Elk recruitmentteam bouwt een grote groep kandidaten op die ooit solliciteerden, op gesprek kwamen of eenmaal zijn benaderd en daarna stil werden. In het Applicant Tracking System zien die profielen er nog volledig uit, maar functietitel, beschikbaarheid, salarisverwachting en zelfs het telefoonnummer kunnen een jaar oud zijn. Gaat er een nieuwe vacature open, dan vertrouwen recruiters op verouderde informatie of slaan zij de database helemaal over en beginnen zij opnieuw met werven. Door slapende kandidaatprofielen actueel te houden, wordt uw eigen database een betrouwbare eerste plek om te zoeken. Dit artikel beschrijft een praktische actualisatieroutine die past in het gewone recruitmentwerk.
Het probleem verschilt per segment. Recruitmentbureaus zijn afhankelijk van een warme database om snel kandidaten aan klanten voor te stellen. Uitzendorganisaties en detacheerders hebben actuele beschikbaarheid en urenvoorkeuren nodig voordat zij iemand voor een opdracht kunnen voorstellen. Executive search-bureaus volgen senior professionals jarenlang, terwijl functies en werkgevers veranderen. Interne recruitmentteams willen eerdere sollicitanten en nummers twee opnieuw benaderen zonder te raden of de gegevens nog kloppen. De routine hieronder werkt in al die contexten.
Bepaal wat “slapend” voor uw team betekent
Begin met een heldere definitie, bijvoorbeeld een kandidaat zonder vastgelegd contact, sollicitatie of pipelinebeweging in de afgelopen zes of twaalf maanden. Baseer die op de laatste betekenisvolle activiteit in het dossier, niet op het moment dat iemand het profiel voor het laatst opende. Samen met een volgende actiedatum op actieve kandidaten krijgt elk profiel zo een zichtbare status: actief, slapend of toe aan controle. Leg de definitie één keer vast en maak er een opgeslagen filter van, zodat elke recruiter naar dezelfde groep kijkt.
Kies de velden die het eerst verouderen
Niet elk veld veroudert even snel. Beschikbaarheid en opzegtermijn, huidige werkgever en functie, salarisverwachting, werklocatie en reisafstand en de voorkeur voor contractvorm en uren veranderen vaak. Certificaten met een vervaldatum kunnen verlopen zonder dat iemand het merkt. Vaardigheden en taalniveaus veranderen langzamer. Geef de snel veranderende velden een datum “laatst bevestigd”, zodat een recruiter in één oogopslag ziet welke informatie actueel is en wat vóór een voorstel gecontroleerd moet worden.
Actualiseer in kleine, geplande porties
Een eenmalig opschoonproject houdt zelden stand. Plan liever elke week een kleine portie slapende profielen, met voorrang voor de vaardigheden en segmenten die u binnenkort verwacht nodig te hebben. Gebruik het voorkeurskanaal voor contact van de kandidaat en gedeelde berichtsjablonen om een korte vraag te stellen: staat u open voor nieuwe kansen, en is er iets veranderd? Leg het antwoord en de datum vast in het profiel, ook wanneer het antwoord “nu niet” is. Gebruikt u bulkacties om deze verzoeken te versturen, pas dan de gebruikelijke controles op selectie en tekst toe.
Respecteer toestemming en bewaartermijn bij het actualiseren
Een actualisatie is ook het moment om te controleren of u het profiel überhaupt mag bewaren. Bevestig dat de kandidaat nog akkoord is met opname in uw talentpool en werk de bewaartermijn daarop bij. Vraagt iemand om verwijdering, of is de bewaartermijn verstreken zonder hernieuwde toestemming, verwijder of anonimiseer het dossier dan in plaats van het te actualiseren. Profielen die dubbel blijken te zijn, voegt u samen in plaats van ze twee keer te bewaren, zodat de bijgewerkte informatie op één plek terechtkomt.
Maak bijgewerkte profielen onderdeel van het dagelijkse werk
De routine loont pas wanneer recruiters het resultaat ook gebruiken. Maak eerst uw eigen database doorzoeken vóór externe werving een vaste stap bij elke nieuwe vacature, gefilterd op recent bevestigde profielen. Gebruik bijgewerkte antwoorden om nummers twee opnieuw te benaderen en ter ondersteuning van de benadering van latente kandidaten. Leg elke actualisatie vast als korte, feitelijke notitie in lijn met bruikbare kandidaatnotities, en neem de wekelijkse portie mee in de wekelijkse pipelinereview, zodat de voortgang zichtbaar blijft.
Een praktische start
- Definieer slapend als geen betekenisvolle activiteit gedurende een vast aantal maanden
- Voeg een datum “laatst bevestigd” toe aan beschikbaarheid, functie, salarisverwachting, locatie en contractvoorkeur
- Actualiseer elke week een kleine, geprioriteerde portie slapende profielen
- Stel één korte vraag via het voorkeurskanaal van de kandidaat en leg het antwoord met datum vast
- Controleer bij elke actualisatie toestemming en bewaartermijn, en verwijder of anonimiseer waar nodig
- Doorzoek bijgewerkte profielen eerst zodra een nieuwe vacature opengaat
Een database waar u weer op kunt vertrouwen
Door slapende kandidaatprofielen actueel te houden in een Applicant Tracking System wordt een groeiend archief een bruikbare bron van kandidaten. Met een heldere definitie van slapend, bevestigde datums op de velden die het snelst verouderen, een vaste wekelijkse actualisatie en respect voor toestemming en bewaartermijn kunnen recruiters vertrouwen op wat zij vinden. Bekijk het product of plan een demo — wij laten u zien hoe kandidaatprofielen, opgeslagen filters en opvolging werken in BoldATS voor uw segment.