschen?
- Wurde dieser Kandidat demselben Kunden bereits vorgestellt, sodass Sie eine doppelte Vorstellung verhindern?
- Über welchen bevorzugten Kontaktkanal sprechen Sie ihn an?
Diese Prüfungen dauern wenige Minuten und verhindern die unangenehmen Situationen, durch die Kandidaten und Kunden Vertrauen verlieren.
Das Ergebnis erfassen
Erfassen Sie jede Ansprache im Kandidatenprofil: wann Sie Kontakt aufgenommen haben, für welche Stelle und mit welchem Ergebnis. Aktualisieren Sie geänderte Präferenzen wie Gehalt, Verfügbarkeit oder Ort und halten Sie das Datum der Bestätigung fest. Wenn ein Kandidat aus Ihrer eigenen Datenbank in die Pipeline kommt, behalten Sie die ursprüngliche Quelle und ergänzen Sie, wie er erneut gefunden wurde. So sehen Sie später, wie viele Kandidaten auf der Shortlist aus Ihrer eigenen Datenbank stammen statt aus neuen Anzeigen, und müssen den Beitrag Ihrer Datenbank nicht schätzen.
Wann Sie zur externen Suche wechseln
Vereinbaren Sie vorab, wie lange die interne Suche dauern darf und wie viele geeignete Kandidaten Sie benötigen, damit eine externe Suche überflüssig ist. Bei einer eiligen Anfrage in der Zeitarbeit kann das ein einziger Vormittag sein; bei einem Executive-Search-Mandat kann es Teil der ersten Recherchewoche sein. Liefert die interne Suche nicht genug geeignete Kandidaten, starten Sie die Anzeige oder externe Suche sofort und erfassen Sie diese Entscheidung bei der Stelle. Die eigene Datenbank zuerst zu durchsuchen soll den Prozess beschleunigen, nicht verzögern.
Ein praktischer Start
- Prüfen Sie, ob Fähigkeiten, Ort, Sprachen und Präferenzen in strukturierten Feldern mit einer gemeinsamen Liste erfasst sind
- Führen Sie doppelte Profile zusammen und entfernen Sie Profile, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist
- Führen Sie bei jeder neuen Stelle eine Suche nach den Muss-Kriterien aus und speichern Sie sie, bevor Sie eine Anzeige schalten
- Prüfen Sie Aufbewahrungsfrist, Off-Limits-Vereinbarungen, laufende Prozesse und frühere Vorstellungen vor jeder Ansprache
- Erfassen Sie jede Ansprache mit Ergebnis und verfolgen Sie, wie viele Kandidaten auf der Shortlist aus Ihrer eigenen Datenbank stammen
Nutzen, was Sie bereits wissen
Ihr Kandidatenbestand gehört zu den wertvollsten Bestandteilen Ihrer Recruiting-Arbeit, aber nur, wenn er zuverlässig durchsuchbar ist. Halten Sie die Daten strukturiert und aktuell, durchsuchen Sie sie bei jeder neuen Stelle und erfassen Sie, was jede Suche liefert. Entdecken Sie das Produkt oder buchen Sie eine Demo — wir zeigen, wie Kandidatenprofile, gespeicherte Suchen und Pipelines in BoldATS für Ihr Segment zusammenarbeiten.