Eine Recruitment-Agentur stellt einem Kunden einen Projektcontroller für ein Interimsmandat von zwölf Monaten vor. Die Gespräche verlaufen gut, und der Kunde möchte weitermachen. Dann sagt der Kandidat, dass er nur eine Festanstellung sucht und davon ausging, dass das Mandat in eine solche übergeht. Eine Woche später stellt sich heraus, dass ein anderer Kandidat derselben Shortlist vier Tage pro Woche arbeiten möchte, während der Kunde fünf Tage braucht. Beide Punkte wurden im ersten Telefonat genannt, landeten aber in einer freien Notiz, die niemand mehr las. Vertragsart und Arbeitszeit entscheiden darüber, ob eine Besetzung überhaupt funktionieren kann, kommen aber oft erst in der Angebotsphase auf den Tisch. Dieser Artikel erklärt, warum jeder Kandidat in Ihrem Applicant Tracking System eine erfasste bevorzugte Vertragsart und Arbeitszeit braucht: was ohne sie schiefgeht, welche Angaben Sie erfassen, wie Sie beschreiben, was jede Stelle bietet, wann Sie die Präferenz in der Pipeline bestätigen, wie es sich je Segment unterscheidet und wie Sie mit Ihren eigenen Daten prüfen, ob es funktioniert.
Die Frage spielt in jedem Segment eine Rolle. Recruitment-Agenturen besetzen Festanstellungen, befristete Verträge und Interimsmandate für dieselben Kunden. Disponenten in der Zeitarbeit arbeiten mit Zeitarbeitskräften, die eine feste Zahl von Schichten oder Stunden pro Woche wünschen. Unternehmen der Entsendung müssen wissen, ob ein Spezialist angestellt werden möchte oder lieber selbstständig arbeitet. Executive-Search-Beratungen treffen Senior-Kandidaten, die nur eine Festanstellung oder nur Interimsmandate in Betracht ziehen. Teams für interne Rekrutierung besetzen Vollzeit- und Teilzeitstellen und müssen wissen, welche Bewerber was akzeptieren. In jedem Fall lautet die Frage gleich: Sehen Sie an einem Ort, welche Vertragsart und wie viele Stunden jeder Kandidat wünscht, und wie fest diese Präferenz ist?
Was ohne erfasste Präferenz schiefgeht
- Ein Kandidat wird für eine Interims- oder befristete Stelle vorgestellt, obwohl er nur für eine Festanstellung offen ist
- Die gewünschten Wochenstunden weichen von dem ab, was die Stelle bietet, und das zeigt sich erst beim Angebot
- Die Präferenz steht in einer Notiz oder E-Mail, sodass ein Kollege, der die Stelle übernimmt, sie nie sieht
- Eine Suche nach Kandidaten, die für eine bestimmte Vertragsart offen sind, ist unmöglich, sodass geeignete Personen unbemerkt bleiben
- Eine Präferenz von vor einem Jahr wird als aktuell behandelt, obwohl sich die Situation des Kandidaten geändert hat
Die Folge sind späte Rückzüge, vergebliche Gespräche beim Kunden, frustrierte Hiring Manager und Kandidaten, die das Gefühl haben, dass niemand zugehört hat.
Was Sie je Kandidat erfassen
Halten Sie den Eintrag kurz und für jeden Kandidaten gleich:
- Vertragsarten — aus einer festen Liste gewählt, zum Beispiel unbefristet, befristet, Zeitarbeit, Entsendung und Selbstständigkeit, wobei eine als bevorzugt und andere als akzeptabel oder nicht akzeptabel markiert sind
- Wochenstunden — ein Minimum und Maximum statt einer einzelnen Zahl, dazu, ob Vollzeit eine feste Bedingung ist
- Arbeitsmuster — feste Tage, Schichten, Abende oder Wochenenden, die der Kandidat akzeptiert oder nicht
- Verbindlichkeit — ob die Präferenz eine feste Bedingung ist oder für die richtige Stelle verhandelbar
- Datum und Quelle — wann die Präferenz genannt und von wem sie erfasst wurde, damit Sie wissen, wie aktuell sie ist
Erfassen Sie die Gehaltsvorstellung, die Kündigungsfrist und den Arbeitsort und Pendelradius in eigenen Feldern. Zusammen beschreiben sie, unter welchen Bedingungen ein Kandidat zusagt; vermischt in einer Notiz ist keine davon durchsuchbar.
Beschreiben Sie, was jede Stelle bietet
Eine Präferenz hilft nur, wenn Sie sie mit der Stelle vergleichen können. Erfassen Sie im strukturierten Briefing, welche Vertragsart die Stelle bietet, die Wochenstunden, das Arbeitsmuster und ob es Spielraum gibt, zum Beispiel Teilzeit für den richtigen Kandidaten oder einen befristeten Vertrag mit Aussicht auf Entfristung. Fragen Sie den Kunden oder Hiring Manager, was wirklich feststeht und was verhandelbar ist. Eine als „Vollzeit“ beschriebene Stelle ist manchmal auch mit zweiunddreißig Stunden möglich, und diese Antwort kann den Kandidatenpool deutlich vergrößern. Ändert die Antwort des Kunden die Bedingungen, aktualisieren Sie das Briefing statt einer Notiz.
Bestätigen Sie die Präferenz zu den richtigen Zeitpunkten in der Pipeline
Fragen Sie Vertragsart und Stunden über kurze Vorauswahlfragen bei der Bewerbung ab, damit Sie vor dem ersten Gespräch sortieren können. Bestätigen Sie die Präferenz im Erstgespräch und erfassen Sie sie in den Feldern, nicht nur im gemeinsamen Bewertungsbogen. Machen Sie die Übereinstimmung von Präferenz und Stelle zu einem der schriftlichen Eintrittskriterien, bevor ein Kandidat einem Kunden vorgestellt wird. Prüfen Sie erneut vor dem Angebot, denn Umstände ändern sich während eines langen Prozesses. Akzeptiert ein Kandidat eine Vertragsart außerhalb seiner angegebenen Präferenz, halten Sie fest, warum, damit der nächste Recruiter die Entscheidung versteht.
Fair und transparent bleiben
Stellen Sie jedem Kandidaten für dieselbe Stelle dieselben Fragen und erfassen Sie nur, was der Kandidat selbst als Präferenz angibt. Leiten Sie keine Präferenz aus Alter, Familiensituation oder anderen persönlichen Umständen ab, und fragen Sie nicht, warum jemand weniger Stunden möchte. Informieren Sie Kandidaten, welche Angaben Sie erfassen und warum, im Einklang mit Ihrer eigenen Datenschutzerklärung. Welche Regeln für eine Vertragsart gelten, etwa bei Zeitarbeit oder Selbstständigkeit, hängt vom Land und der Situation ab; klären Sie das mit Ihren eigenen Rechts- oder Lohnberatern statt im Kandidatenprofil.
Unterschiede je Segment
Agenturen nutzen die Präferenz, um schnell zu entscheiden, welche Kandidaten zu einer Festanstellungssuche und welche zu einer Interimsanfrage desselben Kunden passen. Disponenten in der Zeitarbeit kombinieren Vertragsart mit Stunden und Arbeitsmuster und profitieren am meisten davon, kurzfristig nach Zeitarbeitskräften zu suchen, die eine bestimmte Zahl von Schichten akzeptieren; die tatsächliche Verfügbarkeit je Woche gehört in die bestätigte Verfügbarkeit. Entsendungsunternehmen erfassen, ob ein Spezialist angestellt oder selbstständig arbeiten möchte, bevor sie einen Einsatz vorschlagen, und prüfen das vor jedem Anschlusseinsatz erneut. Executive-Search-Beratungen notieren diskret, ob ein Kandidat ein Interimsmandat in Betracht ziehen würde. Interne Teams klären mit dem Hiring Manager, ob Teilzeit möglich ist, bevor die Stelle veröffentlicht wird.
Lassen Sie das System helfen
Vieles wiederholt sich und eignet sich für Automatisierung: eine Vorauswahlfrage, die die Felder für Vertragsart und Stunden füllt, eine Suche nach Vertragsart und Stundenspanne, eine Warnung, wenn ein Kandidat in eine Vorstellungsphase für eine Stelle verschoben wird, die nicht zur erfassten Präferenz passt, und eine Erinnerung, eine einige Monate alte Präferenz erneut zu bestätigen. Ein Assistent mit künstlicher Intelligenz kann eine Präferenz aus einem Anschreiben oder Gesprächsnotizen vorschlagen und einen Entwurf vorbereiten. Der Recruiter prüft den Vorschlag mit dem Kandidaten; künstliche Intelligenz ersetzt keine Recruiter und entscheidet nicht selbst, welchen Vertrag ein Kandidat möchte.
Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten
- Nur Freitext — eine Präferenz in einer Notiz ist weder durchsuchbar noch mit einer Stelle vergleichbar
- Ein einziger Stundenwert — eine Spanne sagt mehr als eine Zahl und ergibt mehr Treffer
- Keine Verbindlichkeit — eine feste Bedingung und eine leichte Präferenz sehen gleich aus
- Nie erneut bestätigt — eine Präferenz aus dem ersten Kontakt gilt beim Angebot noch als sicher
- Vage Stellenbedingungen — die Stelle sagt Vollzeit, ohne zu fragen, was wirklich feststeht
Fragen, die Teams stellen
- Welche Vertragsarten gehören in die Liste? — Nur die Arten, die Ihre Organisation tatsächlich anbietet oder vermittelt; eine kurze Liste wird einheitlicher genutzt als eine lange
- Kann ein Kandidat mehr als eine Präferenz haben? — Ja; markieren Sie eine als bevorzugt und andere als akzeptabel, damit eine Suche Kandidaten findet, die für eine Art offen sind
- Wie oft bestätigen wir erneut? — Es gibt keine feste Regel; bestätigen Sie bei jeder neuen Vorstellung und wenn die letzte Bestätigung einige Monate alt ist
- Wo erfassen wir die Verfügbarkeit für Schichten? — Das Muster, das ein Kandidat akzeptiert, gehört hierher; die konkrete Verfügbarkeit je Woche in einen separaten Verfügbarkeitseintrag
- Was, wenn der Kunde die Vertragsart während des Prozesses ändert? — Aktualisieren Sie das Briefing und prüfen Sie die Präferenz jedes Kandidaten, der bereits in der Pipeline ist, vor dem nächsten Schritt
Prüfen Sie es mit Ihren eigenen Daten
Zählen Sie aus Ihren eigenen Daten, je Team und je Segment: wie viele aktive Kandidaten keine erfasste Vertragsart oder Stunden haben, wie viele Stellen keine Vertragsart nennen, wie viele Vorstellungen oder Angebote endeten, weil Vertragsart oder Stunden nicht passten, und wie viele Präferenzen vor dem Angebot erneut bestätigt wurden. Besprechen Sie diese Zahlen in Ihrem wöchentlichen Pipeline-Review und nennen Sie die Zahl der Kandidaten hinter jeder Kennzahl. Vergleichen Sie nicht mit Branchendurchschnitten; Ihr eigener Trend ist die Zahl, die zählt.
Ein praktischer Start
- Vereinbaren Sie eine kurze Liste von Vertragsarten und erfassen Sie Stunden als Spanne
- Erfassen Sie Vertragsarten, Stunden, Arbeitsmuster, Verbindlichkeit, Datum und Quelle in jedem Kandidatenprofil
- Beschreiben Sie Vertragsart und Stunden jeder Stelle, einschließlich dessen, was verhandelbar ist
- Bestätigen Sie die Übereinstimmung vor der Vorstellung und erneut vor dem Angebot
- Stellen Sie jedem Kandidaten dieselben Fragen und erfassen Sie nur, was er selbst angibt
Der richtige Vertrag gehört zu einer guten Besetzung
Kandidaten, Kunden und Recruiter sparen alle Zeit, wenn die Bedingungen von Anfang an klar sind. Erfassen Sie, welche Vertragsart und wie viele Stunden jeder Kandidat wünscht, beschreiben Sie, was jede Stelle wirklich bietet, bestätigen Sie die Übereinstimmung in den Phasen, in denen es darauf ankommt, und halten Sie das Vorgehen fair und transparent. Entdecken Sie das Produkt oder buchen Sie eine Demo — wir zeigen, wie Kandidatenprofile, Stellenbedingungen und die Pipeline in BoldATS für Ihr Segment zusammenarbeiten.