Veel sterke kandidaten solliciteren nooit. Zij worden benaderd door een recruiter: een telefoontje, een e-mail of een bericht op een professioneel netwerk. Die benadering staat vaak in persoonlijke inboxen en eigen aantekeningen. Collega’s weten dan niet wie al is benaderd, opvolging wordt vergeten en dezelfde persoon wordt in een week twee keer gebeld. Een Applicant Tracking System kan dit werk op dezelfde plek vastleggen als de rest van de pipeline, maar alleen als het team afspreekt wat u vastlegt en wanneer. Dit artikel legt uit hoe u de benadering van latente kandidaten vastlegt, zodat elke benadering zichtbaar, respectvol en meetbaar is.
De behoefte verschilt per segment. Executive search werkt bijna volledig met benaderde kandidaten en bouwt een gedocumenteerde longlist op voordat er contact is. Recruitmentbureaus benaderen kandidaten voor moeilijk vervulbare functies en moeten off-limitsafspraken met klanten respecteren. Uitzendorganisaties en detacheerders activeren mensen die zij eerder hebben geplaatst opnieuw. Interne recruitmentteams benaderen specialisten wanneer adverteren alleen niet werkt. Steeds geldt: benadering die niet is vastgelegd, kunt u niet coördineren.
Maak het dossier aan vóór het eerste bericht
Controleer voordat iemand wordt benaderd of de persoon al in uw database staat, zoals beschreven in eerst uw eigen database doorzoeken voor externe werving. Staat de persoon er al in, voeg de benadering dan toe aan dat dossier in plaats van een tweede aan te maken, zodat u dubbele kandidaatdossiers voorkomt. Is de persoon nieuw, maak dan een beknopt dossier aan met de naam, het openbare profiel of de contactroute die u gebruikte en als bron de actieve benadering. Koppel het dossier aan de vacature of searchopdracht waarvoor u benadert.
Leg elke benadering vast als activiteit, niet als notitie
Registreer elke benadering als aparte activiteit met datum, recruiter, kanaal en de betreffende vacature. Vrije notities zijn nuttig voor context, maar een gestructureerde activiteit laat collega’s direct zien dat deze persoon gisteren is benaderd, en helpt het team het voorkeurskanaal voor contact van de kandidaat te respecteren zodra dat bekend is. Een korte set vaste uitkomsten werkt goed: nog geen reactie, niet geïnteresseerd, later geïnteresseerd, nu geïnteresseerd. Elke uitkomst leidt tot een duidelijke volgende stap.
Plan de opvolging en spreek grenzen af
De meeste benaderingen vragen om één of twee keer opvolgen. Geef elke openstaande benadering een volgende actiedatum, zodat die niet afhangt van iemands geheugen, en spreek een maximaal aantal pogingen per vacature af. Zegt een kandidaat ‘nu niet’, leg dan vast wanneer u weer contact mag opnemen en stop daar. Gedeelde berichtsjablonen houden het eerste bericht en de opvolging consistent, met ruimte voor een persoonlijke zin. Respect voor de tijd van de kandidaat hoort bij de reputatie van uw organisatie of bureau.
Ga zorgvuldig om met persoonsgegevens
Een persoon die u benadert, heeft u zijn gegevens niet zelf gestuurd. Wees daarom open over waar u ze hebt gevonden en wat u ermee doet. Informeer de kandidaat in uw eerste of tweede bericht, leg vast dat u dat hebt gedaan en stel een bewaartermijn in voor mensen die niet geïnteresseerd zijn. Vraagt een kandidaat wat u over hem of haar vastlegt, dan maakt een overzichtelijke benaderingsgeschiedenis het eenvoudiger om een inzageverzoek te beantwoorden. Stem de precieze formulering en termijnen af op uw eigen privacybeleid.
Breng geïnteresseerde kandidaten in de pipeline
Is een benaderde kandidaat geïnteresseerd, zet hem of haar dan in de reguliere pipeline van de vacature, met dezelfde instapcriteria per fase als sollicitanten. Houd de benaderingsgeschiedenis gekoppeld. Zo kunt u benaderde kandidaten en sollicitanten eerlijk vergelijken en ziet u in de conversie tussen pipelinefases of benadering voor een bepaalde functie tot gesprekken en plaatsingen leidt, of vooral tot kennismakingen.
Een praktische start
- Doorzoek uw eigen database vóór elke benadering en voeg benaderingen toe aan bestaande dossiers
- Leg elke benadering vast als activiteit met datum, recruiter, kanaal, vacature en een vaste uitkomst
- Geef elke openstaande benadering een volgende actiedatum en spreek een maximaal aantal opvolgpogingen af
- Informeer benaderde kandidaten over hun gegevens, leg dat vast en stel een bewaartermijn in
- Zet geïnteresseerde kandidaten in de reguliere pipeline, met hun benaderingsgeschiedenis gekoppeld
Benadering die het hele team kan zien
Het benaderen van latente kandidaten is vakwerk en persoonlijk werk, en het wordt veel effectiever wanneer het zichtbaar is. Door elke benadering vast te leggen, opvolging te plannen en geïnteresseerde kandidaten in dezelfde pipeline te zetten als sollicitanten, voorkomt uw Applicant Tracking System dubbel contact en ziet u welke benadering echt iets oplevert. Bekijk het product of plan een demo — wij laten u zien hoe activiteiten, opvolging en pipelines in BoldATS samenwerken voor uw segment.