Eine Recruiterin hat einen Gesprächstermin, der heute bestätigt werden muss. Sie ruft den Kandidaten dreimal während der Arbeitszeit an, spricht auf die Mailbox und schickt eine E-Mail. Keine Antwort. Am nächsten Morgen beantwortet der Kandidat eine SMS innerhalb weniger Minuten: Er arbeitet in einer Produktionshalle, kann während seiner Schicht nicht telefonieren und liest selten E-Mails. Er hatte das beim Erstgespräch erwähnt, aber es landete in einer Notiz, die niemand las. Dieser Artikel erklärt, warum jeder Kandidat in Ihrem Applicant Tracking System einen erfassten bevorzugten Kontaktkanal braucht: was ohne ihn schiefgeht, welche Felder Sie erfassen, wie Sie mit Einwilligung und Aktualität umgehen, wie Sie die Präferenz im Tagesgeschäft nutzen, wie sich das Vorgehen je Segment unterscheidet und wie Sie mit Ihren eigenen Daten prüfen, ob Kontaktprobleme Ihre Pipeline bremsen.
Kandidaten zu erreichen ist in jedem Segment wichtig. Recruitment-Agenturen verlieren gute Kandidaten an Wettbewerber, die schlicht zuerst durchkamen. Disponenten in der Zeitarbeit besetzen Schichten kurzfristig und brauchen innerhalb einer Stunde eine Antwort. Unternehmen der Entsendung halten Kontakt zu Fachkräften, die den ganzen Tag beim Kunden im Einsatz sind. Executive-Search-Beratungen sprechen Führungskräfte an, die Diskretion darüber erwarten, wie und wann sie kontaktiert werden. Teams für interne Rekrutierung kontaktieren Bewerber, die vielleicht noch bei einem anderen Arbeitgeber tätig sind und im Büro nicht frei sprechen können. In jedem Fall lautet die Frage gleich: Wissen Sie, wie ein Kandidat erreicht werden möchte, oder rät jede Recruiterin aufs Neue?
Was ohne erfasste Präferenz schiefgeht
- Anrufe zu Zeiten, in denen der Kandidat nicht abnehmen kann, gefolgt von Mailbox-Nachrichten, die nie abgehört werden
- Wichtige Nachrichten per E-Mail an Kandidaten, die vor allem SMS oder Messenger lesen
- Recruiter, die einen Kandidaten übernehmen, beginnen von vorn, weil die Präferenz nur im Kopf einer Kollegin war
- Kandidaten erhalten Nachrichten über einen Kanal, für den sie nie eingewilligt haben, was das Vertrauen beschädigt
- Verzögerungen bei der Bestätigung von Gesprächen, Angeboten und Startterminen, während die Stelle wartet
Die Folge sind langsamere Schritte, mehr nicht erschienene Kandidaten und Kandidaten, die sich übergangen oder bedrängt fühlen, während jede Recruiterin glaubt, der Kandidat sei einfach schwer erreichbar.
Was Sie je Kandidat erfassen
Halten Sie den Umfang klein und konkret. Ein praktischer Satz von Feldern:
- Bevorzugter Kanal — Telefon, SMS, ein Messenger oder E-Mail, wie der Kandidat es wählt
- Beste Erreichbarkeit — Tage und Uhrzeiten, zu denen der Kandidat sprechen kann, und Zeiten, die zu meiden sind, etwa während einer Schicht oder beim aktuellen Arbeitgeber
- Sprache — die Sprache, die der Kandidat für Gespräche und schriftliche Nachrichten bevorzugt
- Einwilligung — über welche Kanäle der Kandidat kontaktiert werden möchte und wofür
- Diskretion — ob der Kandidat am Arbeitsplatz kontaktiert werden darf und ob Mailbox-Nachrichten oder Texte den Kunden oder die Stelle nennen dürfen
- Bestätigt am — wann der Kandidat diese Angaben zuletzt bestätigt hat
Verwenden Sie feste Felder statt einer Freitextnotiz, damit die Präferenz in jedem Kandidatenprofil und in jeder Liste sichtbar ist. Verbinden Sie sie mit einem klaren nächsten Aktionsdatum: Zu wissen, wann Sie einen Kandidaten kontaktieren, hilft erst, wenn Sie auch wissen, wie.
Einwilligung und aktuelle Daten
Ein bevorzugter Kanal ist eine Zusage an den Kandidaten, nicht nur eine Erleichterung für die Recruiterin. Fragen Sie die Präferenz beim Erstgespräch ab, erklären Sie, warum Sie fragen, und erfassen Sie, für welche Kanäle der Kandidat eingewilligt hat. Respektieren Sie die Bitte, einen Kanal nicht mehr zu nutzen, sofort und erfassen Sie das Datum. Kontaktdaten ändern sich: Kandidaten wechseln Nummer, Arbeitgeber oder E-Mail-Adresse. Bestätigen Sie die Präferenz bei jeder neuen Vorstellung und wenn ein Kandidat aus Ihrem Talentpool zurückkommt. Kontaktpräferenzen unterliegen Ihrer üblichen Aufbewahrungsfrist und erscheinen wie andere Kandidatendaten in der Antwort auf ein Auskunftsersuchen. Erheben Sie nur die Kanäle, die Sie tatsächlich nutzen.
Die Präferenz im Tagesgeschäft nutzen
Zeigen Sie bevorzugten Kanal und beste Erreichbarkeit oben im Kandidatenprofil und bei jeder Aufgabe, damit die Recruiterin sie sieht, bevor sie zum Telefon greift. Nutzen Sie den bevorzugten Kanal für zeitkritische Schritte wie die Bestätigung eines Gesprächs, die Bitte um Zustimmung zu einer Vorstellung oder das Nachfassen bei einem Angebot, und erfassen Sie, welchen Kanal Sie genutzt haben. Legen Sie kurze gemeinsame Nachrichtenvorlagen je Kanal an, denn eine SMS braucht eine andere Länge und einen anderen Ton als eine E-Mail. Reagiert ein Kandidat nicht über den bevorzugten Kanal, versuchen Sie einmal einen zweiten vereinbarten Kanal und erfassen Sie auch das, statt immer wieder anzurufen.
Unterschiede je Segment
Agenturen nutzen die Präferenz vor allem, um als Erste durchzukommen und den Kontakt einheitlich zu halten, wenn mehrere Recruiter mit demselben Kandidaten arbeiten. Zeitarbeitsdisponenten setzen bei Schichtangeboten auf schnelle Kanäle wie SMS oder Messenger, kombiniert mit bestätigter Verfügbarkeit, und erfassen die beste Erreichbarkeit rund um bestehende Schichten. Entsendungsunternehmen vereinbaren mit Fachkräften im Einsatz feste Kontaktmomente, zum Beispiel alle zwei Wochen ein kurzes Gespräch, und erfassen sie im Profil. Executive-Search-Beratungen erfassen Diskretion sorgfältig: nur private Nummern, keine Nachrichten, die den Kunden nennen, und Anrufe nur außerhalb der Bürozeiten. Interne Rekrutierungsteams erfassen, ob ein Bewerber am aktuellen Arbeitsplatz kontaktiert werden darf, und stimmen sich mit Hiring Managern ab, damit der Kandidat nicht über mehrere Kanäle gleichzeitig angesprochen wird.
Lassen Sie das System helfen
Vieles rund um Kontaktpräferenzen wiederholt sich und eignet sich zur Automatisierung: den bevorzugten Kanal bei jeder Aufgabe anzeigen, Nachrichten über Kanäle ohne Einwilligung sperren, die passende Vorlage für den gewählten Kanal vorschlagen, die Recruiterin erinnern, wenn das Bestätigungsdatum älter als ein vereinbarter Zeitraum ist, und automatisch erfassen, welcher Kanal für jede Nachricht genutzt wurde. Ein Hilfsmittel auf Basis künstlicher Intelligenz kann genannte Präferenzen aus Gesprächsnotizen erkennen und für die festen Felder vorschlagen oder eine kurze Nachricht in der Sprache des Kandidaten entwerfen. Die Recruiterin prüft den Vorschlag und entscheidet, was versendet wird; künstliche Intelligenz ersetzt keine Recruiter und kontaktiert Kandidaten nicht selbstständig.
Häufige Fehler
- Nur Telefonnummer und E-Mail-Adresse — die Angaben sind bekannt, aber nicht, welche der Kandidat wirklich nutzt
- Präferenz in einer Notiz — die Information existiert, aber niemand sieht sie beim Anruf
- Alle Kanäle auf einmal — denselben Kandidaten innerhalb einer Stunde anrufen, per SMS und per E-Mail kontaktieren wirkt wie Druck
- Eine Widerspruchsbitte ignorieren — weiter über einen Kanal schreiben, den der Kandidat nicht mehr wollte
- Nie neu bestätigen — Präferenzen von vor Jahren werden verwendet, als wären sie aktuell
Fragen, die Teams stellen
- Wer erfasst die Präferenz? — Die Recruiterin beim Erstgespräch oder der Kandidat über das Bewerbungsformular, mit anschließender Bestätigung durch die Recruiterin
- Nutzen wir immer den bevorzugten Kanal? — Für zeitkritische Schritte ja; formelle Dokumente wie ein Angebot können weiterhin per E-Mail gehen, mit einer kurzen Nachricht über den bevorzugten Kanal, dass es versendet wurde
- Und wenn der Kandidat keine Präferenz hat? — Erfassen Sie das, vereinbaren Sie mit dem Kandidaten einen Standard und fragen Sie nach den ersten Kontakten erneut
- Wie oft bestätigen wir neu? — Bei jeder neuen Vorstellung und nach einem vereinbarten Zeitraum ohne Kontakt, zum Beispiel sechs Monaten
- Gilt das auch für Ansprechpartner beim Kunden? — Die gleiche Idee funktioniert für Ansprechpartner beim Kunden, dieser Artikel konzentriert sich aber auf Kandidaten
Prüfen Sie es mit Ihren eigenen Daten
Zählen Sie aus Ihren eigenen Daten, je Team und je Segment: wie viele aktive Kandidaten einen erfassten bevorzugten Kanal, beste Erreichbarkeit und Einwilligung haben, wie viele davon in den letzten sechs Monaten bestätigt wurden, wie lange es im Durchschnitt von einem Kontaktversuch bis zu einer Antwort dauert, bei Kandidaten mit und ohne erfasste Präferenz, und wie viele Gesprächsbestätigungen oder Angebote sich verzögerten, weil ein Kandidat nicht erreichbar war. Besprechen Sie diese Zahlen in Ihrem wöchentlichen Pipeline-Review und nennen Sie bei jeder Zahl die Anzahl der Kandidaten dahinter. Vergleichen Sie nicht mit Branchendurchschnitten; Ihr eigener Trend ist die Zahl, die zählt.
Ein praktischer Start
- Vereinbaren Sie die festen Kontaktfelder, die jeder aktive Kandidat haben muss
- Fragen Sie bei jedem Erstgespräch nach Kanal, bester Erreichbarkeit, Sprache und Einwilligung
- Zeigen Sie die Präferenz bei jeder Kandidatenaufgabe und in jeder Liste
- Legen Sie kurze Nachrichtenvorlagen für jeden genutzten Kanal an
- Besprechen Sie den Anteil vollständiger und kürzlich bestätigter Kontaktpräferenzen in Ihrem wöchentlichen Pipeline-Review
Der richtige Kanal, schnellere Antworten
Ein starker Kandidat nützt wenig, wenn Sie ihn im entscheidenden Moment nicht erreichen. Erfassen Sie, wie jeder Kandidat kontaktiert werden möchte, respektieren Sie die erteilte Einwilligung, halten Sie die Angaben aktuell, nutzen Sie die Präferenz bei jedem zeitkritischen Schritt und prüfen Sie Ihre eigenen Zahlen. Entdecken Sie das Produkt oder buchen Sie eine Demo — wir zeigen, wie Kandidaten, Stellen und die Pipeline in BoldATS für Ihr Segment zusammenarbeiten.