Een recruiter heeft een gespreksmoment dat vandaag bevestigd moet worden. Zij belt de kandidaat drie keer tijdens werktijd, spreekt de voicemail in en stuurt een e-mail. Geen reactie. De volgende ochtend beantwoordt de kandidaat een sms binnen enkele minuten: hij werkt in een productiehal, kan tijdens zijn dienst niet bellen en kijkt zelden in zijn mail. Hij had dit bij de intake verteld, maar het belandde in een notitie die niemand las. Dit artikel legt uit waarom elke kandidaat in uw Applicant Tracking System een vastgelegd voorkeurskanaal voor contact nodig heeft: wat er misgaat zonder, welke velden u vastlegt, hoe u omgaat met toestemming en juistheid, hoe u de voorkeur in het dagelijkse werk gebruikt, hoe de aanpak per segment verschilt en hoe u met uw eigen gegevens controleert of contactproblemen uw pipeline vertragen.
Kandidaten bereiken is in elk segment belangrijk. Recruitmentbureaus verliezen goede kandidaten aan concurrenten die simpelweg eerder contact hadden. Uitzendbureaus vullen diensten op korte termijn en hebben binnen het uur een antwoord nodig. Detacheerders houden contact met professionals die de hele dag bij een klant aan het werk zijn. Executive search-bureaus benaderen senior kandidaten die discretie verwachten over hoe en wanneer zij worden benaderd. Teams voor interne recruitment nemen contact op met sollicitanten die mogelijk nog bij een andere werkgever werken en op kantoor niet vrijuit kunnen praten. In elk geval is de vraag dezelfde: weet u hoe een kandidaat bereikt wil worden, of raadt elke recruiter opnieuw?
Wat er misgaat zonder vastgelegde voorkeur
- Oproepen op momenten dat de kandidaat niet kan opnemen, gevolgd door voicemails die nooit worden afgeluisterd
- Belangrijke berichten per e-mail aan kandidaten die vooral sms of berichtenapps lezen
- Recruiters die een kandidaat overnemen, beginnen opnieuw, omdat de voorkeur alleen in het hoofd van een collega zat
- Kandidaten die berichten ontvangen via een kanaal waarvoor zij nooit toestemming gaven, wat het vertrouwen schaadt
- Vertraging bij het bevestigen van gesprekken, aanbiedingen en startdata, terwijl de vacature wacht
Het gevolg is tragere stappen, meer kandidaten die niet op gesprek verschijnen en kandidaten die zich genegeerd of juist achtervolgd voelen, terwijl elke recruiter denkt dat de kandidaat gewoon slecht bereikbaar is.
Wat u per kandidaat vastlegt
Houd de set klein en concreet. Een praktische set velden:
- Voorkeurskanaal — telefoon, sms, een berichtenapp of e-mail, zoals de kandidaat kiest
- Beste momenten — dagen en tijden waarop de kandidaat kan praten, en tijden om te vermijden, zoals tijdens een dienst of bij de huidige werkgever
- Taal — de taal die de kandidaat verkiest voor gesprekken en geschreven berichten
- Toestemming — via welke kanalen de kandidaat benaderd wil worden, en waarvoor
- Discretie — of de kandidaat op het werk benaderd mag worden, en of voicemails of berichten de klant of functie mogen noemen
- Datum bevestigd — wanneer de kandidaat deze gegevens voor het laatst heeft bevestigd
Gebruik vaste velden in plaats van een vrije notitie, zodat de voorkeur zichtbaar is in elk kandidaatdossier en in elke lijst. Combineer dit met een duidelijke volgende actiedatum: weten wanneer u een kandidaat benadert, heeft pas zin als u ook weet hoe.
Toestemming en juiste gegevens
Een voorkeurskanaal is een afspraak met de kandidaat, niet alleen een gemak voor de recruiter. Vraag de voorkeur uit bij de intake, leg uit waarom u ernaar vraagt en leg vast voor welke kanalen de kandidaat toestemming gaf. Respecteer een verzoek om een kanaal niet meer te gebruiken direct en leg de datum vast. Contactgegevens veranderen: kandidaten wisselen van nummer, van baan of van e-mailadres. Bevestig de voorkeur bij elke nieuwe presentatie en wanneer een kandidaat terugkomt uit uw talentpool. Contactvoorkeuren vallen onder uw gewone bewaartermijn en komen net als andere kandidaatgegevens terug in het antwoord op een inzageverzoek. Verzamel alleen de kanalen die u werkelijk gebruikt.
De voorkeur gebruiken in het dagelijkse werk
Toon het voorkeurskanaal en de beste momenten bovenaan het kandidaatdossier en bij elke taak, zodat de recruiter ze ziet voordat hij de telefoon pakt. Gebruik het voorkeurskanaal voor tijdgevoelige stappen, zoals het bevestigen van een gesprek, het vragen van toestemming voor een presentatie of het opvolgen van een aanbod, en leg vast welk kanaal u gebruikte. Maak korte gedeelde berichtsjablonen per kanaal, want een sms vraagt een andere lengte en toon dan een e-mail. Reageert een kandidaat niet via het voorkeurskanaal, probeer dan eenmaal een tweede afgesproken kanaal en leg ook dat vast, in plaats van steeds opnieuw te bellen.
Verschillen per segment
Recruitmentbureaus gebruiken de voorkeur vooral om als eerste contact te hebben en om het contact consistent te houden wanneer meerdere recruiters met dezelfde kandidaat werken. Uitzendbureaus vertrouwen voor dienstaanbiedingen op snelle kanalen zoals sms of berichtenapps, gecombineerd met bevestigde beschikbaarheid, en leggen de beste momenten rond bestaande diensten vast. Detacheerders spreken met professionals op opdracht vaste contactmomenten af, bijvoorbeeld elke twee weken een kort gesprek, en leggen die vast in het dossier. Executive search-bureaus leggen discretie zorgvuldig vast: alleen privénummers, geen berichten waarin de klant wordt genoemd en alleen bellen buiten kantoortijd. Interne recruitmentteams leggen vast of een sollicitant op de huidige werkplek benaderd mag worden en stemmen af met hiring managers, zodat de kandidaat niet via meerdere kanalen tegelijk wordt benaderd.
Laat het systeem helpen
Veel werk rond contactvoorkeuren herhaalt zich en leent zich voor automatisering: het voorkeurskanaal tonen bij elke taak, berichten blokkeren via kanalen zonder toestemming, het juiste sjabloon voorstellen voor het gekozen kanaal, de recruiter herinneren als de bevestigingsdatum ouder is dan een afgesproken periode en automatisch vastleggen welk kanaal voor elk bericht is gebruikt. Een hulpmiddel op basis van kunstmatige intelligentie kan genoemde voorkeuren uit intakenotities halen en voorstellen voor de vaste velden, of een kort bericht opstellen in de taal van de kandidaat. De recruiter controleert het voorstel en beslist wat er wordt verstuurd; kunstmatige intelligentie vervangt geen recruiters en benadert kandidaten niet zelfstandig.
Veelgemaakte fouten
- Alleen een telefoonnummer en e-mailadres — de gegevens zijn bekend, maar niet welke de kandidaat echt gebruikt
- Voorkeur in een notitie — de informatie bestaat, maar niemand ziet haar op het moment van bellen
- Alle kanalen tegelijk — dezelfde kandidaat binnen een uur bellen, sms’en en mailen voelt als druk
- Een stopverzoek negeren — doorgaan via een kanaal dat de kandidaat niet meer wilde
- Nooit opnieuw bevestigen — voorkeuren van jaren geleden worden gebruikt alsof ze actueel zijn
Vragen die teams stellen
- Wie legt de voorkeur vast? — De recruiter bij de intake, of de kandidaat via het sollicitatieformulier, waarna de recruiter bevestigt
- Gebruiken we altijd het voorkeurskanaal? — Voor tijdgevoelige stappen wel; formele documenten zoals een aanbod kunnen nog steeds per e-mail, met een kort bericht via het voorkeurskanaal dat het is verstuurd
- En als de kandidaat geen voorkeur heeft? — Leg dat vast, spreek met de kandidaat een standaard af en vraag het na de eerste contacten opnieuw
- Hoe vaak bevestigen we opnieuw? — Bij elke nieuwe presentatie en na een afgesproken periode zonder contact, bijvoorbeeld zes maanden
- Geldt dit ook voor contactpersonen bij klanten? — Hetzelfde idee werkt voor contactpersonen bij klanten, maar dit artikel richt zich op kandidaten
Controleer het met uw eigen gegevens
Tel uit uw eigen gegevens, per team en per segment: hoeveel actieve kandidaten een vastgelegd voorkeurskanaal, beste momenten en toestemming hebben, hoeveel daarvan in de afgelopen zes maanden zijn bevestigd, hoe lang het gemiddeld duurt van een contactpoging tot een reactie bij kandidaten met en zonder vastgelegde voorkeur, en hoeveel gespreksbevestigingen of aanbiedingen vertraging opliepen omdat een kandidaat niet bereikbaar was. Bespreek deze cijfers in uw wekelijkse pipelinereview en noem bij elk cijfer het aantal kandidaten erachter. Vergelijk niet met branchegemiddelden; uw eigen trend is het cijfer dat telt.
Een praktische start
- Spreek de vaste contactvelden af die elke actieve kandidaat moet hebben
- Vraag bij elke intake naar kanaal, beste momenten, taal en toestemming
- Toon de voorkeur bij elke kandidaattaak en in elke lijst
- Maak korte berichtsjablonen voor elk kanaal dat u gebruikt
- Bespreek het aandeel volledige en recent bevestigde contactvoorkeuren in uw wekelijkse pipelinereview
Het juiste kanaal, snellere antwoorden
Een sterke kandidaat helpt u weinig als u hem niet bereikt op het moment dat het ertoe doet. Leg vast hoe elke kandidaat benaderd wil worden, respecteer de gegeven toestemming, houd de gegevens actueel, gebruik de voorkeur bij elke tijdgevoelige stap en controleer uw eigen cijfers. Ontdek het product of plan een demo — wij laten zien hoe kandidaten, vacatures en de pipeline in BoldATS samenwerken voor uw segment.