Een recruitmentbureau presenteert een projectcontroller aan een klant voor een interimopdracht van twaalf maanden. De gesprekken verlopen goed en de klant wil verder. Dan zegt de kandidaat dat hij alleen een vaste baan zoekt en ervan uitging dat de opdracht daarin zou overgaan. Een week later blijkt een andere kandidaat van dezelfde shortlist vier dagen per week te willen werken, terwijl de klant vijf dagen nodig heeft. Beide punten waren in het eerste telefoongesprek genoemd, maar belandden in een vrije notitie die niemand meer las. Contractvorm en uren bepalen of een match 眉berhaupt kan werken, maar komen vaak pas in de aanbodfase boven tafel. Dit artikel legt uit waarom elke kandidaat in uw Applicant Tracking System een vastgelegde voorkeur voor contractvorm en uren nodig heeft: wat er misgaat zonder, welke gegevens u vastlegt, hoe u beschrijft wat elke vacature biedt, wanneer u de voorkeur bevestigt in de pipeline, hoe dat per segment verschilt en hoe u met uw eigen gegevens controleert of het werkt.
De vraag speelt in elk segment. Recruitmentbureaus vullen vaste functies, tijdelijke contracten en interimopdrachten in voor dezelfde klanten. Uitzendbureaus werken met flexkrachten die een vast aantal diensten of uren per week willen. Detacheerders moeten weten of een specialist in dienst wil komen of liever als zelfstandige werkt. Executive search-bureaus spreken senior kandidaten die alleen een vaste functie overwegen, of juist alleen interimopdrachten. Teams voor interne recruitment werven voor voltijd- en deeltijdfuncties en moeten weten welke sollicitanten wat accepteren. In elk geval is de vraag dezelfde: ziet u op 茅茅n plek welke contractvorm en hoeveel uren elke kandidaat wil, en hoe vast die voorkeur is?
Wat er misgaat zonder vastgelegde voorkeur
- Een kandidaat wordt gepresenteerd voor een interim- of tijdelijke functie terwijl hij alleen openstaat voor vast dienstverband
- Het aantal uren per week dat een kandidaat wil, wijkt af van wat de functie biedt, en dat blijkt pas bij het aanbod
- De voorkeur staat in een notitie of e-mail, zodat een collega die de vacature overneemt haar nooit ziet
- Zoeken op kandidaten die openstaan voor een bepaalde contractvorm is onmogelijk, waardoor geschikte mensen onopgemerkt blijven
- Een voorkeur van een jaar geleden wordt als actueel behandeld, terwijl de situatie van de kandidaat is veranderd
Het gevolg zijn late terugtrekkingen, vergeefse gesprekken bij de klant, gefrustreerde hiring managers en kandidaten die het gevoel hebben dat niemand luisterde.
Wat u per kandidaat vastlegt
Houd het dossier kort en voor elke kandidaat gelijk:
- Contractvormen — gekozen uit een vaste lijst, bijvoorbeeld vast, tijdelijk, uitzenden, detachering en zelfstandige, met 茅茅n gemarkeerd als voorkeur en andere als acceptabel of niet acceptabel
- Uren per week — een minimum en maximum in plaats van 茅茅n getal, plus of voltijd een harde eis is
- Werkpatroon — vaste dagen, diensten, avonden of weekenden die de kandidaat wel of niet accepteert
- Hardheid — of de voorkeur een harde voorwaarde is of bespreekbaar voor de juiste functie
- Datum en bron — wanneer de voorkeur is gegeven en door wie die is vastgelegd, zodat u weet hoe actueel ze is
Leg de salarisverwachting, de opzegtermijn en de werklocatie en reisafstand in eigen velden vast. Samen beschrijven ze onder welke voorwaarden een kandidaat ja zegt; door elkaar in 茅茅n notitie is geen van alle doorzoekbaar.
Beschrijf wat elke vacature biedt
Een voorkeur helpt alleen als u haar met de functie kunt vergelijken. Leg in de gestructureerde briefing vast welke contractvorm de functie biedt, de uren per week, het werkpatroon en of er ruimte is om af te wijken, bijvoorbeeld deeltijd voor de juiste kandidaat of een tijdelijk contract met uitzicht op een vast. Vraag de klant of hiring manager wat echt vaststaat en wat bespreekbaar is. Een functie die als “voltijd” is omschreven, staat soms open voor twee毛ndertig uur, en dat antwoord kan de kandidatenpool flink vergroten. Wijzigt het antwoord van de klant de voorwaarden, werk dan de briefing bij in plaats van een notitie.
Bevestig de voorkeur op de juiste momenten in de pipeline
Vraag naar contractvorm en uren via korte screeningsvragen bij de sollicitatie, zodat u kunt sorteren v贸贸r het eerste gesprek. Bevestig de voorkeur in de intake en leg haar vast in de velden, niet alleen op het gedeelde scoreformulier. Maak een match tussen voorkeur en functie tot een van de geschreven instapcriteria voordat een kandidaat aan een klant wordt gepresenteerd. Controleer opnieuw v贸贸r het aanbod, want omstandigheden veranderen tijdens een lang traject. Accepteert een kandidaat een contractvorm buiten de opgegeven voorkeur, leg dan vast waarom, zodat de volgende recruiter de keuze begrijpt.
Houd het eerlijk en transparant
Stel elke kandidaat voor dezelfde functie dezelfde vragen en leg alleen vast wat de kandidaat zelf als voorkeur opgeeft. Leid een voorkeur niet af uit leeftijd, gezinssituatie of andere persoonlijke omstandigheden, en vraag niet waarom iemand minder uren wil. Vertel kandidaten welke gegevens u vastlegt en waarom, in lijn met uw eigen privacyverklaring. Welke regels gelden voor een contractvorm, bijvoorbeeld bij uitzenden of werken als zelfstandige, hangt af van het land en de situatie; stem dat af met uw eigen juridische of salarisadviseurs in plaats van in het kandidaatdossier.
Verschillen per segment
Bureaus gebruiken de voorkeur om snel te bepalen welke kandidaten passen bij een vaste zoekopdracht en welke bij een interimaanvraag van dezelfde klant. Uitzendbureaus combineren contractvorm met uren en werkpatroon, en hebben het meeste aan zoeken naar flexkrachten die op korte termijn een bepaald aantal diensten accepteren; de werkelijke beschikbaarheid per week hoort in de bevestigde beschikbaarheid. Detacheerders leggen vast of een specialist in dienst wil of als zelfstandige wil werken voordat zij een opdracht voorstellen, en controleren dat opnieuw v贸贸r elke vervolgopdracht. Executive search-bureaus noteren discreet of een kandidaat een interimopdracht zou overwegen. Interne teams stemmen met de hiring manager af of deeltijd mogelijk is voordat de vacature wordt gepubliceerd.
Laat het systeem helpen
Veel van het werk herhaalt zich en leent zich voor automatisering: een screeningsvraag die de velden voor contractvorm en uren vult, zoeken op contractvorm en urenbereik, een waarschuwing wanneer een kandidaat naar een presentatiefase wordt verplaatst voor een functie die niet past bij de vastgelegde voorkeur en een herinnering om een voorkeur van enkele maanden oud opnieuw te bevestigen. Een hulpmiddel met kunstmatige intelligentie kan een voorkeur voorstellen uit een motivatiebrief of intakenotities en een conceptinvoer klaarzetten. De recruiter controleert het voorstel met de kandidaat; kunstmatige intelligentie vervangt geen recruiters en beslist niet zelf welk contract een kandidaat wil.
Veelgemaakte fouten
- Alleen vrije tekst — een voorkeur in een notitie is niet doorzoekbaar en niet te vergelijken met een functie
- E茅n waarde voor uren — een bereik zegt meer dan 茅茅n getal en levert meer matches op
- Geen hardheid — een harde voorwaarde en een lichte voorkeur zien er hetzelfde uit
- Nooit opnieuw bevestigd — een voorkeur uit het eerste contact wordt bij het aanbod nog steeds vertrouwd
- Vage vacaturevoorwaarden — de functie zegt voltijd zonder te vragen wat echt vaststaat
Vragen die teams stellen
- Welke contractvormen horen in de lijst? — Alleen de vormen die uw organisatie werkelijk aanbiedt of plaatst; een korte lijst wordt consequenter gebruikt dan een lange
- Kan een kandidaat meer dan 茅茅n voorkeur hebben? — Ja; markeer er 茅茅n als voorkeur en andere als acceptabel, zodat een zoekopdracht kandidaten vindt die openstaan voor een vorm
- Hoe vaak bevestigen we opnieuw? — Er is geen vaste regel; bevestig bij elke nieuwe presentatie en wanneer de laatste bevestiging enkele maanden oud is
- Waar leggen we beschikbaarheid voor diensten vast? — Het patroon dat een kandidaat accepteert hoort hier; de concrete beschikbaarheid per week hoort in een apart beschikbaarheidsrecord
- Wat als de klant de contractvorm tijdens het traject wijzigt? — Werk de briefing bij en controleer de voorkeur van elke kandidaat die al in de pipeline zit v贸贸r de volgende stap
Controleer het met uw eigen gegevens
Tel vanuit uw eigen dossiers, per team en per segment: hoeveel actieve kandidaten geen vastgelegde contractvorm of uren hebben, hoeveel vacatures geen contractvorm vermelden, hoeveel presentaties of aanbiedingen stopten omdat contractvorm of uren niet pasten en hoeveel voorkeuren v贸贸r het aanbod opnieuw zijn bevestigd. Bespreek deze cijfers in uw wekelijkse pipelinereview en noem het aantal kandidaten achter elk cijfer. Vergelijk niet met branchegemiddelden; uw eigen trend is het cijfer dat telt.
Een praktische start
- Spreek 茅茅n korte lijst met contractvormen af en leg uren vast als bereik
- Leg contractvormen, uren, werkpatroon, hardheid, datum en bron vast in elk kandidaatdossier
- Beschrijf de contractvorm en uren van elke vacature, inclusief wat bespreekbaar is
- Bevestig de match v贸贸r de presentatie en opnieuw v贸贸r het aanbod
- Stel elke kandidaat dezelfde vragen en leg alleen vast wat hij of zij zelf opgeeft
Het juiste contract hoort bij een goede match
Kandidaten, klanten en recruiters besparen allemaal tijd als de voorwaarden vanaf het begin duidelijk zijn. Leg vast welke contractvorm en hoeveel uren elke kandidaat wil, beschrijf wat elke vacature werkelijk biedt, bevestig de match in de fasen waarin het telt en houd de aanpak eerlijk en transparant. Ontdek het product of plan een demo — wij laten zien hoe kandidaatdossiers, vacaturevoorwaarden en de pipeline in BoldATS samenwerken voor uw segment.