Er komt een nieuwe vacature binnen en de eerste reflex is een advertentie plaatsen, een vacaturesite openen of een nieuwe zoektocht starten. Toch bevat uw Applicant Tracking System meestal al honderden of duizenden kandidaten die eerder solliciteerden, als nummer twee eindigden, eerder geplaatst zijn of zich inschreven voor toekomstige functies. Van veel van hen is de historie al vastgelegd, zijn de vaardigheden bekend en weet u hoe zij het liefst benaderd worden. Eerst uw eigen database doorzoeken is vaak de snelste en goedkoopste weg naar een shortlist, maar alleen als de gegevens betrouwbaar genoeg zijn om de juiste mensen te vinden. Dit artikel legt uit hoe u uw eigen Applicant Tracking System doorzoekt voordat u extern gaat werven: welke gegevens op orde moeten zijn, hoe u gestructureerd zoekt, wat u controleert voordat u iemand benadert en hoe u de uitkomst vastlegt zodat de volgende zoekopdracht beter wordt.
De aanpak werkt in elk segment. Recruitmentbureaus bouwen in de loop van jaren een kandidatenbestand op dat meer waard is dan welke advertentie ook. Uitzendbureaus hebben snel beschikbare mensen nodig en vinden die vaak onder flexkrachten van wie een eerdere opdracht is afgerond. Detacheerders kijken eerst naar hun eigen professionals van wie de opdracht afloopt. Executive search-bureaus hergebruiken eerdere longlists en marktkaarten voor een nieuwe opdracht. Teams voor interne recruitment hebben eerdere sollicitanten en interne kandidaten die de organisatie al kennen. Steeds is de vraag dezelfde: wie kennen wij al die bij deze functie zou kunnen passen?
Waarom uw eigen database eerst komt
Kandidaten in uw eigen systeem hebben al contact met u gehad. U weet hoe eerdere gesprekken verliepen, welke feedback zij kregen en waar zij naar zochten. Hen benaderen gaat meestal sneller dan onbekende mensen vinden en kwalificeren, en een kandidaat met een goede eerdere ervaring reageert eerder. Een nummer twee uit een eerdere vacature is het duidelijkste voorbeeld, maar hetzelfde geldt voor goede sollicitanten die alleen door de timing werden afgewezen, voor eerdere plaatsingen en voor mensen die een open sollicitatie zonder vacature stuurden. Externe werving blijft voor veel functies nodig; eerst de eigen database doorzoeken zorgt er alleen voor dat u mensen die u al kent niet over het hoofd ziet.
Gegevens die op orde moeten zijn
- Een gedeelde lijst met vaardigheden en tags, zodat recruiters dezelfde vaardigheid op dezelfde manier beschrijven
- Vastgelegde werklocatie en reisafstand, talen en taalniveaus en waar relevant certificaten met vervaldatums
- Vastgelegde voorkeuren zoals contractvorm en uren en de salarisverwachting, met de datum waarop die het laatst is bevestigd
- Een vastgelegde reden of afwijsreden bij elk eerder proces dat is gestopt
- Eén dossier per persoon: dubbele kandidaten samengevoegd in plaats van naast elkaar bewaard
Zonder deze velden levert een zoekopdracht te weinig of juist te veel op. Vrije notities helpen, maar gestructureerde velden maken betrouwbaar filteren mogelijk.
Gestructureerd zoeken
Begin bij de gestructureerde vacaturebriefing. Vertaal de harde eisen naar filters: vaardigheden uit de gedeelde lijst, locatie binnen de reisafstand, taalniveau, vereiste certificaten en contractvorm. Zoek eerst alleen op de harde eisen en verfijn daarna met de wensen. Bewaar de zoekopdracht bij de vacature, zodat een collega hem kan herhalen en u hem later in het proces opnieuw kunt uitvoeren. Kijk niet alleen naar kandidaten die op vergelijkbare functies solliciteerden, maar ook naar eerdere plaatsingen en naar mensen in talentpools voor verwante functies. Combineer de zoekopdracht bij uitzendwerk met bevestigde beschikbaarheid; neem bij detachering professionals mee van wie de einddatum van de opdracht nadert.
Controles voordat u iemand benadert
- Valt het dossier nog binnen de bewaartermijn en mag u deze persoon nog benaderen over nieuwe functies?
- Valt de kandidaat onder een off-limitsafspraak met een klant?
- Is de kandidaat al actief in een andere vacature, zodat u beide processen beheert in plaats van hem of haar twee keer te verrassen?
- Is deze kandidaat al aan dezelfde klant voorgesteld, zodat u een dubbele presentatie voorkomt?
- Via welk voorkeurskanaal voor contact benadert u de kandidaat?
Deze controles kosten enkele minuten en voorkomen de ongemakkelijke situaties waardoor kandidaten en klanten hun vertrouwen verliezen.
De uitkomst vastleggen
Leg elke benadering vast in het kandidaatdossier: wanneer u contact opnam, voor welke vacature en met welk resultaat. Werk gewijzigde voorkeuren bij, zoals salaris, beschikbaarheid of locatie, en leg de datum van bevestiging vast. Wanneer een kandidaat uit uw eigen database in de pipeline komt, behoudt u de oorspronkelijke bron en voegt u toe hoe hij of zij opnieuw is gevonden. Zo ziet u later hoeveel kandidaten op de shortlist uit uw eigen database kwamen in plaats van uit nieuwe advertenties, en hoeft u niet te raden wat uw database oplevert.
Wanneer u overstapt op externe werving
Spreek vooraf af hoe lang de interne zoektocht mag duren en hoeveel geschikte kandidaten u nodig hebt voordat externe werving overbodig is. Bij een spoedaanvraag voor uitzendwerk kan dat één ochtend zijn; bij een executive search-opdracht kan het deel zijn van de eerste onderzoeksweek. Levert de interne zoektocht niet genoeg geschikte kandidaten op, start dan direct de advertentie of externe zoektocht en leg die beslissing vast bij de vacature. Eerst de eigen database doorzoeken moet het proces versnellen, niet vertragen.
Een praktische start
- Controleer of vaardigheden, locatie, talen en voorkeuren in gestructureerde velden met een gedeelde lijst zijn vastgelegd
- Voeg dubbele dossiers samen en verwijder dossiers waarvan de bewaartermijn is verstreken
- Voer bij elke nieuwe vacature een zoekopdracht op de harde eisen uit en bewaar die, voordat u een advertentie plaatst
- Controleer bewaartermijn, off-limitsafspraken, lopende processen en eerdere presentaties voordat u iemand benadert
- Leg elke benadering en het resultaat vast en houd bij hoeveel kandidaten op de shortlist uit uw eigen database kwamen
Benut wat u al weet
Uw kandidatenbestand is een van de waardevolste onderdelen van uw recruitmentwerk, maar alleen als het betrouwbaar doorzoekbaar is. Houd de gegevens gestructureerd en actueel, doorzoek ze bij elke nieuwe vacature en leg vast wat elke zoekopdracht oplevert. Ontdek het product of plan een demo — wij laten zien hoe kandidaatdossiers, bewaarde zoekopdrachten en pipelines in BoldATS samenwerken voor uw segment.