Gemeinsame Nachrichtenvorlagen für Kandidaten und Kunden im Applicant Tracking System einrichten

Eine Kandidatin erhält eine Einladung zum Gespräch ohne Adresse, eine zweite von einem Kollegen mit der richtigen Adresse, aber der falschen Uhrzeit, und eine dritte mit der Frage, ob sie noch Interesse hat. Ein Kunde erhält eine Vorstellungs-E-Mail, in der eine Honorarvereinbarung von vor zwei Jahren steht. Eine Fachvorgesetzte wird in derselben Woche von drei Recruitern auf drei verschiedene Arten um Feedback gebeten. Niemand hat etwas falsch gemacht: Jeder Recruiter schreibt seine Nachrichten selbst, aus dem Gedächtnis, im eigenen Postfach. Dieser Artikel erklärt, wie Sie gemeinsame Nachrichtenvorlagen für Kandidaten und Kunden in Ihrem Applicant Tracking System einrichten: warum selbst geschriebene Nachrichten schiefgehen, was eine Vorlage ist und was nicht, mit welchen Nachrichten Sie beginnen, was jede Vorlage enthalten sollte, wie Sie jede versendete Nachricht erfassen, wer die Vorlagen pflegt, wie sich das Vorgehen je Segment unterscheidet und wie Sie mit Ihren eigenen Daten prüfen, ob die Vorlagen tatsächlich genutzt werden.

Gemeinsame Vorlagen sind in jedem Segment wichtig, aus unterschiedlichen Gründen. Recruitment-Agenturen senden dieselben Arten von Nachrichten Dutzende Male am Tag an Kandidaten und Kunden und werden danach beurteilt, wie professionell jede einzelne ist. Executive-Search-Beratungen brauchen diskrete, sorgfältig formulierte Nachrichten, die nie mehr preisgeben als vereinbart. Zeitarbeitsfirmen senden kurze, häufige Nachrichten zu Schichten, Verfügbarkeit und Einsatzbeginn, bei denen eine fehlende Angabe zu einem Nichterscheinen führt. Entsendungsfirmen halten Berater und Kunden vor, während und am Ende eines Einsatzes auf dem Laufenden. Teams in der internen Rekrutierung möchten, dass jeder Bewerber denselben Arbeitgeber erlebt, mit welchem Recruiter oder welcher Führungskraft er auch zu tun hat. Die Frage ist immer dieselbe: Erhält jeder Empfänger die richtigen Fakten in einem einheitlichen Ton, und können Sie später zeigen, was versendet wurde?

Warum selbst geschriebene Nachrichten schiefgehen

Jeder Recruiter bewahrt eigene Fassungen im persönlichen Postfach auf, sodass Formulierung, Ton und Fakten je Person abweichen
Wichtige Angaben fehlen: die Adresse, Hinweise zum Parken, mitzubringende Unterlagen, die Antwortfrist
Veralteter Text wird aus einer alten E-Mail kopiert, mit dem Namen eines ehemaligen Kollegen, einem alten Ablauf oder alten Konditionen darin
Nachrichten werden außerhalb des Systems versendet, sodass der Datensatz von Kandidat oder Kunde nicht zeigt, was gesagt oder zugesagt wurde
Kandidaten, die sich in einer anderen Sprache bewerben, erhalten eine Nachricht in der Sprache des Recruiters statt in ihrer eigenen

Nichts davon ist böse Absicht. Schnell eine E-Mail zu schreiben fühlt sich schneller an, als den richtigen Text zu suchen. Aber eine fehlende Angabe führt zu einem Rückruf, eine falsche Angabe zu einem verpassten Gespräch, und eine nicht erfasste Nachricht zu einer Diskussion, die niemand klären kann.

Was eine Vorlage ist und was nicht

Eine gemeinsame Vorlage ist ein vereinbarter Ausgangstext für eine wiederkehrende Nachricht, im System gespeichert und mit Angaben aus dem Datensatz gefüllt. Sie ist kein Massenversand und kein Grund, nicht mehr persönlich zu schreiben: Der Recruiter ergänzt einen persönlichen Satz, passt an, wo nötig, und entscheidet, ob die Nachricht hinausgeht. Vorlagen ändern auch nichts an den Regeln rund um Daten. Eine Vorstellungsnachricht an einen Kunden braucht weiterhin die Zustimmung des Kandidaten vor der Vorstellung, ein aus einer Vorlage versendetes Profil folgt denselben Regeln wie ein anonymisiertes Kandidatenprofil, die gespeicherten Nachrichten unterliegen Ihrer Aufbewahrungsfrist, und ein Kandidat, der fragt, was Sie über ihn versendet haben, erhält diese Nachrichten bei einem Auskunftsersuchen.

Mit welchen Nachrichten Sie beginnen

Beginnen Sie mit den Nachrichten, die Ihr Team am häufigsten versendet und bei denen eine fehlende Angabe die meisten Probleme verursacht:

Kandidaten — Eingangsbestätigung der Bewerbung, Einladung und Bestätigung eines Gesprächs mit Datum, Uhrzeit, Ort und Ansprechpartner, Bitte um Zustimmung vor der Vorstellung bei einem Kunden, Absage nach der Prüfung und nach einem Gespräch, Bestätigung eines Angebots mit der Annahmefrist und Informationen zum ersten Arbeitstag vor dem Startdatum
Kunden — Vorstellung eines Kandidaten mit einer Antwortfrist, Bestätigung eines Gesprächs, eine Erinnerung nach Ablauf der Frist und Bestätigung einer Besetzung
Fachvorgesetzte — eine Feedbackanfrage mit Antwortfrist, mit einem Link zum Bewertungsbogen
Flexpool — eine Verfügbarkeitsabfrage sowie Schicht- oder Einsatzangaben

Zehn bis fünfzehn gut gepflegte Vorlagen decken den größten Teil der täglichen Arbeit ab. Eine lange Liste von Vorlagen, die niemand findet, hilft niemandem.

Was jede Vorlage enthalten sollte

Felder aus dem Datensatz — Namen, Stellentitel, Kunde, Datum, Uhrzeit, Ort und Ansprechpartner aus den Datensätzen von Kandidat, Stelle und Kunde gefüllt, nicht erneut eingetippt
Feste Fakten — was der Empfänger zum Handeln braucht: was als Nächstes geschieht, bis wann, was mitzubringen oder vorzubereiten ist und an wen er sich wenden kann
Platz für einen persönlichen Satz — eine markierte Stelle, an der der Recruiter etwas ergänzt, das speziell zu dieser Person oder diesem Gespräch passt
Sprachfassungen — dieselbe Vorlage in jeder Sprache, in der Sie arbeiten, ausgewählt nach der Sprache, die beim Kandidaten oder Kunden erfasst ist
Verantwortliche Person und Version — wer die Vorlage pflegt und wann sie zuletzt geändert wurde

Lassen Sie das System eine Nachricht zurückhalten, solange ein Feld noch leer ist, damit niemand „Sehr geehrte [Vorname]“ oder eine Einladung ohne Adresse erhält.

Erfassen Sie jede versendete Nachricht

Jede aus einer Vorlage versendete Nachricht wird Teil des Datensatzes, zu dem sie gehört: des Kandidaten, der Stelle und bei Kundennachrichten des Kunden. Erfassen Sie Vorlage und Version, das Datum, den Absender, den Kanal und den Empfänger. Verknüpfen Sie Antworten mit demselben Datensatz, damit die nächste Person, die ihn öffnet, den ganzen Verlauf sieht und nicht nur die letzte E-Mail in einem fremden Postfach. Setzen Sie das nächste Aktionsdatum, wenn eine Nachricht um eine Antwort bittet, damit eine unbeantwortete Nachricht zur Aufgabe wird, statt vergessen zu werden. Wenn ein Kandidat oder Kunde später sagt, er habe etwas nie erfahren, stützen Sie sich auf die erfasste Nachricht.

Wer die Vorlagen pflegt

Geben Sie dem Vorlagensatz eine verantwortliche Person, meist eine Teamleitung oder Recruitment Operations, und vereinbaren Sie, dass einzelne Recruiter keine privaten Kopien führen. Überarbeiten Sie die Vorlagen immer dann, wenn sich der Ablauf ändert: ein neuer Gesprächsort, neue Kundenkonditionen, eine neue Phase in der Pipeline oder neue Eintrittskriterien je Phase. Ziehen Sie alte Fassungen zurück, statt sie neben den neuen stehen zu lassen. Recruiter schlagen der verantwortlichen Person Verbesserungen vor, die entscheidet und die gemeinsame Fassung ändert, sodass die Verbesserung alle erreicht. Wer Vorlagen bearbeiten darf, folgt Ihren Benutzerrollen und Zugriffsrechten.

Unterschiede je Segment

Agenturen brauchen meist getrennte Vorlagen für Kandidaten und für Ansprechpartner bei Kunden sowie für den ersten Kontakt mit einem neuen Kunden im Vergleich zu einem bestehenden. Executive-Search-Beratungen halten Vorlagen kurz und neutral und personalisieren mehr, als sie wiederverwenden; die Vorlage stellt vor allem sicher, dass nichts Vertrauliches versehentlich genannt wird. Zeitarbeitsfirmen arbeiten mit kurzen Nachrichten mit festen Fakten, oft mehrmals pro Woche an dieselben Poolkandidaten, bei denen Datum, Ort und Beginn immer stimmen müssen. Entsendungsfirmen ergänzen Vorlagen für das Ende eines Einsatzes, verknüpft mit dem Enddatum und der Planung des Anschlusseinsatzes. Interne Rekrutierungsteams stimmen Vorlagen auf den Ton des Arbeitgebers ab und sorgen dafür, dass Fachvorgesetzte dieselben Nachrichten verwenden wie das Recruiting-Team.

Lassen Sie das System helfen

Ein großer Teil der Arbeit rund um Nachrichten wiederholt sich und eignet sich für Automatisierung: die passende Vorlage vorschlagen, wenn ein Kandidat in eine Phase wechselt, die Felder aus dem Datensatz füllen, die Sprachfassung wählen, den Versand zurückhalten, solange ein Feld leer ist, die versendete Nachricht bei den richtigen Datensätzen erfassen und eine Aufgabe anlegen, wenn vor Ablauf der Frist keine Antwort eingeht. Ein Hilfsmittel mit künstlicher Intelligenz kann einen persönlichen Einstiegssatz auf Grundlage der Gesprächsnotizen vorschlagen, eine lange Nachricht kürzen oder einen ersten Entwurf einer Übersetzung vorbereiten. Der Recruiter liest jede Nachricht, passt sie an und entscheidet, ob sie versendet wird; künstliche Intelligenz ersetzt keine Recruiter und versendet keine Nachrichten an Kandidaten oder Kunden eigenständig.

Häufige Fehler

Private Kopien — Vorlagen in persönlichen Postfächern entwickeln sich auseinander und werden nie aktualisiert
Zu viele Vorlagen — Dutzende fast gleiche Fassungen führen dazu, dass Recruiter die falsche wählen oder doch wieder selbst schreiben
Kein persönlicher Satz — eine erkennbar allgemeine Nachricht wirkt automatisiert, auch wenn ein Recruiter sie versendet hat
Versand außerhalb des Systems — eine in ein persönliches Postfach kopierte Vorlage hinterlässt keine Spur im Datensatz
Nie überarbeitet — eine für den Ablauf des Vorjahres geschriebene Vorlage versendet die Anweisungen des Vorjahres

Fragen, die Teams stellen

Machen Vorlagen unsere Kommunikation unpersönlich? — Nicht, wenn jede Vorlage Platz für einen persönlichen Satz hat und der Recruiter jede Nachricht vor dem Versand liest
Wer darf eine Vorlage ändern? — Die verantwortliche Person für den Vorlagensatz; Recruiter schlagen Änderungen vor, sie passt die gemeinsame Fassung an
Gehören Absagen auch in eine Vorlage? — Ja, mit dem erfassten Grund im Datensatz und einem persönlichen Satz nach einem Gespräch
Wie gehen wir mit mehreren Sprachen um? — Führen Sie jede Vorlage in jeder Sprache, die Sie nutzen, und lassen Sie die Sprache im Datensatz bestimmen, welche Fassung vorgeschlagen wird
Können Fachvorgesetzte dieselben Vorlagen nutzen? — Ja, für Einladungen und Antworten auf Feedbackanfragen, damit Kandidaten eine einheitliche Stimme hören

Prüfen Sie es mit Ihren eigenen Daten

Zählen Sie aus Ihren eigenen Datensätzen, je Team und je Segment: wie viele Nachrichten an Kandidaten und Kunden aus einer Vorlage versendet und wie viele selbst geschrieben oder außerhalb des Systems verschickt wurden, welche Vorlagen am häufigsten und welche nie genutzt werden, wie viele Nachrichten mit einem Feld versendet wurden, das nachträglich korrigiert werden musste, wie viele Nachrichten, die um eine Antwort bitten, weder eine Antwort noch ein nächstes Aktionsdatum haben, und wie lange es durchschnittlich dauerte, bis ein Kandidat oder Kunde auf die einzelnen Arten von Nachrichten reagierte. Sehen Sie sich an, ob Nichterscheinen bei Gesprächen oder Rückfragen sich zwischen Nachrichten aus einer Vorlage und selbst geschriebenen Nachrichten unterscheiden, und legen Sie diese Zahlen neben Ihre Besetzungsdauer. Besprechen Sie unbeantwortete Nachrichten in Ihrem wöchentlichen Pipeline-Review. Nennen Sie bei jeder Zahl die Anzahl der Nachrichten, auf der sie beruht. Vergleichen Sie nicht mit Branchendurchschnitten; wie Ihre eigenen Nachrichten aufgenommen werden, ist die Zahl, die zählt.

Ein praktischer Start

Sammeln Sie die Nachrichten, die Ihr Team am häufigsten versendet, und vereinbaren Sie von jeder eine gemeinsame Fassung
Ersetzen Sie eingetippte Angaben durch Felder aus den Datensätzen von Kandidat, Stelle und Kunde
Fügen Sie in jeder Vorlage eine markierte Stelle für einen persönlichen Satz ein
Benennen Sie eine verantwortliche Person für den Vorlagensatz und schaffen Sie private Kopien ab
Versenden Sie aus dem System, damit jede Nachricht im richtigen Datensatz erfasst wird

Dieselben Fakten, ein persönlicher Ton

Mit gemeinsamen Nachrichtenvorlagen erhält jeder Kandidat und jeder Kunde die richtigen Fakten in einem einheitlichen Ton, während der Recruiter weiterhin die persönliche Note ergänzt. Beginnen Sie mit den Nachrichten, die Sie am häufigsten versenden, füllen Sie sie aus dem Datensatz, geben Sie dem Satz eine verantwortliche Person, erfassen Sie jede versendete Nachricht und überarbeiten Sie die Vorlagen, wann immer sich Ihr Ablauf ändert. Entdecken Sie das Produkt oder buchen Sie eine Demo — wir zeigen, wie Nachrichtenvorlagen, Felder und erfasste Nachrichten in BoldATS für Ihr Segment eingerichtet werden.