Viele starke Kandidaten bewerben sich nie. Sie werden von einem Recruiter angesprochen: per Anruf, E-Mail oder Nachricht in einem beruflichen Netzwerk. Diese Ansprache liegt oft in persönlichen Postfächern und privaten Notizen. Kolleginnen und Kollegen wissen dann nicht, wer bereits kontaktiert wurde, Nachfassaktionen geraten in Vergessenheit und dieselbe Person wird in einer Woche zweimal angerufen. Ein Applicant Tracking System kann diese Arbeit am selben Ort festhalten wie den Rest der Pipeline, aber nur, wenn das Team vereinbart, was wann erfasst wird. Dieser Beitrag erklärt, wie Sie die Ansprache passiver Kandidaten nachverfolgen, damit jede Ansprache sichtbar, respektvoll und messbar ist.
Der Bedarf unterscheidet sich je Segment. Executive Search arbeitet fast ausschließlich mit angesprochenen Kandidaten und erstellt vor jedem Kontakt eine dokumentierte Longlist. Recruitment-Agenturen sprechen Kandidaten für schwer zu besetzende Stellen an und müssen Off-Limits-Vereinbarungen mit Kunden einhalten. In der Zeitarbeit und der Entsendung werden früher vermittelte Personen erneut aktiviert. Teams in der internen Rekrutierung sprechen Fachleute an, wenn Stellenanzeigen allein nicht genügen. Immer gilt: Eine Ansprache, die nicht erfasst ist, lässt sich nicht koordinieren.
Legen Sie das Profil vor der ersten Nachricht an
Prüfen Sie, bevor jemand kontaktiert wird, ob die Person bereits in Ihrer Datenbank steht, wie in zuerst die eigene Datenbank durchsuchen vor externer Suche beschrieben. Ist sie vorhanden, ergänzen Sie die Ansprache in diesem Profil, statt ein zweites anzulegen, und vermeiden so doppelte Kandidatenprofile. Ist sie neu, legen Sie ein schlankes Profil mit Namen, dem genutzten öffentlichen Profil oder Kontaktweg und der Direktansprache als Quelle an. Verknüpfen Sie das Profil mit der Stelle oder dem Suchmandat, für das Sie ansprechen.
Erfassen Sie jede Ansprache als Aktivität, nicht als Notiz
Erfassen Sie jede Ansprache als eigene Aktivität mit Datum, Recruiter, Kanal und betreffender Stelle. Freitextnotizen sind für den Kontext nützlich, doch eine strukturierte Aktivität zeigt Kolleginnen und Kollegen sofort, dass diese Person gestern angesprochen wurde, und hilft dem Team, den bevorzugten Kontaktkanal des Kandidaten zu respektieren, sobald er bekannt ist. Bewährt hat sich eine kurze Liste fester Ergebnisse: noch keine Reaktion, kein Interesse, später interessiert, jetzt interessiert. Jedes Ergebnis führt zu einem klaren nächsten Schritt.
Planen Sie das Nachfassen und vereinbaren Sie Grenzen
Die meisten Ansprachen brauchen ein- oder zweimaliges Nachfassen. Geben Sie jeder offenen Ansprache ein nächstes Aktionsdatum, damit sie nicht vom Gedächtnis einzelner abhängt, und vereinbaren Sie eine maximale Zahl von Versuchen je Stelle. Sagt ein Kandidat „jetzt nicht“, halten Sie fest, wann Sie sich wieder melden dürfen, und hören Sie dort auf. Gemeinsame Nachrichtenvorlagen halten Erstansprache und Nachfassen einheitlich und lassen Raum für einen persönlichen Satz. Respekt vor der Zeit des Kandidaten gehört zum Ruf Ihres Unternehmens oder Ihrer Agentur.
Gehen Sie sorgfältig mit personenbezogenen Daten um
Eine angesprochene Person hat Ihnen ihre Daten nicht selbst geschickt. Seien Sie deshalb offen darüber, wo Sie sie gefunden haben und was Sie damit tun. Informieren Sie den Kandidaten in Ihrer ersten oder zweiten Nachricht, halten Sie fest, dass Sie das getan haben, und legen Sie für Personen ohne Interesse eine Aufbewahrungsfrist fest. Fragt ein Kandidat, welche Daten Sie über ihn speichern, erleichtert eine geordnete Ansprachehistorie die Beantwortung eines Auskunftsersuchens. Stimmen Sie genaue Formulierungen und Fristen mit Ihrer eigenen Datenschutzrichtlinie ab.
Übernehmen Sie interessierte Kandidaten in die Pipeline
Ist ein angesprochener Kandidat interessiert, übernehmen Sie ihn in die reguläre Pipeline der Stelle, mit denselben Eintrittskriterien je Phase wie Bewerber. Lassen Sie die Ansprachehistorie verknüpft. So können Sie angesprochene Kandidaten und Bewerber fair vergleichen und in der Konversion zwischen Pipeline-Phasen erkennen, ob die Ansprache für eine bestimmte Stelle zu Gesprächen und Besetzungen führt oder vor allem zu Kennenlerngesprächen.
Ein praktischer Einstieg
- Durchsuchen Sie vor jeder Ansprache Ihre eigene Datenbank und ergänzen Sie Ansprachen in bestehenden Profilen
- Erfassen Sie jede Ansprache als Aktivität mit Datum, Recruiter, Kanal, Stelle und festem Ergebnis
- Geben Sie jeder offenen Ansprache ein nächstes Aktionsdatum und vereinbaren Sie eine maximale Zahl von Nachfassversuchen
- Informieren Sie angesprochene Kandidaten über ihre Daten, halten Sie das fest und legen Sie eine Aufbewahrungsfrist fest
- Übernehmen Sie interessierte Kandidaten mit ihrer Ansprachehistorie in die reguläre Pipeline
Ansprache, die das ganze Team sieht
Die Ansprache passiver Kandidaten ist anspruchsvolle, persönliche Arbeit, und sie wird deutlich wirksamer, wenn sie sichtbar ist. Wenn Sie jede Ansprache erfassen, das Nachfassen planen und interessierte Kandidaten in dieselbe Pipeline übernehmen wie Bewerber, verhindert Ihr Applicant Tracking System doppelten Kontakt und zeigt, welche Ansprache sich wirklich lohnt. Entdecken Sie das Produkt oder buchen Sie eine Demo — wir zeigen Ihnen, wie Aktivitäten, Nachfassen und Pipelines in BoldATS für Ihr Segment zusammenwirken.