Een kandidaat accepteert begin maart een aanbod met als startdatum 1 mei. Iedereen is opgelucht: de klant stopt met gesprekken, de recruiter gaat door naar de volgende vacature en de nummer-twee-kandidaten worden bedankt en afgesloten. Twee weken voor de startdatum belt de kandidaat met de mededeling dat de huidige werkgever een beter aanbod heeft gedaan en dat hij of zij blijft. Niemand had de kandidaat zes weken gesproken. De klant moet de werving opnieuw starten, de nummer-twee-kandidaten hebben inmiddels elders een baan en de recruiter kan niet terugvinden wanneer het laatste echte gesprek plaatsvond. De periode tussen een geaccepteerd aanbod en de eerste werkdag is een van de stilste fasen in het proces, en ook een van de meest risicovolle. Dit artikel legt uit waarom elk geaccepteerd aanbod in uw Applicant Tracking System geplande contactmomenten tot de startdatum nodig heeft: wat er zonder misgaat, wat u vastlegt, hoe u de momenten plant, op welke signalen u let, hoe het per segment verschilt en hoe u met uw eigen gegevens controleert of het werkt.
De vraag speelt in elk segment. Recruitmentbureaus zien vaak opzegtermijnen van 茅茅n tot drie maanden tussen aanbod en start. Uitzendbureaus hebben te maken met korte periodes, maar ook met flexkrachten die in dezelfde week meerdere aanbiedingen krijgen. Detacheerders bereiden een professional voor op een opdracht die weken later begint. Executive search-bureaus werken met lange opzegtermijnen en kandidaten die actief door hun huidige werkgever worden benaderd. Interne recruitment-teams dragen een nieuwe collega over aan een afdeling die druk is met ander werk. Overal is de vraag dezelfde: ziet u bij elk geaccepteerd aanbod wanneer de kandidaat voor het laatst is gesproken en wanneer het volgende contact gepland staat?
Wat er misgaat zonder gepland contact
- Kandidaten trekken zich kort voor de start terug omdat een tegenbod of een andere werkgever hen eerder bereikte
- Twijfels over de functie, de reistijd of het contract groeien zonder dat iemand het merkt
- Praktische zaken zoals een getekend contract, documenten of apparatuur ontbreken nog op de eerste dag
- De klant gaat ervan uit dat de recruiter contact houdt, de recruiter denkt dat de klant dat doet, en uiteindelijk doet niemand het
- Nummer-twee-kandidaten worden te vroeg afgesloten, zodat er geen terugvaloptie is als een start niet doorgaat
Het gevolg is late terugtrekkingen, een langere doorlooptijd tot invulling, gefrustreerde klanten en een start die voor de nieuwe medewerker ge茂mproviseerd aanvoelt.
Wat u per geaccepteerd aanbod vastlegt
Houd de vastlegging kort en gestructureerd, en bewaar deze bij de sollicitatie van de kandidaat op die vacature in plaats van in een losse notitie:
- Acceptatiedatum en startdatum — wanneer de kandidaat accepteerde en de afgesproken eerste werkdag, zoals vastgelegd bij de bevestigde startdatum
- Opzegtermijn — de vastgelegde opzegtermijn en wanneer de kandidaat daadwerkelijk ontslag heeft genomen
- Contacteigenaar — 茅茅n aangewezen persoon die tot de start contact houdt, in lijn met de eigenaar van de vacature
- Geplande contactmomenten — data en het doel van elk moment, elk met een volgende actiedatum
- Openstaande punten v贸贸r de start — contract getekend, documenten ontvangen, de controle van identiteit en werkbevoegdheid uitgevoerd waar van toepassing, gegevens voor de eerste dag gedeeld
- Uitkomst van elk contact — een korte feitelijke notitie: op schema, vraag gesteld, risico gezien
Hoe u de contactmomenten plant
Er is geen vast aantal dat in elke situatie past, dus spreek per segment een eenvoudig patroon af en stem het af op de lengte van de opzegtermijn. Een praktisch patroon bij een opzegtermijn van een maand of langer is: een gesprek binnen enkele dagen na de acceptatie, een check nadat de kandidaat ontslag heeft genomen, regelmatige korte contactmomenten tijdens de opzegtermijn, een gesprek om de details van de eerste dag te bevestigen ongeveer een week voor de start en een bericht op de dag ervoor. Gebruik het voorkeurskanaal voor contact van de kandidaat en maak elk contact nuttig: deel informatie over het team, beantwoord vragen en controleer of praktische zaken voortgang boeken. Vraag de klant om ook bij te dragen, bijvoorbeeld met een uitnodiging om het team te ontmoeten of een welkomstbericht van de hiring manager, en leg vast wie wat doet.
Signalen om op te letten
De meeste uitval kondigt zich aan met kleine signalen. Een kandidaat die ruim na de acceptatie nog geen ontslag heeft genomen, die langzamer reageert dan voorheen, die opnieuw vraagt naar salaris of voorwaarden, of die vertelt dat de huidige werkgever wil praten, verdient extra aandacht. Leg zulke signalen vast als feiten, niet als meningen, en koppel ze aan de tegenbodcheck uit de aanbodfase. Besluit samen met de klant of u nummer-twee-kandidaten wat langer warm houdt via uw talentpool, in plaats van ze allemaal af te sluiten op de dag dat het aanbod wordt geaccepteerd.
Blijf respectvol
Gepland contact moet de kandidaat helpen, niet onder druk zetten. Houd de momenten kort, leg uit waarom u belt en accepteer dat een kandidaat anders kan beslissen. Leg alleen vast wat relevant is voor de start en bewaar geen persoonlijke gegevens die niets met de functie te maken hebben. Trekt een kandidaat zich toch terug, leg de reden dan neutraal vast en informeer de klant direct, zodat een nieuwe zoektocht of een nummer-twee-kandidaat zonder vertraging kan starten.
Verschillen per segment
Bureaus met langere opzegtermijnen hebben het meeste baat bij een vast patroon en een duidelijke contacteigenaar, omdat de plaatsing en de fee afhangen van een daadwerkelijke start. Uitzendbureaus houden het patroon kort en richten zich op de dagen v贸贸r de eerste dienst, naast de bevestigde beschikbaarheid van hun flexkrachten. Detacheerders combineren de contactmomenten met de voorbereiding van de nieuwe opdracht, zoals een intake met de projectleider. Executive search-bureaus plannen minder maar persoonlijkere momenten en letten scherp op benaderingen door de huidige werkgever. Interne teams spreken af wie contact houdt: de recruiter, de hiring manager of beiden, zodat de nieuwe collega niet tussen afdelingen vergeten wordt.
Laat het systeem helpen
Veel hiervan is repetitief en geschikt voor automatisering: een contactplan dat automatisch ontstaat zodra een sollicitatie naar geaccepteerd gaat, herinneringen voor de contacteigenaar op elke geplande datum, gedeelde berichtsjablonen voor het welkomstbericht en de informatie voor de eerste dag, en een waarschuwing wanneer een geaccepteerd aanbod een afgesproken aantal dagen zonder contact is of kort voor de start nog openstaande punten heeft. Een assistent op basis van kunstmatige intelligentie kan een conceptbericht opstellen of eerdere notities samenvatten v贸贸r een gesprek. De recruiter voert het gesprek en beoordeelt de situatie; kunstmatige intelligentie vervangt geen recruiters en beslist niet of een start risico loopt.
Veelgemaakte fouten
- Dossier sluiten bij acceptatie — de vacature wordt als afgerond gezien terwijl de start nog weken weg is
- Geen aangewezen eigenaar — klant en recruiter gaan er allebei van uit dat de ander contact houdt
- Alleen een telefoontje de dag ervoor — te laat om twijfels of een tegenbod op te merken
- Contact zonder doel — herhaalde telefoontjes die niets toevoegen en als druk gaan voelen
- Nummer-twee-kandidaten te vroeg afgesloten — geen terugvaloptie als de start niet doorgaat
Vragen die teams stellen
- Hoe vaak moeten we bellen? — Vaak genoeg om verandering op te merken, niet zo vaak dat het druk wordt; plan meer momenten bij lange opzegtermijnen en minder bij korte
- Wie houdt contact, de recruiter of de klant? — Beiden hebben een rol; leg 茅茅n contacteigenaar vast en voeg de welkomstmomenten van de klant aan hetzelfde plan toe
- Wat als de kandidaat niet reageert? — Probeer het voorkeurskanaal nog eens, informeer de klant en leg de situatie vast; wacht niet tot de startdatum
- Wanneer sluiten we de nummer-twee-kandidaten af? — Spreek dit af met de klant; veel teams houden hen warm tot de kandidaat ontslag heeft genomen of de start heeft plaatsgevonden
- Stopt dit op de eerste dag? — Het contactplan eindigt bij de start; daarna nemen de contactmomenten tijdens de garantieperiode het over
Controleer het met uw eigen gegevens
Tel uit uw eigen gegevens, per team en per segment: hoeveel geaccepteerde aanbiedingen geen geplande contactmomenten hebben, hoeveel langer dan afgesproken zonder contact zijn, hoeveel kandidaten zich tussen acceptatie en start terugtrokken en op welk moment, en hoe vaak praktische zaken op de eerste dag nog openstonden. Bespreek deze cijfers in uw wekelijkse pipelinereview en waar zinvol in de wekelijkse voortgangsrapportage aan de klant, en noem bij elk cijfer het aantal kandidaten erachter. Vergelijk niet met branchegemiddelden; uw eigen trend is het getal dat telt.
Een praktische start
- Maak een lijst van alle geaccepteerde aanbiedingen met een startdatum in de toekomst en wijs per aanbod een contacteigenaar aan
- Spreek per segment een eenvoudig contactpatroon af en plan de momenten als gedateerde acties
- Leg de openstaande punten v贸贸r de start vast en controleer ze bij elk contact
- Leg signalen en uitkomsten vast als korte feiten en informeer de klant zodra er een risico ontstaat
- Spreek met de klant af wanneer nummer-twee-kandidaten worden afgesloten
Een plaatsing is pas echt op de eerste dag
Een geaccepteerd aanbod is een belofte, nog geen start. Plan contact tot de eerste werkdag, leg vast wat er gebeurt en handel vroeg als er iets verandert. Ontdek het product of plan een demo — wij laten zien hoe sollicitaties, kandidaatdossiers en geplande acties in BoldATS samenwerken voor uw segment.