Het aanbod is dinsdag getekend, de klant heeft de nummer twee laten weten dat de functie is ingevuld en de startdatum staat in de planning. Vrijdag belt de kandidaat: zijn leidinggevende bood een salarisverhoging en een nieuwe functietitel, en hij blijft. Niemand in het team wist dat hij nog niet had opgezegd, niemand had gevraagd hoe zijn werkgever zou reageren, en de nummer twee heeft inmiddels iets anders aangenomen. Dit artikel legt uit waarom elke kandidaat in de aanbodfase in uw Applicant Tracking System een vastgelegde tegenbodcheck nodig heeft: wat de check is en wat niet, welke velden u bij de sollicitatie bijhoudt, wanneer u het gesprek voert, hoe het aansluit op opzegtermijn, aanbod en startdatum, en hoe u verloren plaatsingen door een tegenbod meet met uw eigen gegevens.
Per segment ziet het risico er anders uit. Recruitmentbureaus verliezen een fee en het vertrouwen van de klant als een geaccepteerd aanbod voor de start sneuvelt. Uitzendorganisaties zien het als een no-show op de eerste dag, nadat de roosterplanning rond die persoon is gebouwd. Detacheerders concurreren met een werkgever of eindklant die een professional op de huidige opdracht wil houden. Executive search-consultants werken met senior kandidaten van wie de werkgever vaak het hardst vecht om ze te houden, over lange opzegtermijnen heen. Interne recruitmentteams plannen onboarding, apparatuur en de agenda van een hiring manager rond iemand die misschien nooit komt.
Waarom een tegenbod teams overvalt
- De reden waarom de kandidaat wil overstappen is één keer telefonisch besproken en nooit vastgelegd, dus niemand kan nagaan of het aanbod die reden echt oplost
- De aanbodfase wordt gezien als de finish, terwijl de kandidaat nog moet opzeggen en een opzegtermijn moet uitdienen
- Niemand legt vast of de kandidaat heeft opgezegd, dus ‘geaccepteerd’ en ‘opgezegd’ zien er op het bord hetzelfde uit
- Het contact stopt na de acceptatie, precies wanneer de huidige werkgever met de kandidaat in gesprek gaat
- De nummer twee wordt afgemeld op de dag dat het aanbod is geaccepteerd, dus er is geen terugvaloptie als de plaatsing alsnog afketst
Een tegenbod is geen onvoorziene gebeurtenis, maar een voorspelbare stap bij veel overstappen. Legt het Applicant Tracking System alleen vast dat een aanbod is geaccepteerd, dan ziet het team het risico pas op de dag dat het een verlies wordt.
Wat een tegenbodcheck is, en wat niet
Een tegenbodcheck is een kort, eerlijk gesprek met de kandidaat, vastgelegd bij de sollicitatie, over wat er gebeurt als hij of zij opzegt. U vraagt wat de aanleiding was om te gaan zoeken, of dit aanbod daar een antwoord op is, hoe de kandidaat verwacht dat de werkgever reageert en wat hij of zij zou doen bij een hoger salaris of een andere functie.
Het is geen drukmiddel en geen loyaliteitsscore. Blijven bij de huidige werkgever is een legitieme keuze. Het doel is dat kandidaat, recruiter en klant de situatie helder zien voordat er plannen op worden gebouwd. Een kandidaat die zegt ‘als ze het salaris matchen, blijf ik waarschijnlijk’, geeft u bruikbare informatie; het juiste antwoord is daar open over praten en de shortlist levend houden, niet duwen.
Waar het staat: velden bij de sollicitatie in de aanbodfase
Leg de check vast bij de sollicitatie van de kandidaat op deze vacature, niet in het geheugen van een recruiter of in een chatbericht. Een paar velden zijn genoeg:
- Reden van overstap — in de woorden van de kandidaat, vastgelegd en gedateerd bij het eerste kennismakingsgesprek, zodat u die later naast het aanbod kunt leggen
- Gesprek over een tegenbod — de datum waarop het plaatsvond en een korte feitelijke notitie van wat de kandidaat zei, inclusief een tegenbod dat hij of zij noemt
- Geplande opzegging — de datum waarop de kandidaat van plan is op te zeggen, zichtbaar als volgende actiedatum, zodat iemand die dag contact opneemt
- Bevestigde opzegging — de datum waarop de kandidaat heeft bevestigd dat hij of zij heeft opgezegd; zolang dit veld leeg is, is de plaatsing niet zeker
- Uitkomst — opgezegd en start, gebleven na een tegenbod, of teruggetrokken om een andere reden, gekoppeld aan de vastgelegde reden van terugtrekking als de overstap niet doorgaat
De velden staan naast de informatie die al bij deze fase hoort: de opzegtermijn, de salarisverwachting en de acceptatietermijn van het aanbod. Samen laten ze in één oogopslag zien of een geaccepteerd aanbod waarschijnlijk een start wordt.
Wanneer u het gesprek voert
- Bij het eerste kennismakingsgesprek — vraag waarom de kandidaat zoekt en leg het antwoord vast; dat is het vertrekpunt voor elke latere check
- Voordat het aanbod wordt gedaan — controleer of de reden van overstap nog klopt en of het aanbod daarop aansluit; is salaris de enige reden, zet dat dan in het dossier
- Tussen acceptatie en opzegging — spreek de datum van opzeggen af en bel de kandidaat na het gesprek met de leidinggevende
- Tijdens de opzegtermijn — houd regelmatig contact tot de startdatum, want een tegenbod komt niet altijd op de dag van de opzegging
Elk moment is een taak met een datum bij de sollicitatie. Als het team de pipeline doorneemt, vallen geaccepteerde aanbiedingen zonder bevestigde opzegging direct op.
Hoe het aansluit op de rest van de pipeline
- Nummers twee — houd de tweede kandidaat op de hoogte en beschikbaar tot de opzegging is bevestigd, en gebruik de talentpool met nummer-twee-kandidaten als de eerste keus blijft
- Startdatum — een bevestigde startdatum voordat de vacature sluit is pas realistisch als de opzegging is bevestigd en de opzegtermijn bekend is
- Communicatie met de klant — laat de hiring manager weten wanneer de kandidaat wil opzeggen en wanneer u de bevestiging verwacht, zodat de klant niet te vroeg alle andere deuren sluit
- Na de start — de reden van overstap is een goed gespreksonderwerp voor de contactmomenten tijdens de garantieperiode; een vorige werkgever probeert het soms na een paar weken opnieuw
Leg feiten vast, geen vermoedens
Notities over de motivatie van een kandidaat zijn persoonsgegevens. Schrijf op wat de kandidaat u vertelde, met een datum, en laat speculatie over privéomstandigheden, karakter of loyaliteit weg. Een notitie als ‘Kandidaat verwacht een tegenbod op salaris; zegt nee tenzij de functie verandert’ is bruikbaar en eerlijk. Bedenk dat de kandidaat deze notities kan opvragen, bijvoorbeeld met een inzageverzoek, dus schrijf ze alsof de kandidaat ze ooit leest.
Veelgemaakte fouten om te vermijden
- Acceptatie als eindpunt zien — een geaccepteerd aanbod zonder bevestigde opzegging is nog steeds een open risico
- Pas aan het eind vragen — een eerste vraag over een tegenbod op de dag van het aanbod voelt als druk; een reden van overstap die weken eerder is vastgelegd, maakt het een normale vervolgvraag
- De nummer twee te vroeg afmelden — de terugvaloptie verdwijnt op het moment dat u die het hardst nodig hebt
- Stil worden tijdens de opzegtermijn — stilte na de acceptatie laat het gesprek over aan de huidige werkgever
- De kandidaat een tegenbod uit het hoofd praten — informeer, oefen geen druk uit; een kandidaat die met tegenzin overstapt, is een risico in de garantieperiode
- Het verlies als ‘overig’ vastleggen — als de uitkomst niet als tegenbod is vastgelegd, kunt u er niet van leren
Vragen die teams stellen
- Is het ongemakkelijk om naar een tegenbod te vragen? — Minder dan u denkt, als de reden van overstap vanaf het begin is besproken; de meeste kandidaten waarderen het dat u het vraagt voordat ze opzeggen in plaats van erna
- Vertellen we het de klant? — Deel de geplande opzegdatum en of die is bevestigd; deel persoonlijke redenen van de kandidaat alleen als de kandidaat daarmee instemt
- Speelt dit ook bij uitzenden en detacheren? — Ja; het gesprek is korter, maar een no-show op dag één of een professional die op de huidige opdracht wordt gehouden, kost evenveel planningswerk
- En als de kandidaat toch blijft? — Leg de uitkomst en de reden vast, bedank de kandidaat, houd de relatie warm en kijk later opnieuw naar het dossier; wie na een tegenbod bleef, stapt soms alsnog over
Meet het met uw eigen gegevens
Tel in uw eigen gegevens: hoeveel geaccepteerde aanbiedingen eindigden zonder start, hoeveel daarvan door een tegenbod, hoeveel kalenderdagen er zaten tussen acceptatie en bevestigde opzegging, bij hoeveel geaccepteerde aanbiedingen een gesprek over een tegenbod was vastgelegd, en hoe vaak er nog een nummer twee beschikbaar was toen de eerste keus bleef. Vermeld bij elk cijfer het aantal aanbiedingen waarop het is gebaseerd en bekijk segmenten apart. Vergelijk uzelf niet met branchegemiddelden; uw eigen tellingen laten zien waar geaccepteerde aanbiedingen in verliezen veranderen.
Zo begint u
- Voeg reden van overstap, gesprek over een tegenbod, geplande opzegging, bevestigde opzegging en uitkomst toe aan de sollicitatie in de aanbodfase
- Maak de reden van overstap vast onderdeel van elk eerste kennismakingsgesprek
- Neem tegenbod op als standaardoptie in uw redenen van terugtrekking
- Spreek af dat de nummer twee pas wordt afgemeld als de opzegging is bevestigd
- Bespreek elk geaccepteerd aanbod zonder bevestigde opzegging in uw wekelijkse pipelinereview
Een geaccepteerd aanbod is nog geen start
Een tegenbodcheck maakt van een late verrassing een vroeg, vastgelegd gesprek. Leg vast waarom de kandidaat wil overstappen, bespreek een tegenbod vóór de opzegging, volg de opzegging als datum en houd de nummer twee warm tot die is bevestigd. Bekijk het product of plan een demo — wij laten u zien hoe sollicitaties, aanbodfasen, volgende actiedata en redenen van terugtrekking in BoldATS voor uw segment worden ingericht.