Vroeg of laat ziet elk recruitmentteam een plaatsing niet doorgaan: een kandidaat trekt zich na het accepteren van het aanbod terug, verschijnt niet op de eerste werkdag of vertrekt binnen de eerste weken. In een Applicant Tracking System is de snelste reactie vaak om een nieuwe vacature aan te maken en opnieuw te beginnen. Dat voelt overzichtelijk, maar u gooit daarmee de shortlist, de gespreksnotities en de afspraken met de klant weg, en in uw rapportage verdwijnt dat de functie al eens was ingevuld. Door de oorspronkelijke vacature gestructureerd te heropenen, behoudt u die geschiedenis en komt u meestal sneller tot een nieuwe plaatsing.
De situatie verschilt per segment. Recruitmentbureaus hebben vaak een vervangingsregeling met de klant en moeten kunnen laten zien wat zij binnen die periode hebben gedaan. Uitzendorganisaties zien flexkrachten voor of tijdens de eerste diensten afhaken en hebben binnen enkele dagen vervanging nodig. Detacheerders verliezen soms een consultant bij de start van een opdracht en moeten dezelfde klant een ander voorstel doen. Bij executive search kan een kandidaat die zich laat terugtrekt de hele searchopdracht raken. Teams voor interne recruitment hebben te maken met nieuwe medewerkers die tijdens de proeftijd vertrekken.
Heropen de oorspronkelijke vacature, maak geen nieuwe aan
Zet de vacature terug op een open status in plaats van haar te kopiëren. De vacature behoudt dan haar gestructureerde briefing, haar ene eigenaar, de volledige pipeline en de publicatiegeschiedenis. Was de vacature al gesloten, vul dan de gedocumenteerde sluitreden aan met de vermelding dat zij is heropend, en wanneer. Maak alleen een aparte vacature aan als de functie zelf echt is veranderd, bijvoorbeeld een ander niveau, een andere locatie of een andere contractvorm, en koppel beide zodat de geschiedenis herleidbaar blijft.
Leg vast waarom de plaatsing niet doorging
Voordat u opnieuw gaat zoeken, legt u in een vast veld vast wat er is gebeurd: teruggetrokken voor ondertekening, teruggetrokken na ondertekening, niet gestart, vertrokken in de eerste weken of tijdens de proeftijd beëindigd. Voeg de datum en een korte feitelijke notitie toe. Gebruik dezelfde lijst met redenen als bij een terugtrekking van een kandidaat, aangevuld met opties voor de periode na de startdatum. Na verloop van tijd ziet u zo of plaatsingen vooral misgaan door tegenbiedingen, onduidelijke afspraken over de functie of een lange periode tussen acceptatie en start. Juist daar helpen geplande contactmomenten tot de startdatum.
Kijk eerst naar de bestaande pipeline
De snelste weg naar een nieuwe plaatsing zit meestal al in de vacature. Bekijk de kandidaten die de laatste fases hebben bereikt en controleer of zij nog beschikbaar en geïnteresseerd zijn, zoals beschreven bij nummer-twee-kandidaten opnieuw benaderen. Controleer de vastgelegde opzegtermijnen, salarisverwachtingen en gespreksuitkomsten en werk ze bij waar zij zijn veranderd. Een kandidaat die inmiddels loopt voor een andere vacature, moet voor iedereen zichtbaar zijn voordat iemand belt. Pas na deze controle besluit u of nieuwe werving nodig is.
Maak afspraken met klant of hiring manager
Informeer de klant of hiring manager tijdig en leg vast wat u heeft afgesproken: of de briefing nog klopt, welke kandidaten opnieuw mogen worden voorgesteld en wanneer u verwacht iemand voor te stellen. Voor bureaus bepalen de afgesproken voorwaarden en een eventuele regeling rond de garantieperiode of de vervanging onder de oorspronkelijke opdracht valt. Bewaar deze afspraak bij de vacature en bij de klant, zodat collega’s en de wekelijkse voortgangsrapportage hetzelfde beeld laten zien.
Bepaal hoe u de doorlooptijd telt
Een heropende vacature kan uw cijfers vertekenen als iedereen haar anders telt. Kies één regel en pas die op alle vacatures toe: houd bijvoorbeeld de oorspronkelijke openingsdatum aan voor de totale duur en leg daarnaast de heropeningsdatum vast, zodat u zowel de volledige duur als de tijd voor de vervanging kunt rapporteren. Registreer de niet doorgegane plaatsing als aparte uitkomst, zodat de oorspronkelijke bron en recruiter zichtbaar blijven, in lijn met doorlooptijd tot invulling betrouwbaar meten. Rapporteer het aantal heropende vacatures per periode zonder verzonnen streefcijfers: de trend en de redenen zeggen meer dan één getal.
Houd rekening met de kandidaatervaring
Kandidaten die eerder voor deze vacature zijn afgewezen, verdienen een zorgvuldige benadering. Leg eerlijk uit dat de functie opnieuw open is en zet niemand onder druk. Gebruik gedeelde berichtsjablonen voor de standaardstappen en overweeg terugkerende stappen te automatiseren, zoals een taak voor de eigenaar zodra de vacature wordt heropend. Slimme suggesties voor passende kandidaten kunnen een aanvullend hulpmiddel zijn, maar de recruiter beslist wie wordt benaderd en hoe.
Een praktische start
- Spreek af dat een niet doorgegane plaatsing de oorspronkelijke vacature heropent
- Voeg een vaste lijst met redenen voor niet doorgegane plaatsingen toe, met datum
- Bekijk nummer-twee-kandidaten en hun actuele beschikbaarheid vóór nieuwe werving
- Leg afspraken met klant of hiring manager vast bij de vacature
- Kies één regel voor de doorlooptijd van heropende vacatures en bewaar de heropeningsdatum
- Bespreek heropende vacatures en hun redenen in de wekelijkse review
Een tegenvaller waarvan u leert
Een plaatsing die niet doorgaat is teleurstellend, maar in een Applicant Tracking System hoeft dat niet te betekenen dat u bij nul begint. Door de oorspronkelijke vacature te heropenen, de reden vast te leggen, de bestaande pipeline te benutten en duidelijk af te spreken hoe u telt, verkort u de weg naar een nieuwe plaatsing en bouwt u inzicht op in waarom plaatsingen mislukken. Maak heropende vacatures een vast onderdeel van uw wekelijkse pipelinereview en uw maandelijkse rapportage voor het management.