Ein Entsendungsunternehmen setzt einen Ingenieur bei einem Kunden in Deutschland ein. In seinem Lebenslauf steht „Deutsch: fließend“, und das Erstgespräch verlief gut auf Englisch. In der ersten Woche zeigt sich, dass er Besprechungen problemlos folgen kann, die technischen Berichte, die der Kunde auf Deutsch erwartet, aber nicht schreiben kann. Der Kunde ist enttäuscht, der Berater muss erklären, was schiefgelaufen ist, und der Einsatz steht auf der Kippe. Niemand hatte es geprüft, weil die Sprache eine einzige Zeile im Lebenslauf war und in der Stelle nur „Deutsch erforderlich“ stand. Sprachen entscheiden darüber, ob ein Kandidat mit Kollegen, Kunden und Dokumenten arbeiten kann, werden aber oft als loses Wort ohne Niveau abgelegt. Dieser Artikel erklärt, warum jeder Kandidat in Ihrem Applicant Tracking System erfasste Sprachen und Sprachniveaus braucht: was ohne sie schiefgeht, welche Angaben Sie erfassen, wie Sie die Anforderung je Stelle beschreiben, wann Sie das Niveau in der Pipeline prüfen, wie Sie das Vorgehen fair halten, wie es sich je Segment unterscheidet und wie Sie mit Ihren eigenen Daten prüfen, ob es funktioniert.
Sprachen spielen in jedem Segment eine Rolle. Recruitment-Agenturen stellen Kandidaten für Kundenservice-, Vertriebs- und technische Positionen vor, in denen eine zweite Sprache zur Arbeit gehört. Disponenten in der Zeitarbeit planen internationale Mitarbeitende für Standorte ein, an denen Sicherheitsunterweisungen in einer bestimmten Sprache erfolgen. Unternehmen der Entsendung setzen Spezialisten bei Kunden im Ausland oder in internationalen Teams ein. Executive-Search-Beratungen stellen Senior-Kandidaten vor, die in mehr als einer Sprache verhandeln, präsentieren und führen müssen. Teams für interne Rekrutierung besetzen Positionen, die mit Kollegen oder Kunden in anderen Ländern zusammenarbeiten. In jedem Fall lautet die Frage gleich: Sehen Sie an einem Ort, welche Sprachen ein Kandidat spricht, auf welchem Niveau, und woher Sie das wissen?
Was ohne erfasste Sprachen schiefgeht
- Im Lebenslauf steht fließend, gut oder Grundkenntnisse, und jeder Recruiter versteht darunter etwas anderes
- Ein Kandidat wird vorgestellt und erreicht nicht das Niveau, das der Kunde beim Sprechen, Lesen oder Schreiben erwartet
- Die Stelle nennt nur eine Sprache, nicht das Niveau oder die Fertigkeit, auf die es bei der Arbeit ankommt
- Sprachen werden unterschiedlich als Freitext eingegeben, sodass Suchen geeignete Kandidaten übersehen
- Ein vor Jahren eingeschätztes Niveau gilt als aktuell, obwohl der Kandidat die Sprache seitdem nicht mehr genutzt hat
Die Folge sind abgelehnte Vorstellungen, schwierige erste Wochen, unzufriedene Kunden und Kandidaten, die in einer Position landen, die nicht zu ihnen passt.
Was Sie je Sprache erfassen
Halten Sie die Angaben kurz und für jeden Kandidaten gleich:
- Sprache — ausgewählt aus der gemeinsamen Liste von Fähigkeiten und Schlagworten, nicht als Freitext eingegeben
- Niveau je Fertigkeit — zum Beispiel Verstehen, Sprechen und Schreiben, auf einer gemeinsamen Skala wie den sechs Stufen des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens (A1 bis C2)
- Quelle des Niveaus — vom Kandidaten selbst eingeschätzt, von einem Recruiter in einem Gespräch in dieser Sprache beobachtet oder durch ein Sprachzertifikat belegt
- Datum und einschätzende Person — wann und von wem das Niveau eingeschätzt wurde, damit Sie wissen, wie aktuell es ist
- Notiz — eine kurze Anmerkung, wo sie hilft, zum Beispiel Fachvokabular oder eine Sprache, die der Kandidat gerade lernt
Mit diesen Angaben im Kandidatenprofil sucht ein Recruiter nach Kandidaten, die ein bestimmtes Niveau in einer bestimmten Fertigkeit erreichen, statt Lebensläufe durchzulesen. Besitzt ein Kandidat ein Sprachzertifikat mit Ablaufdatum, erfassen Sie es wie jedes andere Zertifikat mit Ablaufdatum.
Beschreiben Sie die Anforderung je Stelle
Eine Sprachanforderung hilft nur, wenn sie konkret ist. Erfassen Sie im strukturierten Briefing, welche Sprachen die Position erfordert, das Mindestniveau je Fertigkeit und ob die Anforderung ein Muss oder ein Wunsch ist. „Gesprochenes Deutsch auf B1, um Sicherheitsunterweisungen zu folgen“ ist eine Anforderung, die ein Recruiter prüfen kann; „gutes Deutsch“ ist es nicht. Fragen Sie den Kunden oder die einstellende Führungskraft, was der Kandidat tatsächlich in der Sprache tun wird: mit Kunden sprechen, Anweisungen lesen, Berichte schreiben oder Besprechungen leiten. Diese Antwort bestimmt, welche Fertigkeit und welches Niveau zählen, und oft fällt die Anforderung niedriger oder genauer aus als die erste Anfrage.
Prüfen Sie das Niveau zu den richtigen Zeitpunkten in der Pipeline
Fragen Sie bei der Bewerbung über kurze Vorauswahlfragen nach Sprachen und einem selbst eingeschätzten Niveau, damit Sie früh ohne Test sortieren können. Prüfen Sie im ersten Gespräch das Niveau, auf das es bei der Position ankommt: Führen Sie einen Teil des Gesprächs in der geforderten Sprache und halten Sie Ihre Beobachtung im gemeinsamen Bewertungsbogen fest. Machen Sie ein bestätigtes Niveau zu einem der schriftlichen Eintrittskriterien, bevor ein Kandidat einem Kunden vorgestellt wird, wenn die Sprache für die Position ein Muss ist. Teilen Sie dem Kunden in der Vorstellung mit, wie das Niveau eingeschätzt wurde, damit die Erwartungen übereinstimmen. Erfassen Sie den bevorzugten Kontaktkanal und die Sprache, in der ein Kandidat angesprochen werden möchte, gesondert; das ist eine Kommunikationspräferenz, keine Anforderung der Position.
Fair und tätigkeitsbezogen bleiben
Erfassen Sie Sprachen nur dort, wo sie für die Arbeit relevant sind, und beschreiben Sie die Anforderung als Niveau, nicht als Herkunft. Eine Anforderung wie „Muttersprachler“ schließt Kandidaten aus, die das tatsächlich benötigte Niveau erreichen, und kann mit Regeln zur Gleichbehandlung in Konflikt geraten; fragen Sie deshalb nach Fertigkeit und Niveau. Beurteilen Sie jeden Kandidaten für dieselbe Position auf dieselbe Weise, und erfassen Sie keine Staatsangehörigkeit oder keinen Geburtsort als Ersatz für Sprachkenntnisse. Informieren Sie Kandidaten, welche Angaben Sie erfassen und warum, im Einklang mit Ihrer eigenen Datenschutzerklärung.
Unterschiede je Segment
Agenturen konzentrieren sich auf die Sprachen, die ein Kunde als Muss nennt, und bestätigen das Niveau vor der ersten Vorstellung. Disponenten in der Zeitarbeit benötigen oft ein praktisches Niveau für viele Mitarbeitende, zum Beispiel genug, um Sicherheitsunterweisungen zu folgen, und profitieren am meisten von einer kurzfristigen Suche nach Sprache und Niveau. Unternehmen der Entsendung gleichen das Niveau mit der Arbeitssprache des Kunden für den gesamten Einsatz ab und halten fest, ob Berichte oder Besprechungen ein höheres Niveau erfordern. Executive-Search-Beratungen beurteilen Verhandeln und Präsentieren je Sprache diskret im Gespräch und erfassen, was sie beobachtet haben. Interne Teams stimmen mit der einstellenden Führungskraft ab, welche Fertigkeit wirklich zählt, und übernehmen keine Sprachanforderung aus einem alten Stellentext.
Lassen Sie das System helfen
Vieles wiederholt sich und eignet sich für Automatisierung: eine Vorauswahlfrage, die die Sprachfelder füllt, eine Suche nach Sprache, Fertigkeit und Mindestniveau, eine Warnung, wenn ein Kandidat ohne bestätigtes Niveau in eine Phase verschoben wird, in der die Sprache ein Muss ist, und eine Erinnerung, ein mehrere Jahre altes Niveau neu einzuschätzen. Ein Hilfsmittel auf Basis künstlicher Intelligenz kann im Lebenslauf genannte Sprachen vorschlagen und einen Entwurf anlegen, damit der Recruiter nicht jede Zeile lesen muss. Der Recruiter prüft den Vorschlag und schätzt das Niveau ein; künstliche Intelligenz ersetzt keine Recruiter und entscheidet nicht eigenständig, ob ein Kandidat eine Sprache gut genug beherrscht.
Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten
- Ein Wort für das Niveau — fließend oder gut bedeutet für jeden Leser etwas anderes
- Ein Niveau für alle Fertigkeiten — viele Kandidaten sprechen besser, als sie schreiben, oder umgekehrt
- Keine Quelle — ein selbst eingeschätztes Niveau wird einem im Gespräch beobachteten Niveau gleichgestellt
- Vage Anforderungen in der Stelle — eine Sprache wird genannt, aber niemand weiß, welches Niveau die Arbeit erfordert
- Herkunft als Maßstab — die Suche nach Muttersprachlern statt nach einem Niveau schließt geeignete Kandidaten aus
Fragen, die Teams stellen
- Welche Skala sollten wir verwenden? — Eine gemeinsame Skala für jede Sprache; die sechs Stufen A1 bis C2 sind Kandidaten und Kunden in Europa weithin bekannt
- Müssen wir jeden Kandidaten testen? — Nein; nutzen Sie die Selbsteinschätzung zum Sortieren und prüfen Sie das Niveau nur bei Positionen im Gespräch, in denen die Sprache ein Muss ist
- Was, wenn der Kunde ein Sprachzertifikat verlangt? — Erfassen Sie das Zertifikat, das Datum und wer es geprüft hat, und bewahren Sie eine Kopie nur auf, wenn eine Vereinbarung oder Ihre Vorgaben es verlangen
- Wie lange ist ein Niveau gültig? — Dafür gibt es keine feste Regel; erfassen Sie das Datum der Einschätzung und schätzen Sie neu ein, wenn es mehrere Jahre alt ist oder der Kandidat die Sprache nicht genutzt hat
- Wo erfassen wir die Sprache, in der wir den Kandidaten ansprechen? — Gesondert, als Kommunikationspräferenz, damit sie nicht mit einer Anforderung der Position verwechselt wird
Prüfen Sie es mit Ihren eigenen Daten
Zählen Sie aus Ihren eigenen Daten, je Team und je Segment: wie viele aktive Kandidaten mindestens eine Sprache ohne Niveau haben, wie viele Stellen eine Sprache ohne Niveau je Fertigkeit nennen, wie viele Vorstellungen abgelehnt oder Besetzungen vorzeitig beendet wurden, weil die Sprachkenntnisse nicht passten, und wie viele Niveaus vor der Vorstellung im Gespräch bestätigt wurden. Besprechen Sie diese Zahlen in Ihrem wöchentlichen Pipeline-Review und nennen Sie die Zahl der Kandidaten hinter jeder Kennzahl. Vergleichen Sie nicht mit Branchendurchschnitten; Ihr eigener Trend ist die Zahl, die zählt.
Ein praktischer Start
- Vereinbaren Sie eine gemeinsame Liste von Sprachen und eine Skala für Niveaus
- Erfassen Sie in jedem Kandidatenprofil Sprache, Niveau je Fertigkeit, Quelle, Datum und einschätzende Person
- Beschreiben Sie Sprachanforderungen je Stelle als Fertigkeit und Mindestniveau
- Prüfen Sie das Niveau vor der Vorstellung im Gespräch, wenn die Sprache ein Muss ist
- Fragen Sie nach Niveaus, nie nach Herkunft, und beurteilen Sie jeden Kandidaten für eine Position auf dieselbe Weise
Ein klares Sprachniveau gehört zu einer guten Besetzung
Kandidaten, Kunden und Recruiter profitieren alle davon, wenn jeder unter einem Sprachniveau dasselbe versteht. Erfassen Sie jede Sprache mit einem Niveau je Fertigkeit und einer Quelle, beschreiben Sie, was jede Stelle wirklich erfordert, prüfen Sie das Niveau in den Phasen, in denen es darauf ankommt, und halten Sie das Vorgehen fair und tätigkeitsbezogen. Entdecken Sie das Produkt oder buchen Sie eine Demo — wir zeigen, wie Kandidatenprofile, Stellenanforderungen und die Pipeline in BoldATS für Ihr Segment zusammenarbeiten.