Een uitzendbureau plant een magazijnmedewerker in voor een dienst op maandagochtend. Op locatie vraagt de klant naar zijn heftruckcertificaat en blijkt dat het twee maanden geleden is verlopen. De medewerker wordt naar huis gestuurd, de klant komt een persoon tekort en de intercedent is de hele ochtend bezig met een vervanger zoeken. Niemand had het gecontroleerd, omdat het certificaat eenmaal in een intakenotitie was genoemd en daarna nooit meer. Certificaten, rijbewijzen en beroepsregistraties bepalen of een kandidaat het werk überhaupt mag doen, maar worden vaak bewaard als losse tag of als bijlage zonder datum. Dit artikel legt uit waarom elke kandidaat in uw Applicant Tracking System vastgelegde certificaten en vervaldatums nodig heeft: wat er misgaat zonder, welke gegevens u vastlegt, wie de opvolging bewaakt, wanneer u ze controleert in de pipeline, hoe u omgaat met documenten en privacy, hoe de aanpak per segment verschilt en hoe u met uw eigen gegevens controleert of het werkt.
Certificaten spelen in elk segment een rol. Recruitmentbureaus presenteren monteurs, verpleegkundigen en chauffeurs bij wie een registratie of rijbewijs een voorwaarde voor de functie is. Uitzendbureaus plannen flexkrachten in voor diensten waarvoor veiligheids-, BHV- of machinecertificaten nodig zijn. Detacheerders plaatsen specialisten op opdrachten waarbij een klant een geldige kwalificatie eist voor de volledige looptijd. Executive search-bureaus presenteren senior kandidaten voor gereguleerde functies waarvoor een beroepsregistratie in orde moet zijn. Teams voor interne recruitment werven voor functies waarvoor een certificaat of vergunning wettelijk of door intern beleid vereist is. In elk geval is de vraag dezelfde: ziet u op één plek welke certificaten een kandidaat heeft, tot wanneer ze geldig zijn en wie ze heeft gecontroleerd?
Wat er misgaat zonder vastgelegde certificaten
- Een certificaat wordt in een notitie of cv genoemd, maar niemand weet of het nog geldig is
- Een kandidaat wordt gepresenteerd of ingepland en blijkt niet aan een eis van de functie te voldoen
- Vervaldatums verstrijken ongemerkt tijdens een lopende opdracht of plaatsing
- Recruiters noteren hetzelfde certificaat op verschillende manieren, waardoor zoekopdrachten kandidaten missen
- Kopieën van documenten staan in mailboxen en gedeelde mappen zonder duidelijk doel of einddatum
Het gevolg is geannuleerde starts, ontevreden klanten, extra werk voor recruiters en documenten die lastig te verantwoorden zijn wanneer een kandidaat vraagt wat u over hem of haar bewaart.
Wat u per certificaat vastlegt
Houd het dossier kort en voor elke kandidaat gelijk:
- Soort certificaat of rijbewijs — gekozen uit de gedeelde lijst met vaardigheden en tags, niet als vrije tekst getypt
- Afgiftedatum en vervaldatum — of een duidelijke notitie dat het certificaat niet verloopt
- Controle — wie het certificaat heeft gecontroleerd, wanneer en hoe, bijvoorbeeld door het origineel te zien of een openbaar register te raadplegen
- Status — bijvoorbeeld geldig, verloopt binnenkort, verlopen of in behandeling, zodat een geboekte maar nog niet afgeronde cursus zichtbaar is
- Koppeling met eisen — de certificaten die een vacature of opdracht vereist, vastgelegd in de gestructureerde briefing
Met deze gegevens in het kandidaatdossier zoekt een recruiter op kandidaten met een geldig certificaat op een bepaalde datum, in plaats van cv’s door te lezen.
Een aangewezen eigenaar en herinneringen voor de vervaldatum
Een vervaldatum helpt alleen als iemand erop actie onderneemt. Maak de recruiter of consultant die eigenaar is van de kandidaat verantwoordelijk voor certificaten en leg een vervanger vast voor afwezigheid. Geef elke vervaldatum een herinnering ruim voordat de datum verstrijkt, ingesteld als volgende actiedatum, zodat er tijd is om de kandidaat om een vernieuwd certificaat te vragen of een cursus te plannen. Koppel de herinnering bij kandidaten op een lopende opdracht ook aan die opdracht, zodat het aflopen van een certificaat de klant niet verrast.
Controleer certificaten op de juiste momenten in de pipeline
Certificaten horen in de pipeline, niet alleen in het profiel. Maak een geldig certificaat onderdeel van de geschreven instapcriteria voor de fasen waarin het ertoe doet: voordat een kandidaat aan een klant wordt gepresenteerd, voordat een dienst wordt ingepland en voordat een startdatum wordt bevestigd. Combineer dit met de controle van identiteit en werkbevoegdheid voor de start en bevestigde beschikbaarheid, zodat één laatste controle alles dekt waar een start van afhangt. Vraag kandidaten bij de sollicitatie naar vereiste certificaten via korte screeningsvragen en controleer de documenten zelf pas wanneer de kandidaat doorgaat.
Documenten en privacy
Niet elk certificaat vraagt om een bewaarde kopie. Leg vast wat u hebt gecontroleerd en wanneer, en bewaar een kopie alleen als een klantafspraak, de wet of uw eigen beleid dat vereist. Vertel de kandidaat welke gegevens u vastlegt en waarom, in lijn met uw eigen privacyverklaring, en stel voor kopieën een bewaartermijn in, net als voor het kandidaatdossier. Deel certificaatgegevens alleen met een klant als ze nodig zijn voor de presentatie, en zorg dat u een inzageverzoek vanuit hetzelfde dossier kunt beantwoorden.
Verschillen per segment
Recruitmentbureaus richten zich op certificaten en registraties die een harde eis zijn voor de functie bij de klant, en leggen die vast voor de eerste presentatie. Uitzendbureaus controleren certificaten het vaakst, omdat elke dienst een ander certificaat kan vereisen, en hebben het meeste aan zoeken op geldige certificaten op een bepaalde datum. Detacheerders vergelijken vervaldatums met het geplande einde van de opdracht en plannen vernieuwingen of cursussen vooruit, in lijn met de einddatum en herplaatsingscheck. Executive search-bureaus controleren beroepsregistraties voor gereguleerde functies discreet en leggen de uitkomst vast zonder meer te bewaren dan nodig. Interne teams stemmen met HR af welke certificaten bij indiensttreding worden gecontroleerd en welke na de start worden opgevolgd.
Laat het systeem helpen
Veel van de opvolging herhaalt zich en leent zich voor automatisering: herinneringen voor een vervaldatum, een waarschuwing wanneer een kandidaat zonder geldig certificaat naar een fase gaat waarin dat vereist is, een overzicht van certificaten die tijdens een lopende opdracht verlopen en een verzoek aan de kandidaat om een vernieuwd certificaat te uploaden. Een hulpmiddel op basis van kunstmatige intelligentie kan certificaten voorstellen die in een cv worden genoemd, zodat de recruiter niet elke regel hoeft te lezen. De recruiter controleert het voorstel en verifieert het certificaat; kunstmatige intelligentie vervangt geen recruiters en beslist niet zelfstandig of een kandidaat aan een eis voldoet.
Veelgemaakte fouten om te vermijden
- Een tag zonder datum — de kandidaat lijkt geschikt, maar niemand weet tot wanneer
- Alleen op het cv vertrouwen — een certificaat op een cv is niet hetzelfde als een gecontroleerd certificaat
- Alleen bij de intake controleren — certificaten verlopen tijdens lange opdrachten en tussen plaatsingen
- Elke kopie onbeperkt bewaren — het dossier groeit, maar u kunt niet uitleggen waarom u elk document nog hebt
- Geen eigenaar voor herinneringen — vervaldatums zijn vastgelegd, maar niemand onderneemt actie
Vragen die teams stellen
- Welke certificaten moeten we vastleggen? — De certificaten die een functie, een klant of de wet vereist, plus de certificaten waarop uw recruiters regelmatig zoeken; houd de lijst kort en gedeeld
- Hebben we van elk certificaat een kopie nodig? — Nee; leg vast wat er is gecontroleerd, door wie en wanneer, en bewaar alleen een kopie als een afspraak, de wet of uw beleid dat vereist
- Wie volgt vervaldatums op? — De recruiter die eigenaar is van de kandidaat, met een vervanger, geholpen door herinneringen uit het systeem
- Wat als een certificaat nog in behandeling is? — Leg de status en de verwachte datum van afronding vast en bespreek met de klant of een uitzondering acceptabel is
- Wat als de eis per klant verschilt? — Leg de vereiste certificaten per vacature of opdracht vast en vergelijk ze voor elke presentatie met het kandidaatdossier
Controleer het met uw eigen gegevens
Tel vanuit uw eigen dossiers, per team en per segment: hoeveel actieve kandidaten minstens één certificaat zonder vervaldatum hebben, hoeveel certificaten in de komende periode verlopen, hoeveel presentaties of starts zijn gestopt omdat een certificaat ontbrak of verlopen was en hoeveel certificaten op tijd zijn vernieuwd. Bespreek deze cijfers in uw wekelijkse pipelinereview en noem het aantal kandidaten achter elk cijfer. Vergelijk niet met branchegemiddelden; uw eigen trend is het cijfer dat telt.
Een praktische start
- Spreek een korte, gedeelde lijst met certificaten en rijbewijzen af
- Leg in elk kandidaatdossier soort, afgiftedatum, vervaldatum, controle en status vast
- Wijs een eigenaar en een vervanger aan en stel herinneringen in voor elke vervaldatum
- Maak een geldig certificaat een instapcriterium voor presentatie, inplannen en start
- Bewaar kopieën alleen waar dat vereist is en geef ze een bewaartermijn
Een geldig certificaat hoort bij een betrouwbare plaatsing
Kandidaten, klanten en recruiters rekenen er allemaal op dat certificaten geldig zijn op de dag dat het werk begint. Leg elk certificaat vast met data en controle, geef vervaldatums een eigenaar en een herinnering, controleer ze in de fasen waarin ze ertoe doen en bewaar alleen de documenten die u nodig hebt. Bekijk het product of plan een demo — we laten zien hoe kandidaatdossiers, eisen en de pipeline in BoldATS samenwerken voor uw segment.