Ein Disponent in der Zeitarbeit plant einen Lagermitarbeiter für eine Schicht am Montagmorgen ein. Vor Ort fragt der Kunde nach seinem Staplerschein und stellt fest, dass er vor zwei Monaten abgelaufen ist. Der Mitarbeiter wird nach Hause geschickt, dem Kunden fehlt eine Person, und der Disponent sucht den ganzen Vormittag nach Ersatz. Niemand hatte es geprüft, weil das Zertifikat einmal in einer Gesprächsnotiz erwähnt wurde und danach nie wieder. Zertifikate, Führerscheine und Berufszulassungen entscheiden darüber, ob ein Kandidat die Arbeit überhaupt ausführen darf, werden aber oft als loses Schlagwort oder als Anhang ohne Datum abgelegt. Dieser Artikel erklärt, warum jeder Kandidat in Ihrem Applicant Tracking System erfasste Zertifikate und Ablaufdaten braucht: was ohne sie schiefgeht, welche Angaben Sie erfassen, wer die Nachverfolgung verantwortet, wann Sie sie in der Pipeline prüfen, wie Sie mit Dokumenten und Datenschutz umgehen, wie sich das Vorgehen je Segment unterscheidet und wie Sie mit Ihren eigenen Daten prüfen, ob es funktioniert.
Zertifikate spielen in jedem Segment eine Rolle. Recruitment-Agenturen stellen Techniker, Pflegekräfte und Fahrer vor, bei denen eine Zulassung oder ein Führerschein Voraussetzung für die Position ist. Disponenten in der Zeitarbeit planen Fachkräfte für Schichten ein, die Sicherheits-, Ersthelfer- oder Gerätenachweise erfordern. Unternehmen der Entsendung setzen Spezialisten in Einsätzen ein, bei denen ein Kunde eine gültige Qualifikation für die gesamte Laufzeit verlangt. Executive-Search-Beratungen stellen Senior-Kandidaten für regulierte Positionen vor, bei denen eine Berufszulassung einwandfrei sein muss. Teams für interne Rekrutierung besetzen Positionen, für die ein Zertifikat oder eine Erlaubnis gesetzlich oder durch interne Vorgaben erforderlich ist. In jedem Fall lautet die Frage gleich: Sehen Sie an einem Ort, welche Zertifikate ein Kandidat besitzt, bis wann sie gültig sind und wer sie geprüft hat?
Was ohne erfasste Zertifikate schiefgeht
- Ein Zertifikat wird in einer Notiz oder im Lebenslauf erwähnt, aber niemand weiß, ob es noch gültig ist
- Ein Kandidat wird vorgestellt oder eingeplant und erfüllt eine Anforderung der Position nicht
- Ablaufdaten verstreichen unbemerkt während eines laufenden Einsatzes oder einer Besetzung
- Recruiter schreiben dasselbe Zertifikat unterschiedlich, sodass Suchen Kandidaten übersehen
- Kopien von Dokumenten liegen in Postfächern und gemeinsamen Ordnern ohne klaren Zweck oder Enddatum
Die Folge sind abgesagte Starts, unzufriedene Kunden, zusätzliche Arbeit für Recruiter und Dokumente, die sich schwer begründen lassen, wenn ein Kandidat fragt, was Sie über ihn speichern.
Was Sie je Zertifikat erfassen
Halten Sie die Erfassung kurz und für jeden Kandidaten gleich:
- Art des Zertifikats oder Führerscheins — ausgewählt aus der gemeinsamen Liste von Fähigkeiten und Schlagworten, nicht als Freitext eingegeben
- Ausstellungsdatum und Ablaufdatum — oder ein klarer Hinweis, dass das Zertifikat nicht abläuft
- Prüfung — wer das Zertifikat wann und wie geprüft hat, etwa durch Einsicht in das Original oder Abgleich mit einem öffentlichen Register
- Status — zum Beispiel gültig, läuft bald ab, abgelaufen oder in Bearbeitung, damit ein gebuchter, aber noch nicht abgeschlossener Kurs sichtbar ist
- Verknüpfung mit Anforderungen — die Zertifikate, die eine Stelle oder ein Einsatz verlangt, erfasst im strukturierten Briefing
Mit diesen Angaben im Kandidatenprofil sucht ein Recruiter nach Kandidaten mit einem gültigen Zertifikat zu einem bestimmten Datum, statt Lebensläufe durchzulesen.
Eine benannte verantwortliche Person und Erinnerungen vor dem Ablauf
Ein Ablaufdatum hilft nur, wenn jemand darauf reagiert. Machen Sie die Recruiterin oder den Berater, die für den Kandidaten zuständig sind, für Zertifikate verantwortlich, und erfassen Sie eine Vertretung für Abwesenheiten. Geben Sie jedem Ablaufdatum eine Erinnerung mit ausreichend Vorlauf, festgelegt als nächstes Aktionsdatum, damit Zeit bleibt, den Kandidaten um ein erneuertes Zertifikat zu bitten oder einen Kurs zu planen. Verknüpfen Sie die Erinnerung bei Kandidaten in einem laufenden Einsatz auch mit diesem Einsatz, damit das Ende eines Zertifikats den Kunden nicht überrascht.
Zertifikate zu den richtigen Zeitpunkten in der Pipeline prüfen
Zertifikate gehören in die Pipeline, nicht nur ins Profil. Machen Sie ein gültiges Zertifikat zu einem der schriftlichen Eintrittskriterien für die Phasen, in denen es darauf ankommt: bevor ein Kandidat einem Kunden vorgestellt wird, bevor eine Schicht eingeplant wird und bevor ein Startdatum bestätigt wird. Verbinden Sie dies mit der Prüfung der Arbeitsberechtigung vor Arbeitsbeginn und bestätigter Verfügbarkeit, sodass eine letzte Prüfung alles abdeckt, wovon ein Start abhängt. Fragen Sie Kandidaten bei der Bewerbung über kurze Vorauswahlfragen nach erforderlichen Zertifikaten, und prüfen Sie die eigentlichen Dokumente erst, wenn der Kandidat weiterkommt.
Dokumente und Datenschutz
Nicht jedes Zertifikat erfordert eine gespeicherte Kopie. Erfassen Sie, was Sie wann geprüft haben, und bewahren Sie eine Kopie nur auf, wenn eine Kundenvereinbarung, ein Gesetz oder Ihre eigenen Vorgaben dies verlangen. Informieren Sie den Kandidaten, welche Angaben Sie erfassen und warum, im Einklang mit Ihrer eigenen Datenschutzerklärung, und legen Sie für Kopien eine Aufbewahrungsfrist fest, genau wie für das Kandidatenprofil. Geben Sie Zertifikatsangaben nur an einen Kunden weiter, wenn sie für die Vorstellung nötig sind, und stellen Sie sicher, dass Sie ein Auskunftsersuchen aus demselben Profil beantworten können.
Unterschiede je Segment
Agenturen konzentrieren sich auf Zertifikate und Zulassungen, die eine feste Anforderung der Position beim Kunden sind, und erfassen sie vor der ersten Vorstellung. Disponenten in der Zeitarbeit prüfen Zertifikate am häufigsten, weil jede Schicht ein anderes verlangen kann, und profitieren am meisten von der Suche nach gültigen Zertifikaten zu einem bestimmten Datum. Unternehmen der Entsendung gleichen Ablaufdaten mit dem geplanten Ende des Einsatzes ab und planen Verlängerungen oder Kurse vorausschauend, passend zur Planung von Enddatum und Anschlusseinsatz. Executive-Search-Beratungen prüfen Berufszulassungen für regulierte Positionen diskret und erfassen das Ergebnis, ohne mehr als nötig zu speichern. Interne Teams stimmen mit der Personalabteilung ab, welche Zertifikate bei der Einstellung geprüft und welche nach dem Start nachverfolgt werden.
Lassen Sie das System helfen
Ein großer Teil der Nachverfolgung wiederholt sich und eignet sich für Automatisierung: Erinnerungen vor einem Ablaufdatum, eine Warnung, wenn ein Kandidat ohne gültiges Zertifikat in eine Phase verschoben wird, die eines verlangt, eine Übersicht der Zertifikate, die während eines laufenden Einsatzes ablaufen, und eine Bitte an den Kandidaten, ein erneuertes Zertifikat hochzuladen. Ein Assistent auf Basis künstlicher Intelligenz kann Zertifikate vorschlagen, die in einem Lebenslauf genannt werden, damit der Recruiter nicht jede Zeile lesen muss. Der Recruiter prüft den Vorschlag und verifiziert das Zertifikat; künstliche Intelligenz ersetzt keine Recruiter und entscheidet nicht selbstständig, ob ein Kandidat eine Anforderung erfüllt.
Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten
- Ein Schlagwort ohne Datum — der Kandidat wirkt geeignet, aber niemand weiß, bis wann
- Nur dem Lebenslauf vertrauen — ein Zertifikat im Lebenslauf ist nicht dasselbe wie ein geprüftes Zertifikat
- Nur beim Erstgespräch prüfen — Zertifikate laufen während langer Einsätze und zwischen Besetzungen ab
- Jede Kopie unbegrenzt aufbewahren — die Akte wächst, aber Sie können nicht erklären, warum Sie jedes Dokument noch haben
- Keine Verantwortung für Erinnerungen — Ablaufdaten sind erfasst, aber niemand reagiert darauf
Fragen, die Teams stellen
- Welche Zertifikate sollten wir erfassen? — Die, die eine Position, ein Kunde oder das Gesetz verlangt, sowie die, nach denen Ihre Recruiter regelmäßig suchen; halten Sie die Liste kurz und gemeinsam
- Brauchen wir von jedem Zertifikat eine Kopie? — Nein; erfassen Sie, was von wem und wann geprüft wurde, und bewahren Sie eine Kopie nur auf, wenn eine Vereinbarung, ein Gesetz oder Ihre Vorgaben dies verlangen
- Wer verfolgt Ablaufdaten nach? — Die für den Kandidaten zuständige Person mit Vertretung, unterstützt durch Erinnerungen aus dem System
- Was, wenn ein Zertifikat noch in Bearbeitung ist? — Erfassen Sie den Status und das erwartete Abschlussdatum, und klären Sie mit dem Kunden, ob eine Ausnahme akzeptabel ist
- Was, wenn die Anforderung je Kunde abweicht? — Erfassen Sie die erforderlichen Zertifikate je Stelle oder Einsatz und gleichen Sie sie vor jeder Vorstellung mit dem Kandidatenprofil ab
Prüfen Sie es mit Ihren eigenen Daten
Zählen Sie aus Ihren eigenen Daten, je Team und je Segment: wie viele aktive Kandidaten mindestens ein Zertifikat ohne Ablaufdatum haben, wie viele Zertifikate im kommenden Zeitraum ablaufen, wie viele Vorstellungen oder Starts gestoppt wurden, weil ein Zertifikat fehlte oder abgelaufen war, und wie viele Zertifikate rechtzeitig erneuert wurden. Besprechen Sie diese Zahlen in Ihrem wöchentlichen Pipeline-Review und nennen Sie die Zahl der Kandidaten hinter jeder Kennzahl. Vergleichen Sie nicht mit Branchendurchschnitten; Ihr eigener Trend ist die Zahl, die zählt.
Ein praktischer Start
- Vereinbaren Sie eine kurze, gemeinsame Liste von Zertifikaten und Führerscheinen
- Erfassen Sie in jedem Kandidatenprofil Art, Ausstellungsdatum, Ablaufdatum, Prüfung und Status
- Benennen Sie eine verantwortliche Person und eine Vertretung und legen Sie Erinnerungen vor jedem Ablaufdatum fest
- Machen Sie ein gültiges Zertifikat zum Eintrittskriterium für Vorstellung, Einplanung und Start
- Bewahren Sie Kopien nur auf, wo es erforderlich ist, und geben Sie ihnen eine Aufbewahrungsfrist
Ein gültiges Zertifikat gehört zu einer verlässlichen Besetzung
Kandidaten, Kunden und Recruiter verlassen sich darauf, dass Zertifikate am Tag des Arbeitsbeginns gültig sind. Erfassen Sie jedes Zertifikat mit Daten und Prüfung, geben Sie Ablaufdaten eine verantwortliche Person und eine Erinnerung, prüfen Sie sie in den Phasen, in denen es darauf ankommt, und bewahren Sie nur die Dokumente auf, die Sie benötigen. Entdecken Sie das Produkt oder buchen Sie eine Demo — wir zeigen, wie Kandidatenprofile, Anforderungen und die Pipeline in BoldATS für Ihr Segment zusammenarbeiten.